Рапорт это служебная записка

В чем состоит разница между заявлением, рапортом и служебной запиской?

#1 OFFLINE diplodok

больше математик чем патриот

  • VIP
  • ученик не больше учителя, не будь святее папы римского
    патриот без должности — не патриот, каждому патриоту — по должности и окладу
    война — войной — а обед по расписанию, ем, да свой, а ты рядом постой
    тише едешь — дальше будешь, устал — отдохни

    дают — бери, бьют — беги, пока дают — надо брать
    математика — царица наук, ничто не существует пока оно не измерено

    живи тихо — не увидишь лиха

    Рекомендуем!

    #2 OFFLINE Freeman

    I’m happy very much

  • Почтенные пользователи =)
  • #3 OFFLINE kapriza

    блОндинкО )))) в законе

  • В чем состоит разница между заявлением, рапортом и служебной запиской? (на пром. предприятии)
    В каких случаях составляется какой документ?

    У нас по офису гуляют служебные записки из одного кабинета в другой между сослуживцами. (ищет свое место))))))

    Новостройки ЖК «Красный Аксай»

    #4 OFFLINE баракар

  • Пользователи

  • Количество пользователей, читающих эту тему: 0

    0 пользователей, 0 гостей, 0 анонимных

    © 2006-2018 Новостройки Ростова-на-Дону. Недвижимость и Строительство. Застройщики Ростова и новости для желающих купить квартиру в новостройке. Информация, размещенная на данном форуме, носит исключительно информационный характер и ни при каких условиях не является публичной офертой, определяемой положениями статьи 437 ГК РФ. Все права защищены. При копировании информации с Форума Ростова-на-Дону активная ссылка обязательна.

    forumrostov.ru

    Всё о записках: докладная, служебная, объяснительная

    На первый взгляд кажется, что между служебной, докладной и объяснительной записками нет существенной разницы, т.к. эти документы схожи по своему назначению – все они носят информационный характер. Тем не менее это разные документы, которые отличаются содержанием, адресностью, целями составления. Кроме того, в них не содержатся поручения, а сообщаются сведения, побуждающие адресата к принятию окончательного решения по рассматриваемому вопросу.

    В чем заключаются особенности служебной, докладной, объяснительной записки? Как правильно оформить каждый документ на бумажном носителе? На эти и другие вопросы постараемся ответить с практической точки зрения.

    Докладная записка (код 0286041 по ОКУД*) – это информационно-справочный документ, адресованный руководителю, начальнику отдела, иным уполномоченным лицам. В ней обстоятельно излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя и преследуется цель побудить руководство к принятию определенного решения.

    Определения «докладная записка» как самостоятельного понятия в законодательстве нет.

    Докладная записка составляется как по письменному или устному указанию руководителя, так и по инициативе самих работников (например, в случаях, когда для урегулирования какого-либо производственного либо хозяйственного вопроса возникает необходимость изложить информацию в письменной форме вышестоящему руководству). С помощью такого документа можно внести предложение об улучшении технической стороны производственных процессов, выразить несогласие с решением, принятым вышестоящим руководителем, а также изложить свою точку зрения при возникновении разногласий с коллегами. Поэтому при подготовке докладной записки автору прежде всего важно доступно сформулировать свою позицию, а затем привести убедительные доводы в ее пользу.

    Виды докладных записок

    По содержанию докладные записки подразделяются:

  • на инициативные;
  • информационные;
  • отчетные.
  • Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки излагаются факты, содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.

    Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях, результатах или методах выполнения работы.

    Отчетная докладная записка информирует о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.

    В зависимости от адресата докладные записки подразделяются:

    Внешняя докладная записка адресуется руководителю конкретного учреждения, оформляется на общем бланке организации, подписывается руководителем и обычно содержит следующие реквизиты:

  • наименование организации;
  • дату;
  • индекс;
  • место составления;
  • адресата;
  • заголовок к тексту;
  • подпись руководителя;
  • фамилию исполнителя, номер его телефона.
  • Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации (Пример 1).

    Пример 1

    Внешняя докладная записка

    Общество с ограниченной ответственностью «Север»

    ул. Советская, д. 123, 116900, Москва

    Тел./факс (095) 112-56-90

    ОКПО 12377792, ОГРН 1046300213191

    О привлечении дополнительных

    Уважаемый Андрей Васильевич!

    В силу недостатка в кандидатах на стадии формирования административного аппарата для филиала в г. Москве необходимо привлечь трудовые ресурсы из дополнительных источников в срок до 14.04.2014. Собеседования с новыми кандидатами провести до 21.04.2014.

    Оплата расходов по дополнительным услугам будет произведена в соответствии с п. 4.5 Договора услуг № 04/56 от 14.02.2014.

    Начальник отдела кадров Семенов В.О. Семенов

    Внутренняя докладная записка направляется за пределы учреждения, например в вышестоящую организацию, оформляется на стандартном листе бумаги формата А4, но с указанием всех необходимых реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов» (Пример 2).

    К обязательным реквизитам внутренней докладной записки относятся:

    • наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
    • регистрационный (исходящий номер);
    • текст;
    • отметка о наличии приложения (если есть);
    • адресат;
    • подпись составителя (с указанием должности, инициалов, фамилии).
    • Пример 2

      Внутренняя докладная записка

      Директору ООО «Ромашка»

      О прогуле, совершенном менеджером

      Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 07.04.2014, менеджер по продажам Петрова Валентина Ивановна отсутствовала на рабочем месте в течение всего рабочего дня с 10 часов 00 минут до 18 часов 30 минут.

      Никаких сведений или документов, подтверждающих уважительность причины отсутствия Петровой В.И., предоставлено не было.

      В связи с допущенным нарушением предлагаю уволить Петрову В.И. за прогул.

      Начальник отдела продаж Игнатьев О.А. Игнатьев

      Наш совет

      Чтобы сотрудники не допускали ошибок при составлении докладной записки, рекомендуем разработать и утвердить шаблон, который они смогут использовать в дальнейшей работе.

      Оформление реквизитов докладной записки

      При оформлении докладной записки используют как угловое (Пример 3), так и продольное расположение реквизитов заголовочной части (Пример 4).

      Пример 3

      Угловое расположение реквизитов в докладной записке

      Наименование

      структурного подразделения Адресат

      ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

      Пример 4

      Продольное расположение реквизитов в докладной записке

      Наименование структурного подразделения

      ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

      Наименование вида документа пишется прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) и может располагаться по центру или от границы левого поля.

      Дата и номер докладной записки пишутся на одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами (21.04.2014) или буквенно-числовым способом (21 апреля 2014 г.).

      Датой внешней докладной записки является дата ее визирования и отправки адресату, датой внутренней докладной записки дата составления и подписания.

      Регистрационный номер на внутренней докладной записке проставляется либо по месту составления, либо по месту получения – в зависимости от системы регистрации документов, которая действует в организации.

      В случае если докладную записку должны рассмотреть заинтересованные лица, на ней проставляют визы согласования, а после принятия решения – резолюция руководителя.

      Вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения докладной записки.

      Резолюция руководителя, рассмотревшего внутреннюю докладную записку, будет основанием для принятия каких-либо мер, издания документов, проведения мероприятий.

      Заголовок к тексту кратко раскрывает содержание документа. Он формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога о/об и отглагольного существительного в предложном падеже, например О прогуле Лазаренко О.О.

      Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей:

    • в первой – констатирующейчасти – излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;
    • во второй – анализирующей части – содержится анализ сложившейся ситуации и приводятся возможные варианты решения;
    • в третьей – резюмирующей части – содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.
    • Вторая часть в докладной записке может отсутствовать. В этом случае текст докладной записки содержит обоснование, выводы и предложения составителя.

      Если у докладной записки есть приложение, отметка о приложении делается до оформления подписи.

      Отметку о наличии приложения, названного в тексте записки, оформляют следующим образом:

      Приложение: на 3 л. в 1 экз.

      Если записка имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и экземпляров.

      Приложение: Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

      Внутреннюю докладную записку подписывают составитель (если она представляется руководителю подразделения) и руководитель подразделения (если она представляется руководителю организации); внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации.

      Обратите внимание

      Если докладная записка оформлена на двух и более страницах, то вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера проставляются в правой части верхнего поля страницы арабскими цифрами.

      СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

      Служебная записка является разновидностью докладной. Это письменное информационное сообщение, широко применяемое в практике работы современных управленческих структур самых разных уровней и организационно-правовых форм. Служебные записки обеспечивают прямую связь между объектами управления на горизонтальном уровне.

      Кстати

      Служебная записка – документ, не имеющий официального статуса. В ОКУД он не предусмотрен.

      Служебные записки готовят в самых разнообразных ситуациях. Стандартные цели этого документа включают:

    • запрос информации;
    • выдачу инструкций;
    • сопровождение другого сообщения (сопроводительная записка);
    • объявления (извещения).
    • Текст служебной записки содержит сведения о причинах ее составления в виде предложения, просьбы, заявки. Это может быть информация о перемещениях персонала, встречах, изменениях в корпоративной культуре компании и т.п. Служебные записки оформляются на стандартном листе бумаги формата А4.

      Служебную записку подписывает специалист или руководитель подразделения. Датой служебной записки является дата ее составления и подписания.

      Законодательством не предусмотрены жесткие требования к составлению и оформлению служебных записок, поэтому порядок их оформления с учетом специфики организации следует закрепить в локальном нормативном акте, например в инструкции по делопроизводству. Формат служебной записки должен служить целям упрощения и ускорения процессов внутренней коммуникации.

      Образец оформления служебной записки представлен в Примере 5.

      Пример 5

      Служебная записка

      Начальнику отдела кадров И.И. Сидорову

      В субботу, 19.04.2014, с 9:00 до 16:00 в отделе кадров ООО «Север» будут проводиться монтажные работы по установке сигнализации.

      Прошу Вас разрешить доступ для выполнения работ следующим сотрудникам компании «Энергосеть»:

      Начальник АХО Свиридов Н.Н. Свиридов

      ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

      Объяснительная записка – это внутренний документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, случая, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

      Согласно части первой ст. 193 Трудового кодекса Российской Федерации до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Работник сообщает причины и обстоятельства совершения дисциплинарного проступка именно в объяснительной записке. На основе объяснительной записки руководитель принимает решение о применении к сотруднику дисциплинарного взыскания. Кроме того, этот документ является одним из оснований для оценки работодателем тяжести совершенного проступка и обстоятельств, при которых он был совершен.

      В ОКУД ОК 011-93 этот документ упоминается только один раз – объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины (код 0286091), которая относится к классу 0286000 «Документация по оформлению дисциплинарных взысканий».

      Виды объяснительных записок и их особенности

      По содержанию объяснительные записки подразделяются:

    • на составляемые для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета, разработки);
    • составляемые при возникновении штатных ситуаций, нарушениях дисциплины, проступках и т.д.
    • Объяснительная записка пишется работником от руки в единственном экземпляре на стандартном листе бумаги формата А4 и адресуется потребовавшему ее лицу. Она также может быть набрана на компьютере с использованием трафаретной формы, принятой в организации. Форма объяснительной записки, а также способ исполнения (рукописный или на компьютере) законодательно не закреплены.

      Объяснительная записка может составляться структурным подразделением или конкретным должностным лицом.

      Записка как доказательство

      Работодатель, требуя от работника объяснительную записку, написанную от руки, тем самым защищает себя от неправомерных действий со стороны работника при трудовом споре. Он исключает подмену исходного документа.

      Если в компании применяются шаблонные формы, то в конце текста можно сделать пометку: Объяснение составлено лично с использованием персонального компьютера. Дата. Подпись.

      Оформление отдельных реквизитов докладной записки

      В целях унификации информационно-справочных документов объяснительную записку следует составлять и оформлять в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30-2003.

      Датой объяснительной записки является дата ее составления.

      Текст объяснительной записки должен содержать:

      • описание фактов, послуживших поводом к ее написанию;

      • аргументы, которые объясняют сложившуюся ситуацию.

      Текст записки должен быть убедительным и содержать неопровержимые доказательства.

      При оформлении подписи указывается должность, личная подпись, инициалы и фамилия.

      В качестве приложений могут приводиться документы, оправдывающие действия составителя документа и подтверждающие те или иные обстоятельства.

      По структуре текста объяснительная записка отличается от докладной тем, что не содержит выводов и предложений (Пример 6).

      Если в компании разработаны и утверждены типовые формы объяснительных записок, применяемых в различных ситуациях, это не означает, что работники должны оформлять записки по утвержденным формам. Документ, составленный не по форме, также может быть действительным.

      Пример 6

      Объяснительная записка

      Считать причины неуважительными.

      Применить дисциплинарное взыскание
      в виде выговора Александровой И.И.

      Отделу кадров издать приказ.
      Смолкин 17.04.2014

      Директору ООО «СВ»

      Об отсутствии на рабочем месте

      Я, Александрова Ирина Игоревна, бухгалтер, отсутствовала на рабочем месте 14.04.2013 с 9 часов 00 минут до 15 часов 30 минут по личным обстоятельствам.

      Оправдательных документов не имею.

      Бухгалтер Александрова И.И. Александрова

      РЕГИСТРАЦИЯ ДОКЛАДНЫХ, СЛУЖЕБНЫХ, ОБЪЯСНИТЕЛЬНЫХ ЗАПИСОК

      Одной из функций делопроизводственной службы организации является обеспечение оперативного поиска нужной информации, связанной с продвижением переданных документов к исполнителю. Для более удобного поиска этих данных используются различные регистрационные формы.

      Докладные, служебные, объяснительные записки по своему функциональному назначению являются носителями определенной информации. Поскольку изложенный в записке вопрос требует письменного оформления решения в виде резолюции руководителя организации или иного полномочного должностного лица, документы необходимо регистрировать.

      Напомним, что существуют три формы регистрации документов: журнальная, карточная и автоматизированная. Организация вправе выбрать наиболее эффективную и подходящую ей форму регистрации.

      ▪ Журнальная форма регистрации – самая распространенная, но не всегда удобная, т.к. регистрация всех документов в ней идет в хронологическом порядке, а при поиске определенного документа специалисту приходится просматривать все листы журнала. Поиск информации усложнен еще и тем, что инициативный документ может быть зарегистрирован, например, в одном журнале, а ответ на него – в другом. Обязательных регистрационных форм (журналов) законодательством не предусмотрено. Рекомендованная форма журнала регистрации приведена в Примере 7.

      Пример 7

      Фрагмент журнала регистрации докладных и объяснительных записок

      www.profiz.ru

      Докладные, служебные записки и справки: в чем разница?

      • Доронина Л.А. | к.э.н., доцент кафедры документоведения и документационного обеспечения управления Государственного университета управления
      • Основной объем документов, обеспечивающих информационный обмен между организациями и структурными подразделениями, составляют: справки, докладные и объяснительные записки, сводки, отчеты, акты, письма, телефонограммы. Информация, содержащаяся в этих документах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению. Рассмотрим различия в составлении и оформлении докладных записок, служебных записок и справок.

        Докладные и служебные записки — это, как правило, внутренние документы организации. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам. В Кратком словаре видов и разновидностей документов, разработанном Главархивом СССР, ВНИИДАД, ЦГАДА в 1974 году, даны определения этих документов, из которых следуют некоторые различия в их назначении:

      • Докладная записка — документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.
      • Служебная записка — записка о выполнении какой-либо работы, направляемая одним должностным лицом другому.
      • Докладная записка

        Докладная записка (код унифицированной формы 0286041 по ОКУД) составляется с целью информировать руководство о сложившейся ситуации, имевших место фактах и т.п. и побудить к принятию определенного решения.

        Докладные записки могут носить и чисто информационный характер. Такие записки содержат, как правило, информацию о ходе выполнения каких-либо работ. Отчетные докладные записки сообщают о выполнении заданий, планов, указаний, работ. Таким образом, докладные записки обеспечивают связь объектов управления на вертикальном уровне — снизу вверх, то есть направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему должностному лицу.

        В зависимости от адресата докладные записки могут быть:

      • внутренними , т.е. направляемыми руководителю структурного подразделения или учреждения, и
      • внешними — адресуемыми в вышестоящие инстанции.

      Внутренняя докладная записка

      Внутренние докладные записки составляются на стандартном листе бумаги, но с указанием всех необходимых реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТ 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». К таким реквизитам относятся:

    • наименование структурного подразделения;
    • вид документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
    • дата;
    • регистрационный номер;
    • подпись составителя (с указанием должности).
    • Текст любого информационно-справочного документа оформляется шрифтом Times New Roman, размер 14, через 1,5 интервала.

      Предпочтительно при оформлении докладной записки пользоваться угловым расположением реквизитов заголовочной части (однако это требование не является жестким). Примеры расположения заголовочной части внутренней докладной записки двумя способами:

      Во внутренней докладной записке в верхнем левом углу располагается наименование структурного подразделения — автора документа.

      Наименование вида документа пишется прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) и может располагаться по центру или от границы левого поля (в зависимости от того, какой выбран способ расположения заголовочной части документа) через 2 межстрочных интервала.

      Дата и индекс докладной записки пишутся на одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами, например 02.02.2006, или буквенно-цифровым способом, например 02 февраля 2006 г. У внешней докладной записки она является датой подписания и, как правило, отправки. Датой внутренней докладной записки будет дата составления и подписания.

      Регистрационный номер на внутренней докладной записке проставляется либо по месту составления, либо по месту получения, в зависимости от постановки системы регистрации, которая действует в организации. При рассмотрении докладной записки заинтересованными лицами, на ней проставляются визы согласования, а после принятия решения — резолюция руководителя. Вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения докладной записки.

      Докладная записка может иметь заголовок, который кратко раскрывает содержание документа. Заголовок докладной записки формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога «о» и отглагольного существительного в предложном падеже. Например: «о переводе Королевой О.В. в бухгалтерию».

      В тексте докладной записки четко выделяются две части. В первой части сообщаются факты, послужившие поводом для составления документа, а во второй — излагаются конкретные выводы, просьбы и предложения. Текст докладной записки может состоять и из трех частей. В этом случае в первой части (констатирующей) будут излагаться причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части — анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, а в третьей — выводы и предложения о конкретных действиях, которые необходимо предпринять, по мнению составителя докладной записки. Докладная записка может быть представлена в текстовом и табличном варианте или их сочетании.

      Если имеется приложение, то отметка о нем делается до оформления подписи:

      Приложение: акт проверки от 03.03.2006 № 33 на 1 л. в 3 экз.

      Пример оформления внутренней докладной записки:

      www.delo-press.ru

      Как правильно оформить докладную записку. Конкретные примеры

      Внутренняя информация распространяется с помощью специальных информационно-справочных документов, одним из видов которых является докладная записка. С ней обращаются к людям, занимающим вышестоящие должности, с тем, чтобы поставить в известность о тех или иных фактах для побуждения к принятию определенного решения.

      Докладная записка как внутренний документ имеет определенные принципы составления, зависящие от ее цели. Раскроем, как именно следует составлять докладные в тех или иных рабочих ситуациях.

      На выбор три разных образца докладных записок на сотрудника

      Законодательные основы

      Законодательство не выделяет те или иные типы служебной информации, поэтому с термином «докладная записка» вы не столкнетесь в текстах таких нормативных актов, как Трудовой кодекс. Это определенный «внутренний код», используемый для удобства трансляции информации между различными членами одной организации, наравне со служебными и объяснительными записками.

      Номер докладной записки по ОКУД – 0286041

      Специфика докладной

      Этот вид служебной информации, в отличие от других типов записок, адресуется исключительно вышестоящим должностям, уполномоченным лицам, начальству – то есть людям, принимающим реальные решения. Информация, содержащаяся в такой записке, как раз и призвана вызвать к жизни какое-либо действие, какое именно – зависит от цели докладной и содержащихся в ней сведений и предложений.

      Отличие от служебной записки

      Докладная предназначена для передачи сведений «по вертикали», а служебная записка передает информацию между равными по статусу работниками. В отличие от докладной, служебная записка не предусмотрена ОКУД. Пишется работником по собственной воле.

      Отличие от объяснительной записки

      Объяснительная записка также направляется «по вертикали», но кардинально отличается целью, заявленной в самом названии документа: объяснить ту или иную сложившуюся ситуацию, чтобы решить вопрос о виновности или невиновности сотрудника. То есть, как и в докладной, представитель вышестоящей должности побуждается к принятию решения, но это решение касается только дисциплинарных нарушений. В ОКУД имеет свой код, как и докладная. Пишется по требованию начальства.

      ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Докладная записка, в зависимости от обстоятельств, может быть написана по собственной инициативе либо по указанию уполномоченных лиц. Этот документ несет юридическую силу.

      Функции докладных записок

      Главное назначение докладных – проинформировать руководство и побудить к дальнейшим действиям. Конкретные функции, которые может выполнять докладная записка, могут быть различными:

    • урегулирование возникшей проблемы производственного или административно-хозяйственного характера;
    • рационализаторские предложения по улучшению производственной деятельности;
    • донесение до руководства мнения по поводу принятого решения (чаще всего таким образом выражается несогласие);
    • объяснение своей позиции при возникновении конфликтной ситуации с коллегами или непосредственным начальством;
    • регулярные отчеты о ходе выполнения работ;
    • жалобы в случае отказа сотрудников выполнять распоряжения непосредственного начальства;
    • разбирательство по поводу неправомерного делегирование обязанностей;
    • доведение до сведения руководства информации о нарушении трудовой дисциплины и распорядка;
    • информация о происшествиях, в результате которых произошли или могли произойти материальные утраты или физический вред;
    • положительные моменты, на которые нужна реакция руководства.
    • Классификация докладных записок

      Если рассматривать этот вид служебной документации с разных позиций, можно выделить несколько наиболее часто употребляемых разновидностей докладных.

      1. Содержание. В зависимости от того, какие именно сведения содержит докладная, можно выделить:
        • информирующая – доносящая до начальства необходимые для принятия решения сведения, например, о ходе работ, о возникших нюансах, способах действий; как правило, подается регулярно вплоть до завершения проекта;
        • отчетная – докладывает о завершении какого-либо этапа работ для получения дальнейших указаний и, при необходимости, нормализации ситуации;
        • инициативная – автор вносит свои предложения на основании сообщенных им сведений.
        • Адресат. От того, кому именно направляется докладная, зависит ее вид:
          • внешняя – направляется руководству другого учреждения;
          • внутренняя – адресована вышестоящим лицам внутри организации.

      К СВЕДЕНИЮ! Для внутренней и внешней докладных характерна существенная разница в оформлении: для последних обязателен бланк организации.

    • Факты. Информация, доносящаяся до сведения руководства, требующая принятия незамедлительных мер, чаще носит негативный характер. Но случается, что нужно известить начальство и об особенных успехах сотрудника. Тип докладной зависит от изложенной в ней ситуации:
      • нарушении трудового распорядка и дисциплины;
      • невыполнении или недостаточном выполнении должностных обязанностей;
      • допущении оскорбления чести и достоинства, недопустимого поведения, провоцировании конфликтов;
      • выдающиеся достижения, достойные награды и пр.
      • Автор докладной

        Теоретически, правом составить докладную записку обладает любой сотрудник организации. Практически, при ее подаче соблюдается принцип субординации. Начальник структурного подразделения пишет докладную на имя генерального директора. Нижестоящие сотрудники должны разрешать возникающие ситуации сначала со своим непосредственным руководством. А уже оно, если сочтет нужным, доведет информацию до сведения дирекции. Допустимо обращение напрямую, но тогда докладную должен завизировать непосредственный руководитель.

        Исключение составляет случай, когда докладная записка составляется в связи с жалобой на самого начальника структурного подразделения. В таких случаях любой сотрудник может прямо обратиться к высшему руководству.

        Как грамотно составить докладную

        Вне зависимости от того, к какому виду принадлежит докладная, в структуре есть определенные моменты, обязательные к соблюдению. Как правило, в докладной можно выделить три самостоятельные части.

      • Факты, события, причины, побудившие написать докладную. Эта часть должна дать читающему ответ на вопрос «Что произошло?».
      • Соображения автора по поводу сложившейся ситуации, его предложения, варианты возможных решений.
      • Выводы и рекомендации автора записки.
      • Рекомендации к оформлению

        Как и любой деловой документ, докладная записка в своей основе должна подчиняться требованиям , изложенным в ГОСТе 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

        ВАЖНО! Если данный документ будет составлен неверно, он может быть признан юридически недостоверным и, таким образом, потеряет силу доказательства при разрешении спорных моментов.

        Оформляем внутреннюю докладную

        Внутренняя докладная записка может быть написана или напечатана на обычном листе формата А4. Специального бланка для нее не требуется. Реквизиты, которые приняты для этого вида внутренней документации:

      • название подразделения, адресующего записку – размещается в верхнем левом углу;
      • получатель записки – его ФИО (достаточно инициалов) и должность надо указать в верхнем правом углу;
      • название документа заглавными буквами посередине листа – ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА (допускается расположение по левому краю поля листа);
      • ниже размещается дата в формате дд.мм.гггг арабскими цифрами – это день подписания документа;
      • короткая суть докладной;
      • содержание тремя обособленными блоками;
      • на последней строке ставится подпись автора с расшифровкой и названием должности.
      • Особенности оформления внешней докладной

        Внешняя докладная записка – исходящий документ. Ее нужно составлять на фирменном бланке организации. Помимо перечисленных выше сведений, внешняя докладная должна содержать такую информацию:

      • сведения об организации-отправителе;
      • присвоенный документу номер;
      • город, в котором составлена докладная;
      • подзаголовок (пишется ниже названия документа и начинается со слов «Касательно…» или «О…»).
      • Остальные элементы – название документа, данные адресата, текст докладной, подпись автора – оформляются так же, как и во внутренней докладной.

        Реакция адресата

        Получив докладную записку, приняв во внимание изложенные в ней факты, руководитель принимает определенное решение. Свою волю он выражает в форме резолюции, которую размещает на листе с текстом докладной записки. Данная резолюция является основанием для выполнения принятого решения.

        Конкретные образцы докладных записок

        Практика закрепила несколько типов докладных, наиболее часто встречающихся в обиходе организаций. Рассмотрим их особенности и приведем примеры составления.

        Докладная о нарушении трудовой дисциплины

        Такой документ является официальным подтверждением дисциплинарного проступка сотрудника. Для того, чтобы стало возможным наложение на него дисциплинарного взыскания, руководство нужно уведомить о нарушении. Для этого и используется данный тип докладной. В нем содержатся сведения о проступке и просьба о принятии соответствующих мер.

        Пример докладной о нарушении трудовой дисциплины

        Отдел кадров
        Генеральному директору
        ООО «Омега»
        Н.В. Грощенко

        ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 1

        О нарушении трудовой дисциплины (прогуле)

        Настоящим довожу до сведения руководства, что позавчера, 04.11.2016 г., сотрудницей отдела кадров Валерьевой Татьяной Олеговной допущено грубое нарушение трудовой дисциплины. После обеденного перерыва, завершившегося в 14:00, она не возвратилась на свое рабочее место и отсутствовала до конца рабочего дня (с 14:00 до 18:00). Оправдательных документов и удовлетворительных объяснений своего отсутствия Т.О. Валерьева в течение последующих двух дней не предоставила.

        В связи с допущенным грубым нарушением трудовой дисциплины, предлагаю объявить Т.О. Валерьевой выговор с занесением в личную карточку.

        Начальник отдела кадров (подпись) Р.В. Сухаревский

        Докладная записка о невыполнении работником своих должностных обязанностей

        Этот документ призван донести до руководства информацию о том, что работником ненадлежащим образом выполнены либо не выполнены совсем его профессиональные обязанности. В финале документа содержится просьба о дисциплинарном воздействии. Без такой докладной какие-либо санкции в отношении сотрудника могут быть признаны необоснованными.

        Пример докладной записка о невыполнении должностных обязанностей

        Отдел метрологии
        Генеральному директору
        ООО «Росмашинстрой»
        Радковскому К.Л.

        ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 2

        О невыполнении должностных обязанностей

        Настоящим документом довожу до вашего сведения, что инженер отдела метрологии Антон Петрович Райсфейдер допустил нарушение графика поверок приборов учета электроэнергии (не проконтролировал выполнение утвержденного графика), что повлекло наложение на организацию штрафа государственным инспектором по контролю над приборами учета.

        В связи с допущенным нарушением предлагаю объявить А.П. Райсфейдеру выговор с занесением в личную карточку и не начислять ему премию по результатам работы за следующий месяц.

        Главный метролог (подпись) П.К. Желтковский

        Докладная записка о некорректном поведении сотрудника

        Данная разновидность докладной записки информирует начальство о недопустимом поведении оскорбительного характера на рабочем месте. Предлагаемые меры воздействия должны быть направлены не только на требование наказать виновника, но и не допускать подобных ситуаций в дальнейшем.

        Пример докладной записки о недопустимом поведении сотрудника

        Административно-хозяйственный отдел
        Генеральному директору
        ООО «Просперити»
        Гиацинтовой А.В.

        ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 3

        О некорректном поведении сотрудника

        Довожу до вашего сведения, что 24.08.2016 г. бригадиром озеленителей территории Зайковским В.И. было допущено некорректное поведение в адрес заместителя начальника административно-хозяйственного отдела Антонины Павловны Финогеновой. Зайковский В.И. допустил нетактичное замечание касательно внешнего вида А.П. Финогеновой, добавив оскорбление нецензурными выражениями. Следует отметить, что это не первое грубое высказывание Зайковского В.И. в адрес сотрудников отдела, что нарушает рабочую обстановку и провоцирует конфликтные ситуации.

        Прошу привлечь Зайковского В.И. к дисциплинарной ответственности за некорректное поведение на рабочем месте.

        Начальник административно-хозяйственного отдела (подпись) Неклюев М.Л.

        assistentus.ru

        Смотрите так же:

        • Если земля в собственности на ней можно строить Особенности строительства на арендованной земле 19 июля, 2009 в 18:16 Вопрос: Всегда ли есть возможность при строительстве частного дома или коттеджа оформить землю в собственность? Какие […]
        • Нотариус спб автово Нотариусы у метро Автово в Спб - список с адресами Нотариус Колпаков Владимир Вениаминович Город/Округ: Красносельский Адрес: Санкт-Петербург, Ленинский пр-кт., д. 100, корп. 3, оф. 4 […]
        • Где посмотреть штрафы за парковку в москве Более 140 коломенцев получили штрафы за парковку на газонах Об этом заявила начальник Госадмтехнадзора Московской области Татьяна Витушева. Новости Коломны за 27 июля 13:01На сайте […]
        • Возврат товара при усн проводки prednalog.ru Just another WordPress site Свежие записи Свежие комментарии admin к записи Покупка товаров у физического лица: бухгалтерский учет, документы, налоги admin к записи […]
        • Налог за 2 комнатную квартиру Налог за 2 комнатную квартиру √ БЕЗ ПОСРЕДНИКОВ, Сдать/Снять, Квартиры/Комнаты, Аренда, Продажа √ Проект “Посредников Здесь Нет”, был запущен в 2007 году. На сайте размещены только […]
        • Закон линия индукции Закон линия индукции Главная Категории новостей Обратная связь Поиск Забыли пароль? Запросите новый здесь. На рис. 3.6 изображены линии магнитной индукции В, окружающие прямой […]