Оформить сотрудника в другом городе
Как оформить работника в другом городе
Статьи по теме
Почти во всех торговых и производственных организациях есть сотрудники, которые представляют интересы фирмы в других городах. Это способствует продвижению компании на рынке. Однако оформление трудовых отношений с такими работниками вызывает множество проблем. Понятие рабочего места сотрудника и расценка его периодических поездок в город, где находится головной офис.
Почти во всех торговых и производственных организациях есть сотрудники, которые представляют интересы фирмы в других городах. Это способствует продвижению компании на рынке. Однако оформление трудовых отношений с такими работниками вызывает множество проблем. Что будет считаться рабочим местом сотрудника и как расценивать его периодические поездки в город, где находится головной офис? Давайте ответим на эти вопросы.
Сотрудниками компании, работающими в других городах, могут быть, например, торговые представители, мастера по гарантийному ремонту техники, которую реализует компания, специалисты по оказанию аудиторских и консультационных услуг. Понятно, что, если организация расположена, скажем, в Самаре, а сотрудник будет постоянно работать в Астрахани, проще взять на работу жителя Астрахани, чем постоянно командировать туда работника из Самары или оплатить ему переезд туда на постоянное место жительства. К тому же местный житель лучше знает конъюнктуру регионального рынка.
Однако все не так просто. Нужно подумать о том, как организовать рабочее место представителя в другом регионе, каким образом вести учет его рабочего времени и контролировать выполнение заданий. А главное — как оформлять его поездки в офис работодателя.
Способы оформления трудовых отношений с сотрудниками, которые работают в других городах, будут различаться в зависимости от их должностных обязанностей. Так, если работник реализует товар фирмы в своем городе и периодически ездит в головной офис, то мы можем говорить о том, что у него разъездной характер работы. Если же он производит продукцию компании в домашних условиях, его можно оформить как надомника.
Рассмотрим эти варианты более подробно.
Что такое рабочее место?
В соответствии со статьей 209 ТК РФ рабочее место — это место, где сотрудник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его трудовой деятельностью. Как правило, место работы — это какое-либо помещение. Например, офис, склад, цех, гараж. Оно прямо или косвенно находится под контролем работодателя. Существует две категории работников, чьи рабочие места выпадают из поля зрения руководства организации: это сотрудники с разъездным характером работы и надомники.
Разъездной характер работы
У сотрудников с разъездным характером работы нет определенного рабочего места, поскольку весь смысл их труда заключается в постоянных перемещениях в пределах определенной территории. Вместе с тем такие работники периодически бывают в офисе организации, где отчитываются за выполненные задания, оформляют различные документы, берут товар, получают заработную плату.
В трудовом договоре с таким сотрудником нужно обязательно предусмотреть условие, что его работа носит разъездной характер на территории определенного города. При этом работнику не нужно оплачивать каждую поездку отдельно, ведь постоянные перемещения — обычный режим его труда. Как правило, за разъездной характер работы устанавливаются надбавки.
Иногда работодатели оформляют поездки работников из других городов в головной офис компании как командировки . На наш взгляд, это неверно. Почему? Давайте посмотрим.
В соответствии со статьей 166 Трудового кодекса служебная командировка предполагает, что сотрудник постоянно работает в офисе (на заводе, складе и т. п.) и иногда выезжает в другие города для выполнения каких-то заданий. Здесь же получается наоборот: работник выезжает из города, где он живет и работает, к месту, где расположен офис работодателя. Такую поездку командировкой назвать нельзя. Расходы на нее не будут признаны обоснованными с точки зрения налогового законодательства и не уменьшат налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.
А если считать командировками поездки от места расположения работодателя к месту работы? Тоже не годится, поскольку в этом случае есть риск не уложиться в установленные законом сроки. Дело в том, что командировка не может продолжаться более 40 дней, не считая времени нахождения в пути ** . Более длительные командировки (до года) предусмотрены только для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ. Соблюдать данную норму в нашем случае затруднительно. Если сотрудник постоянно проживает в том городе, где он работает, получается, что он все время находится в командировке .
Филиал с одним работником
Для сотрудника, работающего в другом городе, можно создать обособленное подразделение. В соответствии со статьей 11 Налогового кодекса обособленным может быть любое подразделение, территориально отделенное от организации, в котором оборудованы стационарные рабочие места. С точки зрения налогового законодательства это, конечно, самый приемлемый вариант, но с ним связан ряд сложностей. Во-первых, организация должна встать на учет в налоговом органе по местонахождению своего нового филиала или представительства. Во-вторых, рабочее место нужно оборудовать и содержать, а для одного работника это может оказаться нерационально. Например, если в другом городе работает специалист по гарантийному обслуживанию фототехники, компания должна будет снять ему помещение под мастерскую, обеспечить мастера инструментами, провести телефон и т. п.
Кроме того, среди юристов не утихают споры о том, достаточно ли одного рабочего места, чтобы организовать филиал. По нашему мнению, рабочих мест для этого должно быть, по крайней мере, два, поскольку статья 11 Налогового кодекса упоминает о них во множественном числе.
Цитируем закон
1. Представительством является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения, которое представляет интересы юридического лица и осуществляет их защиту.
2. Филиалом является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все его функции или их часть, в том числе функции представительства.
3. Представительства и филиалы не являются юридическими лицами. Они наделяются имуществом создавшим их юридическим лицом и действуют на основании утвержденных им положений.
Руководители представительств и филиалов назначаются юридическим лицом и действуют на основании его доверенности.
Представительства и филиалы должны быть указаны в учредительных документах создавшего их юридического лица.
Статья 55 ГК РФ
Надомная работа
Надомники тоже работают вне офиса, но их труд имеет иную специфику. Согласно статье 310 Трудового кодекса, надомниками считаются лица, заключившие трудовой договор о выполнении работы на дому из материалов работодателя и на его оборудовании или из своих материалов и с использованием своих инструментов * . Выполнять задания надомник может как в одиночку, так и при участии членов семьи.
Учтите, что труд надомников направлен в основном на производство товаров и оказание услуг (например, изготовление сувениров, раскраска цветочных горшков, стрижка собак). Но если по характеру трудовой деятельности ваш иногородний сотрудник является надомником, постарайтесь сделать так, чтобы у него не было необходимости ездить в головной офис, поскольку опять же непонятно, как расценивать и оплачивать такие поездки.
Выход из этой ситуации может быть, например, таким: предусмотреть в трудовом договоре условие о том, что оборудование и комплектующие он приобретает самостоятельно, а готовую продукцию отправляет по почте или курьерской доставкой. Если же вы считаете, что надомнику все-таки придется время от времени посещать центральный офис, добавьте в договор такое положение: работодатель обязан возместить расходы, которые работник может понести в связи с выполнением работы. Расходы возмещаются на основании представленных документов (билетов, чеков и т. п.).
Зарплату надомнику лучше всего перечислять на счет в банке. В трудовом договоре это условие может выглядеть так: «Заработная плата Работнику перечисляется 15-го и 1-го числа каждого месяца на счет в банке, указанный Работником».
В условиях самоконтроля
Специфика труда работника в другом городе заключается еще и в том, что руководитель не может проконтролировать его работу, ведь такой сотрудник не находится постоянно в поле зрения. В этом вопросе придется положиться на самого работника. Пропишите в трудовом договоре обязанность представителя самостоятельно вести учет своего рабочего времени , а также соблюдать правила охраны труда.
1. В связи с особенностями труда работник обязуется самостоятельно вести учет своего рабочего времени и ежемесячно представлять в отдел кадров Общества сведения об отработанном им времени за отчетный период.
2. Работник самостоятельно обеспечивает соблюдение им правил и норм охраны труда, с которыми он ознакомлен под расписку, в течение своего рабочего времени «.
Итак, работника в другом городе можно оформить как сотрудника с разъездным характером работы или как надомника в зависимости от того, какие трудовые функции на него возложены. В первом случае можно создать для него в другом городе обособленное подразделение и оборудовать стационарное рабочее место. Не оформляйте периодические поездки работника к местонахождению организации и обратно как командировки , поскольку они таковыми не являются. На сотрудника в другом городе вам придется возложить часть контрольных функций работодателя. А именно обязать его самостоятельно вести учет отработанного времени.
** Пункт 4 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 «О служебных командировках в пределах СССР». Документ действует в части, не противоречащей Трудовому кодексу.
* Более подробно о труде надомников говорится в Положении об условиях труда надомников, утвержденном постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 29 сентября 1981 г. №275/17-99. Документ действует в части, не противоречащей Трудовому кодексу.
www.kdelo.ru
Сотрудник работает в другом городе, регионе Как заключить или расторгнуть трудовой договор с дистанционным работником — Юридическая Компания ЮСАКТУМ || Доверьтесь профессионалам!
Сотрудник работает в другом городе, регионе Как заключить или расторгнуть трудовой договор с дистанционным работником
Для разработки и составления трудовых договоров с дистанционным работником (представителем), трудовых договоров с генеральным директором, корпоративных договоров и документов, иных документов правового характера, а также для эффективного представительства Ваших прав и интересов в судах общей юрисдикции по трудовым спорам, успешного ведения арбитражных дел по корпоративным спорам звоните: +7 (495) 507-98-07
Наши юристы и адвокаты по трудовым спорам оказывают правовые услуги юридическим лицам по разработке и составлению трудовых договоров, в том числе трудовых договоров с дистанционными работниками — сотрудниками, которые работают вне места нахождения работодателя, в ином субъекте РФ, другом регионе или городе, использующими для выполнения трудовых обязанностей информационно-телекоммуникационные сети общего пользования. Кроме того, наши юристы и адвокаты по трудовым спорам предоставляют услуги по разработке и составлению полного комплекта документов, необходимых при осуществлении дистанционной работы и заключении трудового договора с дистанционным работником.
В частности, в комплект разрабатываемых нашими юристами и адвокатами документов о дистанционной работе входят:
Наши адвокаты и юристы по трудовым спорам, корпоративные юристы и адвокаты по корпоративным спорам, юристы по договорной работе, иные специалисты нашей компании обладают большим опытом составления и разработки трудовых договоров, должностных инструкций, локальных нормативных документов, учредительных документов, корпоративных договоров, иных правовых документов, направленных на обеспечение нормального функционирования юридического лица.
Если сотрудники работают в другом регионе или городе
Огромное количество коммерческих предприятий и организаций осуществляют предпринимательскую деятельность в различных субъектах Российской Федерации, что предполагает наличие у них сотрудников, которые работают вне места нахождения работодателя (в других субъектах РФ, регионах, городах и т.д.). При этом офис компании (работодателя) находится в одном городе, например, в г. Москве, а сотрудники работают в других городах, иных субъектах и регионах РФ. К таким сотрудникам можно отнести представителей производственных и торговых компаний, торговых представителей, медицинских представителей, консультантов, мерчендайзеров, менеджеров, иных сотрудников, которые занимаются продвижением и реализацией продукции компании, работая в других городах, иных субъектах и регионах РФ.
С сотрудниками, работающими в других городах, как правило, заключается стандартный трудовой договор о дистанционной работе, который не учитывает особенности и специфику трудовой деятельности, данной категории сотрудников, работающих вне места нахождения работодателя. Нельзя использовать стандартные договоры, которые разработаны без учета особенностей и специфики дистанционной работы, вида предпринимательской деятельности работодателя, используемых сторонами средств и способов взаимодействия, иных условий и обстоятельств, имеющих важное значение при составлении и заключении трудового договора с дистанционным работником. На практике в стандартный трудовой договор с дистанционным работником включается условие о выполнении трудовых обязанностей через сеть «Интернет». При этом каких-либо обязанностей сотрудника, например, о периодической проверке своей электронной почты стандартный договор не содержит. Возникает вопрос: как работодатель сможет применить дисциплинарные взыскания или расторгнуть трудовой договор с дистанционным работником. Ведь сотрудник работает в другом городе или регионе, а это также означает отсутствие у работодателя какого-либо реального контроля над выполнением им трудовых обязанностей.
Рекомендуем при заключении трудового договора с дистанционным работником включать в него следующее условие:
«Дистанционный работник обязан ежедневно и регулярно, не менее 1 (одного) раза в течение рабочего дня (до 12.00 рабочего дня), проверять электронные почты».
Не стоит забывать о том, что работодатель фактически нарушает законодательство РФ, так как при наличии стационарного рабочего места необходимо создание обособленного структурного подразделения. Напомним, обособленное структурное подразделение – любое стационарное рабочее место (даже 1 рабочее место) или объект, который находится под контролем работодателя и на котором располагаются рабочие места. В соответствии с положениями Налогового кодекса РФ под обособленным подразделением организации понимается любое территориально обособленное от нее подразделение, по месту нахождения, которого оборудованы стационарные рабочие места (хотя бы одно), созданные на срок более 1 (одного) месяца. Таким образом, при наличии хотя бы одного стационарного рабочего места необходимо сформировать обособленное структурное подразделение, поставить его на учет в налоговом органе по месту его нахождения, уплачивать налоги. Также возникают сложности при направлении сотрудника в командировку, так как необходимо обосновать, почему авиа- или железнодорожные билеты, за которые платит сама организация, стоимость которых списывается затем в расходы, имеют пункты отправки и прибытия, отличные от местонахождения организации.
Не секрет, немногие юридические лица готовы создавать и регистрировать обособленные структурные подразделения, так как это влечет дополнительные расходы.
На практике у работодателя (производственной или торговой компании) часто возникают проблемы взаимодействия и контроля над сотрудниками, которые работают в других городах, регионах, субъектах РФ. Такие сотрудники, которые работают в других городах и регионах, могут быть отнесены к дистанционным работникам, а выполняемая ими работа – к дистанционной работе. Например, крупная производственно-торговая компания осуществляет предпринимательскую деятельность во многих субъектах РФ, имеет десятки (сотни) представителей, которые работают в других городах, субъектах РФ и занимаются продвижением и реализацией продукции или продуктов компании. Некоторые из представителей работают добросовестно, о чем свидетельствует увеличение объема продаж продукции компании и соответственно прибыли. Другие представители, по их собственным словам, выполняют огромный объем работы, однако их работа не дает коммерческого результата в виде увеличения прибыли, или спроса, или объема продаж продуктов компании.
В связи с отсутствием возможности эффективного контроля над сотрудниками, работающими в других городах и регионах, и наличием трудового договора, не учитывающим специфику дистанционной работы, у работодателя также возникают проблемы с расторжением трудового договора и увольнением таких сотрудников.
Выход из такой ситуации имеется. Необходимо составление и заключение трудового договора с дистанционным работником, составление, ознакомление, подписание должностной инструкции дистанционного работника, локального нормативного акта, регламентирующего порядок взаимодействия сторон трудового договора о дистанционной работе (инструкции, положения, регламента о взаимодействии между работодателем и дистанционным работником). Указанные документы позволят надлежащим образом регулировать трудовые и иные тесно связанные с ними отношения между работодателем и дистанционным работником.
Трудовой договор о дистанционной работе, иные документы о дистанционной работе предоставляют работодателю возможности усиления контроля над сотрудниками (представителями в других городах и регионах), установления четко определенного порядка взаимодействия с дистанционным работником, определения обязанностей сторон трудового договора с дистанционным работником, определения дополнительных оснований увольнения сотрудника, ненадлежащим образом исполняющего свои трудовые обязанности.
Трудовой договор с дистанционным работником
В целях настоящей статьи определение «дистанционный работник» означает работника или сотрудника, который осуществляет предусмотренную договором трудовую деятельность вне места нахождения работодателя (в другом субъекте, регионе, городе), который использует особый порядок взаимодействия с работодателем посредством информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования и телефонной, почтовой (курьерской), электронной связи. В частности, к дистанционным работникам можно отнести торговых представителей, представителей, агентов по сбыту и реализации, консультантов, менеджеров, иных сотрудников, которые работают вне места нахождения работодателя, которые в целях взаимодействия и выполнения трудовых обязанностей используют компьютерные и иные технические средства связи.
До появления в Трудовом кодексе РФ отдельной главы, регулирующей труд дистанционных работников (глава 49.1 ТК РФ действует с 19.04.2013 г.), лица, работающие дистанционно, приравнивались к надомникам и зачастую дистанционную работу ошибочно сравнивали с надомной. Так в чем их отличие между собой? Надомники изготавливают продукцию, которая имеет натурально-вещественную форму. Дистанционные работники выполняют работу, результат которой — не материальный продукт, а информация, сведения, объекты интеллектуальной собственности. Например, к такой информации или сведениям можно отнести отчеты торговых представителей о спросе на продукцию, об объемах продаж, о посещении торговых сетей и т.д.
Появление этих изменений ждали давно и связано это, прежде всего, с тем, что информационные технологии развиваются ускоренными темпами, появляются новые возможности установления и развития трудовых отношений, как для работника, так и для работодателя.
Дистанционная работа
Заключение трудового договора о дистанционной работе
Давайте рассмотрим более подробно, что же такое дистанционная работа.
Дистанционная работа — эта работа, выполняемая работником по трудовому договору за пределами места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для данной работы и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования в том числе сети «Интернет» (ст. 312.1 ТК РФ).
Исходя из вышесказанного, дистанционной работой является работа:
Другими словами, это работа, которую работник может выполнять вне стационарного рабочего места (например, дома, в транспорте, в кафе, в другом городе, за границей и т.д.), получая от работодателя задания с помощью сети «Интернет» и других информационных и телекоммуникационных технологий.
Преимущества работодателя при заключении трудового договора с дистанционным работником
При осуществлении дистанционной работы и заключении трудового договора с дистанционным работником у работодателя появляется целый ряд преимуществ. Ниже указаны лишь некоторые из них:
1. У работодателя нет необходимости в создании обособленного структурного подразделения, что минимизирует его расходы и затраты.
2. У работодателя нет необходимости оборудовать стационарное рабочее место, что также снижает издержки работодателя.
3. При наличии в трудовом договоре с дистанционным работником, должностной инструкции дистанционного работника, локальном нормативном акте работодателя конкретно-определенного порядка взаимодействия между дистанционным работником и работодателем у последнего появляется возможность усиления контроля над сотрудником.
4. У работодателя появляются возможности установить в трудовом договоре о дистанционной работе дополнительные основания увольнения дистанционного работника.
Например, можно указать следующие основания увольнения дистанционного работника:
«Неоднократное (более 2-х раз) несоблюдение дистанционным работником установленных форм отчетности и сроков направления в адрес работодателя планов, отчетов, обзоров, ответов на электронные документы работодателя, иных электронных документов.»
«Неисправность (поломка, выход из строя и т.д.) технических средств и программного оборудования дистанционного работника, повлекшая невозможность осуществления взаимодействия сторон на протяжении срока, превышающего 30 (тридцать) календарных дней с момента обнаружения дистанционным работником соответствующей неисправности.»
Однако дополнительные условия увольнения дистанционного работника должны быть соразмерными и разумными, не должны содержать дискриминационных положений. Нельзя условиями трудового договора с дистанционным работником возлагать только на дистанционного работника определенные обязанности. Права и обязанности дистанционного работника должны корреспондировать с правами и обязанностями самого работодателя. Например, во втором вышеуказанном дополнительном основании увольнения дистанционного работника указаны конкретные обстоятельства (неисправность, невозможность взаимодействия)и срок. Но и работодатель до возникновения и/или при наступлении указанных обстоятельств и срока также должен выполнить определенные обязанности, предусмотренные трудовым договором с дистанционным работником.
5. Сведения о дистанционной работе могут быть внесены в трудовую книжку, а могут и не вноситься (по желанию сотрудника).
6. У работодателя появляется возможность возложить на дистанционного работника обязанность использования собственных компьютерных и иных технических средств, используемых сотрудником для выполнения дистанционной работы и взаимодействия. Тем самым расходы и затраты работодателя существенно снижаются.
7. У работодателя появляется возможность определить в трудовом договоре с дистанционным работником конкретные средства и способы связи для взаимодействия с дистанционным работником, а также установить определенные каналы (электронная почта, телефонный номер, номер факса и др.) и даже временные периоды для взаимодействия сторон трудового договора о дистанционной работе.
К примеру, трудовым договором с дистанционным работником, должностной инструкцией сотрудника, который работает в другом регионе или городе, локальным нормативным актом может быть установлена обязанность дистанционного работника в определенные дни и часы «выходить на связь» с работодателем. К сожалению, сотрудник, который работает в другом городе или регионе, часто игнорирует выполнение такой обязанности. В этом случае при условии правильного составления трудового договора с дистанционным работником и должностной инструкции, локального нормативного акта, регламентирующего порядок взаимодействия сторон трудового договора, у работодателя появляются дополнительные основания увольнения дистанционного работника.
Например, в трудовом договоре с дистанционным работником можно установить следующую обязанность дистанционного работника:
«В течение 2 (двух) рабочих дней со дня получения письма по электронной почте, включая день получения, направить работодателю ответ на электронный документ, исходящий от работодателя, посредством использования электронной связи.»
8. У работодателя появляется возможность заключить трудовой договор с сотрудником, работающим в другом регионе или городе, дистанционно, а также знакомить дистанционного работника с локальными нормативными актам посредством использования электронной или почтовой связи. Единственный, но существенный, минус такого способа заключения трудового договора с дистанционным работником – необходимость наличия у работодателя и работника усиленной квалифицированной подписи (электронной подписи). Тем работодателям, у которых отсутствует электронная подпись, можно порекомендовать заключать трудовые договоры с дистанционным работником на бумажном носителе при личном присутствии работника.
9. У работодателя появляется возможность проведения конференций, тренингов, курсов повышения квалификации, семинаров, иных мероприятий, направленных на повышение квалификации дистанционных работников, посредством использования специализированных программ (skype и др.). Например, при необходимости ознакомить сотрудника, который работает в другом регионе или городе, с новой продукцией компании работодателем может быть использован данный формат взаимодействия. Не секрет, что многие сотрудники, работающие в других регионах или городах, могут не выполнять данные обязанности, связанные с их участием в вышеназванных мероприятиях. Однако при правильном составлении трудового договора с дистанционным работником, должностной инструкции дистанционного работника, локального нормативного акта, регламентирующего порядок взаимодействия сторон трудового договора, работодатель вправе использовать меры дисциплинарного воздействия и дополнительные основания увольнения сотрудника, который не выполняет трудовые обязанности.
10. У работодателя увеличивается прибыль, снижаются расходы и затраты, появляется возможность оптимизации расходов бизнеса посредством возможности не содержать офис (аренда нежилого помещения, затраты на организацию рабочих, офисных мест и др.) и не обустраивать стационарное рабочее место.
11. Снижается уровень социально-офисных конфликтов сотрудников. Как это ни странно, но данный факт подтверждается многочисленными зарубежными социологическими исследованиями.
12. На самом деле, преимуществ у работодателя при заключении трудового договора с дистанционным работником гораздо больше.
Подводные камни
регулирования дистанционной работы
Трудовой договор о дистанционной работе (трудовой договор с дистанционным работником) — это совершенно новая правовая норма российского трудового законодательства.
Правоприменительная практика по данной категории трудовых споров пока полностью отсутствует. Поэтому давать прогнозы о том, как будут развиваться правоотношения сторон трудового договора, каковы тенденции рассмотрения и разрешения возможных трудовых споров, вытекающих из трудовых договоров с дистанционным работником, занятие неблагодарное и сложное.
Главная сложность – необходимость «предельной» определенности в трудовом договоре порядка и способов взаимодействия сторон трудового договора. Необходимо конкретизировать рабочие документы (формы и содержание), которые должны быть составлены дистанционным работником, временные периоды их составления, направления и получения, даты и время взаимодействия сторон трудового договора, каналы, средства и способы связи.
Проще говоря, в трудовом договоре о дистанционной работе и иных документах должны быть четко установлены права и обязанности, ответственность сторон трудового договора. Для этого также необходимо, как минимум, правильно составить должностную инструкцию дистанционного работника, локальный нормативный акт о порядке и способах взаимодействия между работодателем и дистанционным работником. Например, таким локальным нормативным актом может быть «Инструкция по осуществлению взаимодействия между сторонами трудового договора о дистанционной работе».
Второй значительной сложностью является необходимость наличия усиленной квалифицированной подписи (электронной подписи)как у работодателя, так и у дистанционного работника в случае, если трудовым договором с дистанционным работником установлено взаимодействие дистанционного работника и работодателя посредством обмена электронными документами. Чаще всего такое электронное взаимодействие предусматривается трудовым договором о дистанционной работе. Иначе теряется смысл и сущность выполнения дистанционной работы.
В настоящий момент стоимость усиленной квалифицированной подписи, имеющей сертификат аккредитованного удостоверяющего центра, составляет от 4 000 рублей. В принципе, достаточно небольшая сумма. К сожалению, немногие юридические лица используют электронную подпись. Поэтому, на наш взгляд, возможен следующий вариант заключения трудового договора с дистанционным работником. Заключение и подписание трудового договора, ознакомление и подписание должностной инструкции, локальных нормативных актов, регламентирующих порядок взаимодействия между работодателем и дистанционным работником, осуществляются на бумажных носителях на личной встрече представителя работодателя и дистанционного работника. В указанных документах, подписанных сторонами трудового договора о дистанционной работе, должны быть четко определены права и обязанности сторон, их ответственность, порядок и способы взаимодействия, установлены формы документов, указаны используемые в дальнейшей работе каналы, средства и способы связи, другие необходимые данные и реквизиты.
Полагаем, в дальнейшем при исполнении сторонами трудового договора о дистанционной работе возможно использование условий трудового договора, форм документов, данных и реквизитов, указанных в трудовом договоре, порядка и способов взаимодействия сторон, включая адреса электронных почт, номеров телефонов и факса, времени взаимодействия, при обмене электронными документами без использования усиленной квалифицированной подписи.
При надлежащем составлении трудового договора с дистанционным работником, четком формулировании его условий, включении в договор конкретных прав и обязанностей, ответственности сторон договора, необходимых реквизитов и данных сторон, позволяющих достоверно установить, какой документ и от какой стороны исходит, появляется возможность выполнения дистанционной работы и обмена электронными документами без использования электронной подписи. Самое главное – это тщательная разработка всех условий и положений трудового договора о дистанционной работе.
Таким образом, личное присутствие дистанционного работника необходимо, как минимум, при трудоустройстве: при заключении трудового договора, ознакомлении с должностной инструкцией и с локальными нормативными актами.
Наши юристы и адвокаты по трудовым спорам, юристы по договорной работе, корпоративные юристы и адвокаты разработают эксклюзивные трудовые договоры с дистанционным работником, иные виды трудовых договоров, локальные нормативные акты, корпоративные, иные виды правовых документов.
Особенности заключения
трудового договора с дистанционным работником
Трудовой договор с дистанционным работником предоставляет работодателю возможность заключить трудовой договор дистанционно путем обмена электронными документами с использованием работодателем и дистанционным работником усиленной квалифицированной электронной подписи. При таком способе заключения трудового договора с дистанционным работником личное присутствие сторон не требуется. Перечень документов, представляемых работодателю при трудоустройстве дистанционным работником, не отличается от общеустановленного, и они так же могут быть представлены в форме электронного документа. Но по требованию работодателя, работник обязан будет направить ему по почте заказным письмом с уведомлением нотариально заверенные копии затребованных документов на бумажном носителе.
Если до подписания трудового договора работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, то теперь дистанционный работник может быть ознакомлен с ними путем обмена электронными документами. Напоминаем, такой дистанционный способ заключения трудового договора с дистанционным работником требует обязательного использования усиленной квалифицированной электронной подписи сторонами трудового договора.
Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора о дистанционной работе также может быть заключено путем обмена электронными документами между работодателем и дистанционным работником.
Но полностью отказаться от обычных бумажных документов не получится. Если такой трудовой договор заключен путем обмена электронными документами, работодатель не позднее трех календарных дней со дня заключения трудового договора обязан направить дистанционному работнику оформленный надлежащим образом экземпляр данного трудового договора на бумажном носителе по почте заказным письмом с уведомлением.
Для предоставления страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством дистанционный работник направляет работодателю оригиналы документов (больничные листы и т.п.) по почте заказным письмом с уведомлением.
В случае если дистанционный работник подает заявления о выдаче заверенных надлежащим образом копий документов, связанных с работой, то работодатель не позднее трех рабочих дней со дня подачи указанного заявления обязан направить дистанционному работнику эти копии по почте заказным письмом с уведомлением или, если это указано в заявлении, в форме электронного документа.
Обеспечение дистанционного работника
компьютерными и техническими средствами связи
Стороны могут договориться о том, что дистанционный работник должен сам себя обеспечить всем необходимым, и тогда в трудовой договор может быть включено следующее положение: «Дистанционный работник самостоятельно обеспечивает себя компьютером, модемом, телефонной связью и выходом в Интернет. Работник обязуется использовать в работе программно-технические средства и средства защиты, рекомендованные работодателем».
При этом работодатель может установить порядок и сроки выплаты компенсации за использование дистанционным работником принадлежащих ему либо арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, а порядок возмещения других связанных с выполнением дистанционной работы расходов определить в трудовом договоре о дистанционной работе.
Порядок взаимодействия работодателя и дистанционного работника
Рекомендуем обязательно указывать в трудовом договоре о дистанционной работе телефоны, адреса электронных почт, адрес скайпа, домашний адрес дистанционного работника, а также все необходимые реквизиты и данные работодателя.
Например, таким образом:
РАБОТОДАТЕЛЬ:
Общество с ограниченной ответственностью
«_________» (ООО «_________»)
Адрес (местонахождение):
Почтовый адрес (для корреспонденции):
ОГРН …
ИНН …
КПП …
Тел. (стационарный): 8 (____) ____-___-___
Моб. тел.: +7 (____) ____-___-___
Skype:
Электронная почта (основная): ________________________@_______________
Электронная почта (дополнительная): ________________________@_______________
Генеральный директор
___________________________/_________________/
подпись, м.п.
РАБОТНИК:
Иванов Иван Иванович
Паспорт: серия ____ № _______ Выдан: ____. ____._______ г.
Орган выдавший паспорт:
Код подразделения: ___-___
Адрес регистрации:
Почтовый адрес (для корреспонденции):
Тел. (стационарный): 8 (____) ____-___-___
Моб. тел.: +7 (____) ____-___-___
Skype:
Электронная почта (основная): ________________________@_______________
Электронная почта (дополнительная): ________________________@_______________
___________________________/_________________/
подпись
Документы, подтверждающие отправку письма на этот адрес, будут являться доказательством того, что работодатель предпринял все необходимые фактические действия в той или иной ситуации. В отношении электронных документов стоит прописать обязанность работника получать такую корреспонденцию, а также оповещать работодателя ответным электронным письмом о факте ее получения. Также желательно указать определение «электронного документа», его формы и содержание, графический формат электронного документа, их перечень и виды. Лучше всего указать эти данные в приложениях к должностной инструкции дистанционного работника или соответствующем локальном нормативном акте.
Кроме того, не лишним будет закрепить обязанность работника предпринимать все необходимые действия для поддержания наличия постоянной связи с работодателем. Это поможет работодателю избавиться от целого ряда злоупотреблений, которые возможны со стороны недобросовестных работников. Не забудьте о том, что и работодатель должен быть обязан не только поддерживать связь с работником, но и оказывать ему содействие в обеспечении связи.
При составлении трудового договора с дистанционным работником необходимо акцентировать внимание на описание конкретных ситуаций, связанных с порядком взаимодействия сторон договора, а также определенных ситуаций, связанных с выполнением или невыполнением работником трудовых обязанностей.
Например, следующее условие, в соответствии с которым дистанционный работник обязан:
«В случаях технических сбоев, отсутствия телефонной и/или электронной связи, электричества, возникновения иных подобных обстоятельств, препятствующих взаимодействию сторон или надлежащему выполнению трудовых обязанностей, незамедлительно сообщить о данных обстоятельствах работодателю посредством электронной и почтовой связи, или смс-сообщения. По требованию работодателя представить документ, подтверждающий наличие и период действия указанных обстоятельств, выданный соответствующим органом.»
Трудовая книжка дистанционного работника
Скорее всего, уже возник вопрос, а как же быть с трудовой книжкой дистанционного работника? Теперь у работодателя есть возможность по согласованию с работником не вносить в его трудовую книжку сведения о дистанционной работе, а при заключении трудового договора впервые работодатель может не оформлять дистанционному работнику трудовую книжку. В этих случаях трудовой договор будет являться документом, подтверждающим трудовую деятельность и трудовой стаж у данного работодателя.
Но если стороны пожелали внести сведения в трудовую книжку, то дистанционный работник предоставляет работодателю трудовую книжку лично или направляет ее по почте заказным письмом с уведомлением.
Режим рабочего времени дистанционного работника
Что касается режима рабочего времени, то дистанционный работник устанавливает его по своему усмотрению, в том случае, если работодатель с работником не предусмотрят в трудовом договоре о дистанционной работе какие-либо особенности режима рабочего времени и времени отдыха.
Например, возможно предусмотреть следующее условие о режиме рабочего времени дистанционного работника:
Дистанционному работнику устанавливается следующий режим рабочего времени:
— пятидневная рабочая неделя с двумя выходными днями (суббота и воскресенье);
— продолжительность ежедневной работы — 8 часов;
— начало работы — по усмотрению дистанционного работника, но не позднее 10:00 по московскому времени,
— окончание работы — по усмотрению дистанционного работника и с учетом продолжительности ежедневной работы;
— перерыв для отдыха и питания — 1 час (в период по усмотрению дистанционного работника, за исключением периодов выполнения трудовых обязанностей в специально оговоренное время, указанное в договоре, должностной инструкции, локальном нормативном акте).
Порядок предоставления дистанционному работнику ежегодного оплачиваемого отпуска и иных видов отпусков определяется трудовым договором о дистанционной работе в соответствии с ТК РФ и иными актами, содержащими нормы трудового права.
Прекращение (расторжение) трудового договора с дистанционным работником
Основные и дополнительные основания увольнения дистанционного работника
Трудовой договор с дистанционными работниками может быть прекращен по общим основаниям, установленным Трудовым кодексом РФ (ст. 77, ч. 3 ст. 312.1 ТК РФ).Вместе с тем в трудовом договоре могут быть предусмотрены дополнительные основания для увольнения дистанционного работника по инициативе работодателя (ч. 1 ст. 312.5 ТК РФ).
Полагаем, работодатель может включить в трудовой договор с дистанционным работником следующие основания для его расторжения:
— Нарушение сроков сдачи оговоренного объема работ более чем на 4 дня в течение календарного месяца.
— Количество вычислительных, корректорских ошибок, допущенных при выполнении работы, превысит допустимый процент, установленный трудовым договором.
— Несоответствие выполненной работы, установленным и согласованным требованиям.
Надо помнить, что дополнительные основания расторжения трудового договора о дистанционной работе по инициативе работодателя не должны носить дискриминационного характера. В случае включения в трудовой договор с дистанционным работником явно дискриминационных положений вероятность проигрыша в суде значительно возрастает.
Напомним, в случае возникновения трудового спора именно на работодателя возлагается бремя доказывания того факта, что основание для увольнения, предусмотренное трудовым договором, является разумным, оправданным, не нарушающим прав дистанционного работника.
При этом гарантии и компенсации, связанные с расторжением трудового договора о дистанционной работе, предоставляются сотруднику согласно нормам ТК РФ и иных федеральных законов, с выплатами компенсации за неиспользованный отпуск увольняющемуся дистанционному сотруднику в соответствии с положениями ст.127 ТК РФ.
В случае, когда ознакомление дистанционного работника с приказом (распоряжением) работодателя о прекращении трудового договора осуществляется в форме электронного документа, работодатель в день прекращения данного трудового договора обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением, оформленную надлежащим образом копию указанного приказа или распоряжения на бумажном носителе.
Трудовая книжка выдается работнику в день прекращения трудового договора. При ее получении работник должен расписаться в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
При этом если взаимодействие между работодателем и дистанционным работником осуществляется путем обмена электронными документами с использованием усиленных квалифицированных электронных подписей, работнику необходимо заранее направить в электронном виде уведомление о том, что трудовая книжка будет выслана ему по почте. Свое согласие работник должен выразить в электронном письме, заверенном цифровой подписью. После получения согласия трудовая книжка в день увольнения работника направляется ему по почте заказным письмом с уведомлением.
Составление корпоративных документов
Юристы и адвокаты по трудовым спорам ЮК «Ваше Дело Правое» предоставляют юридические услуги организациям и учреждениям по разработке трудовых договоров о дистанционной работе, иных трудовых договоров, должностной инструкции дистанционного работника, локальных нормативных актов, регламентирующих порядок взаимодействия сторон трудового договора, правила внутреннего трудового распорядка.
Наши юристы и адвокаты по трудовым спорам, корпоративные юристы, адвокаты по корпоративным спорам, юристы по договорной работе оказывают правовые услуги по составлению:
-
- Корпоративных договоров между участниками (учредителями) хозяйственных обществ (договоров об осуществлении прав участников общества, акционерных соглашений).
- Учредительных документов хозяйственных обществ, коммерческих и некоммерческих организаций (устава и др.).
- Внутренних документов юридического лица, включая положения об общем собрании участников (акционеров) хозяйственных обществ, о наблюдательном совете и т.д.
- Трудовых договоров с единоличным исполнительным органом юридического лица (генеральным директором и др.).
- Трудовых договоров с главным бухгалтером и иными сотрудниками, которые относятся к категории руководителей
- Положений о коллегиальном и/или единоличном исполнительном органе организации, должностных инструкций сотрудников, относящих к категории руководителей.
- Локальных нормативных актов, регулирующих трудовые и иные тесно связанные с ними отношения
- Внутренних документов, регламентирующих деятельность юридического лица.
Для разработки и составления трудовых договоров, корпоративных документов, иных документов правового характера, а также для эффективного представительства Ваших прав и интересов в судах общей юрисдикции по трудовым спорам, успешного ведения арбитражных дел по корпоративным и иным категориям арбитражных споров звоните: +7 (495) 507-98-07!
uslugijurista.ru