Формирование реестров отчетности это
Формирование реестров платежей
Помощник «Формирование реестров платежей» является пользовательским интерфейсом, предназначенным для работы с документами «Реестр платежей». Помощник позволяет на основании планов расходования безналичных денежных средств, внесенных в платежный календарь организации, формировать реестры банковских платежей на день, платежные поручения и контролировать их оплату (исполнение).
Описание формы помощника
Форма помощника содержит две страницы: «Реестр платежей» и «Платежные поручения» с расположенными на них элементами управления данными. Переключение между страницами осуществляется с помощью одноименных закладок. Функционал страницы «Реестр платежей» позволяет на основании планов расходования платежного календаря организации формировать документы «Реестр платежей». На странице «Платежные поручения» представлен для просмотра список документов «Платежные поручения». Основная работа с платежными поручениями (ввод, редактирование, передача в банк и т.п.) осуществляется в информационной базе «1С:Бухгалтерия 8». Кроме этого, формирование платежных поручений возможно в системе «Платежный календарь» средствами документа «Реестр платежей».
Страница «Реестр платежей»
На странице «Реестр платежей» представлены: панель быстрого отбора данных, платежный календарь организации в части планирования поступлений и расходования безналичных денежных средств и журнал документов «Реестр платежей».
Панель отбора данных
Реквизиты панели отбора данных позволяют накладывать фильтр на информацию платежного календаря и журнала реестров по следующим критериям:
Кнопка «Сформировать» обновляет данные платежного календаря в соответствии с указанными критериями отбора.
Платежный календарь
Платежный календарь, представленный на странице «Реестр платежей», содержит финансовую информацию, детализированную по календарным дням из заданного в панели отбора периода. Вид формируемого отчета и методика расчета выводимых сумм зависят от выбранного периода выборки данных, а точнее от смещения периода отчета относительно текущей даты. Рассмотрим методику расчета и структуру представления информации по каждому календарному дню отчета:
- Остаток на начало — остаток безналичных денежных средств организации на начало дня. Сумма остатка до текущей даты включительно формируется по данным бухгалтерского учета. После текущей даты остатки денежных средств на начало дня рассчитываются в соответствии с запланированным поступлением и расходованием денежных средств. Отрицательные остатки выводятся красным цветом;
- Поступления – запланированная сумма поступлений денежных средств на расчетные счета организации за текущий день. Выводимая информация имеет детализированную расшифровку;
- Доступно к расходованию – сумма безналичных денежных средств, доступная к расходованию в текущем дне при условии исполнения планов поступления. Показатель рассчитывается как сумма остатка на начало дня плюс сумма запланированного поступления за текущий день;
- Платежи – запланированная сумма расходования денежных средств организации за текущий день. Выводимая информация имеет детализированную расшифровку;
- Остаток на конец – остаток безналичных денежных средств на конец дня. До текущей даты формируется по данным бухгалтерского учета. Начиная с текущей даты остаток денежных средств на конец дня определяется расчетным путем в зависимости от запланированных поступлений и расходования денежных средств (остаток на начало дня плюс сумма запланированного поступления минус сумма запланированных платежей);
Данные, сформированные за текущую дату, выделяются зеленым фоном шапки, выходные дни — красным шрифтом шапки.
Журнал документов «Реестр платежей»
Ниже платежного календаря расположен журнал документов «Реестр платежей». Управление журналом документов (отбор, редактирование, ввод нового) осуществляется стандартным способом с помощью командной панели формы журнала. Кроме этого, существует дополнительный способ ввода нового документа реестра платежей. Для этого достаточно выполнить двойной клик мышью на пересечении строки «Платежи» и колонки «Реестр» платежного календаря. Журнал документов имеет следующий состав полей:
Страница «Платежные поручения»
На странице «Платежные поручения» выводится список платежных поручений, зарегистрированных в информационной базе «1С:Бухгалтерия 8», и переданных в программу «SysTecs» в результате синхронизации. Вид выводимых платежных документов зависит от версии информационной базы «1С:Бухгалтерия 8». При работе с базой версии 2.0 в списке выводятся документы «Платежное поручение», для работы с версией 1.6 используется вид документа «Платежное поручение исходящее». Платежные поручения доступны только для просмотра, ввод и редактирование документов осуществляется в базе 1С бухгалтерии. Новые платежные поручения также могут быть сформированы на основании документов планирования платежей с помощью инструментов документа «Реестр платежей». Страница формы имеет следующий вид:
Методика работы с реестрами платежей
Реестры платежей являются важным инструментом корректировки планов расходования, поскольку позволяют привести в соответствие объем платежей, запланированных на текущий день, с фактическим объемом денежных средств, доступных к расходованию в организации. При достаточном объеме денежных средств запланированные на текущий день платежи включаются в реестр в полном составе. Однако, зачастую возникают ситуации, когда план поступления денежных средств исполняется частично, что приводит к недостатку денег для оплаты запланированных платежей. В этом случае состав реестра платежей на текущий день определяется исходя из степени важности каждого запланированного платежа. Планы расходования, не попавшие в реестр, отменяются или переносятся на новый срок для дальнейшей оплаты.
В форме помощника для анализа запланированных и фактических показателей предназначен платежный календарь. Поскольку реестр платежей является инструментом корректировки планов платежей на текущий день, платежный календарь «по умолчанию» формируется за период времени, равный (текущая дата минус 2 дня) — (текущая дата плюс 4 дня). Информация платежного календаря за текущий и прошедшие дни позволяет сопоставить суммы: фактической оплаты, запланированных платежей, платежей включенных в реестр, сформированных платежных поручений. Кроме этого на каждый день платежного календаря выводятся суммы денежных средств, доступных к расходованию. Суммы запланированных платежей расшифровываются с детализацией до получателя платежа и документа планирования с помощью карточки движения денежных средств. Функционал платежного календаря позволяет регистрировать в программе реестры платежей на основании запланированных платежей.
Для ввода нового документа «Реестр платежей» на текущую или будущую дату достаточно выполнить двойной клик мышью на пересечении строки «Платежи» и колонки «Реестр», соответствующей выбранной дате планирования. Если на выбранную дату запланировано расходование денежных средств (наличие суммы в колонке «План»), табличная часть вновь введенного реестра будет автоматически заполнена плановыми показателями. После сохранения, сумма введенного реестра отразиться в колонке «Реестр» на дату введенного документа.
В документе «Реестр платежей» существует возможность автоматического формирования платежных поручений по включенным в реестр планам платежей. Сумма сформированных за день платежных поручений отображается в колонке «Плат.поруч.» платежного календаря, а список платежных поручений доступен для просмотра на странице формы «Платежные поручения».
Форма помощника «Формирование реестров платежей» открывается для работы через пункт «Формирование реестров платежей» панели управления рабочего стола «Платежный календарь» и через пункт главного меню «Платежные документы» ► «Формирование реестров платежей» .
Формирование реестров отчетности это
На данный момент с помощью функционала сервиса 1С-Отчетность возможна отправка реестров сведений таких как:
Отправка данных реестров сведений возможно только из конфигураций:
- «Бухгалтерия предприятия», редакция 3.0 (начиная с 3.0.41.48).
- «Зарплата и управление персоналом», редакция 2.5 и 3.0.
- «Зарплата и кадры бюджетного учреждения», редакция 1.0.
- «Управление производственным предприятием», редакция 1.3.
- «Комплексная автоматизация», редакция 1.1.
- «Уполномоченный представитель», редакция 1.0.
Для использования возможности программы по пилотному проекту в конфигурации «Бухгалтерия предприятия», редакции 3.0, необходимо перейти в пункт «Зарплата и кадры» — «Настройки учета зарплаты»:
Откройте строку необходимой организации:
В настройках учета зарплаты, на закладке «Зарплата» заполнить поле «Дата начала расчета больничных территориальным органом ФСС»:
Поле заполняется в случае, если организация расположена в регионе, включенном в пилотный проект ФСС по расчету пособий по временной нетрудоспособности в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 21.04.2011 № 294
Для формирования реестра необходимо перейти в раздел «Отчеты» – «Регламентированные отчеты» (рис. 73) (или «Зарплата и кадры» — «Передача в ФСС сведений о пособиях»).
Далее нажмите кнопку «Создать» и в открывшемся окне, в разделе «Пилотный проект ФСС» выберите и откройте «Реестр сведений, необходимый для назначения и выплаты пособий»:
Перед Вами откроется форма реестра. После заполнения формы реестра последовательно необходимо нажать на «Провести» → «Еще» → «Отправка» → «Отправить в ФСС» для того, чтобы сформировать и отправить реестр:
После нажатия кнопки «Отправить в ФСС», появится индикатор получения результатов от ФСС:
Если отчет принят и не содержал ошибок, то появится окно с протоколом обработки:
its.1c.ru
Формирование платежей: документ «Реестр платежей»
Документ «Реестр платежей» является инструментом корректировки планов расходования безналичных денежных средств в соответствии с фактическими остатками на расчетных счетах организации. Возможности документа позволяют выполнять окончательное ранжирование запланированных безналичных платежей, включая их в состав реестра для фактической оплаты, и формировать исходящие платежные поручения.
Описание формы документа «Реестр платежей»
Форма документа содержит блок основных реквизитов, характеризующих реестр платежей, и область данных, разбитую на две страницы: «Реестр платежей» и «Платежные документы». Кроме этого, в документе формируется печатная форма реестра платежей.
Основные реквизиты документа
При заполнении формы документа необходимо указать следующие основные реквизиты:
На странице «Реестр платежей» размещена табличная часть, определяющая перечень документов «План расходования денежных средств», включенных в состав текущего реестра для оплаты. При формировании строк табличной части указывается следующая информация:
- План расходования ДС — ссылка на документ «План расходования денежных средств». Реквизит является обязательным для заполнения;
- Контрагент — юридическое или физическое лицо, являющееся получателем денежных средств. Значение реквизита заполняется автоматически при выборе плана расходования и не редактируется;
- Сумма — сумма платежа. Значение реквизита заполняется автоматически при выборе плана расходования и может быть изменено. Реквизит является обязательным для заполнения;
- Номер — номер платежного поручения;
- Дата — дата платежного поручения;
- Сумма — сумма платежного поручения;
- Валюта — валюта платежного поручения;
- Назначение платежа — строка назначения платежа.
- Дата — дата планируемого расхода;
- Контрагент — юридическое или физическое лицо, являющееся получателем денежных средств;
- Сумма — запланированная сумма платежа;
- Остаток — неоплаченный остаток запланированной суммы расходования денежных средств. Возникает в случае ранее проведенной частичной оплаты по документу планирования;
- Валюта — валюта платежа;
- Статья ДДС — статья движения денежных средств для запланированного платежа.
- Текстом серого цвета отображаются исполненные планы расходования денежных средств (сумма остатка равна нулю).
- Зеленым фоном отображаются документы планирования, включенные в формируемый (открытый) реестр платежей.
- Красным фоном отображаются актуальные документы планирования, дата платежа в которых равна дате формируемого реестра.
- Автоматическая сверка счетов-фактур с контрагентом>>>
- Чем новая декларация по НДС отличается от старой и какие сведения она должна содержать>>>
- Новая форма декларации в «1С:Предприятии»>>>
- НДС-2015: хранение истории изменений КПП в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0)>>>
- Ответы на вопросы по НДС-2015>>>
- Консолидация отчетности по НДС для организаций, имеющих обособленные подразделения и не использующих РИБ>>>
- Сервис компании Такском «Сверься!»>>>
- Что делать, если налоговая требует представить пояснения к декларации по НДС>>>
- НДС-2015: как представить уточненную декларацию>>>
- «1С:Бухгалтерия 8»: как сформировать уточненную декларацию по НДС>>>
- данные совпадают;
- счет-фактура с такими номерами и датами отсутствует в базе организации;
- счет-фактура с такими номерами и датами отсутствует у контрагента;
- данные расходятся в суммах.
- Обнаружены расхождения данных поставщиков с нашими данными;
- Данные поставщиков отсутствуют. Сверка не проведена;
- Данные поставщиков совпадают с нашими данными. Расхождений не обнаружено.
- достаточность полномочий и функций участников процесса (это означает, что каждая из согласующих и утверждающих сторон имеет право на принятие того или иного решения по платежу);
- организационная обеспеченность (любой хозяйственный платеж или заявка на поступление должны иметь единый орган согласования и утверждения, и ни одно подразделение, участие которого в процессе предусмотрено, не может быть исключено из цикла формирования платежного календаря);
- возможность контролирующей функции (все заявки должны иметь достаточный уровень проверки возможности оплаты, во избежание несанкционированных выплат);
- динамизм (система денежных платежей должна иметь оптимальную процедуру согласования, отвечающую требованиям платежной дисциплины предприятия (как правило, продолжительностью от двух до пяти дней), а процесс утверждения платежей оптимизирован в соответствии с работой с поставщиками).
- создавать электронные учетные документы платежной системы (например заявки на оплату или реестры);
- формировать электронную отчетность, необходимую для контроля исполнения платежей, выполнения регламентов платежной системы, БДЦС (к примеру, платежного календаря);
- реализовывать поддержку процедур контроля и согласования (бюджетов, заявок на оплату и пр.).
- разграничивать права доступа к финансовой информации для разных уровней ответственности в компании.
Страница «Платежные документы»
На странице «Платежные документы» располагается табличная часть, содержащая список документов «Платежное поручение», сформированных на основании строк текущего реестра платежей. Документы платежных поручений не редактируются и доступны только для просмотра.
Состав колонок списка платежных поручений:
Методика работы с документом
Функциональные возможности, заложенные в документе, позволяют сформировать окончательный план безналичных платежей организации на текущий день и создать пакет платежных поручений для передачи в обслуживающий организацию банк для оплаты.
Перечень платежей, планируемых на текущий день, задается в строках табличной части, расположенной на странице «Реестр платежей». При заполнении строки необходимо указать документ «План расходования денежных средств», который требуется оплатить, и сумму оплаты по документу. Строки табличной части реестра формируются тремя способами: стандартным ручным вводом; в автоматическом режиме на основании планов расходования платежного календаря; с использованием формы подбора документа «План расходования денежных средств».
Для автоматического заполнения строк реестра по данным планов расходования платежного календаря требуется нажать на кнопку «Заполнить», расположенную на командной панели табличной части реестра. В результате, в состав реестра будут включены не оплаченные документы «План расходования денежных средств» с датой документа, равной дате реестра.
Для Формирования строк реестра платежей с использованием формы подбора документов «План расходования денежных средств», требуется нажать на кнопку «Подбор», расположенную на командной панели табличной части реестра. Форма подбора имеет следующий вид:
В форме подбора документов «План расходования денежных средств» выводятся следующий набор колонок:
Кроме этого, в форму подбора введена цветовая градация следующего вида:
После заполнения строк реестра документ необходимо записать. У сохраненного документа появляется возможность формирования печатной формы реестра платежей. Печатная форма документа формируется при нажатии на кнопку «Реестр платежей» командной панели документа.
После утверждения реестра платежей ответственным лицом организации (утвердившее лицо указывается в реквизите «Реестр утвержден») по строкам реестра могут быть сформированы исходящие платежные поручения. Для запуска процедуры формирования платежных документов необходимо нажать на кнопку «Сформировать платежные документы» командной панели формы. В результате, на каждую строку табличной части реестра платежей в информационной базе «1С:Бухгалтерия 8» будет сформировано одно исходящее платежное поручение. Сформированные платежные документы отобразятся на закладке «Платежные документы» реестра платежей.
Работа с документами «Реестр платежей» осуществляется в интерфейсе «Формирование реестров платежей» (пункт «Формирование реестров платежей» на рабочем столе). Кроме этого список документов открывается для просмотра и редактирования из пункта главного меню «Платежные документы» ► «Журнал реестров платежей» .
systecs.ru
Автоматическая сверка счетов-фактур – новые возможности «1С:Бухгалтерии 8» ред. 3.0
В подсистеме учета НДС появились три новых отчета (релиз 3.0.39.53). Они существенно сократят время на подготовку декларации по НДС, поскольку переводят сверку счетов-фактур с контрагентами в автоматический режим. О том, как работает новая функциональность «1С:Бухгалтерии 8» ред. 3.0 читайте в материале экспертов 1С. О других новых возможностях учетных программ «1С:Предприятия», полезных при подготовке декларации по НДС, мы писали раньше: «Автоматическое заполнение реквизитов контрагента», «Проверка реквизитов контрагента» — № 10 БУХ.1С (октябрь), 2014 год, стр. 8, 9. Подробнее о новой отчетности по НДС читайте на сайте buh.ru/nds-2015.
Материалы по подготовке и представлению отчетности
Настройка учетной записи электронной почты
Для обмена реестрами используется электронная почта, поэтому прежде всего нужно настроить учетную запись электронной почты в программе, если она еще не настроена. Для этого необходимо перейти в раздел Администрирование, выбрать пункт Органазйер, в открывшейся форме выбрать Настройку системной учетной записи электронной почты и ввести данные электронной почты, которую планируется использовать для отправки и получения реестров (рис. 1). Учетная запись электронной почты, которую планируется использовать для получения реестров от поставщиков (например, e — mail предприятия, бухгалтера), обязательно должна быть настроена для получения электронной почты (чекбокс Для получения почты).
Рис. 1. Настройка учетной записи электронной почты
Укажите настройки серверов исходящей и входящей почты. Для сервера входящей почты рекомендуем использовать протокол IMAP – это увеличивает скорость передачи данных для сверки (рис. 2).
Рис. 2. Создание учетной записи
Если учетные записи в программе были созданы ранее, нужно убедиться, что в них включена возможность получения электронной почты (чекбокс Для получения почты) и при необходимости настроить учетную запись для этого.
Отчет «Реестр счетов-фактур выданных»
Отчет Реестр счетов-фактур выданных за налоговый период формируется из раздела Продажи – Отчеты по НДС. Счета-фактуры по операциям реализации покупателю и счета-фактуры по авансам, полученным от покупателя, выводятся в отчет отдельными разделами.
В реестр включаются все счета-фактуры, выставленные организацией (в версии КОРП – включая счета-фактуры, выставленные обособленными подразделениями) покупателю (включая обособленные подразделения покупателя).*
Реестр выгружается в файл . xml. Файл может быть отправлен по электронной почте покупателю непосредственно из формы отчета (рис. 3).
Рис. 3. Выгрузка реестра счетов-фактур выданных
При этом к письму вместе с файлом .xml будет приложен реестр в формате .xls, чтобы покупатель мог его при необходимости просмотреть, распечатать. Адрес электронной почты контрагента в письме автоматически заполнится из карточки контрагента (рис. 4).
Рис. 4. Отправка сообщения контрагенту
Кроме того, файл выгрузки может быть передан покупателю другими способами (по электронной почте). Покупатель сможет использовать выгруженный реестр в .xml для автоматической сверки с данными своей информационной базы, если программа покупателя поддерживает такую возможность.
В печатной форме реестра и в .xml файле хранится информация о дате, по состоянию на которую сформирован реестр. Эта дата будет полезна при многократной сверке данных за налоговый период (например, помесячно).
Также реестр можно сохранить в стандартных форматах табличного документа и передать покупателю для ручной сверки (например, если программа покупателя не поддерживает возможность автоматической сверки данных).
Покупатель загружает полученные .xml файлы в форме Реестры счетов-фактур поставщиков для сверки (рис. 5). Если ранее реестр поставщика за отчетный период был загружен, данные будут заменены на более актуальные.
Есть возможность загрузить реестры сразу из электронной почты по всем контрагентам, приславшим реестры для всех организаций, которые заведены в информационной базе.
Рис. 5. Загрузка реестров для сверки
Также есть возможность загрузить реестры из файла (рис. 6).
Рис. 6. Загрузка реестра счетов-фактур из файла
Отчет «Реестр счетов-фактур полученных»
Отчет Реестр счетов-фактур полученных отчет открывается из раздела Покупки – Отчеты по НДС. Счета-фактуры по операциям поступления от поставщика и счета-фактуры по авансам, выданным поставщику, выводятся в отчет разделами.
В реестр включаются все счета-фактуры, полученные организацией (в версии КОРП – включая обособленные подразделения) от поставщика (включая обособленные подразделения поставщика). Печатную форму реестра можно сохранить в файл в стандартных форматах сохранения табличного документа (см. рис. 7).
Рис. 7. Реестр счетов-фактур полученных
Отчет «Сверка счетов-фактур с поставщиком»
Отчет доступен из раздела Покупки – Отчеты по НДС (рис. 8).
Рис. 8. «Сверка счетов-фактур с поставщиком» в разделе «Покупки»
Формируется печатная форма сверки счетов-фактур по данным поставщика и покупателя. Результаты сверки счетов-фактур по операциям поступления от поставщика и счетов-фактур по авансам, выданным поставщику, выводятся в отчет разделами.
В сверке участвуют все счета-фактуры, полученные организацией (в версии КОРП – включая обособленные подразделения организации) от поставщика (включая обособленные подразделения поставщика).
Проверяется соответствие данных из счетов-фактур (номера, даты, суммы), выставленных поставщиком, сведениям, полученным от него же в формате XML. Возможны 4 результата сверки:
Отсутствие счета-фактуры по данным организации или по данным поставщика, а также отличия в суммах считаются расхождениями. Строки с расхождениями отображаются в отчете дважды – «по нашим данным» и «по данным поставщики) и выделяются в отчете красным цветом (рис. 9).
Сверку можно провести как по конкретному поставщику, так и по всем поставщикам организации. Во втором случае контрагенты будут сгруппированы по следующим группам:
По каждой группе будет указано количество попавших в нее поставщиков. Группы можно разворачивать до сверок с каждым конкретным поставщиком.
Рис. 9. Результаты сверки счетов-фактур с расхождениями
Есть возможность показать только строки с расхождениями данных. Работает расшифровка записей, заполненных по данным информационной базы (рис. 10).
Рис. 10. Расшифровка результатов сверки
Если счетов-фактур с расхождениями нет, в форме отчета появится соответствующее сообщение на зеленом фоне. Печатную форму сверки можно сохранить в файл в форматах стандартных для табличного документа.
С выходом очередных обновлений планируется расширять сервисные возможности.
buh.ru
Внедрение платежного календаря
Сегодня основной проблемой для многих предприятий является поиск свободных финансовых ресурсов. Ведь невозможность их привлечения приводит к спаду производства, а снижение уровня доходов населения, потребительского спроса ведет к сокращению выручки предприятий, росту дебиторской задолженности
Оперативное планирование
В период экономического спада условия поставок от предприятий ужесточаются: минимизируя риски, компании предпочитают работать по предоплате. Поэтому дефицит живых денежных средств (далее — ДС) становится основной проблемой, которую приходится решать предприятию, чтобы в кризисной реальности обеспечить свою ликвидность и платежеспособность.
Механизмом, позволяющим контролировать ликвидность компании и максимально продуктивно использовать ДС, является платежный календарь.
Оперативное планирование денежного потока на определенный период осуществляется путем составления платежного календаря в рамках бюджета движения денежных средств (далее — БДДС) на основании текущего состояния платежей, заключенных контрактов, подписанных договоров и фактических обязательств.
С точки зрения бюджетирования платежный календарь представляет собой систему резервирования ДС из плана. Но в отличие от БДДС это более подробный документ. Ведь если при стратегическом планировании не имеет значения, от кого конкретно будут получены или кому заплачены деньги, то при оперативном — все как на ладони: вот должники-дебиторы, а вот — кредиторы.
Поэтому в платежном календаре можно подробно расписать: кому, когда, от кого, за что и сколько следует заплатить (получить).
Платежный календарь представляет собой план движения денежных средств (далее — ДДС) в краткосрочной перспективе (неделя-месяц), отражающий все виды деятельности предприятия (основную, финансовую, инвестиционную), утвержденный руководством в рамках лимитов и возможностей предприятия.
Кому необходим платежный календарь?
Информация, представленная в платежном календаре предприятия, необходима собственникам бизнеса, руководителям высшего и среднего звена, руководителям центров финансовой ответственности (далее — ЦФО) и работникам финансово-экономического блока.
С точки зрения бюджетирования платежный календарь представляет собой систему резервирования денежных средств из плана
Круг вопросов, относящихся к компетенции финансового директора, одного из наиболее важных руководителей предприятия, необычайно широк — от задач оперативного управления денежной наличностью до проблем стратегического развития компании. Кроме того, на любом предприятии финансовое управление тесно связано с его основной деятельностью — производством, торговлей или оказанием услуг, а следовательно, с управлением ресурсами. Внедрение платежного календаря позволит сократить трудозатраты финансового директора на контроль расходования ДС Если ранее ему приходилось просматривать и подписывать каждую заявку на оплату, то с внедрением платежного календаря, когда суммы выплат утверждены в бюджетах, а порядок согласования платежей формализован, контроль денежных потоков можно возложить на работника финансовой службы. Финдиректор же будет согласовывать только ограниченное количество платежей, как правило, сверхлимитных, крупных или нерегулярных. Например, сумму платежа за аренду офиса достаточно согласовать один раз при утверждении бюджета, оставив контроль самой процедуры проплаты и соответствия сумм бюджету за финансистом.
Правильно выстроенные бизнес-процессы помогают свести к минимуму риск злоупотреблений со стороны сотрудников предприятия за счет разделения функций контроля выплат и их инициации. Например, руководитель бизнес-направления акцептует все заявки на оплату по своему ЦФО и отвечает за выполнение бюджета, а сотрудник финансовой службы контролирует соответствие заявок бюджетным лимитам и выполнение регламентных процедур платежной системы.
Задачи, которые позволит решить платежный календарь
1. Не допускать кассовых разрывов и невыполнения обязательств компании перед контрагентами. Основная цель формирования платежного календаря — борьба с кассовыми разрывами, при которых денег в кассе и на расчетном счете нет. Являясь фактически плановым «расписанием» потока ДДС предприятия, платежный календарь позволяет прогнозировать кассовые разрывы, заблаговременно принимать меры, чтобы исключить ситуации необходимости осуществления платежей при отсутствии достаточных средств на счете компании. Следуя принципу «предупрежден — значит вооружен», можно оперативно изменить планы расходования ДС, тем самым предотвратив кассовый разрыв.
Можно делать предварительные «прикидки», изменять даты поступлений и платежей, согласовывать их с контрагентами — и отражать все это непосредственно в платежном календаре.
2. Не допускать расходования средств свыше утвержденных сумм. Даже если денег у компании много, это не значит, что их можно расходовать бездумно. Траты допустимы только в рамках принятых бюджетов. Непредвиденные ситуации, требующие выйти за рамки бюджета, являются, скорее, исключениями из общего правила. Платежный календарь позволяет контролировать, находится ли платеж в рамках бюджета.
3. Управлять ликвидностью компании. Одним из основных критериев правильности управленческих решений, принимаемых в финансовой сфере, является положительность совокупного потока ДС в любой момент времени.
4. Предоставлять достоверную информацию в on-line режиме. Финансовую информацию важно получать оперативно. Недостатком платежного календаря, реализованного в Excel, является расход времени на перепостроение отчетности. Платежный календарь должен быть интегрирован в систему оперативного учета так, чтобы для получения достоверных данных не требовалось двойного ввода.
5. Обеспечить надлежащее соблюдение процедур согласования оплаты расходов. Процедура согласования должна включать в себя определенное делегирование ответственности, в зависимости от важности того или иного платежа.
6. Максимально исключить человеческий фактор.
Планирование потоков ДО предполагает возможность управления ликвидностью компании. В показателе ликвидности предприятия учтено состояние и величина его текущих активов и обязательств.
Платежный календарь — это план движения денег в краткосрочной перспективе, отражающий все виды деятельности компании, утвержденный руководством в рамках лимитов и возможностей предприятия
Основные составляющие текущих активов — запасы, дебиторская задолженность и ДС, текущих обязательств — кредиторская задолженность.
Платежный календарь позволяет управлять кредиторской и дебиторской задолженностями. Особенно это актуально при возрастании числа покупателей либо поставщиков, поскольку появляется возможность четко определить даты выплат для своевременного получения сырья, услуг, обеспечения эффективности деятельности предприятия, предупреждения возникновения штрафных санкций.
Управление ДС, имеющими отношение к товарно-материальным запасам, сразу ставит задачу управления оборачиваемостью запасов. Чем она быстрее, чем меньше складских запасов, тем дешевле они обходятся компании, тем эффективнее используются ДС для приобретения необходимого сырья, материалов, товаров для основной деятельности.
При дефиците «живых» денег особо важна четкая работа предприятия по согласованию плана платежей на всех уровнях управления и грамотная, продуманная расстановка приоритетов.
На практике нередко возникает ситуация, когда план поступлений не выполняется, а план расходования ДС исполняется в полном объеме, соответственно, общая сумма заявок на оплату превышает реальное поступление ДС. Во избежание кассовых разрывов целесообразно ранжировать все платежи по степени их приоритетности или значимости. Оплата по статьям с наиболее высоким приоритетом проводится в обязательном порядке, с более низким — при наличии дополнительных условий. Например, заявки на оплату задолженности перед основными поставщиками продукции, налогов удовлетворяются в первую очередь, тогда как расходы на обучение, модернизацию оргтехники финансируются при выполнении плана продаж не менее чем на 90%.
В этой связи весьма полезен анализ так называемых постоянных платежей: зачастую на предприятиях есть расходы, к которым привыкли и не ставят под сомнение их целесообразность. Свежий взгляд на структуру платежей поможет определить, действительно ли эти расходы обязательны. Составление плана ДДС только тогда имеет смысл, когда можно быть уверенным, что все необходимые платежи учтены. План составляется для того, чтобы исключить необходимость «внезапного» финансирования каких-либо «суперважных» проектов. Продумывать направления расходования ДС необходимо заранее, в кризисной ситуации уместно введение более жестких сроков по согласованию плана платежей на всех уровнях управления предприятием.
Что касается исполнения плана, то заслуживает внимания практика ежедневной сверки баланса наличных ДС, которая позволит исключить возможные злоупотребления, даст менеджерам достоверную информацию о текущем остатке средств на счетах и в кассе предприятия, что необходимо для принятия решений об осуществлении текущих платежей.
Принципы, правила, последовательность формирования
При построении системы денежных платежей компании следует выделить два направления работы. Первое — формирование финансовых планов в среднесрочной перспективе, статей ДДС и иных аналитик (организации, договоры, контрагенты), лимитирующих выплаты ДС. Результатом является документ — «Платежный календарь». Второе — описание движения заявок (платежных реестров) в контексте участников процессов, временных рамок, что рассматривается как бизнес-процесс предприятия, направленный на реализацию документа «Платежный календарь» с точки зрения взаимодействия подразделений и менеджмента предприятия, требующий четкой координации и пристального внимания со стороны руководителей и исполняющего персонала.
Основные этапы разработки системы платежного календаря
1. Формирование плановых данных (этот процесс реализуется в рамках бюджетирования и является обязательным подготовительным этапом, т.к. проверка возможности оплат осуществляется по плановым данным).
2. Определение перечня аналитик (статья ДДС, контрагенты, договоры, источник ДС), в контексте которых будет проводиться проверка возможности выплат и поступлений.
3. Построение механизма формирования реестров платежей, заявок.
4. Описание бизнес-процесса «Платежный календарь», определение в его рамках ответственных лиц по процедурам, задачам.
5. Регламентация и документарное оформление бизнес-процесса «Платежный календарь».
6. Автоматизация бизнес-процесса «Платежный календарь».
Содержание этапов
1. Формирование плановых данных
Предполагается, что компания имеет финансовую структуру с выделенными ЦФО, бюджетирование как инструмент управления внедрен и работает. Этот этап является основой для платежного календаря, т.к. проверка возможности оплаты/поступления происходит в разрезе определенных плановых данных.
Важно составить БДДС относительно денежных потоков по основной, инвестиционной и финансовой деятельности, для чего необходимо иметь бюджеты как основной деятельности, так и инвестиционных проектов. За каждой статьей целесообразно закрепить ответственного (т.е. работника, который принимает решения и несет ответственность как за плановые, так и за фактические показатели, отклонения факт-плана).
2. Определение перечня аналитик
Перечень аналитик позволяет создать инструмент для проверки выплат/ поступлений на возможность реализации.
Можно использовать следующие аналитики: ЦФО, источник ДС, контрагент (получатель ДС), договор с контрагентом (в рамках которого будут осуществлены выплаты), статья ДДС (по которой пройдут выплаты ДС), проект (по которому идут инвестиционные выплаты), приоритет платежа.
Выделяя аналитики в учетной системе, необходимо помнить о принципе экономической целесообразности — завышенные требования к перечню аналитик делают систему трудоемкой и немобильной. Поэтому следует остановиться на перечне, минимально необходимом для решения задач, поставленных компанией перед учетной системой.
3. Построение механизма формирования реестров платежей, заявок
После определения аналитик и реквизитов платежа формируется инструментарий оплаты/поступления ДС. Система оперативного управления финансами предприятия, реализуемая через бизнес-процесс «Платежный календарь», включает в себя несколько участников (сотрудник, отдел, служба), и каждому необходим инструмент, с которым он будет работать в данной системе. Сотрудники отделов и служб подают заявки на выплату/поступление ДС, а руководство или сотрудники, уполномоченные принимать решения, реализуют их через реестры заявок. Заявка представляет собой документ-запрос на поступления или выплаты ДС, содержащий описательную информацию о данной операции. В заявке отражаются все утвержденные аналитики, вспомогательные реквизиты, приоритетность, если необходимо, и поле для комментариев каждого из участников будущего процесса платежного календаря.
Реестр заявок — это перечень заявок, консолидированных по определенному признаку (дата, ответственный, источник ДС, вид статей).
И заявка, и реестр заявок на выплату ДС должны содержать полный и достаточный объем информации для принятия решения о выплате/поступлении денег.
4. Описание бизнес-процесса «Платежный календарь»
После проверки и одобрения оплаты предоставленных заявок считается, что платежный календарь как бизнес-процесс реализован в реестрах, утвержденных заявках.
Далее нужно ответить на вопросы: кто, что, когда и в какие сроки. Именно на данном этапе важен процесс разработки платежного календаря, который устанавливает порядок взаимодействия работников и, следовательно, определяет результат платежной дисциплины предприятия и его репутацию добросовестного партнера. Вариантов взаимодействия работников в процессе согласования заявок множество, и каждое предприятие вырабатывает схему, целесообразную и удобную для него.
При проектировании бизнес-процесса необходимо следовать определенным принципам:
Наиболее наглядный вариант представления бизнес-процесса — графический, в виде диаграммы (рисунок).
5. Регламентация бизнес-процесса «Платежный календарь»
На заключительном этапе бизнес-процесс управления денежными потоками закрепляется в регламентных документах, которые утверждаются внутренним приказом и являются обязательными для исполнения всеми подразделениями и работниками компании. Внутренний документ, определяющий правила функционирования платежной системы компании, должен содержать информацию о порядке прохождения заявок на оплату, сроках, лицах, ответственных за согласование и утверждение, обязанностях и полномочиях сотрудников, последовательности действий.
6. Автоматизация бизнес-процесса «Платежный календарь»
Для поддержания оперативного управления денежными потоками потребуется автоматизация соответствующих бизнес-процессов. Программное обеспечение должно позволять:
Некоторые предприятия для автоматизации бизнес-процессов управления денежными потоками используют Excel и прочие непрофильные программы, хотя такой способ имеет ряд недостатков: низкую оперативность в отражении информации и формировании отчетности, незащищенность от сбоев, проблему двойного ввода данных, необходимость затрат времени на перепостроение отчетности. Поэтому все больше компаний склоняется к выбору специализированного программного обеспечения.
www.cfin.ru