Приказ о должностных инструкциях пример

Такой непростой документооборот: взаимодействие бухгалтерии и кадровой службы

По состоянию на: 25.01.2010
Журнал: Справочник кадровика
Год: 2010
Автор: Орлова Елена Васильевна
Тема: Документы кадровой службы, Ежегодный оплачиваемый отпуск, Обязательные и дополнительные условия
Рубрика: Кадровое делопроизводство
Кадровая документация требует от исполнителей не меньшей внимательности и контроля, чем бухгалтерская и налоговая. И если при этом в организации сложилось партнерское взаимодействие бухгалтерии и кадровой службы, то никаких проблем в случае проверки налоговыми органами или Государственной инспекцией труда наверняка не возникнет. Однако на практике во многих случаях все бывает не так, как хотелось бы.

В процессе своей деятельности кадровая служба взаимодействует с другими структурными подразделениями организации, и в частности с бухгалтерией. Грамотно поставленное сотрудничество именно этих структурных подразделений в вопросах документооборота, координация их действий способствуют снижению финансовых потерь организации и препятствуют возникновению трудовых споров.

КОНФЛИКТ ИНТЕРЕСОВ ИЛИ ПАРТНЕРСКОЕ ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ?

Налоговое и бухгалтерское законодательства предполагают, что каждая хозяйственная операция должна быть документально оформлена. Любые принимаемые в уменьшение базы по налогу на прибыль расходы должны быть обоснованными и документально подтвержденными. Эти известные всем бухгалтерам постулаты прописаны в ст. 252 Налогового кодекса РФ (далее — НК РФ) и ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон о бухгалтерском учете).

Документальное подтверждение предполагает, что все принимаемые затраты организации оформляются в соответствии с законодательством. Казалось бы, ничего сложного в этих правилах нет. Тем не менее данные положения НК РФ кадровой службой и бухгалтерией из-за отсутствия понимания и взаимодействия в вопросах документооборота зачастую трактуются по-разному.

Так, корректному ведению бухгалтерского и налогового учета в части операций по расчетам оплаты труда и различных денежных компенсаций и выплат работникам мешают: не сформированный в соответствии с требованиями законодательства пакет кадровых документов, отсутствие локальных нормативных актов (штатное расписание, график отпусков и др.), отсутствие необходимых приказов по личному составу и справок, несвоевременное предоставление документов кадровой службой.

Подобные нарушения могут повлечь за собой не только применение дисциплинарных взысканий к работникам, но и проблемы при проверках государственными органами (Федеральной налоговой службой, Государственной инспекцией труда, Федеральной миграционной службой). И дело может обернуться не только штрафными санкциями, сумма которых в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ для должностных лиц организации может составить до 5 тыс. руб., а для самой организации — от 30 тыс. до 50 тыс. руб., но и административным приостановлением деятельности организации на срок до 90 суток, а также дисквалификацией руководителя на срок от 1 года до 3 лет.

Причины многочисленных проблем с оформлением кадровых документов, как правило, связаны с отсутствием:
• закрепления в локальных нормативных актах, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях работников, инструкциях по делопроизводству и других документах обязанностей по составлению кадровой и бухгалтерской документации;
• отлаженной системы партнерского взаимодействия между бухгалтерией и кадровой службой, регламента их взаимодействия, оформленного в виде локального нормативного акта;
• рационального графика документооборота организации, ее структурных подразделений, удобного как для бухгалтерии, так и для кадровой службы.

Устранение этих недостатков поможет достичь лояльности, сознательности и взаимопонимания между работниками бухгалтерии и кадровой службы, распределить обязанности между этими структурными подразделениями на основе партнерского взаимодействия, избежать ненужных затрат рабочего времени, предотвратить возможные финансовые потери организации и трудовые споры.

Что же нужно для того, чтобы не создавать почву для конфликтов и избежать «нестыковки во мнениях» бухгалтерии и кадровой службы? Вот некоторые несложные правила.

ПРАВИЛО 1. ФИКСИРУЙТЕ В ПОЛОЖЕНИИ ОБ ОТДЕЛЕ КАДРОВ ОБЯЗАННОСТИ ПО ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

Обязанность по разработке и оформлению кадровых документов и взаимодействие с бухгалтерией должны быть обязательно зафиксированы в положениях о структурных подразделениях, например в Положении об отделе кадров (приложение 1), которое является локальным нормативным актом, определяющим статус конкретного структурного подразделения и его место в организации*.

Основные документы, которыми следует руководствоваться при оформлении положений о структурных подразделениях, — это ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст и введен в действие с 01.07.2003), а также ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» (утв. приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст и введен в действие с 01.07.2007).

ПРАВИЛО 2. ВМЕНЯЙТЕ В ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ РАБОТНИКА ОФОРМЛЕНИЕ КОНКРЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Обязанность по оформлению и ведению кадровой документации должна быть предусмотрена трудовым договором с работником, а также локальными нормативными актами работодателя, регулирующими трудовые отношения: должностной инструкцией (приложение 2), положением о структурном подразделении, инструкцией по кадровому делопроизводству.

ПРАВИЛО 3. РАЗРАБОТАЙТЕ ИНСТРУКЦИЮ ПО КАДРОВОМУ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

Что касается бухгалтерских документов, то порядок их разработки и движения регламентирован законом. Так, в соответствии с Законом о бухгалтерском учете такой учет ведется на основании первичных учетных документов, которые являются оправдательными документами всех хозяйственных операций организации. Бухучет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций (ст. 1 Закона о бухгалтерском учете).

Под учетной политикой организации понимается принятая организацией совокупность способов ведения бухучета — первичного наблюдения, стоимостного измерения, текущей группировки и итогового обобщения фактов хозяйственной деятельности. Принятая организацией учетная политика утверждается приказом или распоряжением руководителя организации.

Все бухгалтерские первичные учетные документы включаются в график документооборота, который является одним из приложений к бухгалтерской учетной политике организации на очередной финансовый год (ст. 6 Закона о бухгалтерском учете).

Для документов, разрабатываемых кадровой службой, такой четкой регламентации в настоящее время нет. Как правило, в организации разрабатывается Инструкция по кадровому делопроизводству, которая и является основным нормативным документом кадровой службы по вопросам документирования трудовых отношений*.

Одним из приложений к Инструкции по кадровому делопроизводству, как правило, является график документооборота кадровой службы.

Инструкция по кадровому делопроизводству (в отличие от самого графика документооборота) должна выполнять следующие задачи:
• более подробно формулировать процедуру составления кадровой документации;
• обеспечивать оптимальное количество структурных подразделений и исполнителей, через которых проходит конкретный кадровый документ, определять минимальный (максимальный) срок его нахождения в подразделениях, а также содействовать улучшению учетной работы, усилению контрольных функций бухгалтерского учета;
• определять задачи должностных лиц при составлении, проверке, передаче соответствующим подразделениям организации и подписании (утверждении) кадровых документов;
• устанавливать порядок регистрации, учета, хранения, выдачи копий таких документов;
• устанавливать ответственность за соблюдение графика документооборота. При этом необходимо четко разграничить ответственность за оформление и представление кадровых документов в местах их составления, согласования, подписания и хранения.

В целях соблюдения должного порядка в системе кадрового документооборота в графике целесообразно указать должности работников структурных подразделений, за которыми закрепляются конкретные функции: составление, согласование, подписание, утверждение, передача оригиналов и копий каждого отдельно взятого документа в бухгалтерию и в другие подразделения для обработки или дальнейшего хранения.

А как у вас?

Бухгалтерия: «У вас опять в документах половины реквизитов не хватает и все сроки нарушили! Как можно так работать?»

Отдел кадров: «Да ладно! Сколько можно бюрократию разводить!»

Бухгалтерия: «Нам нужны оригиналы документов. Где приказ об увольнении?»

Отдел кадров: « А мы не обязаны вам оригиналы передавать. Они остаются у нас, а вам передаются копии».

Бухгалтерия: «У вас опять в документе ошибка. Забирайте обратно, исправляйте и потом передадите правильный».

Отдел кадров: «А почему мы?»

Бухгалтерия: «Вы ее допустили — вы и исправляйте».

Отдел кадров: «Вот еще. Вам надо — вот сами и исправляйте».

Бухгалтерия: «Вечно вы половину своих обязанностей не выполняете. Сколько можно за вас все переделывать!»

Отдел кадров: «Мы не должны это делать. Вы на нас перекладываете свою работу».

Бухгалтерия: «Это не наши функции».

Для успеха реализации поставленных задач каждого исполнителя следует ознакомить (под роспись) с содержанием Инструкции по кадровому делопроизводству. Кроме того, рекомендуется предоставить каждому исполнителю выписку из графика документооборота с перечнем документов, работа с которыми относится к его функциональным (должностным, производственным) обязанностям.

ПРАВИЛО 4. СОСТАВЛЕНИЕ ГРАФИКА ДОКУМЕНТООБОРОТА ФОРМАЛЬНОСТИ НЕ ТЕРПИТ

Как известно, документальное оформление трудовых отношений между работником и работодателем, а также операций по расчетам заработной платы, различных денежных компенсаций и выплат работникам сопровождается значительным количеством первичных учетных документов, созданных на бланках унифицированных форм, а также документов, составленных в произвольной форме в соответствии с требованиями ч. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете. Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (далее — Постановление от 05.01.2004 № 1).

Учитывая, что все в работе отдела кадров и бухгалтерии начинается с первичных учетных документов, графики документооборота этих структурных подразделений организации являются основой их взаимодействия. Актуальность этих документов нельзя недооценивать. Поэтому настоятельно рекомендуем не относиться формально к их разработке.

Следует отметить, что в организации может быть составлен сводный график документооборота, а могут быть разработаны графики отдельных структурных подразделений (отдела кадров, бухгалтерии, отдела снабжения, секретариата и т. д.). Как правило, в графики подразделений включаются только те документы, которые ими составляются (разрабатываются). Отдельные, наиболее важные документы могут включаться в графики документооборота нескольких структурных подразделений, однако в любом случае не должно быть противоречий в порядке составления, обработки и хранения этих документов.

Наиболее подробно в нормативных правовых актах рассмотрен порядок разработки графика документооборота для бухгалтерских документов. Этот порядок можно распространить и на документы других структурных подразделений.

Требования главного бухгалтера в части порядка оформления операций и представления в бухгалтерию необходимых документов и сведений являются обязательными для всех подразделений, служб и работников организации

Так, согласно п. 15 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности в РФ, утв. приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34 (далее — Положение по ведению бухучета), создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухучете соответствуют утвержденному в организации графику документооборота. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухучете, а также достоверность данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы (ч. 4 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете).

В отношении оборота первичных документов бухучета указанным Положением предусмотрено:
• работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер; график утверждается приказом руководителя организации;
• график должен устанавливать в организации рациональный документооборот: оптимальное число структурных подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным учетным документом, минимальный (максимальный) срок его нахождения в подразделении;
• график должен способствовать улучшению учетной работы в организации, усилению контрольных функций бухучета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ;
• график документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым структурным подразделением, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ;
• работники организации (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово-экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика, где перечисляются документы, относящиеся к его сфере деятельности, сроки их представления и подразделения, куда передаются документы;
• ответственность за соблюдение графика, своевременное и качественное создание документов, передачу в нужное время для отражения в бухучете и отчетности, достоверность данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы;
• контроль за соблюдением исполнителями графика оборота первичных документов бухучета в организации осуществляет главный бухгалтер.

Напомним, что организация документооборота является одним из элементов бухгалтерской учетной политики организации. Согласно п. 4 Положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/2008), утв. приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н, учетная политика организации формируется главным бухгалтером или иным лицом, на которое в соответствии с законодательством РФ возложено ведение бухгалтерского учета организации, на основе норм ПБУ 1/2008 и утверждается руководителем организации. При этом утверждаются в т. ч. правила документооборота и технология обработки учетной информации.

Руководитель организации обязан создать все необходимые условия для правильного ведения бухгалтерского учета, обеспечить выполнение всеми подразделениями, службами и работниками, причастными к бухучету, правомерных требований главного бухгалтера по соблюдению порядка оформления и представления для учета первичных учетных документов.

Последствия несоблюдения работниками бухгалтерии и кадровой службы графика документооборота целесообразно предусмотреть в локальном нормативном акте, например в Инструкции по делопроизводству (по структурным подразделениям: отдел кадров, бухгалтерия и т. д.).

Работа по составлению графиков документооборота достаточно трудоемка. Дело осложняется еще и тем, что Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (далее — Указания по заполнению форм) и другие нормативные документы содержат лишь общие положения по заполнению унифицированных форм и не могут учесть специфику оформления всех кадровых документов в каждой организации.

Эти особенности необходимо учесть и отразить в графике документооборота, который должен:
1) содержать весь путь прохождения каждого конкретного документа — от момента составления, оформления, утверждения (подписания) до передачи соответствующим подразделениям и последующего хранения, с указанием исполнителей, подразделений, количества экземпляров, сроков хранения;
2) быть рациональным и удобным как для бухгалтерии, так и для кадровой службы;
3) доводиться до каждого конкретного исполнителя.

ПРАВИЛО 5. ОСОБОЕ ВНИМАНИЕ — «ПРОБЛЕМНЫМ» ДОКУМЕНТАМ

Рассмотрим значимость графика документооборота, а также важность взаимодействия бухгалтерии и кадровой службы на примере отдельных, наиболее «проблемных» с точки зрения составления, кадровых документов.

Штатное расписание

Унифицированная форма штатного расписания (форма № Т-3) утверждена Постановлением от 05.01.2004 № 1. Из содержания самой формы, а также Указания по заполнению форм следует, что штатное расписание утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации, а подписывает его руководитель кадровой службы и главный бухгалтер*.

Постановление от 05.01.2004 № 1 не регламентирует, в чьи должностные обязанности входит составление штатного расписания и внесение в него различных изменений, а также не устанавливает количество требуемых экземпляров. Не определяют нормативные документы и место хранения этого документа в организации (структурное подразделение). Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом от 06.10.2000, установлен только срок хранения штатного расписания — постоянно.

Толковый словарь

Документооборот (применительно к движению первичных документов в бухгалтерском учете) — это создание или получение от

других предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив первичных документов бухгалтерского учета.

Пункт 5.1 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР29.07.1983 № 105

Поэтому, чтобы не возникало проблем при взаимодействии бухгалтерии и кадровой службы, все неясности должны быть максимально подробно учтены в графике документооборота.

У нас крупная компания и составлением штатного расписания занимается экономист по труду отдела организации и оплаты труда. Нужно ли в связи с этим вносить дополнения в реквизиты унифицированной формы № Т-3?

В разных организациях обязанность по составлению штатного расписания закрепляется за различными структурными подразделениями. Хотя с точки зрения классификации первичных учетных документов форма № Т-3 относится к очень важным кадровым документам, с точки зрения содержания это прежде всего экономический документ. И его создание требует наличия определенных знаний в области экономики.

Если разработчиком документа является отдел организации и оплаты труда, логично реквизиты унифицированной формы № Т-3 — «Руководитель кадровой службы. Личная подпись. Расшифровка подписи» и «Главный бухгалтер. Личная подпись. Расшифровка подписи» — дополнить еще одним: «Руководитель отдела организации и оплаты труда. Личная подпись. Расшифровка подписи».

Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, утв. постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 № 20, позволяет сделать такое дополнение.

В унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утв. Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. Все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения

В менее крупных организациях в силу отсутствия такого подразделения штатное расписание составляет отдел кадров или бухгалтерия. А на малых предприятиях, где нет отдела кадров, такие функции возлагаются, как правило, на главного бухгалтера, а то и на самого руководителя.

Во избежание проблем разработчика штатного расписания (то или иное структурное подразделение) необходимо указать в графике документооборота.

В зависимости от организационной структуры и от подразделения — разработчика штатного расписания в каждой конкретной организации определяется и место хранения этого документа.

Как правило, первый экземпляр штатного расписания, как и другие первичные учетные документы, оперативно (до сдачи в архив) хранится в деле того структурного подразделения, где он создан (разработан).

Необходимое количество экземпляров штатного расписания может определить только сама организация, указав это в графике документооборота (обычно не более трех: руководителю организации, главному бухгалтеру и в отдел кадров). В структурные подразделения при необходимости представляются только конкретные выписки из штатного расписания (соответствующие его части).

Включение в график документооборота формы № Т-3 «Штатное расписание» и организация внутреннего контроля исполнения этого документа позволит корректно и своевременно составлять штатное расписание и вносить в него изменения, а также избежать финансовых проблем и трудовых споров.

Должностная (производственная) инструкция

Несмотря на то что в Трудовом кодексе РФ не содержится упоминания о должностной и производственной (по профессии) инструкциях, они являются важными документами, устанавливающими не только трудовую функцию работника, круг должностных обязанностей и пределы ответственности, но и квалификационные (тарифно-квалификационные) требования, предъявляемые к занимаемой должности (профессии).

Стоит заметить: если в ходе выездной налоговой проверки возникнет сомнение в экономической обоснованности начисления заработной платы отдельным работникам, инспекторы будут проверять содержание должностных и производственных (по профессии) инструкций.

Бывает и так, что должностная (или производственная) инструкция является аргументом в споре с налоговыми органами в части признания отдельных видов расходов.

Кстати сказать

Должностная и производственная инструкции

Различия между должностной и производственной (по профессии) инструкциями рассмотрены в письме Роструда от 24.11.2008 № 6234-ТЗ.

Должностные инструкции по должностям, включенным в соответствующие квалификационные справочники, разрабатываются на основе квалификационных характеристик, указанных в этих справочниках.

Квалификационные характеристики, включенные в Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37, являются нормативными документами, предназначенными для обоснования рационального разделения и организации труда, правильного подбора, расстановки и использования кадров,

обеспечения единства при определении должностных обязанностей работников и предъявляемых к ним квалификационных требований, а также принимаемых решений о соответствии занимаемым должностям при проведении аттестации руководителей и специалистов.

Таким образом, понятие «должностная инструкция» характерно для определения содержания выполняемой трудовой функции работника, замещающего определенную должность.

Что же касается работников, принимаемых на работу по профессиям рабочих, то для определения содержания выполняемой ими трудовой функции используются единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по соответствующим отраслям. Они предназначены для тарификации работ, присвоения квалификационных разрядов рабочим, а также для составления программ

по подготовке и повышению квалификации рабочих.

Так, Общими положениями Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих народного хозяйства СССР, утв. постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 31.01.1985 № 31/3-30, предусматривалось наличие производственных (по профессии) инструкций, которые достаточно широко использовались в практике регулирования трудовых отношений.

Таким образом, для определения содержания выполняемой трудовой функции работников, замещающих определенные должности, целесообразно составлять и утверждать должностные инструкции. Для определения содержания выполняемой трудовой функции работников, принимаемых на работу по профессиям рабочих, следует разрабатывать и утверждать производственные (по профессии) инструкции.

Например, подтверждением экономической обоснованности затрат на приобретение услуг сотовой связи считается необходимость использования работником сотового телефона в служебных целях в соответствии с установленными в его должностной (производственной) инструкции обязанностями (письмо Минфина России от 05.06.2008 № 03-03-06/1/350).

Наличие грамотно составленных должностных (и производственных) инструкций имеет значение для снижения налоговых рисков организации и предотвращения трудовых споров

Одной из необходимых административных процедур является согласование должностных и производственных инструкций с соответствующими структурными подразделениями организации. Прежде всего, это согласование с юридической службой, которая должна проверить содержание на соответствие трудовому законодательству. По ряду должностей (профессий рабочих) производится согласование с подразделением, обеспечивающим безопасность труда.

Принятый в организации порядок согласования и хранения должностных и производственных инструкций должен быть отражен в графике документооборота.

Порядок хранения оригинала и количество копий инструкции, передаваемых заинтересованным лицам, структурным подразделениям, также необходимо предусмотреть в графике документооборота.

Так, в большинстве случаев согласованную и утвержденную должностную (и производственную) инструкцию нумеруют, шнуруют, заверяют печатью организации и хранят в общем отделе (секретариате). А для текущей работы с подлинника инструкции снимают копии, которые выдают работнику и начальнику соответствующего структурного подразделения.

График отпусков

График отпусков относится к тем документам, которые в первую очередь проверяет трудовая инспекция. Если его нет, то за несоблюдение трудового законодательства работодателя и должностных лиц могут подвергнуть административному наказанию по ст. 5.27 КоАП РФ.

Этот кадровый документ очень важен не только с точки зрения соблюдения требований трудового законодательства о предоставлении отпусков работникам, но и с финансовой точки зрения — для подготовки бухгалтерии к оплате отпусков. Часть 9 ст. 136 ТК РФ устанавливает, что оплата отпуска должна производиться не позднее чем за три дня до его начала.

В целях равномерного включения предстоящих расходов на оплату отпусков в издержки производства организация может создавать резервы на предстоящую оплату отпусков работникам (п. 72 Положения по ведению бухучета, ст. 324.1 НК РФ).

В этом случае организация самостоятельно на основании графика отпусков определяет величину такого резерва в расчете на год с учетом вышеназванных норм бухгалтерского и налогового законодательства. Создание такого резерва позволяет организации равномерно распределить повышенные расходы на оплату отпусков работникам в летний сезон.

Отсутствие графика отпусков или нарушения в порядке его составления могут привести к спору с налоговым органом по вопросу обоснованности признания в налоговом учете ежемесячных отчислений в резерв предстоящих расходов на оплату отпусков на основании п. 1 ст. 252 НК РФ.

Копию графика отпусков необходимо в установленные графиком документооборота сроки передать в бухгалтерию организации.

Если в организации имеется первичная профсоюзная организация, то в графике документооборота необходимо учесть (при принятии графика отпусков) требования по порядку учета мнения ее выборного органа, установленные в ст. 372 ТК РФ.

Пример включения в график документооборота отдела кадров некоторых кадровых документов приведен в приложении 3.

Пример оформления Положения об отделе кадров (фрагмент)

Пример оформления Должностной инструкции инспектора по кадрам (фрагмент)

Пример оформления Графика документооборота кадровой службы (фрагмент)

hr-portal.ru

Как сформулировать в приказе / распоряжении срок начала его действия: «от даты» или «с даты подписания приказа»?

Сначала – ответ лингвистический. Предлоги – это части речи, которые сами по себе не имеют смыслового значения, но с их помощью другие слова / другие части речи так организуются в предложение, что проявляется их конкретное значение в данной ситуации и получает смысл весь текст, отражается управленческая ситуация. В языке документов (деловой стиль русского литературного языка и соответствующие его подстили, которые требуют точности, краткости и ясности) периоды времени, временные границы, относящиеся к срокам исполнения, срокам действия документов, принято выражать с помощью предлогов «с . по», «к», «с» (они обозначают именно границы периодов, продолжительность). А предлогами «от» и «до» преимущественно обозначаются границы расстояний.

Формулировка временных периодов в документах

На период временного отсутствия генерального директора ООО «Знак» Сидорова П.С. с 10 по 14 ноября 2014 г.;

Руководителям структурных подразделений представить в Управление делами проекты номенклатур дел подразделений на 2015 год к 25.10.2014;

Приказ вступает в силу с даты подписания.

Ответ документоведческий связан с характеристикой распорядительных документов как правовых актов. Приказы, распоряжения и указания издаются на основе единоначалия, а протоколы, решения, постановления издаются на основе принципа коллегиальности. Они содержат правовые нормы, обязательные для исполнения всеми сотрудниками организации, должностными лицами и руководителями подразделений, которые в данных документах названы ответственными исполнителями и контролерами, а также всеми лицами, которые заинтересованы в решении того или иного вопроса или реализации той или иной функции органа управления.

Чтобы правовые нормы соблюдались, они должны быть известны, опубликованы, понятны, доступны исполнителям. В процессе составления распорядительных документов соблюдаются такие же приемы юридической техники, как и при выражении содержания законодательных и иных нормативных правовых актов. Одно из важнейших правил их разработки – определение общего и конкретного срока действия всего нормативного правового акта, его конкретных правовых норм, даты вступления в силу / введения в действие, порядка введения в действие и связанного с ним порядка опубликования.

Руководители организаций в процессе издания распорядительных документов берут пример с законотворческой деятельности и нормо­творческой деятельности исполнительных органов. Именно поэтому в распорядительных документах организаций и даже органов местного самоуправления можно встретить следующие заключительные пункты:

Обозначение момента вступления в силу документа – заимствования из законотворческой и нормотворческой практики не всегда уместны

«Приказ вступает в силу по истечении ста дней после дня его подписания» – очевидно, что решения плохо проработаны, если в поручительском приказе требуется выполнение еще нескольких действий / поручений в качестве обязательных условий его вступления в силу и на это еще нужно предусмотреть продолжительное время;

«Инструкция вступает в силу в день, следующий за днем ее подписания и официального опубликования» – не указан способ опубликования;

«Приказ вступает в силу через десять дней после его подписания и официальной регистрации» – очевидно, в организации должна быть разработана и регламентирована система внутренней регистрации локальных нормативных актов, которая ­оценивается как «официальная», и способы их опубликования.

Но заметьте, что вопросы вступления в силу нормативных правовых актов и сроки их опубликования регламентируются на самом высоком уровне – указами Президента РФ. Например, указом от 14.10.2014 № 668 «О совершенствовании порядка опубликования нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти» установлены сроки вступления в силу нормативных правовых актов федеральных органов (в течение 10 дней после дня их государственной регистрации), устанавливаются ­определение понятия «официальное опубликование» и порядок ­опубликования.

Поэтому в регламентирующих документах по делопроизводству, например, в регламенте издания распорядительных документов, необходимо отразить разработанные процессы трансляции документов и корпоративной информации в организации. Трансляция – новое понятие, означающее не только опубликование, информирование, не просто доведение до исполнителей, но и способы, применяемые технологии, процессы, ответственность в формировании единого информационного пространства, поскольку сотрудники организации должны понимать, как она управляется. Срок вступления в силу (дата введения в действие) распорядительного документа, помимо конкретности и «исполняемости» ­принятых решений, реально зависит от сроков и порядка их трансляции.

А в заключение хочу напомнить, что дата документа как его реквизит представляет собой:

  • дату утверждения (в положениях и должностных инструкциях),
  • дату принятия решения (в протоколах),
  • а по отношению к распорядительному документу, издаваемому на основе единоначалия (приказу), она одновременно является датой издания и вступления его в силу.

Поэтому, строго говоря, дата подписания приказа, оформленная в заголовочной части, и должна быть датой вступления его в силу без дополнительного напоминания об этом в тексте (если, конечно, нет необходимости в связи с проведением дополнительных мероприятий сдвинуть дату начала его действия на более поздний срок – вот тогда и нужно ­конкретно ее устанавливать, например: «Приказ вступает в силу с 01.01.2015»).

www.delo-press.ru

«Управление и Оптимизация Производственного Предприятия»

Организация пожарной безопасности на предприятии

Организация работ по пожарной безопасности включает:
1. Разработку и внедрение системы управления пожарной безопасностью согласно требованиям руководящих документов.
На предприятии должны быть разработаны требования пожарной безопасности, включающие требования к безопасности людей, требования к производственным, служебным и другим помещениям, требования к содержанию и эксплуатации отопления, вентиляции, машин и оборудования, хранению товаров и материалов, обеспечение электробезопасности, требования к содержанию автотранспортных средств и другие, а также порядок совместных действий администрации предприятия и пожарной охраны при ликвидации пожаров.
2. Общее руководство и контроль за состоянием пожарной безопасности на предприятии, контроль за соблюдением законодательных и иных нормативных правовых актов, требований, правил и инструкций по пожарной безопасности. Контроль за выполнением служебных обязанностей подчиненными. Ответственность за организацию пожарной безопасности несет руководитель предприятия. Ответственность за организацию пожарной безопасности в цехах и подразделения несут начальники цехов и руководители подразделений. В их должностных инструкциях должны быть прописаны права, обязанности и ответственность за соблюдением правил пожарной безопасности. На предприятии должны быть оформлены документы по пожарной безопасности (п.9). Контроль за соблюдением требований руководящих документов и локальных актов по охране труда, а также за соблюдением на предприятии противопожарного режима осуществляет ответственный за пожарную безопасность предприятия.
3. Обеспечение пожарной безопасности при проведении технологических процессов, эксплуатации оборудовании, производстве пожароопасных работ. Действующие нормативные документы устанавливают жесткие требования к техническому состоянию оборудования (сюда входят машины, станки, механический и ручной инструмент, лифты, конвейеры и другое оборудование, потенциально опасное для человека). Также предъявляются требования по противопожарному состоянию оборудования, и поддержание противопожарного режима при его эксплуатации.
4. Установку и контроль за состоянием средств контроля, оповещения и пожаротушения. На предприятии должен быть издан приказ о проверке систем пожаротушения и автоматической пожарной сигнализации, а также об ответственном за их исправное состояние. Количество первичных средств пожаротушения в помещениях определяется в зависимости от категории этих помещений, согласно «НПБ 105-95» Определение категорий помещений, зданий и наружных установок по взрывопожарной и пожарной опасности». Согласно этому документу помещения по взрывопожарной и пожарной опасности подразделяются на категории А, Б, В1-В4, Г и Д, а здания — на категории А, Б, В, Г и Д. Так же помещения классифицируются по взрывоопасным зонам согласно ПУЭ, в соответствии с которыми производится выбор электрооборудования.
5. Организацию разработки и обеспечение выделения финансовых средств на реализацию мероприятий по обеспечению пожарной безопасности. Нельзя забывать о том, что вся работа по созданию и поддержанию пожарной безопасности предприятия начинается с составления годового плана противопожарных мероприятий. Исходя из намеченных мероприятий готовится предложение по бюджету предприятия на очередной финансовый год. И, конечно же, без финансирования не может быть качественной противопожарной защиты.
6. Обучение по пожарной безопасности специалистов, служащих и рабочих включает:
— проведение вводного, первичного, повторного, внепланового и целевого инструктажей;
— организация занятий по пожарно — техническому минимуму;
— проведение учений и противопожарных тренировок.
Обучение мерам пожарной безопасности специалистов и работников предприятия проводится в соответствие с приказом МЧС от 12 декабря 2007 N 645 «Об утверждении Норм пожарной безопасности «Обучение мерам пожарной безопасности работников организаций».
7. Обеспечение электробезопасности на предприятии. Обеспечение электробезопасности на предприятии важно не только с точки зрения защиты людей от поражения электрическим током, но и в целях пожаробезопасности. По статистике, около половины пожаров происходят из – за нарушений электробезопасности. Для организации работ по обеспечению электробезопасности приказом руководителя назначается ответственное лицо за электрохозяйство предприятия. На него возлагаются следующие обязанности: обеспечение безопасности работ в электроустановках, организация систематического проведения замеров сопротивления изоляции и заземления, контролировать соблюдение работниками предприятия требований правил, норм, инструкций по охране труда в области электробезопасности, организовывать разработку и внедрение более совершенных блокировочных, отключающих, защитных устройств, обеспечивающих безопасность монтажа, ремонта и обслуживания энергетического оборудования и другие.
8. Составление плана эвакуации при пожаре. Для составления плана эвакуации людей и материальных ценностей в случае возникновения пожара администрация предприятия назначает специальное лицо или организует комиссию (для крупных предприятий). В состав комиссии входят: председатель пожарно технической комиссии, заместитель руководителя предприятия по административно — хозяйственной части и начальник пожарной охраны предприятия или ДПД. Комиссия или специально выделенное лицо изучают планировку здания и территории для выявления возможных схем движения людей и автотранспорта при эвакуации. На основании изучения планировки составляются маршруты движения людей из различных помещений. Исходя из конкретных маршрутов движения, комиссия назначает ответственных за безопасную эвакуацию людей, оповещение о пожаре и встречу пожарных подразделений, а также эвакуацию материальных ценностей, автотранспорта и тушение пожара первичными средствами. При установлении порядка эвакуации транспортных единиц комиссия определяет порядок дежурств в ночное время, выходные и праздничные дни, а также местонахождение ключей зажигания. При установлении порядка эвакуации материальных ценностей комиссия уточняет места хранения документации и пожароопасных материалов, а также действующие и запасные въезды на территорию предприятия, пригодные для проезда пожарных автомобилей. План эвакуации утверждается руководителем предприятия и издается приказ о введении его в действие. Намечаются сроки изучения и практической отработки плана эвакуации с работниками предприятия. Контроль за изучением плана эвакуации и обучением персонала возлагается на руководителя предприятия. Руководитель предприятия обязан по мере изменения обстановки своевременно вносить изменения в план эвакуации, заменяя работников, выбывших из предприятия. Вновь назначенные работники должны быть ознакомлены с их обязанностями по плану эвакуации.
9. Разработку документов по пожарной безопасности.
На предприятии должны:
9.1. Издаваться приказы:
— о назначении ответственного за пожаробезопасность предприятия;
— об утверждении Правил (инструкции) по пожарной безопасности;
— о назначении ответственного за электрохозяйство;
— о назначении ответственного за средства пожаротушения;
— о назначении ответственных за пожаробезопасность в подразделениях и другие;
— о создании ДПД;
— о порядке, согласно которому с сотрудниками следует проводить специальное обучение и инструктажи, проверять их знания по вопросам пожарной безопасности;
9.2. Разрабатываться:
— инструкция о мерах пожарной безопасности;
— инструкция по содержанию и применению первичных средств пожаротушения;
— инструкция о порядке действий работников предприятия в случае возникновения пожара и эвакуации;
— инструкция по пожарной безопасности при работе в производственном цехе (при наличие такого цеха);
— программа для проведения вводного противопожарного инструктажа;
— программа для проведения первичного противопожарного инструктажа;
-перечень вопросов для проверки знаний по пожарной безопасности по которым следует проверять знания после первичного, повторного и внепланового противопожарных инструктажей;
— план противопожарных мероприятий.
9.3. Вестись:
— журнал регистрации инструктажей по вопросам пожарной безопасности;
— журнал контроля состояния первичных средств пожаротушения;
— журнал учета огнетушителей;
— журнал проведения испытаний и перезарядки огнетушителей;
— журнал учета присвоения группы I по электробезопасности неэлектротехническому персоналу;
— журнал учета проверки знаний норм и правил работы в электроустановках и другие документы;
— журнал регистрации наряд-допусков.
9.4. Оформляться:
— разрешения на начало работы каждого новосозданного предприятия, ввод в эксплуатацию новых и реконструированных объектов, на внедрение новых технологий, запуск в производство новых пожароопасных машин, оборудования и продукции, на аренду любых помещений, зданий и сооружений;
— планы (схемы) эвакуации людей в случае пожара;
— наряды-допуски на выполнение огневых работ.
9.5. Иметься:
— сертификаты соответствия на все виды пожарной техники и противопожарного оборудования;
— регламенты технического обслуживания систем пожарной автоматики, оповещения о пожаре, огнетушителей.

Документы по пожарной безопасности
Журналы по пожарной безопасности
(как сделать журнал самому)

producm.ru

Смотрите так же:

  • Образец иска о признании недействительным решения общего собрания Образец иска о признании недействительным решения общего собрания Образцы документов. Образцы договоров, контрактов, приказов, соглашений. Далее--> Образцы заявлений. Образцы […]
  • Нотариус гатчина топоркова Нотариусы Гатчина Ниже представлен список нотариусов в выбранной категории. Чтобы посмотреть подробную информацию по конкретному нотариусу, кликните по ФИО нотариуса. Телефон: +7 (81371) […]
  • Как вносить стаж в 1с 82 Учет лизинга у лизингополучателя Учет лизинга у лизингополучателя мы рассмотрим на конкретном примере учета лизинга основного средства на балансе лизингополучателя с пошаговым отражением […]
  • Все налоги ооо в 2014 году Основные налоги: доступно в таблице Для современного развивающегося бизнеса необходимо всегда оставаться на связи. Особенно это актуально для предпринимателей и организаций, занятых […]
  • Бланк заявления отказа от страховки в сбербанке Заявление на возврат страховки по кредиту в Сбербанке: образец Страхование кредитов – целенаправленная мера минимизации существующих рисков, дополнительная защита интересов кредитора от […]
  • Судьи белгородского районного суда I. Заявления кандидатов на вакантные должности председателей, заместителей председателей, судей и мировых судей, судей Арбитражного суда Белгородской области. - Заявление Ермошина Евгения […]