Правила кадровой документации
Оглавление:
Кадровое делопроизводство
Кадровое делопроизводство является одной из составных частей общего делопроизводства любой организации, предприятия, компании. В ведении кадровых работников находится учет персонала и контроль за его движением. Помимо этого, сотрудники отдела кадров занимаются учетом рабочего времени, разработкой локальных документов, связанных с организацией рабочего процесса. Например, коллективного договора, штатного расписания и т. д. Учитывая, что часть кадровых документов относится к бланкам строгой отчетности, в частности трудовые книжки, а все документы в целом содержат личную информацию, к их хранению предъявляются особые требования.
Хранение кадровой документации
Кадровая документация должна храниться в металлических несгораемых шкафах. Помещение отдела кадров должно быть отделено от остальных. Доступ в него ограничен. Помещение должно быть оснащено дополнительной сигнализацией, пожарной и охранной. Для кадровой документации разработаны унифицированные формы. Использовать при оформлении кадровых документов можно только их. При этом унифицированные формы обязательны для применения в любых организациях, независимо от того, государственные это организации, общественные или частные. В действие формы первичного кадрового учета введены Постановлением Госкомитета по статистике 2.01.2004 года. Постановление называется «Об утверждении унифицированных форм…».
Кадровые документы должны оформляться в соответствии с требованиями ТК, инструкциями, разработанными профильными министерствами, правилами ведения кадровых документов, требованиями ГОСТ Р-6-30-2003, Р-7-08- 2013. Кроме этого, деятельность кадровой службы организации регламентируется «Типовой инструкцией по делопроизводству». Она разработана Федеральной службой архивов и введена приказом службы 27.11.2000 г. № 68. Еще одним руководящим документом является «Перечень типовых управленческих документов…», разработанный той же архивной службой. Кадровые документы не должны содержать помарок, подчисток и ошибок.
Ведение трудовых книжек.
Порядок оформления, заполнения, ведения формы трудовой книжки и вкладышей к ней регулируется двумя законодательными актами РФ:
- Постановлением правительства «О трудовых книжках» от 18.04.2003 г. № 225;
- Постановлением Минтруда и соцразвития «Об утверждении инструкции по ведению и заполнению трудовых книжек» от 10.10.2003 г. за № 69.
- личная или учетная карточка. Например, личная карточка работника обозначается Т-2, а учетная карточка научного работника – Т-4;
- книги или карточки приказов по кадрам;
- штатное расписание.
- Первичные документы, обязательные во всех предприятиях (включая мелкий бизнес).
- Документы, которые носят рекомендательный характер.
- Документы специфической направленности – зависит от сферы деятельности предприятия, структуры.
- Документация, которая используется в учета штата: распоряжения о найме и расчете сотрудника, о смене должности, о предоставлении отпуска, приказы о командировке.
- Документы по управлению персоналом и организации деятельности работников: должностные инструкции, формы отчета по стажировке и адаптации сотрудников.
- Внутренние нормативные акты необходимы для того, чтобы определять принципы, цели и миссию деятельности предприятия, которые обязаны исполнять и учитывать в работе абсолютно все работники предприятия (распоряжения собственника, положения и требования в отношении рабочей дисциплины, инструкции).
- Документы информационно-расчетного характера, которые содержат информацию о работниках и обо всем, что связано с их работой на предприятии (таблицы с графиками и расчетами, расчетные листы, документы с выплатами за командировки).
- Документы, подтверждающие выполнение трудовых обязанностей сотрудников в соответствии с трудовым законодательством РФ и пенсионным законодательством.
- Документы распорядительного характера, которые издаются непосредственно собственником предприятия с целью передачи их работникам (распоряжения, приказы о кадровых изменениях, постановления).
- Документы для ведения кадрового учета: журнал регистраций, книги учета, которые необходимы для установления на всех документах порядкового индекса и которые дают кадровым бумагам юридическую силу. Они необходимы для работы кадровой службы и общего учета работников их документации в организации.
- Штатный график (ст. 15 ТК РФ).
- Трудовой договор (ТД).
- Приказ о принятии на работу (форма № Т-1).
- Карточка (личное дело) сотрудника (форма № Т-2).
- Приказы об изменении должности сотрудников (форма № Т-5).
- Распоряжения по отпускам (форма № Т-6).
- График отпусков (форма № Т-7).
- Приказ о расторжении или прекращении ТД или трудового контракта с работником (форма № Т-8).
- Документ учета рабочего времени (форма № Т-13).
- Документы расчета оклада и бонусов работникам (форме № Т-12).
- Правила распорядка труда на предприятии.
- Акты по требованиям и отчетам охраны труда, которые составляются на основании правил и инструкций по ОТ РФ.
- полное наименование организации;
- полное наименование структурного подразделения;
- номер дела;
- заголовок дела;
- срок хранение документов.
- 50 (75) лет (о них мы говорили в предыдущем разделе);
- 5 лет (приказы об очередных и учебных отпусках, наложении дисциплинарного взыскания, краткосрочных внутрироссийских командировках).
- помещение должно быть оборудовано специальными шкафами или сейфами, которые будут надежно запереться и опечатываться;
- дела целесообразно размещать на полках в соответствии с номенклатурой дел;
- место хранения документов в помещении кадровой службы необходимо отделить от той части кабинета, где осуществляется работы с посетителями.
Данные, вносимые в книжку, записываются полностью. Сокращения не допускаются. В книжке не должно быть помарок, подчисток, исправлений. Если нужно исправить запись, то делается новая, которая отменяет предыдущую и вносит изменения. Затем она скрепляется печатью. При оформлении трудовой книжки впервые на титульном листе ее записываются данные работника: его фамилия, имя, отчество; год, месяц, число рождения. Вносятся эти сведения на основании документа, удостоверяющего личность, в первую очередь паспорта. При отсутствии его на основании любого документа, к нему приравненного. Например, военного билета. Далее также на титульном листе указываются образование работника, его профессия и специальность. Если работник поступает на должность, которая требует специальных знаний и подготовки, то эти данные вносятся в книжку на основании подтверждающих документов, например диплома. Если при приеме на работу специальных знаний не требуется, то сведения об образовании и специальности можно заносить в книжку со слов. В саму книжку вносятся сведения о приеме, переводе, увольнении работника. А также сведения о награждениях и поощрениях, наградах. Все записи должны иметь соответствующие основания: приказы, распоряжения, наградные документы.
Взыскания в книжку не заносят. Кадровый учет – это не только ведение трудовых книжек, но и оформление целого ряда других документов. Они должны отвечать требованиям законодательства и оформляться в соответствии с инструкциями и правилами. Все кадровые документы имеют свое обозначение, литеру. Обычно это буква Т. Основные формы, которые приходится вести кадровику, следующие:
Одновременно с оформлением книжки оформляется и личная карточка. Данные, которые заносятся в эти документы, должны соответствовать данным, изложенным в приказе. Запись в карточке дублирует запись в книжке.
Работник личной подписью заверяет сведения о себе, приведенные на титульном листе книжки. Ниже подписывается инспектор по кадрам. Подписи скрепляются печатью организации. С каждой новой внесенной в книжку записью кадровик обязан ознакомить работника. При этом этот факт отмечается в личной карточке и заверяется личной подписью работника.
Ведение кадрового учета, как мы видим, требует определенного объема знаний, включающих в себя знание законодательных актов, регулирующих кадровое делопроизводство, инструкций и правил. Поэтому прежде чем браться за кадровый учет, необходимо проконсультироваться у специалистов. Юристы нашего агентства с радостью окажут вам любые консультации по ведению кадрового делопроизводства.
elitelaw96.ru
Основные документы кадрового делопроизводства
В каждом бизнесе имеется свой внутренний документооборот, который обязателен для каждого предприятия. Особенно это касается кадровой деятельности. Какие существуют обязательные документы по кадровому делопроизводству, какие виды документов необходимы на предприятии и каковы нормы и правила их ведения, опишем в статье.
Основные документы кадрового делопроизводства – это тот пакет документов, который необходим, чтобы регламентировать и контролировать взаимоотношения между работодателем и штатным персоналом. Речь идет о журналах учета рабочего времени, журналах регистрации трудовых, документах, которые отражают факты приема работников, их увольнения, отпусков и прогулов, а также документах, где записываются все командировки, даты, задачи и затраты.
Классификация документов
Документооборот предприятия регламентирован законом №152-ФЗ, где описаны требования о хранении персональных данных сотрудников. Нормы ведения журнала учета, бланков и вкладышей описаны в Постановлении №225.
Документы по уровню обязательности:
Документы в соответствии с их целевой принадлежностью:
Документы по функциональности:
Обязательные документы
Список этих документов достаточно широкий, однако каждый кадровик должен знать и понимать, как они составляются, и иметь возможность как составить их, так и проконтролировать грамотность их оформления.
К обязательным документам относится:
Это перечень основных документов кадровой документации, которые должны быть на каждом предприятии.
Требования к хранению кадровых документов
Кадровые документы важны не только для внутренней отчетности, но и для соответствия трудовому законодательству РФ. Необходимые документы должны храниться в каждой организации, за что отвечают уполномоченные лица. Документацию систематически проверяет инспекция и при необходимости выносит наказание за несоблюдение требований трудового законодательства. К примеру, нарушение требований ТК по охране труда может повлечь за собой административную ответственность, штраф при которой для должностных лиц колеблется от 1 тыс. до 5 тыс. рублей, для ООО – от 30 тыс. до 50 тыс. рублей, а при серьезных нарушениях деятельность предприятия могут приостановить на 3 месяца в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ.
Если должностному лицу вынесено повторное замечание за аналогичное нарушение законодательства о труде, он подвергнется дисквалификации на срок 1-2 года.
При нарушении требований законодательства касательно ведения, заполнения и хранения документов строгой отчетности и обязательных бумаг, перечисленных выше, работодатель и кадровый сотрудник несут административную и уголовную ответственность. Подробнее в ст. 419 ТК РФ. При отсутствии обязательных кадровых документов на предприятия работодателю выносится первоначальное замечание и назначается дата повторного визита инспекции по труду, в результате которого все обязательные документы должны быть заведены в соответствии с законодательством.
Статья 13.20 КоАП РФ диктует нормы ответственности за неправильное хранение обязательных документов, в том числе трудовых книжек, личных карточек работников и приказов разного характера.
Нарушение конфиденциальности сведений о сотруднике карается в соответствии со ст. 137 УК РФ. Штраф может достигать 200 тыс. рублей.
Ведение документооборота и хранение обязательных документов на предприятии – обязательное требование для кадровой службы. Контроль этого вопроса осуществляется Государственным архивом РФ и Рострудинспекцией, которые в любой момент имеют право приехать с проверкой на предприятие.
zhazhda.biz
Хранение кадровых документов в организации 2018
Статьи по теме
Все организации обязаны обеспечить надлежащее хранение кадровых документов. При этом важно соблюдать установленные сроки хранения кадровой документации в организации. Как это правильно и функционально организовать, расскажем в данной статье.
По закону, все работодатели должны обеспечить надлежащее хранение кадровой документации (ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», далее – Закон об архивном деле). Для этих целей формируются дела.
Порядок формирования дел для хранения документов в организации
Кадровая документация формируется в дела, как правила, с наступлением нового календарного года в соответствии с утвержденной в организации номенклатурой дел. Такое формирование ведется в целях обеспечения быстрого поиска документов и подготовки их к архивному хранению.
При формировании дел кадровая служба руководствуется Основными правилами работы архивов организации (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) и Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документации архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).
На сегодняшний день эти два нормативных акта являются действующими. Однако они не являются нормативными актами, обязательными для исполнения, а носят лишь рекомендательный характер.
Основные правила формирования дел для организации хранения документов
Существует несколько правил формирования дел кадровой документации
Правило 1. Кадровые документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел организации.
Правило 2. Ведение дела начинается с момента подшивки в него даже одного документа.
Правило 3. Оформляется обложки дела.
На обложке указываются следующие реквизиты:
Правило 4. В дело подшиваются только исполненные и оформленные документы.
Правило 5. В дело подшивается только один подлинный экземпляр документа, за исключением ряда случаев.
Правило 6. В дело подшиваются документы, изданные в одном календарном году.
Правило 7. В деле должно быть не более 250 листов, а его толщина не должна превышать 4 сантиметров.
Правила группировки документов в дела
Сроки хранения кадровых документов в организации
С 13 марта 2016 года изменен срок хранения документации по личному составу. Теперь период хранения такой документации составляет 50 лет, вместо 75 лет.
Изменения распространяются на все архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем (ст. 3 Закона об архивном деле).
Документацию по личному составу условно можно разделить на четыре группы:
Группа 1. Документы, связанные с комплектованием штата организации.
Например: трудовой договор (контракт), приказы (распоряжения) о приеме на работу, о назначении на должность, личная карточка работника и т.д.;
Группа 2. Документация, связанные с перемещение работников в период трудовой деятельности.
Среди них: соглашения, приказы (распоряжения) о переводе на другую работу, о совмещении профессий (должностей), об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника и т.д.;
Группа 3. Документы, связанные с отношением работников к трудовой деятельности.
В частности, приказы (распоряжения) о поощрении, об установлении надбавки к должностному окладу и т.д.;
Группа 4. Документация, связанные с прекращением трудовых отношений.
Как правило, это приказы (распоряжения) о расторжении трудового договора.
Еще одно принципиальное нововведение: исчисление нового срока хранения начинается со дня создания документов, а не с даты увольнения работника, как было раньше.
Однако новые положения применяются не ко всем документам организации. Касаются они лишь той документации по личному составу, которая создана начиная с 2003 г. Для более ранних документов сохраняется требование о хранении не менее 75 лет (пп. 1, 2 ст. 22.1 Закона № 43-ФЗ).
документации по личному составу, образовавшихся в связи с прохождением гражданами федеральной государственной службы, срок хранения составляет 75 лет после прекращения службы: военной, в органах внутренних дел, Следственном комитете и др. (п. 3 ст. 22.1 Закона № 43-ФЗ).
Формирование дела с приказами по личному составу
При формировании дел с приказами по личному составу учитываются сроки хранения кадровых документов в организациях:
По этой причине формируется два разных дела: приказы по личному составу со сроком хранение 50 (75) лет и приказы по личному составу со сроком хранения 5 лет.
Внутри дела приказы подшиваются по номерам и датам. Если количество подшитых листов в деле превышает 250, то дело делится на тома (например, том 1, том 2 и т.д.).
Если в организации издается большое количество приказов, то их можно подшивать в разные дела (например, приказы о приеме на работу, приказы о переводе, приказы об увольнении и т.д.).
Формирование дела с личными карточками работников для организации хранения документов
Личные карточки оформляются при трудоустройстве работников и ведутся в течение всего периода их трудовой деятельности
Как правило, такие документы хранятся в виде картотеки, разделены по структурным подразделениям, а внутри разделов – по алфавиту.
После увольнения сотрудника его личная карточка перемещается в дело «Личные карточки уволенных работников».
Формирование дела с договорными документами для организации хранения
Если в организации ведутся личные дела сотрудников, то трудовые договора и соглашения включаются в их состав. В противном случае такая документация формируются в отдельное дело «Трудовые договоры, соглашения с работниками».
После увольнения сотрудника трудовой договор (соглашения) изымается из дела и в алфавитном порядке подшивается в другое дело «Трудовые договоры уволенных работников».
Правила архивирования документов в организации
Как правило, хранение кадровых документов осуществляется с целью удовлетворения социально – правовых запросов экс-работников.
Так, выделяют две стадии хранения кадровых документов:
Стадия 1. Текущее хранение (хранение в делопроизводстве).
Стадия 2. Архивное хранение (хранение в архиве).
Если в организации нет архивного помещения, то хранение документов в двух стадиях осуществляется в кадровой службе.
Правила хранения документов в архивах организации
В целях обеспечения сохранности и целостности кадровых документов необходимо соблюдать определенный режим хранения:
Правила уничтожения документов в организации
После того, как срок хранения документов истек, либо они потеряли практические значение, документация подлежит уничтожению. Для этих целей проводится экспертиза ценности документов и на ее основании составляется акт. В него, как правило, переносится информация с обложек дел, отобранных к уничтожению. Подписывается акт сотрудником, проводившим экспертизу, и на нем ставится отметка о согласовании с экспертной комиссией организации. Утверждается акт руководителем организации.
Архивное хранение кадровых документов организации
Передача кадровых документов в архив осуществляется на основании экспертизы их ценности. Как правило, в архив передается оригинальная документация с долговременным (свыше 10 лет) и постоянным сроком хранения. В исключительных случаях в архиве могут храниться заверенные копии документов. Документы принимаются к архивному хранению в соответствии с графиком.
Если организация не может обеспечить надлежащее архивное хранение кадровых документов, то допускается их передаче в специальные учреждения. Так, муниципальные или государственные архивы принимают кадровые документы на хранение на основании договора об оказании услуг. Такие услуги оказываются на платной или безвозмездной основе. При передаче в архив кадровые документы должны быть правильно оформлены и находиться в надлежащем физическом состоянии.
www.pro-personal.ru
Ведение кадровой документации
«Новая бухгалтерия», 2008, N 5
Ведение кадровой документации
Кадровая документация — отличительный признак трудовых правоотношений. Обязанность ее ведения есть одна из обязанностей работодателя независимо от масштабов и организационно-правовой формы. Однако зачастую работодатели не придают серьезного значения кадровой документации, в результате чего кадровый документооборот ведется с существенными нарушениями установленных требований.
Какими же законодательными и нормативными актами регламентируется обязанность работодателя по ведению кадровой документации? Каковы правила ее создания, оформления и хранения? Ответим на эти вопросы в статье.
Необходимость документирования трудовых правоотношений устанавливает прежде всего Трудовой кодекс РФ, а именно:
— трудовой договор должен быть заключен в письменной форме (ст. 67 ТК РФ);
— прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, с которым работник знакомится под роспись (ст. 68 ТК РФ);
— на всех работников ведутся трудовые книжки (ст. 66 ТК РФ);
— по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и др.) (ст. 62 ТК РФ);
— предусмотрено обязательное издание приказа (распоряжения) работодателя о применении к работнику дисциплинарного взыскания (ст. 193 ТК РФ);
— прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) работодателя (ст. 84.1 ТК РФ).
Сюда же можно отнести унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, ведение которых согласно п. 2 Постановления Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» обязательно для всех организаций, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, независимо от формы собственности.
В настоящее время действуют следующие унифицированные формы по учету кадров: N Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу», N Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу», N Т-2 «Личная карточка работника», N Т-2ГС (МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего», N Т-3 «Штатное расписание», N Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника», N Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу», N Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу», N Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику», N Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам», N Т-7 «График отпусков», N Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», N Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)», N Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку», N Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку», N Т-10 «Командировочное удостоверение», N Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении», N Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника», N Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников».
Кроме того, вышеназванным Постановлением Госкомстата N 1 утверждены унифицированные формы по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда: N Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда», N Т-13 «Табель учета рабочего времени», N Т-49 «Расчетно-платежная ведомость», N Т-51 «Расчетная ведомость», N Т-53 «Платежная ведомость», N Т-53а «Журнал регистрации платежных ведомостей», N Т-54 «Лицевой счет», N Т-54а «Лицевой счет (свт)», N Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику», N Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», N Т-73 «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы».
Наличие указанных форм, правильность их заполнения могут стать объектом контроля при проверке правомерности отнесения затрат по оплате труда на себестоимость продукции, проводимой представителями федеральной налоговой службы.
Обратите внимание! Законодатель в новой редакции Трудового кодекса РФ распространяет общие нормы трудового законодательства на всех хозяйствующих субъектов — как юридических, так и физических лиц. Можно констатировать, что наконец-то прекращено 14-летнее ущемление в правах индивидуальных предпринимателей как работодателей и, что самое главное, нанятых ими работников.
Теперь работодатель — индивидуальный предприниматель кроме заключения трудовых договоров обязан вести трудовые книжки на всех своих работников и, так же как работодатель — юридическое лицо (организация), — многие кадровые документы.
Кроме того, работодатель при приеме на работу (до подписания трудового договора) обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором (ст. 68 ТК РФ).
Локальные нормативные акты — это акты, содержащие нормы трудового права, разрабатываемые для регламентации трудовых отношений с учетом специфики труда у конкретного работодателя и установления работодателем условий труда в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями.
Работодатели, за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, имеют право принимать локальные нормативные акты. Локальные нормативные акты не могут содержать нормы, снижающие уровень прав и гарантий работников, установленный трудовым законодательством.
Новеллой Трудового кодекса РФ в отношении действия во времени локальных нормативных актов является следующее дополнение ч. 7 и 8 ст. 12 ТК РФ:
«Локальный нормативный акт вступает в силу со дня его принятия работодателем либо со дня, указанного в этом локальном нормативном акте, и применяется к отношениям, возникшим после введения его в действие. В отношениях, возникших до введения в действие локального нормативного акта, указанный акт применяется к правам и обязанностям, возникшим после введения его в действие.
Локальный нормативный акт либо отдельные его положения прекращают свое действие в связи с:
истечением срока действия;
отменой (признанием утратившими силу) данного локального нормативного акта либо отдельных его положений другим локальным нормативным актом;
вступлением в силу закона или иного нормативного правового акта, содержащего нормы трудового права, коллективного договора, соглашения (в случае, когда указанные акты устанавливают более высокий уровень гарантий работникам по сравнению с установленным локальным нормативным актом)».
Таким образом, все работодатели обязаны пересмотреть свои локальные нормативные акты в соответствии с новой редакцией Трудового кодекса РФ. В противном случае многие из них потеряют силу.
Обратите внимание! Работодатель — физическое лицо, как и юридическое лицо (организация), реализует нормотворческие полномочия самостоятельно и в пределах своей компетенции, предусмотренной законом. Решая проблемы организации труда, управления персоналом, работодатель — физическое лицо может принимать локальные нормативные акты.
Если ранее некоторые локальные нормативные акты, например правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, положение о работе с персональными данными работников и др., обязаны были принимать только работодатели — юридические лица, то теперь согласно буквальному пониманию новелл Трудового кодекса РФ индивидуальные предприниматели также обязаны принимать многие локальные нормативные акты.
В состав локальных нормативных актов, обязательных для каждого работодателя, согласно толкованию Трудового кодекса РФ входят:
— штатное расписание (ст. 57 ТК РФ);
— правила внутреннего трудового распорядка (ст. ст. 56, 189, 190 ТК РФ);
— документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (ст. ст. 86, 87, 88 ТК РФ);
— график сменности (ст. 103 ТК РФ);
— график отпусков (ст. 123 ТК РФ);
— правила и инструкции по охране труда. Работодатель обязан обеспечить безопасные условия и охрану труда. Правила и инструкции по охране труда должны быть составлены и доведены под роспись до сведения работников (ст. 212 ТК РФ).
Эти документы входят в число тех, которые прежде всего проверяют инспекторы Федеральной инспекции труда.
Примечание. Государственный надзор и контроль за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, на территории РФ осуществляют органы Федеральной инспекции труда (ст. 354 ТК РФ).
Перечень документов, которые могут быть истребованы при проверке, должен определяться с учетом положений ст. 8 Федерального закона от 08.08.2001 N 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)» о недопустимости требования представления документов, информации, образцов (проб) продукции, если они не являются объектами мероприятий по контролю и не относятся к предмету проверки.
Цели, задачи и предмет проводимого мероприятия по контролю, а также правовые основания проведения мероприятия по контролю, в том числе нормативные правовые акты, обязательные требования которых подлежат проверке, указываются в распоряжении (приказе) о проведении мероприятия, которое предъявляется проверяющим.
Все кадровые документы можно разделить на два вида:
1) обязательные кадровые документы, наличие которых прямо предусмотрено Трудовым кодексом РФ для всех работодателей (юридических лиц и индивидуальных предпринимателей).
К этому виду кадровых документов относятся локальные нормативные акты, предусмотренные ст. ст. 57, 86 — 88, 103, 123, 212, 189, 190 ТК РФ и потому обязательные для каждого работодателя, и документы, создаваемые в процессе возникновения и документального оформления трудовых отношений в соответствии с требованиями ст. ст. 62, 66 — 68, 84.1, 193 ТК РФ.
Локальные нормативные акты связаны с организационно-нормативным регулированием трудовых отношений и установлением режима и условий труда у конкретного работодателя. Документы служат учету личного состава работников;
2) факультативные кадровые документы, перечень и порядок ведения которых определяет сам работодатель. Факультативные кадровые документы носят рекомендательный характер. Они также содержат нормы трудового права и необходимы для регламентации трудовых отношений. К факультативным кадровым документам можно отнести, например, положения о структурных подразделениях, положения о персонале, должностные инструкции, положение об аттестации работников и др.
Примечание. Законодатель, подробно прописывая в Трудовом кодексе РФ процедуру принятия коллективного договора (соглашения), не рассматривает этот договор в качестве обязательного правового акта. Данный акт принимается по соглашению сторон в рамках социального партнерства. Поэтому если в ходе проверки инспекторы Федеральной инспекции труда требуют показать им коллективный договор, то при его отсутствии можно сослаться на необязательность данного документа.
Обязательное ведение кадровой документации, в частности трудовой книжки, предусмотрено также Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» и Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (далее — Инструкция по заполнению трудовых книжек).
Об обязательности документирования трудовых отношений с работниками в целях защиты их пенсионных прав свидетельствуют некоторые нормы пенсионного законодательства.
Пункт 6 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 24.07.2002 N 555, гласит:
«Основным документом, подтверждающим периоды работы по трудовому договору, является трудовая книжка установленного образца (далее именуется — трудовая книжка).
При отсутствии трудовой книжки, а также в случае, когда в трудовой книжке содержатся неправильные и неточные сведения либо отсутствуют записи об отдельных периодах работы, в подтверждение периодов работы принимаются письменные трудовые договоры, оформленные в соответствии с трудовым законодательством, действовавшим на день возникновения соответствующих правоотношений, трудовые книжки колхозников, справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы».
И далее п. 7 названных Правил сформулирован так:
«В случае, когда трудовая книжка не ведется, периоды работы по трудовому договору подтверждаются письменным трудовым договором, оформленным в соответствии с трудовым законодательством, действовавшим на день возникновения соответствующих правоотношений».
Ряд обязанностей страхователя (работодателя) в целях ведения индивидуального (персонифицированного) учета установлен ст. 15 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования».
Например, страхователь обязан:
— в установленный срок представлять органам Пенсионного фонда РФ сведения о застрахованных лицах, определенные названным Федеральным законом;
— получать в органах Пенсионного фонда РФ страховые свидетельства обязательного пенсионного страхования, а также дубликаты указанных страховых свидетельств и выдавать их под роспись застрахованным лицам, работающим у него по трудовому договору или заключившим договор гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому в соответствии с законодательством Российской Федерации начисляются страховые взносы;
— передавать бесплатно каждому застрахованному лицу, работающему у него по трудовому договору или заключившему договор гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому в соответствии с законодательством РФ начисляются страховые взносы, копию сведений, представленных в орган Пенсионного фонда РФ для индивидуального (персонифицированного) учета для включения их в индивидуальный лицевой счет данного застрахованного лица.
Каждый работодатель обязан один раз в год не позднее 1 марта на каждое зарегистрированное в системе государственного пенсионного страхования лицо, работавшее у него по трудовому договору и получившее вознаграждение по договору гражданско-правового характера, подавать в территориальный орган Пенсионного фонда РФ документ, содержащий сведения о страховом стаже, заработке (доходе), начисленных страховых взносах обязательного пенсионного страхования и другие сведения.
При этом сведения о страховом стаже застрахованного лица представляются на основании приказов и других документов по учету кадров, а о заработке (доходе) и об уплачиваемых страховых взносах — на основании данных бухгалтерского учета.
В совместном Письме Минтруда России N 8389-ЮЛ, Пенсионного фонда РФ N ЛЧ-06-27/9704 от 27.11.2001 «О некоторых вопросах определения среднемесячного заработка для установления пенсий в случаях утраты работодателями первичных документов о заработке работников» рекомендовано органам, осуществляющим пенсионное обеспечение, по вопросу определения среднемесячного заработка для установления пенсий в случаях утраты работодателями первичных документов о заработке работников принимать к производству документы, косвенно подтверждающие фактический заработок работника на данном конкретном предприятии.
В соответствии с данным Письмом к таким документам, косвенно подтверждающим фактический заработок работника, могут быть отнесены:
— учетные карточки членов партии и партийные билеты;
— учетные карточки членов профсоюза и профсоюзные билеты;
— учетные карточки членов комсомола и комсомольские билеты;
— расчетные книжки (расчетные листы), которые оформлены в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению первичных учетных документов по оплате труда;
— приказы и другие документы, из которых можно сделать вывод об индивидуальном характере заработка работника.
www.hr-portal.ru