Приказ о получении заработной платы

Делопроизводство

Особенности уменьшения заработной платы работников организации

Заработная плата, точнее минимальный ее размер, устанавливается нормами Федерального закона на всей территории РФ.

Размер заработной платы не должен быть ниже прожиточного минимума, установленного для работающего населения страны.

В свою очередь, прожиточный минимум является колеблющейся величиной, что приводит к колебанию минимального размера заработной платы и возможностям проведения различного рода махинаций со стороны работодателей, стремящихся уменьшить заработную плату своих работников.

Что говорит закон?

Размер заработной платы и сроки ее выплаты в организации, сотрудником которой является работник, определяются положениями трудового или коллективного договора.

Согласно ст. 72 ТК РФ уменьшение размера заработной платы возможно исключительно при пересмотре трудового договора в ходе переговоров между работником и работодателем.

Нормативная база

Нормативно-правовую сторону вопроса, касающегося уменьшения заработной платы, составляют Трудовой кодекс РФ, а также трудовые и коллективные договоры, заключаемые в организациях с каждым из работников в обязательном порядке.

Кроме того, при уменьшении заработной платы рекомендуется обратиться к Федеральному закону №82-ФЗ «О минимальном размере оплаты труда» от 19 июня 2000 года.

Данный документ поможет понять, действительно ли работодатель нарушает права работников, уменьшая заработную плату, или же снижение заработка является вполне законным.

Законно ли?

Работников, столкнувшихся с сокращением оклада, более всего волнует вопрос законности подобных действий со стороны работодателя.

Необходимо отметить, что, к сожалению, проводимые сокращения оклада в большинстве случаев все же законны, при условии соблюдения работодателем определенного рода процедур, суть которых будет изложена ниже.

Заработная плата может быть уменьшена, как одному, так и всем сотрудникам предприятия.

При этом данные действия, если они проведены в соответствие с ТК РФ и не нарушают права работников на достойную плату своего труда, считаются вполне законными.

Возможные основания и причины

Основаниями для изменения зарплаты в сторону уменьшения являются:

  • Реальное уменьшение доходов предприятия. В этом случае, чтобы избежать тотального сокращения, руководитель организации вправе предложить работникам согласится на выполнение своих трудовых обязанностей за меньшую плату.
  • Понижение работника в должности.
  • Реорганизация предприятия. Изменение технических и организационных условий выполнения работ, может послужить основанием для уменьшения оклада сотрудников организации.
  • Снизить заработную плату по собственной инициативе, без наличия описанных выше оснований, работодатель не вправе.

    Прежде чем объявлять о понижении оплаты труда, работодатель обязан указать работникам на причины подобных действий.

    Сделать это он обязан на коллективном собрании работников, либо любым иным открытым и доступным всем способом.

    Соглашение сторон

    Несмотря на то, что инициатива о понижении заработной платы всегда исходит от работодателя, у работников есть право не соглашаться на претворение ее в жизнь.

    Для этого достаточно отказать в подписании соглашения о внесении изменений в трудовой договор. Наличие такового соглашения является обязательным условием понижения оклада.

    Выразив свое согласие, либо не согласие со сложившейся ситуацией работник может кардинальным образом изменить ее в лучшую сторону.

    Инициатива работодателя

    Любое сокращение заработной платы – это всегда инициатива работодателя, подкрепленная законодательным образом.

    В случае, если работник с данной инициативой не согласен, или указанные основания для понижения зарплаты кажутся ему не существенными, он может поступить так, как описано выше, и обратиться в суд.

    Уменьшение оклада по инициативе работодателя, ничем не подкрепленное, считается незаконным.

    На испытательном сроке

    Работнику, находящемуся на испытательном сроке, заработная плата может быть сокращена на тех же основаниях, что и другим сотрудникам.

    Законодательно такой работник приравнивается к остальным сотрудникам, работающим полноценно.

    При реорганизации

    Реорганизация предприятия является наиболее распространенной причиной для уменьшения оклада работников, потому, если руководство сообщает о реорганизации вслед за этим, скорее всего, последует понижение зарплаты.

    Данная мера является вполне обоснованной и законной, поскольку позволяет сохранить рабочие места за большей частью сотрудников, согласившихся на понижение зарплаты.

    По результатам аттестации

    Уменьшение зарплаты может последовать при получении неудовлетворительных результатов аттестации, как самого работника, так и предприятия в целом.

    Следует добиваться высоких балов на аттестации, поскольку просчет даже одного сотрудника может стоить заработка всей компании.

    При финансовых проблемах

    Чаще всего сокращение заработной платы производится при возникновении у предприятия финансовых проблем и существенных изменений условий труда.

    В этом случае предприниматель может объявить себя банкротом, провести тотальное сокращение, либо понизить заработную плату и сохранить рабочие места.

    Последняя мера является наиболее гуманной и приемлемой, поскольку у работников остается шанс на то, что после решения всех финансовых проблем, заработок их вновь увеличится.

    Каков срок выдачи зарплаты по платежной ведомости? Ответ — тут.

    Уменьшение заработной платы и оклада по инициативе работодателя

    Как оформить документально?

    О предстоящем сокращении заработной платы все работники уведомляются за 2 месяца.

    Из документов работодателю потребуются:

    Уведомление о предстоящем понижении заработной платы высылается всем сотрудникам, чей заработок будет сокращен.

    Делается это за 2 месяца до сокращения, по прошествии которых работодатель вправе составить дополнительное соглашение к трудовому договору, дающее основание предполагать, что работники согласны с предстоящими изменениями в оплате труда.

    После того как соглашение будет подписано работником, директор предприятия обязан составить приказ с указанием планируемых изменений, перечня сотрудников, а также причины, их вызвавшей.

    Уведомление (образец)

    Точного образца уведомления, которое должен разослать работодатель своим сотрудникам, не существует.

    Законодательно образец данного документа нигде не закреплен, потому вполне допустима произвольная форма его написания с указанием:

  • наименования организации;
  • точного юридического адреса ее нахождения;
  • возможного общего числа сотрудников;
  • реквизитов руководителей организации;
  • информации о предстоящем сокращении заработной платы;
  • полных инициалов сотрудника, либо сотрудников, которых это коснется;
  • причин уменьшения заработной платы;
  • возможных последствий для предприятия в случае, если оплата труда не будет понижена.
  • подписи и печати руководителя.
  • Уведомление должно быть вручено лично каждому работнику.

    О получении данного документа работник обязан расписаться в специально заведенном с этой целью журнале.

    Пример уведомления:

    Уведомление об уменьшении оклада

    Приказ (образец)

    Для написания приказа о понижении оклада труда работодателю потребуются:

  • документы всех сотрудников;
  • бланки документов;
  • документы организации;
  • печать организации.
  • Пример составления:

    Пример приказа об изменении оклада

    При составлении приказа обязательно следует руководствоваться нормами ТК РФ.

    Чтобы приказ имел юридическую силу, руководитель структурного подразделения организации обязан подготовить и предоставить директору служебную записку, в которой:

  • указать реквизиты работника;
  • перечень трудовых обязанностей;
  • должность работника;
  • причину изменения оклада.
  • Обязательным условием является подпись и печать руководителя структурного подразделения на данном документе.

    После получения служебной записки директор составляет приказ о внесении изменений в трудовой договор.

    Единого общепринятого образца для написания приказа не существует, данный документ считается внутренним, содержание его зависит от конкретного руководителя и может быть представлено в следующем виде:

    1. Шапка. Полные и сокращенные реквизиты предприятия, так, как это прописано в учредительном документе.
    2. Предварительная часть. Слово «приказ» пишется с заглавной буквы посередине. Под ним пишется номер и дата составления приказа. После этого указывается наименование документа, в данной ситуации, это изменение оклада работника в меньшую сторону.
    3. Распорядительная часть. Указывается причина, послужившая основанием для изменения оклада, полные инициалы работника, а также его должность и сумма, которая удерживается с его заработка.
    4. Исполнительная часть. Ответственность за исполнение приказа возлагается на бухгалтера. Документ заверяется подписью директора и печатью организации.

    В конце приказа должна стоять также и подпись работника. Без нее документ считается недействительным.

    Дополнительное соглашение (образец)

    Дополнительное соглашение является документом, юридически закрепляющим изменения, вносимые в трудовой договор при изменении оклада работника.

    Образца для данного документа нет, он составляется в письменной форме, которая должна совпадать с написанным ранее трудовым договором.

    Соглашение должно содержать следующую информацию:

  • место и время подписания;
  • инициалы работника и работодателя;
  • занимаемую работником должность;
  • номер и дату подписания трудового договора.
  • Обязательными условиями являются наличие подписи и печати предприятия, а также подписи работника на каждом из 2-х экземпляров данного документа.

    Типовой текст допсоглашения:

    Как рассчитать сдельную оплату труда? Узнайте тут.

    Кто утверждает положение об оплате труда? Смотрите здесь.

    После подписания дополнительного соглашения работодатель имеет право составить приказ об уменьшении заработной платы. Форма его также не унифицирована.

    В случае, если работник не согласен с новой заработной платой, он имеет право уволиться (ст. 77 ТК РФ).

    В свою очередь работодатель обязан предложить работникам вакантные должности на предприятии с более высоким заработком, если таковых нет, он не имеет права препятствовать увольнению.

    Как понизить оклад без изменения зарплаты?

    Оклад является составной частью заработной платы, потому его изменение невозможно без внесения корректив в общий доход сотрудника.

    Оклад – неизменная единица расчета заработной платы.

    Общий заработок сотрудника складывается из размера оклада, потому изменить заработную плату и не оказать влияния на оклад можно, но изменить оклад и не изменить оплату труда, нереально.

    Соглашение сторон

    Если уменьшение заработной платы происходит по обоюдному соглашению, то оформление его не занимает много времени.

    Как оформить?

    Прежде чем приступать к написанию каких-либо документов, необходимо удостовериться в согласии работника на выполнение своих трудовых обязанностей в соответствии с новым окладом.

    Для этого потребуется направить на имя работника уведомление о предстоящем снижении заработка, составить приказ о внесении изменений в трудовой договор и подписать дополнительное соглашение.

    Уведомление

    Образца уведомления об уменьшении зарплаты и оклада по соглашению сторон не существует.

    Данный документ составляется также как и обычное уведомление. Обязательным условием является подпись работника об его получении, проставляемая в конце документа.

    Пример:

    Пример приказа

    Дополнительное соглашение

    Дополнительное соглашение составляется по тому же образцу, что и обычное соглашение о внесении изменений в трудовой договор. Форма его произвольная.

    При уменьшении заработной платы по соглашению сторон, такое изменение может произойти сразу же, как только стороны договорятся о размере оклада.

    Ждать 2 месяца не обязательно.

    Образец уведомления об изменений оплаты труда работникам вы можете также скачать тут.

    Особые вопросы

    Проводится ли индексация?

    Индексация зарплаты предполагает ее постепенное повышение в соответствие со ст.134 ТК РФ.

    Работодатель может повысить заработную плату по собственному усмотрению одному, нескольким, либо всем работникам.

    Законодательно не установлено, когда и на сколько процентов будет произведено повышение, потому, если работодатель не имеет возможностей для его осуществления, он может и вовсе от него отказаться, специально забыв упомянуть о ней в трудовом договоре, что не является законным способом.

    В том случае, если заработную плату понизили до минимально возможной вследствие реорганизации предприятия, массового сокращения, либо экономической нестабильности, индексация ее все равно должна производиться.

    Отказ от увеличения заработной платы вслед за ростом инфляционных процессов может грозить работодателю административной и уголовной ответственностью.

    Можно ли оформить задним числом?

    С целью избежать ненужных вопросов и конфликтных ситуаций некоторые работодатели, вынужденные понизить заработную плату, производят данное понижение задним числом.

    В этом случае при очередной выплате заработной платы работникам сообщается об отказе от премий и различного рода выплат. На руки выдается чистая заработная плата, размер которой может быть в несколько раз меньшим, чем ожидалось.

    Никакого законного права поступать таким образом у работодателя нет.

    При возникновении сложного экономического положения, ведущего к невозможности выплаты заработной платы в прежнем размере, работодатель обязан собрать весь коллектив работников, и не позже чем за 2 месяца до понижения, предупредить о таковом.

    Работники должны самостоятельно решить, согласны ли они на подобные действия или же готовы оставить рабочие места и уволиться.

    Таким образом, на поиск новой работы с подходящим заработком у них останется достаточно большое количество времени.

    Как оформить директору?

    Порядок оформления понижения заработной платы директору зависит от того, является ли он наемным работником или же причастен к непосредственному учреждению предприятия.

    В случае, если директор пришел на работу, как обычное нанимаемое на должность лицо, понижение заработной платы оформляется на обычных основаниях, с обязательным предупреждением за 2 месяца до такового.

    Если директор является главой акционеров предприятия и его учредителем, то подобных формальностей не требуется, понижение собственной ставки он может произвести и самостоятельно.

    При этом в первом случае также необязательно ждать отведенное время, при получении согласия директора на производимые действия, его заработная плата может быть понижена немедленно после издания соответствующего приказа.

    Можно ли уменьшить оклад беременной или декретнице?

    В принципе, беременная или декретница ничем не отличается от других работников.

    Если планируется уменьшение заработной платы всем работникам, оклад беременной может быть уменьшен на общих основаниях с обязательным предупреждением за 2 месяца до такового. Единственное преимущество беременной или декретницы в этом плане состоит в отсутствии у работодателя законной возможности уволить ее.

    Зная это, беременная женщина может отказаться подписывать соглашение об уменьшении заработной платы и продолжать работать в занимаемой должности без каких-либо последствий для себя.

    Можно ли изменить условия договора, если работник на больничном?

    Трудовой договор заключают и подписывают две участвующие в нем стороны, потому изменить его условия можно только при получении их согласия на подобное изменение.

    Таким образом, если работник находится на больничном, но при этом выражает письменное согласие на проведение подобного рода изменений, ничего незаконного в этом усматривать нельзя.

    Если же такового согласия со стороны работника не поступило вследствие его тяжелого состояния, либо отсутствия информации о предстоящем изменении, трудовой договор должен оставаться в прежнем виде вплоть до выхода работника с больничного.

    Допускается ли снижение до минималки?

    В процессе осуществления работником трудовой деятельности его заработная плата может меняться в большую, либо меньшую сторону.

    Доведение заработной платы до минимального уровня является вполне законным и допустимым действием со стороны работодателя в условиях финансового и экономического кризиса.

    Перед проведением перерасчета заработной платы в сторону ее существенного уменьшения работник должен получить соответствующее извещение, после чего у него есть право соглашаться с поставленными условиями, либо начать поиск другого места работы.

    Что такое почасовая оплата труда? Смотрите здесь.

    Как написать доверенность на получение зарплаты? Узнайте тут.

    Какова ответственность работодателя, если оплата стала ниже МРОТ?

    Размер заработной платы устанавливает Трудовой кодекс. Согласно ст. 129 ТК РФ обычная заработная плата состоит из оклада, компенсационных и стимулирующих выплат.

    В ст. 133 рассматриваемого кодекса указывается, что заработная плата не может быть меньшей минимального оклада, предусмотренного законом. При этом для достижения подобного уровня заработной платы работник обязан отработать полный рабочий месяц в полном соответствии со своими рабочими обязанностями.

    Заработная плата работника, начисленная ему без учета всех положенных удержаний, признается его доходом.

    С полной заработной платы работодатель имеет право удерживать часть средств для оплаты НДФЛ, после чего она несколько уменьшается, что приводит к такому явлению, как получение работником заработной платы ниже МРОТ.

    Работодатель не несет никакой ответственности за столь низкую оплату труда, но может ее повысить за счет премий и пособий.

    В ситуации, когда зарплата не достигает установленного уровня МРОТ, могут оказаться также и работники, работающие по совместительству.

    Работодатель не обязан компенсировать совместителям недоимки, если размер заработной платы не достигал минимального уровня на момент заключения трудового договора.

    Никакой ответственности работодатель при этом не несет.

    В том случае если речь идет о преднамеренном занижении заработной платы работодателю может грозить:

  • Материальная ответственность. На основании ст. 236 ТК РФ работодатель обязан возместить заработную плату с процентами в случае ее задержки. Это же правило касается и заработной платы уменьшенной незаконным образом.
  • Дисциплинарная ответственность. Работодателю, если он не является владельцем предприятия, на котором трудится работник, может грозить замечание, выговор и даже увольнение.
  • Гражданско-правовая. Недобросовестный работодатель обязан компенсировать моральный и материальный вред причиненный работнику. Размер компенсации определяется судом.
  • Административная ответственность. Недобросовестному работодателю грозит штраф либо предупреждение, также деятельность предпринимателя может быть приостановлена. В качестве меры наказания может быть применена дисквалификация. Размер штрафа при этом не может превышать 5 тысяч рублей.
  • Уголовная ответственность. Уголовная ответственность для работодателя наступает в соответствие со ст.145.1 УК РФ. Привлечение к уголовной ответственности за невыплату заработной платы может иметь место в исключительных случаях, обычно судебное решение ограничивается предупреждением и штрафом.
  • В качестве примера можно привести следующую ситуацию:

    Сотрудник ООО «Звезда» Куйбышев Л. Л. обратился в бухгалтерию в связи с обнаруженной им разницей между заработной платой, полученной за два последних месяца. В бухгалтерии он получил ответ о том, что его заработная плата была снижена в связи с недостатком финансовых средств у предприятия. На попытки сотрудника встретиться с директором и прояснить ситуацию в личной беседе, никто не отреагировал.

    В итоге, данный гражданин был вынужден обратиться в суд. Решением суда, действия директора предприятия были признаны необоснованными и незаконными. Работнику была возвращена его заработная плата, на работодателя наложен штраф в размере 3 тысяч рублей.

    Может ли работник оспорить решение работодателя?

    Решение работодателя по поводу уменьшения заработной платы не может быть принято в одностороннем порядке.

    Прежде чем снимать надбавки и премии, работодатель должен посоветоваться с работником.

    В случае, если он этого не сделал, имеет смысл обратиться в профсоюзную организацию, либо инспекцию по труду для оспаривания такового решения. Последней и конечной инстанцией является суд.

    Работник имеет право подать иск в суд на работодателя в случае, когда:

  • работодатель произвольно уменьшил оклад, не утруждая себя объяснениями;
  • работодателем были внесены изменения в трудовой либо коллективный договор, с которыми работник не согласен;
  • работодателем не был соблюден срок уведомления работников об уменьшении заработка.
  • Судебная практика

    К сожалению, судебная практика показывает, что дела, в которых работник выступает с претензиями в отношении работодателя, не законным образом понизившего заработную плату, ограничиваются предупреждением, либо административным наказанием.

    Штрафы и иные санкции в законодательстве не предусмотрены.

    Уголовная ответственность может наступить для работодателя в случае, если его неправомерные действия нанесли вред здоровью и жизни, как самого работника, так и членов его семьи.

    kadriruem.ru

    Первичная документация по учету кадров и заработной плате

    В каждой организации, ведущей экономическую деятельность, возникает необходимость в ведении кадровых документов, а так же в ежемесячном расчете и начислении заработной платы сотрудникам.

    Бухгалтерия рассчитывает пособия, отпускные и командировочные, начисления по окладу и сдельно, начисляет налоги и страховые взносы, отчитывается в фонды и ИФНС.

    Зачастую бухгалтерия так же занимается и кадровыми документами, ведь далеко не в каждой компании есть своя кадровая служба.

    При этом, далеко не каждый бухгалтер является еще и хорошо подкованным работником кадровой службы. А ведь с Трудовой инспекцией нынче шутки плохи.

    Расчет и начисление заработной платы необходимо производить в соответствии с положениями 21 главы Трудового кодекса РФ.

    Процесс расчета зарплаты осуществляется в несколько этапов.

    Первым этапом является анализ информации, содержащейся в первичных документах по учету труда и его оплаты, составленных по унифицированным формам.

    Второй этап представляет собой расчет сумм оплаты труда (и других выплат) сотрудникам, а так же лицам, выполняющим работы и оказывающим услуги по договорам гражданско-правового характера (ГПХ).

    На третьем этапе происходит расчет и удержание налога на доходы физических лиц (НДФЛ) в соответствии с главой 23 Налогового кодекса.

    Четвертым этапом будут начисления страховых взносов, взимаемых с начисленных сумм оплаты труда.

    На пятом этапе оформляются документы (так же унифицированных форм) на выплату заработной платы.

    Учитывая тот факт, что в соответствии с п.1 ст.9 закона «О бухгалтерском учете» №129-ФЗ, все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, так как именно эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет, значение первичной документации нельзя недооценивать.

    Тем более, что многие первичные документы по кадровому учету и заработной плате необходимо хранить в течении 75 лет (либо – постоянно, т.е. не менее 10 лет) 75 лет в соответствии с требованиями Приказа Минкультуры от 25.08.2010г. №558 с последующей передачей в Государственный архив в случае прекращения деятельности компании.

    Кроме того законодательством предусмотрена административная и даже уголовная ответственность за нарушение порядка ведения и сохранности кадровых документов.

    В статье будут рассмотрены виды и формы первичных документов по кадровому учету и заработной плате, а так же приведены сроки их хранения.
    Представленная информация может послужить «памяткой» в работе бухгалтеру.

    ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, СОДЕРЖАЩИЕСЯ В АЛЬБОМАХ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ

    При формировании первичных документов по кадровому учету и оплате труда, следует помнить о положении п.2 ст.9 закона №129-ФЗ.

    В соответствии с этим пунктом, первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

    Унифицированные формы, которые следует применять при оформлении трудовых отношения с сотрудниками, утверждены Постановлением Госкомсстата РФ от 05.01.2004г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации труда и его оплаты».

    Данным Постановление утверждены следующие формы первичных документов:

    1. По учету кадров:

  • №Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу»,
  • №Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу».
  • Эти формы применяются для оформления приема на работу сотрудника (Т-1) или группы сотрудников (Т-1а).
    Срок хранения 75 лет.

  • №Т-2 «Личная карточка работника»,
  • №Т-2ГС(МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего».
  • Личная карточка работника является основным документом по учету данных сотрудников и заводится на всех, без исключения, сотрудников предприятия, с которыми заключаются трудовые договора.
    Срок хранения 75 лет.

  • №Т-3 «Штатное расписание».
  • Обязательный и очень важный документ, отражающий данные о структуре организации, ее штатном составе и штатной численности. И само штатное расписание и изменения, в него вносимые, утверждаются приказом руководителя.
    Срок хранения 3 года.

  • №Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника».
  • Эта форма применяется в научных и образовательных учреждениях для учета научных работников.
    Заполняется на основании дипломов доктора наук и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и прочих аналогичных документов.

  • №Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу»,
  • №Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу»,
  • оформляет перевод сотрудников на другую должность внутри организации. К приказу подшивается согласие сотрудника в письменном виде.
    Срок хранения 75 лет.

  • №Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»,
  • №Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам»,
  • Применяется для оформления и учета отпусков.
    Срок хранения 5 лет.

  • №Т-7 «График отпусков».
  • Обязательный локальный нормативный акт, ежегодно определяющий очередность предоставления оплачиваемых отпусков сотрудникам организации в соответствии с положениями статьи 123 Трудового Кодекса.
    Утверждается работодателем не позднее, чем за две недели до наступления календарного года.
    Порядок составления графика может быть закреплен правилами внутреннего трудового распорядка или положениями коллективного договора, другими внутренними документами организации.
    О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.
    Срок хранения 1 год (рекомендуем хранить до прохождения проверки в ИФНС или Трудовой инспекции).

  • №Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»,
  • №Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)»,
  • применяется для документального оформления при прекращении трудовых отношений.
    Срок хранения 75 лет.

  • №Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»,
  • №Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»,
  • оформляется при направлении сотрудника (сотрудников) в командировку. Заполняется на основании служебного задания (форма Т-10а).
    Срок хранения 5 лет (при долгосрочных зарубежных командировках – 10 лет).

  • №Т-10 «Командировочное удостоверение»,
  • служит для подтверждения времени пребывания в служебной командировке. В удостоверении отмечается время прибытия сотрудника в место назначения, а так же время отъезда. Данный документ оформляется на основании приказа о направлении в командировку (форма Т-9) и заверяется принимающей стороной.
    Срок хранения 5 лет (при командировках в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности – 75 лет).

  • №Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»,
  • содержит в себе информацию о цели поездки сотрудника и ее итоговых результатах. Является основанием для оформления приказа по форме Т-9 и служит для подтверждения экономической обоснованности расходов на командировку.
    Срок хранения 5 лет (при долгосрочных зарубежных командировках – 10 лет).

  • №Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника»,
  • №Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников»,
  • оформляется в случае поощрения сотрудников за успехи в работе. Приказ является основанием для внесении соответствующей записи в личную карточку работника (форма №Т-2, №Т-2ГС(МС)) и трудовую книжку работника.
    Срок хранения 75 лет.

    2. По учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда:

  • №Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда»,
  • Является не только документом, отражающим трудовую дисциплину организации, но и служит основанием для начисления заработной платы сотрудникам.
    Этот документ нужен компаниям не только для ведения бухгалтерского учета расчетов по заработной плате. Табель необходим также для подтверждения экономической оправданности расходов на оплату труда сотрудников для целей налогового учета, так как по сути своей является документом, подтверждающим фактическое осуществление работниками своей трудовой деятельности.
    Форма Т-12 является универсальной и используется в большинстве организаций.
    Срок хранения 5 лет (при вредных условиях труда – 75 лет).

  • №Т-13 «Табель учета рабочего времени»,
  • используется компаниями, в которых используется автоматическая система контроля явок и отсутствия сотрудников на рабочем месте (турникеты, электронные пропуска и другие системы распознавания, фиксирующие время прибытия и убытия сотрудников).
    Срок хранения 5 лет (при вредных условиях труда – 75 лет).

  • №Т-49 «Расчетно-платежная ведомость»,
  • №Т-51 «Расчетная ведомость»,
  • №Т-53 «Платежная ведомость»,
  • применяются для расчета и выплаты заработной платы сотрудникам. В случае применения формы №Т-49, другие расчетные и платежные документы по формам №Т-51 и №Т-53 – не составляются.
    В случае перечисления заработной платы на банковские карточки сотрудникам, составляется только расчетная ведомость (формы №Т-49 и Т-53 не составляются).
    Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов – 75 лет).

    • №Т-53а «Журнал регистрации платежных ведомостей»,
    • применяется для учета и регистрации платежных ведомостей по произведенным выплатам сотрудникам.
      Срок хранения 5 лет.

    • №Т-54 «Лицевой счет»,
    • №Т-54а «Лицевой счет (свт)» (свт – средства вычислительной техники),
    • применяются для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, всех начислениях, удержаниях и выплатах в пользу сотрудника в течении календарного года.
      Срок хранения 75 лет.

    • №Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику»,
    • используется для расчета причитающихся сотруднику отпускных выплат.
      Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов – 75 лет).

    • №Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»,
    • применяется для учета и расчета заработной платы, компенсации неиспользованного отпуска и прочих выплат сотрудникам при расторжении трудового договора.
      Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов – 75 лет).

    • №Т-73 «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы».
    • Применяется для оформления и учета приема-сдачи работ, выполненных сотрудником по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы.
      Служит основанием для окончательного или поэтапного расчета сумм оплаты выполненных работ.
      Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов – 75 лет).

      ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, НЕ СОДЕРЖАЩИЕСЯ В АЛЬБОМАХ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ

      Документы, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

    • наименование документа;
    • дату составления документа;
    • наименование организации, от имени которой составлен документ;
    • содержание хозяйственной операции;
    • измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
    • наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
    • личные подписи указанных лиц.
    • Кроме перечисленных в предыдущем разделе унифицированных формы документов существует еще множество документов, ведением которых должна заниматься организация.

      Необходимость ведения кадровой документации закреплена действующим законодательством:

      1. Трудовым кодексом:

    • Трудовой договор, заключаемый с каждым сотрудником, его содержание и виды (гл.10-13 ТК РФ).
    • Срок хранения 75 лет.

    • Защита персональных данных работника (гл.14 ТК РФ).
    • Трудовые книжки (ст.66 ТК РФ).
    • Срок хранения — до востребования. Не востребованные — 75 лет.

    • Разработка и утверждение Правил внутреннего распорядка (ст.189 ТК РФ).
    • Срок хранения – постоянно (не менее 10 лет). Срок действия – до принятия новых Правил..

      2. Федеральный закон от 27.07.2006г. №152-ФЗ «О персональных данных»

    • Положение о персональных данных.
    • 3. Постановление Правительства РФ от 16.04.2003г. №225 «О трудовых книжках».

    • Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей.
    • Трудовые отношения сотрудников и работодателя регламентируются локальными нормативными положениями организации.
      В каждой компании должны быть правила внутреннего трудового распорядка и положение о защите личных сведений.
      Другие локальные нормативные положения:

    • о заработной плате,
    • премировании,
    • коэффициенте трудового участия,
    • и т.п.
    • разрабатываются и утверждаются в случае необходимости.

      Кроме того, в организации должны быть следующие кадровые документы по охране труда:

    • Инструкции сотрудников по охране труда и технике безопасности.
    • Срок хранения постоянно.

    • Журнал регистрации инструктажных мероприятий;
    • Срок хранения 10 лет.

      Требования охраны труда регулируются разделом 10 Трудового Кодекса.

      В соответствии с положениями ст.217 ТК РФ, у каждого работодателя, осуществляющего производственную деятельность, с численностью работников больше 50 человек, должна быть служба охраны труда либо специалист по охране труда, имеющий соответствующую подготовку или опыт работы в этой области.

      В случае, если численность производственного предприятия менее 50 человек, то
      руководитель может возложить обязанности по охране труда на подготовленного сотрудника, в том числе – по совместительству, с письменного согласия работника и за дополнительную плату (ст. 60.2 ТК РФ).

      Если же обязанности по охране труда ни за кем не закреплены, ответственность за нарушения несет руководитель компании.

      Кроме вышеупомянутых, организация должна располагать следующими документами:

    • Документы (карты) аттестации рабочих мест, планы об аттестации рабочих мест по условиям труда.
    • Проведение аттестации рабочих мест на сегодняшний день обязательно для всех организаций. Осуществляется специализированными организациями, имеющими государственную аккредитацию.
      Срок хранения 45 лет. (При тяжелых, вредных, опасных условиях труда – 75 лет).

    • Должностные Инструкции сотрудников.
    • Данные инструкции составляются для каждой позиции в штатном расписании.
      Срок хранения постоянно.

    • Заявления сотрудников о приеме, увольнении, предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска, предоставлении отпуска без сохранения зарплаты.

    Срок хранения заявлений, не вошедших в личные дела сотрудников – 5 лет.
    Срок хранения заявлений, вошедших в личные дела сотрудников – 75 лет.

  • Договор о полной материальной ответственности (ст.243, ст.244 ТК РФ).
  • Заключается в обязательном порядке с сотрудниками, которые были приняты на предусматривающие материальную ответственность должности.
    Срок хранения 5 лет (после увольнения материально ответственного лица).

  • Журнал регистрации проверок контролирующих служб.
  • Ведение данного журнала обязательно для всех юридических лиц и ИП.
    Срок хранения постоянно.

    Акты о несчастных случаях.
    Срок хранения 75 лет.

    Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний.
    Срок хранения 75 лет.

    В заключение необходимо отметить, что вышеприведенные перечни документов не являются исчерпывающими, так как в процессе установления трудовых отношений у организации может возникнуть обязанность оформления иных документов (например, свидетельства государственного пенсионного страхования для ранее не работавшего сотрудника).

    ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАРУШЕНИЯ ПОРЯДКА ВЕДЕНИЯ И СОХРАННОСТИ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

    В случае отсутствия утвержденных организацией в обязательном порядке кадровых документов, проверяющий инспектор по труду может привлечь организацию к административной ответственности.
    Так, в соответствии со ст.5.27 КоАП РФ, нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет наложение административного штрафа:

  • на должностных лиц — в размере от 1 000 до 5 000 руб.,
  • на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб. или приостановление деятельности на срок до 90 суток.
  • Нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, влечет за собой дисквалификацию на срок от одного года до трех лет.

    В соответствии со ст.13.20 КоАП РФ, за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов (к таким документам относятся: трудовые книжки, личные карточки работников, приказы по личному составу и т.п.) влечет:

  • предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 руб.,
  • на должностных лиц — от 300 до 500 руб.
  • В соответствии со ст.90 ТК РФ, лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном Трудовым кодексом и иными федеральными законами, а также привлекаются к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами.

    Это же положение относится и к работникам, ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

    В соответствии со ст.137 УК РФ, незаконное собирание или распространение сведений о частной жизни лица, составляющих его личную или семейную тайну, без его согласия либо распространение этих сведений:

  • в публичном выступлении,
  • публично демонстрирующемся произведении,
  • в средствах массовой информации,
  • наказываются:

  • штрафом в размере до 200 000 рублей,
  • или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 18 месяцев,
  • либо обязательными работами на срок до 360 часов,
  • либо исправительными работами на срок до 1 года,
  • либо принудительными работами на срок до 2 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет или без такового,
  • либо арестом на срок до 4 месяцев,
  • либо лишением свободы на срок до 2 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет.
  • При этом те же деяния, совершенные лицом с использованием своего служебного положения, наказываются:

  • штрафом в размере от 100 000 до 300 000 рублей,
  • или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от 1 года до 2 лет,
  • либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от 2 до 5 лет,
  • либо принудительными работами на срок до 4 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 5 лет или без такового,
  • либо арестом на срок до 6 месяцев,
  • либо лишением свободы на срок до 4 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 5 лет.
  • Своевременность, полноту и правильность ведения кадровой документации, а также соблюдение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, контролируют Госархив и Трудовая инспекция, которые проводят периодические плановые и внеплановые проверки.

    Жалобы сотрудников может рассматривать Прокуратура совместно с Трудовой инспекцией.

    Подписывайтесь на главное от «Клерка» на Яндекс.Дзен. Самый умиротворяющий бухгалтерский сервис.

    www.klerk.ru

    Смотрите так же:

    • Закон о утилизации Утилизация оргтехники, компьютеров и мониторов Участвуя в спорах и дискуссиях по поводу экологической ситуации в стране, мы забываем о том, что сами ежедневно наносим вред окружающей […]
    • Кбк налоги в 2011 году КБК в 2014 году Наименование платежа КБК для перечисления НАЛОГА КБК для перечисления ПЕНИ по налогу КБК для перечисления ШТРАФА по налогу Налог на прибыль Налог на прибыль организаций, […]
    • Регламент по жалобам Российское административное право Территориальные органы исполнительной власти Федеральные органы исполнительной власти создают соответствующие органы исполнительной власти на территории […]
    • Международные правила воздушных перевозок Правила перевозок пассажиров и багажа воздушным транспортом Воздушный транспорт считается самым популярным транспортом во всем мире, так как позволяет в максимально короткие сроки […]
    • Приказ мз 266 Приказ Минздрава РФ от 19 июня 2003 г. N 266 "Об утверждении Правил клинической практики в Российской Федерации" (утратил силу) Приказ Минздрава РФ от 19 июня 2003 г. N 266"Об утверждении […]
    • Споры дпс Налоговая инспекция №3 Приемная руководителя: 8 (495) 400-00-03 Личный кабинет физических лиц: 8 (495) 400-03-39 Контакт-центр: 8 (495) 276-22-22 Начальник Чайко Марина Владимировна Время […]