Протокол совещания правила оформления
Образцы протоколов совещаний. Как составить протокол совещания: образец
Совещания проводят во многих организациях, какая бы форма собственности у них ни была. На них работники и руководители обмениваются важными сведениями, принимают решения. Чтобы мероприятие было эффективным, создается протокол совещания. Образец этого документа в организациях примерно одинаковый. О правилах составления протокола рассказано далее.
Типы совещаний
Эти мероприятия могут пройти неудачно, если не подготовиться к ним. Данная функция ложится на руководителя. Он должен определить характер мероприятия. Специалистами выделяется несколько типов совещаний:
Каким бы ни был вид совещания, его обязательно оформляют документально. Это позволяет грамотно и организованно его проводить.
Подготовка
Чтобы совещание было эффективным, руководящим сотрудникам нужно знать о следующих правилах:
Эти нюансы являются основными в подготовке к совещанию. При их соблюдении мероприятие будет проведено эффективно и организованно.
Зачем требуется протокол совещания?
В каждой организации регулярно проводятся совещания. Этот вид мероприятий помогает разрешить многие острые проблемы, своевременно принять решение по сложным задачам, создать стратегию развития фирмы. Часто совещания не фиксируют протоколом, что считается нормой. Руководство может самостоятельно определить список мероприятий, в процессе которых ведется запись. Им же устанавливается, где это делать необязательно.
Основным назначением протокола считается фиксация в письменной форме всех вопросов, задач и мнений, звучащих на заседании, а также совместное принятие решений. Лучшей формой считается детализированный протокол. Обычно такой документ используется на мероприятиях, которые повлияют на будущее развитие фирмы. Кроме того, нужно фиксировать содержание встреч с предприятиями и работниками госучреждений. Образцы протоколов совещаний для разных форм мероприятий подобны, есть лишь незначительные отличия.
Протокол совещания ведет руководитель предприятия. Но эта функция может выполняться и другим работником. До этого мероприятия секретарю передается список приглашенных и примерный список вопросов. Участниками предоставляются тезисы докладов. Это позволит подготовить шаблон документа для ускорения работы по составлению документа. Образцы протоколов совещаний при таких мероприятиях на всех предприятиях подобные.
Когда участников много, лучше завести регистрационный лист, где будут фиксироваться Ф. И. О. явившихся. С началом совещания секретарем утверждается перечень присутствующих. Запись сведений фиксируется секретарем во время мероприятия. Для повышения точности протоколирования применяются диктофонные записи. Все слова записываются на цифровой носитель, а затем воспроизводятся при окончательном оформлении протокола.
Если на собрании много участников, то для ведения протокола приглашается 2 секретаря. Такая работа ускоряет процесс, если мероприятие затягивается. Реплики, замечания, комментарии, которые не относятся к теме заседания, не включаются в содержание документа. Протокол включает общий смысл докладов, вопросов и предложений. Точно фиксируются решения, поручения, которые предоставляются руководителем отдельным работникам.
Если руководителю необходимы точные сведения, то он может потребовать отчет за подписью ответственного лица. На совещаниях обсуждается положение вещей в общем, поэтому не нужно делать детальные записи. В результате протокол включает ход заседания: обсуждаемые темы, вопросы, решения. Иногда руководители требуют дословной фиксации всех фраз. Это происходит на совещаниях современных организаций, на которых решается множество оперативных вопросов.
Оформление
Как составить протокол совещания? Образец включает основную информацию, которая должна вноситься в документ. В государственных ведомствах протоколы ведут на основе специальных бланков. Обычная форма образца протокола совещания состоит из:
- Обязательных реквизитов (даты, номера, названия предприятия, вида документа с обозначением мероприятия, места проведения).
- Списка присутствующих (Ф. И. О., должностей участников). Может применяться явочный лист, в котором расписываются все, кто пришел.
- Если на мероприятии присутствовали лица из других учреждений, то они должны быть вписаны в раздел «Приглашенные».
- Основной части. В ней указываются 3 части: слушали (Ф. И. О. и должности докладчиков, темы выступлений, изложение сути), выступили (Ф. И. О. и должность лица, задававшего вопросы или предоставлявшего комментарии), решили (руководителем даются поручения или накладывается резолюция, устанавливаются сроки выполнения заданий).
- В конце подписи ставит секретарь и руководитель. Печать не нужна.
- Конкретная периодичность, к примеру, каждую неделю.
- Определенный состав присутствующих.
- Подобные темы и вопросы.
- Небольшая длительность.
- Согласовать с руководством повестку дня. На обсуждение обычно выносится несколько вопросов. Секретарь определяет последовательность их обсуждения с учетом утвержденного регламента. Затем с повесткой дня необходимо ознакомить всех участников собрания и приглашенных лиц.
- Подготовить регистрационный лист. Этот документ секретарь составляет для того, чтобы впоследствии внести в протокол количество участников.
- Распространить среди участников тезисы выступлений и справочную литературу (графики, таблицы, экономические расчеты). Секретарь должен растиражировать имеющиеся документы и раздать их всем присутствующим.
- Вести подробную запись хода собрания.
- Соответствующим образом оформить по окончании заседания протокол собрания трудового коллектива и передать его на ознакомление и утверждение председателю (руководителю предприятия).
- название организации (ОАО «Химпласт»);
- вид (наименование) документа («Протокол»);
- дату и номер;
- место проведения собрания (составления протокола);
- заголовок («Собрания трудового коллектива»).
- кого «Слушали»;
- на собрании «Выступили»;
- что в итоге «Постановили» («Решили»).
- «предложили избрать»;
- «проголосовали: за__, против__, воздержались__»;
- «принято решение».
- номер документа;
- дата создания;
- наименование организации;
- населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие;
- список лиц, присутствующих на совещании (с внесением их должностей, ФИО);
- данные по председателю совещания и секретаря;
- повестка дня (т.е. те вопросы, которые необходимо решить);
- факт проведения голосования (если оно проводилось) и его итоги;
- результат совещания.
- повестка дня
- присутствовали
- выступили
- постановили и т.п.
- Иритикова Вера | профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
- заседания постоянно действующих коллегиальных органов государственной власти и управления, муниципальных органов управления, органов управления предприятиями и организациями (общие собрания учредителей, акционеров, заседания советов директоров, правлений комитетов, комиссий, дирекций и др.) и
- разовые или периодически созываемые конференции, собрания, совещания.
- полное наименование организации или предприятия;
- название вида документа (ПРОТОКОЛ);
- дата;
- индекс (в протоколах, которые относятся к распорядительным документам);
- место составления;
- заголовок;
- текст;
- подписи.
- наименование структурного подразделения;
- гриф утверждения;
- отметка о наличии приложений;
- место (помещение, офис) и время проведения заседания;
- фамилия и инициалы председательствующего на совещании, заседании;
- дата подписания протокола;
- способ голосования (открытое, тайное, заочное).
По такому образцу протокола получится составить грамотный документ. Его обязательно нужно нумеровать для контроля за ходом совещания. Окончательная бумага подготавливается спустя некоторое время после заседания. На это может уйти несколько часов или даже дней, все зависит от количества информации.
Образец протокола совещания при директоре точно такой же, как и тот, который проводится без него. Потом документ подают на подписи начальнику, руководящему мероприятием. Протокол рассылают заинтересованным лицам или создают официальные выписки с поручениями для исполнителей.
Если составляется протокол технического совещания, образец его может включать специфические нюансы этого мероприятия. Но в целом он должен содержать основную суть, проблемы и вопросы, обсуждаемые участниками. Образец протокола рабочего совещания, представленный в статье, может служить примером в составлении этого документа.
Оперативное совещание
Данное мероприятие обладает следующими особенностями:
Образец протокола оперативного совещания действует такой же, как и для обычного мероприятия. Только секретарь предварительно знакомится с алгоритмом работы, вопросами для обсуждения. Это ускоряет работу над документом, ведь большая его часть формируется заранее. Протокол готовится быстро, документ сразу подают на подпись руководству.
Для решения вопроса хранения протоколов секретарю требуется ознакомиться с внутренними документами организации. Это зависит от специфики предприятия. Документы по совещаниям советов директоров или акционеров АО хранятся постоянно. Протоколы оставляют в месте расположения действующего органа организации. Документы собраний обычно хранятся 3 или 5 лет, а затем сдаются в архив и уничтожаются на основе инструкций.
Протокол собраний позволяет участникам помнить о повестке дня и выполнить поручения в положенный срок. Сейчас есть электронные ресурсы по оперативной подготовке и рассылке этой документации. Поэтому секретарю будет удобно представить версию протокола заинтересованным лицам.
Как составляется протокол собрания трудового коллектива
Делопроизводство на любом предприятии (организации) предусматривает создание, правильное оформление и учет необходимых документов. Эту функцию обычно вменяют в обязанности секретарю или одному из работников кадровой службы. Среди прочих бумаг протокол считается одним из наиболее важных организационно-распорядительных документов. Как и для чего он составляется? Отвечать на эти вопросы надо постепенно.
Организация собрания и составление протокола
Практически протокол (собрания, совещания, заседания, конференции, семинара) – это документ, в котором отражена последовательность обсуждения рассматриваемых вопросов, зафиксированы принятые решения и определены сроки их исполнения. Протокол собрания трудового коллектива обычно ведет секретарь собрания. Он же потом оформляет его соответствующим образом и передает на подпись председателю. Механизм всей процедуры организации и проведения собрания достаточно прост. Для начала необходимо провести подготовительную работу. Этим занимается секретарь. Он должен:
Подобный документ составляется в соответствии с определенным ГОСТом. Протокол собрания трудового коллектива, как и любой другой состоит из нескольких частей:
1. Заголовочная. Она содержит:
2. Вводная. Здесь указывается: Ф. И. О. председателя собрания, его секретаря, а также присутствующих и приглашенных лиц. Например:
Председатель – Михайлов С. М.
Секретарь – Иванов И. И.
Присутствовали: Сидоров А. Р., Кошкин С. Т.
Приглашенные: директор ООО «Русь» Петров Н. К., коммерческий директор компании «Колор» Семенов Т. Д.
Если количество работников, присутствующих в зале, свыше 15 человек, то записывается только их общее число на основании листа регистрации.
3. Основная. В ней обязательно присутствуют 3 составляющие:
4. Оформление. Заканчивается протокол собрания трудового коллектива подписями председателя и секретаря с указанием Ф. И. О. и должности.
На обработку всех записей обычно уходит некоторое время, но не более 5 дней. После подписания протокол собрания трудового коллектива принимает полную юридическую силу. Затем его надо довести до сведения всех членов коллектива. Для этого делают его копию и передают работникам вместе с листом ознакомления.
Разные варианты
Составляя протокол собрания трудового коллектива, образец секретарь выбирает самостоятельно. Если в повестке дня стоят вопросы о создании различных комиссий и утверждении их состава, то правильнее будет основную часть немного видоизменить. Более логичный и понятный вариант будет состоять из следующих частей:
В таком виде суть проходивших выборов и порядок обсуждения кандидатур будет более наглядным. Остальные составляющие документа можно оставить без изменений.
В узком кругу
Можно рассмотреть пример протокола собрания трудового коллектива, на котором присутствуют исключительно работники предприятия. В этом случае нет необходимости указывать «приглашенных» лиц, и этот пункт просто упраздняется. А если на таком собрании рассматривается только один вопрос, то документ выполняется в упрощенном варианте. Для ознакомления нет необходимости раздавать копии всем присутствующим. В этом случае задачу можно упростить. Секретарь может сделать выписку из протокола и вывесить ее на доску объявлений. Там с результатами собрания могут ознакомиться все желающие члены коллектива, включая тех, кто не смог присутствовать на нем лично. Такая бумага будет полной копией исходного документа за исключением подписи председателя. Вместо нее будет стоять заверительная надпись, сделанная секретарем.
fb.ru
Протокол совещания
Протокол совещания – документ, который фиксирует все происходящие события на собрании работников коллектива предприятия. Он не относится к строго обязательным документам, но в некоторых случаях бывает действительно необходим.
Роль протокола
Совещания в организациях, независимо от их статуса, направления бизнеса и величины проводятся с определенной частотой. Они позволяют решить множество текущих проблем, своевременно принять необходимые меры для урегулирования сложных вопросов, определить стратегию развития компании и пр.
Тем не менее, далеко не все совещания фиксируются с помощью протокола и это не является нарушением закона. В принципе руководство компании вправе определять, какие именно совещания нужно протоколировать, а какие можно проводить и без оформления данного документа.
Основная функция протокола — письменно зарегистрировать все задачи, вопросы, мнения, озвученные на совещании и, что самое важное — коллегиально принятые решения.
Чем тщательнее и детальнее будет вестись протокол, тем лучше.
Обычно протоколы необходимы на тех совещаниях, которые оказывают прямое воздействие на будущее фирмы. Также рекомендуется протоколировать встречи с участием представителей других предприятий и работников государственных учреждений.
Порядок проведения совещания
Совещание – это не то мероприятие, которое проводится, что называется, с бухты-барахты. Оно требует тщательной предварительной подготовки, которой занимается обычно ответственный сотрудник, назначенный на это специальным распоряжением директора. Он собирает необходимые документы, пишет список актуальных вопросов и насущных проблем, которые нужно решить, уведомляет о намечающемся совещании всех потенциальных участников и проводит прочие подготовительные мероприятия.
Следует отметить, что работники предприятия, получившие информацию о готовящемся совещании и приглашение к участию в нем, могут и отказаться, но только при наличии уважительных и достаточно веских причин, поскольку совещание является частью их должностных обязанностей.
Совещание обычно имеет своего председателя, который следит за его ходом, оглашает повестку дня, проводит голосование. Чаще всего это руководитель компании, но может быть и другой сотрудник. При этом сведения о председателе нужно обязательно вносить в протокол.
С самого начала заседания все события, происходящие на нем, тщательно фиксируются. Причем делается это разными способами: ведение протокола не исключает использования средств фото и видео фиксации.
Протокол после окончания совещания обязательно подписывается секретарем и председателем собрания, а также при необходимости его участниками, которые таким образом подтверждают то, что все внесенные в него сведения верны.
Кто должен оформлять протокол
Функция по оформлению протокола обычно входит в компетенцию секретаря предприятия или иного работника, назначенного для выполнения этой миссии прямо на совещании. При этом человек, выбранный для ведения протокола, должен иметь четкое понимание того, как и для чего это делается и обладать хотя бы минимальными навыками по написанию протоколирующих документов.
Составление протокола
На сегодня закон не предусматривает строгой унифицированной формы протокола совещания, так что организации могут составлять его в произвольном виде или по образцу, утвержденному в учетной политике фирмы. Однако определенную информацию указывать в нем обязательно:
Иногда в протокол вносят точное время (вплоть до минут) начала и окончания совещания – это позволяет дисциплинировать сотрудников и оптимизировать в будущем время, которое тратится на подобного рода собрания.
При необходимости к протоколу совещания могут быть прикреплены какие-то дополнительные документы, фото и видео свидетельства. Если таковые имеются, их наличие нужно отразить в протоколе совещания отдельным пунктом.
Следует отметить, что протокол должен вестись крайне внимательно, нужно избегать ошибок и исправлений, и совершенно недопустимо вносить в него недостоверные или заведомо ложные сведения. При выявлении таких моментов в случае проверки внутренней документации фирмы контролирующими органами, компания может понести серьезное наказание.
Основные правила оформления протокола
Протокол, как правило, составляется в единственном экземпляре, но при необходимости могут быть сделаны его копии, количество которых не ограничено.
Документ должен быть обязательно подписан непосредственным составителем, секретарем, а также всеми членами собрания.
Оформлять протокол можно на простом листе А4 формата или на фирменном бланке организации – это роли не играет, как и то, ведется он в рукописном виде или заполняется на компьютере. Удостоверять его печатью предприятия не обязательно, так как с 2016 года юридические лица по закону имеют полное право не использовать для заверения своей документации печати и штампы.
Содержание и хранение протокола
После оформления и надлежащего визирования протокол должен содержаться вместе с другими документами фирмы, фиксирующими внутренние совещания, переговоры и заседания. После утраты актуальности его следует отправить на хранение в архив предприятия, где он должен находиться установленный законом или внутренними локальными актами компании срок (не меньше 3 лет), после чего он может быть подвергнут утилизации (эта процедура также должна проводиться строго в определенном законом порядке).
assistentus.ru
Протокол совещания, форма и образец заполнения
Протоколирование совещаний – это общепринятая практика, позволяющая фиксировать все наиболее важные детали обсуждений, включая принятые по их итогам решения. Кто присутствовал на собрании, кто выступил, какие вопросы поднимались, какие решения были приняты – всё это можно найти в итоговом документе – протоколе рабочего совещания.
Что такое протокол совещания?
Этот распорядительный документ не имеет унифицированной формы, однако всегда составляется согласно определенной структуре. Поскольку в нём необходимо отразить всё происходящее на совещании (заседании, собрании), то его основные пункты и будут носить соответствующие названия:
Как вести протокол совещания?
Бланк протокола собрания обычно заполняется присутствующим на встрече секретарем либо любым другим уполномоченным лицом. Исходя из целей составления документа, ответственное за оформление документа лицо составляет либо краткий, либо полный вид протокола. В первом приводятся лишь фамилии докладчиков и темы их докладов, в то время как второй вариант подразумевает ведение записи каждого доклада.
Бланк протокола совещания
Универсальный шаблон протокола совещания можно скачать на нашем сайте:
Образец оформления протокола совещания
Чтобы понять, как правильно протоколировать совещания, можно рассмотреть следующий пример оформления протокола:
Образец протокола встречи с клиентом
Среди многочисленных форм протоколов в число наиболее часто используемых можно отнести также документ, составляемый при проведении деловых переговоров. На нашем сайте можно скачать образец протокола встречи с деловым партнером:
Скачать образец документа
Часто задаваемые вопросы:
Как правильно протоколировать совещания?
Перед началом встречи секретарь должен подготовить бланк документа, заполнив номер протокола, а также дату и место заседания. Затем необходимо перечислить всех присутствующих и обозначить лиц, которые будут выступать с докладами. Отдельным абзацем следует записать решения (постановления) собрания.
Что является датой протокола?
Как правило, окончательный вариант такого документа составляется после совещания, поэтому его датой станет непосредственно день заседания. При длительности такой встречи в несколько дней указывать дату необходимо включая все дни проведения собрания: 5-7.07.15 г.
mosadvokat.org
Общие правила составления и оформления протокола
Д анная статья – наглядное методическое пособие по оформлению протоколов. Она поможет вам правильно и быстро создать протокол. Она пригодится и когда вы решите научить этому своих коллег, чтобы избавить себя от необходимости исправлять допускаемые ими ошибки.
Название вида и принадлежность к системам и подсистемам документации
Протокол – документ, фиксирующий ход заседания и порядок принятия решений коллегиальным органом.
Обязательному протоколированию подлежат:
Отражение в цели создания документа управленческого принципа коллегиальности, коллегиального принятия решений позволяет говорить о протоколе как о самостоятельном виде документа.
Протокол является документом, относящимся прежде всего к системе организационно-распорядительной документации. Протоколы являются управленческими распорядительными документами (относятся к подсистеме распорядительной документации), которые выполняют управленческую и правовую функции, причем правовая функция протокола является приоритетной и выступает на первый план.
Но документ с названием вида «ПРОТОКОЛ» применяется в процессе документирования и многих других видов деятельности.
В учебных и научных учреждениях протоколы фиксируют научные достижения и открытия, прием на обучение, открытие специальностей, стандарты образования, присвоение профессиональной квалификации, ученых степеней и званий, избрание на должности и другие вопросы. Подобные протоколы относятся к системам научно-исследовательской или учебно-методической документации (к определенным их подсистемам в зависимости от цели создания протокола и его содержания).
В практике бизнеса составляются протоколы деловых встреч, протоколы о намерениях, протоколы передачи конфиденциальной информации, протоколы разногласий и другие, в которых фиксируются не управленческие решения, а договоренности и достигнутое сторонами (т.е. коллегиальное, коллективное, а не «комиссионное», как иногда неправильно говорят) согласие в решении вопросов взаимной заинтересованности. Подобные протоколы возможно отнести к подсистеме информационно-справочных документов системы организационно-распорядительной документации или к подсистеме гражданско-правовой договорной документации этой же системы, т.к. в них закрепляется ход исполнения договоров и соглашений, подтверждается заинтересованность и возможные сферы сотрудничества, а также фиксируются основные условия для заключения в дальнейшем конкретных сделок.
Протоколы, создаваемые с целью подтверждения расчетов, входят в состав подсистемы по кассовым операциям системы банковской документации.
По некоторым функциям управления персоналом составляются протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий, которые входят в специальную подсистему кадровой документации.
Протоколы общих собраний акционеров (и документы к ним), обязательный состав информации которых устанавливается Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом «Об акционерных обществах», требованиями регулятора – Федеральной службы по финансовым рынкам, образуют подсистему организационных документов, на основе которой уже сформировалась специальная подсистема учредительной документации, а в настоящее время можно говорить о процессе формирования подсистемы/системы документации, обеспечивающей процедуры корпоративного управления.
Классификация протоколов
Все виды и разновидности протоколов, независимо от принадлежности к системе или подсистеме документации, классифицируются по двум основаниям – способу документирования и степени полноты записи хода заседания, которые действуют одновременно. Так, по степени полноты записи протоколы подразделяются на краткие и полные.
Полные протоколы могут быть подробными текстовыми (текстовый способ документирования), стенографическими (текстовый способ с использованием специальных условных обозначений, которые должны быть расшифрованы при оформлении протокола), фонографическими (звукозапись), видеопротоколами (применяется видеозвукозапись, особенно при проведении видеоконференций). Они содержат запись всего заседания, включая реплики, вопросы, замечания, выступления и справки по ходу заседания, шум, аплодисменты и т.п. в зависимости от способа документирования.
Краткий протокол последовательно фиксирует только фамилии председателя, секретаря, состав присутствовавших, перечень рассмотренных вопросов и принятые решения. Разновидностью краткого протокола является протокол, составленный по сокращенной форме, которая предусматривает краткое последовательное изложение рассмотренных вопросов по схеме «вопрос – принятое решение».
Протокол ведется во время заседания специально выбранным или назначенным лицом или секретарем постоянно действующего коллегиального органа по должности, а протоколы оперативных совещаний, которые проходят под председательством руководителей, ведут и оформляют секретари или помощники руководителей.
Секретарь заседания при оформлении протокола использует заранее подготовленные к заседанию документы: повестку дня, списки приглашенных, списки членов коллегиального органа, тексты докладов, выступлений, информационные справки, проекты решений и др.
Составляемый непосредственно на заседании протокол является черновиком. Он должен быть уточнен, сверен со стенограммой или фонограммой (если на заседании велась стенограмма или производилась запись на диктофон), отредактирован и оформлен не позднее 3 или 5 дней с даты заседания. Эти сроки или другие стандарты сроков подготовки протокола к подписанию – «в день заседания», «не позднее следующего рабочего дня» и т.п. – обычно регламентируются положениями о соответствующих коллегиальных органах и должностной инструкцией/должностным регламентом секретаря конкретного коллегиального органа.
Формуляр протокола
Протокол является основным распорядительным документом коллегиального управления и почти всегда оформляется как многостраничный документ. Поэтому при оформлении первого листа протокола необходимо использовать общий бланк организации или предприятия, а если общий бланк отсутствует, протокол оформляется на листах бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка.
Если бланк для оформления первого листа протокола не используется, реквизиты оформляются обычно продольным способом (вдоль верхнего поля листа бумаги) центрованно.
В типовой формуляр протокола входят следующие обязательные реквизиты:
Дополнительными реквизитами протокола являются:
Особенности оформления обязательных реквизитов протокола, а также наличие, количество и правила оформления дополнительных реквизитов, особенности формуляра определяются требованиями действующего законодательства, обычаями делового оборота или конкретной управленческой ситуацией. Но все особенности оформления базируются на общем алгоритме, который исторически сложился в процессе составления и оформления протокола как одного из основных видов распорядительных документов.
Заголовочная часть протокола
Для обеспечения юридической силы протокола необходимо правильно оформить полное наименование организации или предприятия, в качестве которого признается зарегистрированное в Едином государственном реестре юридических лиц наименование юридического лица в соответствии с его учредительными документами и уставом, (т.е. с обязательным указанием организационно-правовой формы):
www.delo-press.ru