Как оформить адрес письмо
Оглавление:
Как оформить адрес письмо
Действующим законодательством (ст. 313 ГК РФ) предусмотрена возможность исполнения обязательства третьим лицом. Так, например, в случае отсутствия денег у организации — должника должник может попросить другую организацию рассчитаться за него с кредитором. Получение платежа выгодно кредитору, однако зачастую возникают сложности с оформлением такой оплаты.
Исполнение обязательства по оплате за другое лицо возможно в двух случаях:
Таким образом, любая организация может попросить другую организацию произвести за нее платеж (исполнить денежное обязательство), при этом поступление таких денег на наш расчетный счет будет надлежащим исполнением обязательства по оплате. Однако нужно иметь возможность отделить платеж «за другого клиента» от ошибочного перечисления средств не тому получателю, так как в случае ошибочного получения средств неосновательно полученное нужно вернуть.
Для того, чтобы иметь возможность доказать, что полученная оплата — это оплата за другого клиента, и для предотвращения лишних вопросов при проведении налоговых проверок необходимо получить от клиентов следующее:
Наличие вышеупомянутых писем даст возможность доказать факт оплаты за другое юридическое лицо и не повлечет для негативных последствий в виде возможного иска о неосновательном обогащении и т.п.
Примеры документов для оформления оплаты от другой организации:
От должника:
Письмо от должника к Плательщику (письмо должно быть у нас в оригинале, с «живыми» печатями и подписями:
ООО «ДОЛЖНИК»
ИНН 7800000000 КПП 780000000
ОГРН 1080000000000
190000,Санкт-Петербург г, ул. Почтамптская, д 1
БИК 044000000 кор. сч. 30101800000000000000
кому: ООО «Плательщик»
Адрес, ИНН
копия: ООО «Получатель»
192000, г. Санкт-Петербург, ул. Якубовича, 23.
Просим оплатить поставщику ООО «Получатель» ИНН: . КПП . ОГРН . расчетный счет . в таком-то банке, к/с . БИК . в счет погашения задолженности перед нами такую-то сумму».
Главный бухгалтер ООО «Должник» __________________ /Сидорова О.С.
Генеральный директор ООО «Должник» _______________/ Петров П.П.
От Плательщика:
В платежном поручении в назначении платежа нужно указать: «Оплата за ООО «Должник» ИНН . по письму № . от . за поставленный товар.»
Если из платежного поручения однозначно не следует, что платеж был произведен за другое лицо, стоит получить от Плательщика письмо (также в оригинале с «живыми» подписями):
ООО «ПЛАТЕЛЬЩИК»
ИНН 7800000000 КПП 780000000
ОГРН 1080000000000
190000,Санкт-Петербург г, ул. Почтамптская, д 1
БИК 044000000 кор. сч. 30101800000000000000
кому: ООО «Получатель»
192000, г. Санкт-Петербург, ул. Якубовича, 23.
Настоящим сообщаем, что произведенная нами платежным поручением № 000 от «дата» месяц год на сумму столько-то рублей является оплатой за ООО «Должник», произведенной на основании письма ООО «Должник» № … от «дата» месяц год.
Главный бухгалтер ООО «Плательщик» __________________ /Иванова О.С.
Генеральный директор ООО «Плательщик» _______________/ Сидоров П.П.
Содержание статьи актуально на 30 октября 2011 года.
schischkov.ru
Виза в Испанию самостоятельно: как оформить её россиянам в 2018 году, необходимые документы, анкета
Испания – это вторая по популярности страна среди россиян для отдыха после Турции по данным туроператоров. Теплый климат, море, богатое прошлое и уникальная архитектура в сочетании с высоким уровнем сервиса привлекает в эту страну туристов из всего мира. В этой статье мы расскажем вам, как оформляется виза в Испанию в 2018 году для россиян.
Какая виза нужна в Испанию, и нужна ли она вообще? Эта страна является частью шенгенской зоны, поэтому, чтобы попасть в нее, вам нужно будет оформить Шенгенскую визу.
Чтобы сэкономить деньги на поездку, многие россияне решают ехать за границу самостоятельно и без посредников, поэтому у многих возникает вопрос, как получить визу в Испанию. Это сделать не так трудно, и бояться отказа не стоит. Отказывают обычно не из-за того, что вы все делаете сами, а по причине неправильно собранного пакета документов.
Какие бывают Испанские визы
Испанская виза может быть нескольких типов, в зависимости от цели и срока вашей поездки.
Вначале вам необходимо определиться с подходящим для вас видом визы, потом подготовить необходимые документы и заполнить анкету.
Необходимый список документов
В 2018 году вам потребуются следующие документы на визу в Испанию:
Забронируйте отель прямо сейчас:
Календарь низких цен на авиабилеты в Барселону:
Также посмотрите цены на туры в Испанию, в них включен перелет, проживание, страховка и трансфер.
Если зарплата ниже 25 тыс., то потребуются документы от спонсора об обеспечении поездки.
Также могут потребоваться дополнительные документы или собеседование. В каждом пункте есть свои нюансы, поэтому о них мы расскажем вам ниже.
Все указанные номера в анкете могут быть проверены, и если информация будет расходиться, возможен отказ в визе.
Требования к документам
Правила формирования пакета документов
Подаваемые в посольство документы должны быть уложены в определенном порядке:
- Анкета на визу в Испанию;
- Бронь гостиницы или приглашение;
- Страховка;
- Копия авиа или ж/д билетов;
- Документы о финансовой состоятельности;
- Полная ксерокопия загранпаспорта;
- Ксерокопия гражданского паспорта;
- Прочие документы (разрешения для детей и другие).
Если документы будут разложены в другом порядке, их могут не принять.
Требования к фото следующие:
Нужно распечатать и полностью заполнить ручкой заявление на визу в Испанию, поставить свою подпись. Если у вас возникают трудности с заполнением полей, вы можете сделать это в посольстве. Вы можете скачать образец заполнения анкеты:
Образец заполнения анкеты на испанскую визу
У вас должен быть загранпаспорт с запасом более 3 месяцев после возвращения и двумя свободными страницами.
Также нужно сделать полную копию загранпаспорта. Копировать нужно даже пустые страницы. Если у вас есть прошлые загранпаспорта – их тоже могут потребовать, так что лучше сделать и их копии. На каждый лист A4 должно помещаться 4 последовательные страницы паспорта.
Как правильно делать копию паспорта
Также нужна страховка для визы в Испанию на сумму от 30 тыс. евро, которая будет действовать на полмесяца больше вашей поездки. В реальности, вы можете оплатить только фактические дни пребывания за рубежом. Её стоимость составляет 0,5-1 евро за каждые сутки. Приобрести страховку можно онлайн или в обычной страховой компании.
Потребуется оригинал и копия медицинского полиса на все виды помощи. Вам нужно будет написать приложение к страховке (заявление) об уведомлении.
Образец заявления для лиц старше 18 лет
Образец заявления для несовершеннолетних лиц
Место жительства
Вам нужно будет подтвердить, что вам есть где проживать в Испании, как минимум 30% времени поездки.
Для этого вы можете забронировать номер в отеле. Для подтверждения вы можете приложить оригинал брони или факс с печатью и подписью, либо распечатку с сайта с указанием номера брони и фамилии туриста.
Обратите внимание! Не обязательно прикладывать оплаченные брони. Можно оплатить, или вовсе изменить отель уже после получения визы .
Как видите, оформление визы по приглашению требует гораздо больше хлопот, поэтому гораздо проще будет просто забронировать номер онлайн.
Подтверждение билетов
Подготовьте подтверждение бронирования авиа, ж/д, автобусных или других билетов. Если вы отправляетесь в путешествие на своем автомобиле, то нужно будет показать копию тех. паспорта, водительские права и международную страховку.
Справка с работы
Справка с места работы должна быть сделана на фирменном бланке. В ней должно быть указано место работы без сокращений, стаж, должность, размер оклада. Также в справке должно быть указано, что работник получает отпуск с сохранением рабочего места.
Справка должна быть заверена руководителем предприятия с печатью. Если вы работаете у ИП, дополнительно нужно приложить копию свидетельства о регистрации предприятия, а также копию ИНН.
Подтверждаем, что Иванов Александр Александрович (паспорт, серия), работает в фирме «Интеллекс» с 1.01.2018 и по настоящее время на должности программиста и получает зарплату в размере 40000 рублей. Иванову А.А. предоставляется отпуск на 30 дней с сохранением рабочего места. Приступает к работе Иванов А.А. с 20 августа 2018 года.
Образец справки
Спонсорская поездка
Если у вас маленькая зарплата (менее 25 тыс. рублей), лучшим вариантом будет оформление спонсорской поездки. В таком случае вы должны будете представить справку о зарплате вашего спонсора и его спонсорское письмо.
Вместо справки о зарплате можно приложить выписку со счета за 3 месяца или справку об остатке на счету. Рассчитывайте сумму, примерно 60 долларов на день.
Говоря простым языком, вам нужно будет убедить консульство в том, что расходы на оплату поездки берет на себя другое лицо с хорошим уровнем дохода. В спонсорском заявлении нужно указать ФИО спонсора и вашу с датой рождения, паспортными данными и адресом прописки. Также нужно указать страну пребывания и сроки. Образец спонсорского письма показан на фото. Кроме этого желательно еще указать степень родства и подтвердить это документально. Однако спонсором может быть и не родственник, главное подтвердить платежеспособность.
Подтверждение платежеспособности
Для того чтобы подтвердить наличие у вас денег, вы можете приложить выписку с банковского счета, справку об остатке на счете и копию кредитной карты.
Минимальная сумма – 64,53 евро на день, но, в общем, не менее 580,77 евро на всю поездку.
Совет! Если вы раньше не получали Шенген, можно дополнительно предоставить свидетельство о владении недвижимостью или автомобилем.
Для подтверждения НЕ подходят дорожные чеки, выписки со счета из интернета или банкомата, справки о покупке валюты.
Дополнительные документы
В зависимости от вида вашей деятельности, чтобы оформить визу в Испанию вам может потребоваться дополнительный пакет документов.
Образец спонсорского письма
Оформление Шенгена для ребенка
В случае поездки с детьми, помимо стандартного набора, визовой анкеты вам потребуются собрать дополнительные документы для испанской визы:
Согласие на выезд несовершеннолетнего за границу
Для оформления любой шенгенской визы с сентября 2015 года требуется сдать биометрические данные. Процедура проводится в консульстве или визовом центре в день подачи документов. После того, как вы оплатите все сборы и отдадите полный комплект документов сотруднику, вас направят на сдачу отпечатков пальце и в кабину для биометрического фото.
Поэтому, если вы с 2015 года еще не получали визу, то об оформлении через посредников можно забыть, т.к. необходимо личное присутствие. А в течение 59 месяцев с момента прохождения процедуры биометрии уже можно будет оформлять визы без личного присутствия, т.к. отпечатки и все данные хранятся в базе 5 лет.
От сдачи биометрических данных освобождены следующие категории лиц:
Лица, у которых физически нет возможности снять отпечатки;
Те, кто уже сдавал отпечатки с сентября 2015 года.
Всем остальным необходимо личное присутствие в консульстве или визовом центре.
Сколько делается виза
Оформление визы в Испанию в Москве и Санкт-Петербурге обычно занимает 4-6 рабочих дней после подачи заявления. В сезон эта цифра может увеличиться до 10 дней. Максимальный срок рассмотрения заявки – 3 месяца. Если вы подаете документы в региональные визовые центры в городах России, дополнительно 2-4 дня уходит на пересылку документов.
Если вам нужна срочная виза в Испанию, её можно получить, заплатив удвоенный визовый сбор. Тогда её вам сделают за 3 дня. Если вы хотите получить визу еще быстрее, то можете заплатить более дорогой сервисный сбор, и оформление пройдет за 24 часа.
Сроки действия
Для обычной туристической поездки выдается мультивиза на полгода, при этом вы не можете пребывать в каждой стране Шенгенской зоны более 90 дней из 180. Если вы уже раньше получали Шенгенскую визу, то можете рассчитывать на многократную визу сроком действия 1 год (при этом лимит на нахождение в стране остается таким же: 90 из 180 дней).
Для правильного подсчета количества дней вы можете воспользоваться специальным калькулятором.
В некоторых случаях консульство может выдать одно- или двукратную трёхмесячную визу.
Сколько стоит испанская виза
Консульский сбор для любой шенгенской визы составляет 35 евро (примерно 1700 рублей). Он оплачивается в рублях прямо в визовом центре. За оформление документов в визовых центрах дополнительно собирается сервисный взнос – 15-20 евро. Итого, стоимость визы в Испанию в 2018 году при обычной скорости оформления будет стоить около 55 евро.
Если вам нужна виза в Испанию срочно, вы можете оплатить ускоренное получение. Расценки за такой оформление можно посмотреть на сайте консульства Испании или визового центра.
Порядок обращения за визой
Вы можете подать документы на оформление на любой из видов краткосрочной визы в любой из Испанских визовых центров BLS International Services в Москве, Санкт-Петербурге, Екатеринбурге, Казани, Новосибирске, Ростове-на-Дону, Саратове, Нижнем Новгороде, Воронеже, Самаре, Уфе, Красноярске, Перми, Краснодаре, Вологде, Хабаровске, Архангельске, Иркутске, Омске, Смоленске, Новороссийске, Владивостоке, Калининграде, Пскове, Петрозаводске, Выборге, Великом Новгороде, Мурманске.
Если с сентября 2015 года вы еще не сдавали биометрические данные ни на одну визу стран Шенгена, то в таком случае ваше личное присутствие при подаче документов обязательно. Ни родственник, ни турагент или аккредитованный туроператор не смогут этого сделать за вас.
Подать документы в визовый центр можно по предварительной записи на сайте визового центра. Подача осуществляется в будние дни с 9:00 до 16:00.
Так выглядит пограничный штамп итальянской визы
Также можно воспользоваться процедурой «Мобильная биометрия», за отдельную высокую плату специалист может выехать к вам домой, в офис или другое место со всем оборудованием.
Существует и различные услуги по курьерской доставке готовой визы на указанный адрес.
Если биометрические данные вы уже сдавали ранее, тогда подать документы можно через туристическую фирму без личного присутствия.
viza-info.ru
Онлайн займы
Быстрый онлайн займ
Что потребуется для получения денег ?
Выберите сумму и срок займа
Заполните данные на получение денег!
Дождитесь подтверждения получения займа
- Для получения займа онлайн достаточно оформить заявку на нашем сайте, вне зависимости от вашего местоположения.
- Вам понадобится только паспорт и рабочий мобильный номер.
- Сервис предлагает разнообразие доступных способов получения средств, включая банковские переводы, перечисление на карты и электронные кошельки и так далее.
- Кожанова Евгения | специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству
- подтверждает факт отправки;
- предоставляет перечень отправленных документов и инструкцию по обращению с ними;
- благодаря регистрационным данным позволяет определить срок исполнения.
- сообщение о направлении документов,
- просьба о своевременном ответе (ознакомлении, согласовании, возврате подписанного экземпляра и т.п.).
- «Просим подписать, скрепить печатью и выслать в наш адрес один экземпляр. »,
- «Просим вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес…»,
- «Прошу направить в наш адрес один экземпляр надлежащим образом оформленного…».
Я хочу получить
Данные, указанные в калькуляторе, носят информационный (ориентировочный) характер.
Отзывы наших клиентов
Понадобилась небольшая сумма для срочного ремонта авто. У знакомых одолжить не было возможности. Воспользовался сервисом. Займ получил, можно сказать, мгновенно. Да и сам процесс оформления не утомил, как это бывало в банках. В общем, теперь я постоянный клиент этого сервиса.
Обращалась в различные банки и все отказывали. Воспользовалась сервисом и уже через час мне перезвонил банк готовый предоставить кредит! Очень удобно
Очень понравилось работать с сервисом, когда появилась непредвиденная ситуация с необходимостью расширения ассортимента магазина, а нужной суммы на руках не оказалось. Сервис выручил, причем, сделал это очень оперативно. Чем я был приятно удивлен. Теперь сделал для себя вывод, что буду регулярно обращаться сюда за помощью.
Выражаю благодарность этому сервису поиска кредитной организации, за профессионализм и качество работы. Получила от подобранного банка кредит на 10 тыс. руб., причем, под выгодный процент всего за несколько минут. Вначале были вопросы по оформлению, но их быстро разрешила службы поддержки банка, с которой пообщалась по телефону. Спасибо сервису что отправил именно в этот банк.
Соглашения и условия
Заполняя анкету на нашем сервисе Вы соглашаетесь с условиями и соглашениями указанными на сайте.
Ознакомиться с условиями и соглашениями вы можете передя по ссылкам указанным ниже.
Это нужно знать
Займы предоставляются на сумму от 5 000 до 30 000 рублей включительно на срок от 7 до 30 дней. Проценты за пользование займом составляют от 0,61 до 2,3 процентов в день. Расчетная сумма (основной долг и проценты) к возврату от 5213,50 до 50700 рублей. Условия актуальны на 01.04.2018. Пример расчета общей стоимости займа: Самая распространенная сумма займа сегодня – 12 000 рублей на срок от 10 дней. Такую сумму можно получить по различным ставкам. Самые небольшие ставки предлагают пенсионерам — 0,5% в день. Итоговая переплата в таком случае составляет 600 рублей. При ставке 1,7 % — 2040 рублей. За услуги сервиса может быть взята плата в размере 299р — за активацию сервиса
В случае невозвращения в условленный срок суммы кредита или суммы процентов за пользование заёмными средствами кредитор вынуждено начислит штраф за просрочку платежа. Большинство кредиторов идут на уступки и дают 3 дополнительных рабочих дня для оплаты. Они предусмотрены на случай, к примеру, если банковский перевод занял больше времени, чем обычно. Однако, в случае неполучения от Вас какой-либо реакции в течение продолжительного времени, будет начислен штраф за просрочку срока погашения размером в среднем 0,10% от первоначальной суммы для займов, 0,03% от суммы задолженности в среднем для потребительских кредитов и кредитных карт. При несоблюдении Вами условий по погашению кредитов и займов, данные о Вас могут быть переданы в реестр должников или БКИ, что негативно может сказаться на Вашей кредитной истории и рейтинге кредитоспособности. Рекомендуем Вам вносить платеж в день получения данных напоминаний. Погашая задолженность в срок, Вы формируете хорошую кредитную историю, что повышает Ваш рейтинг кредитоспособности и шансы в дальнейшем получить кредит на более выгодных условиях.
good-zaim.su
Сопроводительное письмо к документам
С опроводительное письмо – это вид делового письма, который нужен для описания направляемого адресату пакета документов, если в этих документах отсутствует адресная часть.
Таким образом, информационной нагрузки сопроводительное письмо не несет, однако выполняет три важных функции:
Как и большинство деловых писем, сопроводительное письмо оформляется на фирменном бланке и получает исходящий регистрационный номер отправителя. Правила оформления служебных писем мы подробнейшим образом не раз разбирали в журнале, поэтому сейчас сосредоточимся на особенностях сопроводительного письма.
Пореквизитный анализ служебного письма с множеством образцов его составления есть в статье «Оформляем служебное письмо»
Речевые шаблоны
Основа сопроводительного письма – перечень приложений. Текст же документа краток и условно делится на две части:
Первая часть обычно так и начинается:
Далее можно указать цель направления документов: «для согласования», «для ознакомления», «для подписания», «для заполнения» (если речь идет об опросной форме или анкете). Мы рекомендуем использовать клише «направляем вам» или «высылаем вам», т.к. представлять что-либо можно только для ознакомления, но не для подписания или согласования.
Вторая часть может содержать следующие слова:
Реквизит «Отметка о наличии приложений»
Как мы уже определили, главное в сопроводительном письме к документам – приложения. Поэтому особое внимание мы уделим вопросу оформления именно этого реквизита. Независимо от того, как будет оформлено приложение, практика делового обращения требует полного перечисления приложенных к письму документов, указания количества экземпляров и количества листов в каждом из них. Если этой информации не будет, сопроводительное письмо потеряет всякий смысл.
Итак, когда о направляемых документах уже сообщается в тексте письма, вновь перечислять их названия не стоит. Достаточно указать количество листов и экземпляров. См. Пример 1.
Фрагмент текста и отметка о наличии приложения (наименование приложения указано в тексте письма)
Если приложение не обозначено в тексте письма, помимо количественных данных нужно указать его название. Если пакет включает в себя несколько документов, приложения нумеруются. См. Пример 2.
Фрагмент текста и отметка о наличии приложения (наименование приложения указано в отметке о его наличии)
Хотя в ГОСТе Р 6.30-2003 написано, что при перечислении нескольких приложений в отметке об их наличии обобщающее слово перед двоеточием стоит в единственном числе «Приложение:», в подобных случаях все-таки рекомендуем писать его во множественном числе «Приложения:», как мы показали в Примере 2.
Во-первых, это правильно с точки зрения правил русского языка. И во-вторых, разработчики этого ГОСТа сами потом «исправились», когда стали давать разъяснения относительно его применения в своих методических рекомендациях. См. цитаты двух этих документов ниже. Но многие упорно продолжают писать слово «Приложение:» в единственном числе, даже если за ним следует список из нескольких документов. Не делайте так, и мы объяснили почему.
3.21. . Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют:
3.16. . Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют:
Разночтения встречаются и относительно того, как писать слово «приложение» в тексте письма: с маленькой или большой буквы, со знаком «№» или без. Дело в том, что указать наименование прилагаемого документа в тексте сопроводительного письма можно по-разному; сравните сами, глядя на Пример 3: во втором случае уместно указать в скобках, что документ является приложением, а в последующих случаях показываем, как по-разному это можно сделать. Все варианты корректны, просто в письме важно придерживаться единообразия. А еще лучше в инструкции по делопроизводству своей организации (или ином локальном нормативном акте, посвященном подобным вопросам) выбрать и зафиксировать какой-то один вариант, тогда единообразие будет во всех документах и путаницы у исполнителей – меньше.
Различные способы указания наименования приложения в тексте письма
Для сброшюрованного приложения количество листов можно не указывать (Пример 4).
Описание сброшюрованного приложения
Когда приложений настолько много, что удобнее перечислить их на отдельном листе (он будет называться «Опись приложений к письму от. №. »), в письме будет достаточно сослаться на такую опись (Пример 5).
Если приложений так много, что их удобнее перечислить в отдельной описи
Если же вы прикладываете к своему письму другое письмо, имеющее собственное приложение, об этом нужно сообщить адресату (Пример 6).
Приложение к письму имеет собственное приложение
Наконец, если ваше письмо адресовано сразу нескольким организациям, а приложение – только одной из них (другие получают письмо лишь для ознакомления), об этом тоже следует сказать (Пример 7).
Приложение направляется только одному получателю письма из нескольких
Отметку о наличии приложений оформляют ниже текста письма и выше подписи. Обычно эти расстояния (отступы) делают одинаковыми и равными примерно 2-3 межстрочным интервалам (это хорошо показано на образце оформления целого письма в Примере 9).
По общему правилу, если документ имеет приложения, то на нем оформляется отметка об их наличии ниже текста и выше подписи, а на прилагаемых документах (у каждого в верхней правой части первого листа) пишется, приложением к какому документу они являются (с обозначением номера приложения, если их несколько), как в Примере 8.
Номер приложения и данные основного документа на 1 листе приложения
Но сопроводительное письмо несет учетную функцию пересылаемых документов, выступая в роли некой описи вложений в конверт, реально же пересылаются документы, поименованные в таком письме в качестве приложений. Если бы письмо имело другую функцию (например, было офертой, делая предложение подписать договор и перечисляя условия предлагаемого сотрудничества), то «ключевым» по смыслу документом было бы письмо, а прилагаемые документы лишь помогали бы ему выполнить свою функцию. Но речь идет о сопроводительном письме, и в этом случае не стоит «портить» пересылаемые документы информацией об «описи вложения в конверт» – т.е. такую отметку на них оформлять не нужно!
Подписание и регистрация у отправителя
Подписант делового письма – то же должностное лицо, что и при обычной деловой переписке (как правило, либо руководитель организации, либо уполномоченный топ-менеджер). Если речь идет об отправке первичных учетных документов, подписать письмо может и главный бухгалтер.
Чтобы получатель письма потом не обращался со всеми уточняющими вопросами к его подписанту (обозначен цифрой 1 в Примере 9), следует указывать в этом документе и исполнителя (там же, см. цифру 2).
Перед отправкой сопроводительному письму нужно присвоить исходящий номер (обозначен цифрой 3).
А адресат присвоит ему свой входящий номер при регистрации факта поступления документа, при этом на нем дата поступления и входящий номер могут указываться (рукописно или при помощи штемпеля, как в Примере 9 – см. цифру 4).
Форма сопроводительного письма для заявителей – физических лиц
Сюрприз для заявителей – физических лиц
Необходимость писать сопроводительное письмо к документам касается всех, независимо от того, организация это или физическое лицо. Между тем когда в организацию приходит обычный человек, никакого письма к его документам, как правило, не составляется. А жаль, ведь вам было бы удобнее не запоминать и самим как-то фиксировать, а иметь написанные визитером сведения: от кого, какие документы, кому из ваших сотрудников и зачем передать. Если вы систематически имеете дело с частными лицами, особенно по ряду типовых вопросов, и при этом получаете от них документы, с которыми ваша организация далее должна что-то сделать, то рекомендуем вам разработать бланк сопроводительного письма для подобных случаев и просить его заполнить каждого такого визитера. См. образец формы в Примере 11.
Заполненную форму вы зарегистрируете и копию письма с входящим номером отдадите заявителю, а пакет полученных от него документов пустите по надлежащему маршруту. Тогда, позвонив справиться о своих документах, человек спросит уже не про «дачу в Малиновке», а про определенное письмо с уникальным индексом.
Просьба ответить в определенный срок
Многие организации любят сразу ставить адресату в своих сопроводительных письмах срок исполнения, причем способы могут варьироваться от вежливого «Просим подписать документы и вернуть в десятидневный срок» до императивного «Срок ответа на письмо – 5 рабочих дней». Стоит ли писать так? И как реагировать самим на подобные условия?
Вспомним о том, что по правилам делового обращения принято отвечать на письмо в течение 30 дней 1 . Этот ориентир следует вспомнить, если в сопроводительном письме иной срок отсутствует.
Поставить обязательный срок исполнения может только вышестоящая, контролирующая организация или какой-либо государственный орган, обязательный для вашего исполнения нормативный документ. Еще стороны сами могут договориться и зафиксировать документально добровольно взятые на себя обязательства:
Срок ответа на письмо может быть установлен в договоре
Договором предусмотрен обязательный досудебный порядок разрешения споров и разногласий. Сторона, считающая, что ее права по настоящему Договору нарушены, обязана направить другой Стороне письменную мотивированную претензию. Сторона, получившая письменную мотивированную претензию, обязана рассмотреть ее и дать письменный мотивированный ответ в течение 10 (Десяти) календарных дней с момента ее получения.
Когда общаются равные по статусу компании (если ранее для них никто свыше или они сами для себя правил взаимодействия не установили), попросить ускорить ответ можно, но для этого нужно веское основание. Например: «Просим выслать заполненный опросный лист в четырнадцатидневный срок, так как до 01.10.2013 мы должны предоставить ответ в Министерство здравоохранения РФ». Приказы в подобных случаях некорректны, в том числе с точки зрения делового этикета.
Хранение сопроводительных писем
Сопроводительное письмо становится ненужным, как только исполнитель берет в руки его приложения и убеждается в их полной комплектности. С этой минуты работа будет идти над ними, а на письме следует поставить отметку об исполнении и поместить его в дело.
Часто возникает вопрос о том, как хранить сопроводительные письма и приложения к ним: отдельно или вместе? Обычно приложение к письму помещается в специальное, отведенное именно для этого рода документов дело. Для сопроводительных писем в нем места нет: акты выполненных работ, счета-фактуры, договоры и многие другие документы хранятся отдельно и зачастую в течение разного времени.
Этот момент следует учитывать при составлении номенклатуры дел. Некоторые компании (с малым объемом документооборота) создают одно дело «Сопроводительные письма» и помещают в него вообще все письма этого рода, независимо от того, что было к ним приложено. Другим приходится создавать несколько дел по сопроводительным письмам и помещать их в номенклатуры дел структурных подразделений. Тогда, например, присланный договор пойдет в дело «Договоры оказания услуг», а сопроводительное письмо к нему – в дело «Сопроводительные письма к договорам по основной деятельности».
Бывает и так, что письмо остается в компании на хранении, а приложение – нет. Это касается, например, проектов документов (как в Примере 9). Проект положения еще не является документом и наверняка не раз будет подвергнут исправлениям, хранить его не обязательно.
Как видим, ничего сложного в составлении сопроводительного письма нет, зато само оно может сберечь не только ваши документы, но и время.
Небольшая сложность, как обычно, может наступить при внедрении в компании правила составлять и сдавать на отправку вместе с пакетом документов должным образом оформленное сопроводительное письмо. Но эта проблема решается довольно просто путем установления данного правила в локальном нормативном акте. А пользу от него переоценить трудно.
Этот срок прописан и в ряде документов, обязательных для конкретных писем/обращений или групп организаций, например, в Типовой инструкции по делопроизводству и работ архива в таможенных органах (утв. приказом ФТС от 18.10.2004 № 160) или в Федеральном законе от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации». Вернуться назад
www.delo-press.ru