Трудовая книжка запись о увольнении в сведениях о награждении
Оглавление:
Получение трудовой книжки для её предъявления в пенсионный фонд
Если ваш работник, обещающий уволиться в день выхода на пенсию, не выполнил обещания, но затребовал выдать ему трудовую книжку временно, для утверждения стажа – не удивляйтесь, это достаточно распространённое явление. Приближение пенсии мотивирует многих граждан подзаработать и прибавляет сил от одной мысли о том, что доход значительно увеличится.
Тем не менее, ПФР эти моменты не интересуют и затребованные им документы представлять необходимо. Работодателю, который отвечает за хранение ТК, приходится решать этот вопрос с учётом гарантии собственной безопасности.
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 638-25-61 . Это быстро и бесплатно !
На этот случай разработан актуальный алгоритм, следуя которому, можно обезопасить себя как от излишней ответственности за выданную на руки трудовую, так и от проблем в случае отказа за её выдачу.
Нужна ли ТК для оформления пенсии?
Независимо от того, что исчисляемые в пенсионный фонд средства тщательно регистрируются и фиксируются в сведениях ПФР, этого недостаточно. Трудовой стаж исчисляется только в соответствии с записями, внесёнными в ТК.
Если работник по выходе на пенсию не собирается увольняться, с него не снимается ответственность на предоставление трудовой в пенсионный фонд.
Этот момент доставляет неудобство работодателю. Особенно остро он может его переживать, если не очень достойный работник планирует продолжать работу на предприятии (в организации), но требует выдать книжку для предъявления в ПФР.
Вплоть до конца 2014 года, работодатель имел право по своему усмотрению отказать в выдаче трудовой на руки работнику без увольнения.
Изначально это постановление вызвало своего рода панику среди работодателей и кадровиков, которые понимают, что эти резолютивные документы не регламентируют передачу ответственности за трудовую книжку владельцу, который временно её получил.
Для того чтобы снизить степень риска за выдачу трудовой книжки владельцу, работодателю следует:
Как правильно составить заявление на выдачу ТК?
Основным документом, который определяет отчуждение ответственности за хранение трудовой, станет заявление. Даже если в организации за ведение трудовых книжек отвечает уполномоченное лицо или кадровый работник (см. тут), то заявление можно передать через него, но написано, оно должно быть, на имя руководителя.
Такое заявление может составляться в свободной форме, без особых претензий к его содержанию. Однако дальновидные кадровики и работодатели определяют необходимость указания в заявлении перехода ответственности к владельцу на период пользования книжкой.
После надлежащего оформления так называемой «шапки» заявления, можно внести в его текст полностью или выборочно следующие сведения:
На этом основании может быть выдана трудовая книжка, но обязательно под расписку об её получении. В расписке лаконично указываются сведения о том, что работник:
После возвращения документа работодателю, расписка должна быть возвращена владельцу.
При соблюдении данного алгоритма, дополнительных записей о регистрации выдачи ТК не потребуется.
Как проверяют в ПФ: возможные последствия
В пенсионном фонде трудовую книжку тщательно проверяют на предмет того, чтобы все внесённые в неё записи соответствовали регламенту и установленным нормативам.
При этом используются нормативные соответствия и стандарты записей, действующие в момент их внесения. Любое нарушение способно поставить под сомнение подлинность записи. Оно может выражаться:
В подобных случаях специалисты пенсионного фонда берут на себя ответственность не засчитывать записи в качестве актуальных. Работник имеет право подтвердить их дополнительными документами, которые придётся получить на том месте работы, где была внесена подобная запись.
Особенно сложными оказываются ситуации со стажем, наработанным:
Записи, внесённые в ТК в советский период в некоторых республиках, подтвердить практически невозможно. Часто граждане при подготовке пенсионных документов безрезультатно отправляют запросы о подтверждении стажа.
Не менее запутанными оказываются ситуации, которые сложились в период перестройки. От многих организаций, процветающих в тот период, не осталось и следа. Естественно, что такой стаж подтвердить не представится возможности.
Что делать, если ТК отсутствует?
Если у вас отсутствует трудовая книжка, но её можно восстановить как минимум на 1-2 местах работы гражданина, это нужно сделать. В этом случае вы имеете право написать заявление по данному месту работы и запросить выдачу дубликата ТК.
Кроме того стажа, который будет внесён в документ, трудовая деятельность засчитана не будет. Исправить это можно, собрав письменные подтверждения о том, что вы работали в той или иной организации.
Если трудовая книжка отсутствует по причине полного отсутствия стажа, например, у домохозяек – они имеют право на получение пенсионного пособия наравне с работающими гражданами. Оформление будет производиться без учёта стажа. Соответственно, пенсионные выплаты будут назначены в минимальном объёме.
Заключение
Достигнув пенсионного возраста, граждане РФ имеют право на получение пенсионного пособия. Для этого им необходимо представить свою трудовую книжку в пенсионный фонд, где будет тщательно выверен и высчитан трудовой стаж.
Если гражданин работает – ему необходимо получить свою книжку у работодателя по заявлению под расписку. Если трудовая отсутствует, её нужно восстановить, либо назначенная пенсия окажется минимальной.
Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:
+7 (499) 638-25-61 (Москва)
+7 (812) 611-25-16 (Санкт-Петербург)
lawyer-consult.ru
Делопроизводство
Как исправить ошибку в трудовой книжке?
Многие специалисты отдела кадров, канцелярии и бухгалтерии, даже имеющие солидный стаж работы, не знают, как внести исправление в трудовую книжку.
Ошибки в этом важном документе встречаются крайне редко, но если неправильная запись внесена, то исправить ее не только можно, но и необходимо в соответствии с законодательством.
Правовые основы
Российским Министерством труда и социального развития в 2003 году была разработана специальная инструкция (№69), регулирующая порядок заполнения трудовых книжек.
Исправления в документ должны вноситься в соответствии с этими требованиями.
При работе с трудовыми книжками следует учитывать и положения 225 Постановления Правительства РФ, регулирующего ведение и хранение этих документов (2003 г.).
В каких случаях и как вносятся исправления в трудовой книжке?
Неверные сведения могут быть обнаружены как на титульном листе трудовой книжке, так и в ее разделах и на вкладыше к ней.
Схема исправления данных практически одинакова, однако в каждом случае будут иметься свои особенности.
Общие правила
К самому оформлению трудовой книжки следует отнестись с особым вниманием, дабы избежать в будущем проблем с расчетом пенсии работника.
Если в новый документ были внесены неверные сведения, он подлежит уничтожению.
Если ошибка выявлена в уже действующем документе, запись не зачеркивается и не заштриховывается. Она исправляется новой записью ниже.
Запись неверна
Текст внесен другой организацией
Даже если ошибка в документе допущена кадровиками другой фирмы, специалисты новой организации производят исправления в трудовой книжке работника.
Для этого он должен представить работодателю документы, подтверждающие факт наличия ошибки и содержащие правильную информацию.
Исправление организацией, вносившей запись, после увольнения
Если работник после увольнения еще официально не числится на новом рабочем месте, исправление выявленной неверной информации может произвести прежний работодатель.
Для этого он:
Законно ли иметь две трудовые книжки? Ответ — тут.
Указаны не те даты
Невнимательность кадровика при написании дат в трудовой книжке может привести к дальнейшим проблемам с Пенсионным фондом, поэтому сам работник должен несколько раз перепроверить написанное в документе.
Ошибка в дате приема в организацию или в иных датах должны быть обязательно исправлены в кратчайшие сроки.
При ее обнаружении работник:
При наличии ошибки в дате рождения сотрудника эта дата полностью зачеркивается сплошной линией, а сверху пишется верная информация.
Сбоку информация конкретизируется, указывается серия и номер Паспорта РФ с верными сведениями.
Неправильно внесены реквизиты приказа
Важно знать, как исправить ошибку в одной из самых важных граф трудовой книги – сведениях о документе, на основании которого вносятся данные.
В большинстве случаев данные вносятся на основании приказа.
Порядок внесения данных о приказе таков: документ, его дата и номер. Ошибочно менять порядок этих реквизитов. При необходимости изменить запись из-за неверно внесенной информации о приказе запись дублируется, но последняя графа пишется уже без ошибки.
Если в самом приказе была допущена ошибка, в 4 графе должны быть записаны серия и номер отменяющего ее приказа.
Исправление сведений о награждении
В трудовой книжке предусмотрен отдельный раздел для внесения данных о награждении сотрудника за особые заслуги перед предприятием.
Часто заполнение этого раздела не производится. Но иногда информация о награждениях не только своевременно вносится в документ, но и содержит в себе ошибку.
В данном разделе, как и в других частях трудовой книги, сведения нельзя зачеркивать или заштриховывать.
Необходимо на текущую дату сделать пометку, что предыдущая запись действительной не является, далее указав правильные сведения.
Замена сведений на титульном листе
Основные сведения о работнике содержатся на титульном листе трудовой книжки.
Незамеченная ошибка в основных реквизитах этой страницы должна быть устранена сразу после обнаружения. Запрещается замазывать штрихом.
Под неверной информацией следует сделать пометку о том, что вышеуказанные данные недействительны, а далее написать правильные сведения.
Зачеркивать слова в исключительных случаях на титульном листе разрешается.
После зачеркивания пишется правильное слово, затем исправление заверяется работодателем и ставится печать.
Данные и исправления в трудовую книжку вносятся черной, фиолетовой или темно-синей пастой, обладающей светостойкостью и водостойкостью.
Примеры со сменой фамилии в трудовой книжке на практике встречаются наиболее часто.
Конкретных правил по исправлению на законодательном уровне не прописано, однако принято использовать следующую схему исправления:
Какова продолжительность испытательного срока при приеме на работу? Узнайте тут.
Возможен ли прием на работу в декретном отпуске? Смотрите здесь.
Исправление неточностей во вкладыше
Если работник часто меняет должности и места работы, некоторые разделы трудовой книжки могут закончиться.
Для дальнейшего внесения сведений о работе к трудовой книжке прикладывается специальный вкладыш.
В нем:
Аннулирование, если запись внесена ошибочно
Вопрос о том, как аннулировать ошибочно внесенную запись, также нашел свое отражение в практике кадровых работников.
После простановки очередного порядкового номера и текущей даты специалист пишет о том, что предыдущая запись №… недействительна. Документ-основание для признания записи ошибкой может вообще не указываться, либо может быть издан специальный Приказ о необходимости внесения исправлений в трудовую в связи с ошибочно внесенной записью.
Реквизиты этого приказа и будут вписаны в четвертую графу.
Пример:
Таким образом, к заполнению трудовой книжки следует подходить с особым вниманием.
Проверять правильность внесенных данных должен не только кадровик, но и сам работник. Исправление ошибок займет намного дольше времени, чем предотвращение появления таковых.
kadriruem.ru
Дубликат трудовой книжки: сложные вопросы оформления
Т рудовая книжка была и до сих пор остается основным документом, подтверждающим трудовой стаж работника. Поэтому когда с трудовой книжкой возникает какая-то проблема, для работника это может нести риск потери стажа, и, соответственно, необходимости каким-то образом его доказывать в ПФР при расчете стажа, а также подтверждать стаж последующим работодателям. Поэтому кадровым работникам так важно быть предельно внимательными при оформлении этого документа. Рассмотрим, в каких случаях возникает необходимость оформления дубликата трудовой книжки.
Когда понадобится дубликат
Давайте разберемся, в каких случаях у работодателя возникает необходимость оформлять дубликат трудовой книжки. Таких ситуаций три:
Дубликат – это копия трудовой книжки, поэтому при ее оформлении сначала надо внести те записи, которые были в первоначальной трудовой книжке. Однако следует помнить, что вносить их следует только на основании соответствующих документов. Переносить записи из трудовой книжки, которая пострадала или если записи в ней были признаны недействительными, нельзя. Это значительно усложняет процедуру оформления дубликата трудовой книжки.
Что такое «соответствующие документы», на основании которых могут вноситься записи в дубликат?
Согласно п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69, все записи, подлежащие внесению в дубликат трудовой книжки, должны быть подтверждены надлежаще оформленными документами (справками, выписками, копиями приказов, распоряжений). И либо такие документы, подтверждающие стаж, работник собирает самостоятельно, либо содействие ему в этом оказывает работодатель, к которому работник обратился за оформлением дубликата.
А что делать, если предыдущих работодателей найти уже нет возможности? Тогда необходимо обратиться к возможному правопреемнику (например, если предыдущий работодатель был реорганизован в порядке присоединения, выделения и т.д.), либо, если такого найти тоже не удается, – в территориальный архив, к которому относился предыдущий работодатель по юридическому адресу, и если и там сведений нет никаких – то остается только обратиться в суд.
Запрос на предоставление подтверждающей информации для внесения соответствующей записи в дубликат трудовой книжки необходимо отправлять от имени работодателя. Утвержденной формы запроса нет, поэтому компания составляет его в свободной форме, указывая ту информацию, которая ей необходима для внесения записей в дубликат трудовой книжки. Обратите также внимание на то, что, прежде чем запрашивать у третьего лица (предыдущего работодателя) персональные данные работника, вам следует получить у него разрешение в письменном виде.
Запрос от действующего работодателя
Ответ от бывшего работодателя
Ошибки работодателей
Часто при оформлении самого дубликата работодатель совершает ошибки. Перечень типичных ошибок и приведем ниже:
- На титульном листе забывают указать наименование «Дубликат».
- Делается некорректная ссылка на документы-основания при внесении записи о стаже, когда работодатель ссылается на номера приказов (о приеме на работу и увольнении), на основании которых работник принимался в другие организации (увольнялся оттуда) и которых нынешний работодатель не видел. При внесении записи в дубликат трудовой книжки указывается в качестве основания ссылка на полученную справку, а именно: «справка (наименование организации, которая ее выдала – полное) от (дата справки) № (при наличии номера)».
- Неправильное заполнение дубликата работодателем, который был реорганизован, после того, как работник уволился. Ситуация, когда с увольнения сотрудника прошло довольно много времени, и за этот период организация по различным причинам сменила название. В такой ситуации будет особый порядок оформления дубликата. После указания на титульном листе сведений о работнике, лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, подписывает титульный лист и проставляет печать организации. В связи с тем что организация, являющаяся для работника последним местом работы, изменила свое наименование (или реорганизована) и, соответственно, поменялась печать, на титульном листе проставляется оттиск новой печати организации.
В «Сведениях о работе» необходимо указать сначала то наименование организации, которое существовало в момент приема сотрудника на работу – до переименования (полное и при наличии сокращенное наименование). Далее внести все необходимые записи о приеме, переводах и увольнении. И только после внесения записи об увольнении, но до заверения должностными лицами нужно внести запись о переименовании юридического лица в определенном порядке. Следующий порядковый номер: дата не заполняется. В «Сведениях о работе» указывается: «(старое наименование организации – полностью) переименовано с (дата переименования) в (новое название организации – полностью)». В качестве основания указываются документы о переименовании – протокол (решение собственников) или приказ по основной деятельности, сведения из ЕГРЮЛ.
Все произведенные записи заверяются подписью работника, подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и новой печатью организации. Дополнительно можно выдать работнику справку с подтверждением периода работы и переименования компании.
Таким образом, в дубликат сначала вносятся данные об общем стаже данного работника до поступления к последнему работодателю, подтвержденные соответствующими документами, сведения о работе и награждении, которые выносились в трудовую книжку по последнему месту работы. Общий стаж записывается суммарно с указанием общего количества лет, месяцев и дней работы без указания работодателя, периодов работы и должностей. Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только те сведения, которые содержатся в этих документах.
Только после того, как были внесены сведения о стаже работы в предыдущих организациях, указывается наименование работодателя по последнему месту работы в виде заголовка и потом уже вносятся записи о приеме на работу, переводах и, при необходимости, увольнении с последнего места работы.
Вот эти записи уже вносятся со ссылкой на приказы (распоряжения) и иные документы последнего работодателя с указанием их дат и номеров.
Итак, подведя итог по всем типичным ошибкам, приведем пример корректного оформления раздела «Сведения о работе» в дубликате трудовой книжки. Например, если у сотрудника в трудовой книжке было внесено пять записей о периодах работы до последнего работодателя и он потерял трудовую книжку (или ее утерял работодатель), то после сбора справок сначала надо просуммировать весь стаж, который подтвержден справками. Если, например, из пяти периодов работы справки удалось собрать только с трех мест работы, то по этим трем периодам и производится суммирование стажа, а потом отдельно вносятся все три периода со ссылкой на соответствующие документы, подтверждающие стаж. И только дальше будет вноситься запись о работе в последней организации. Образец внесения записи приведен ниже.
www.delo-press.ru
Типичные ошибки в трудовых книжках
Р азговоры об отмене трудовых книжек ведутся давно. Однако заявлять об анахронизме трудовой книжки весьма преждевременно. В статье мы рассмотрим наиболее часто встречающиеся ошибки работодателя при оформлении трудовых книжек, внесении в них записей и их учете.
Трудовые книжки не раз хотели отменить. Якобы они безнадежно устарели, и в современных экономических условиях с электронным документооборотом между государственными органами и внебюджетными фондами этому документу уже нет места. Хотя, по правде сказать, важность и полезность этого векового документа трудно переоценить.
Во-первых, трудовая книжка нужна работнику, поскольку в ней зафиксированы все этапы его трудовой деятельности и ему не нужно собирать массу документов, подтверждающих его трудовой стаж, для потенциального работодателя, а в последующем и для оформления государственной пенсии.
Во-вторых, она необходима работодателю, ведь только так он может убедиться в наличии того или иного опыта работы кандидата на вакантную должность и ему не нужно будет проверять огромное количество документов, свидетельствующих о предыдущей трудовой деятельности кандидата.
В-третьих, трудовая книжка не будет лишней и для государства при назначении пенсионных выплат гражданину, т.к. подделать трудовую книжку значительно сложнее, чем, скажем, трудовой договор и сопутствующие ему документы, и не нужно будет долго и скрупулезно изучать все иные бумаги, подтверждающие трудовой стаж работника.
В статье мы не будем вести полемику о нужности или ненужности трудовых книжек, не будем рассматривать технические моменты внесения записей, а поговорим о том, с какими трудностями при их оформлении и заполнении сталкиваются специалисты по кадрам на практике, какие они делают ошибки.
Несколько слов о трудовых книжках
Прежде всего отметим, что порядок ведения трудовых книжек установлен в следующих нормативных правовых актах:
Напомним, что оформление трудовой книжки производится работодателем, если работник поступает на работу впервые, в силу ст. 65 ТК РФ. В соответствии с п. 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, должно осуществляться работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема его на работу. Между тем данные о работнике вносятся в трудовую книжку в соответствии со следующими документами:
См. статью «Увольняем сотрудника за предоставление подложных документов при приеме на работу»
Следует обратить внимание, что заполнение трудовой книжки, как правило, производится на основании подлинников соответствующих документов. Если же таковые отсутствуют, то в трудовую книжку вносятся данные на основании дубликата или нотариально заверенной копии документа. Оформленная надлежащим образом трудовая книжка в дальнейшем хранится в организации в кадровой службе в специальном сейфе или несгораемом запирающемся шкафу.
Записи в трудовую книжку, как об этом указано в п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек, должны вноситься в трудовую книжку на основании издаваемых работодателем приказов (распоряжений) не позднее чем через неделю после их издания. Порядок внесения записей определен Правилами ведения и хранения трудовых книжек и Инструкцией по заполнению трудовых книжек.
Несмотря на то что в указанных нормативных правовых актах, регулирующих вопросы оформления трудовых книжек, подробно прописаны основные положения, позволяющие работодателю безошибочно оформлять трудовые книжки, у работодателей возникает множество вопросов. Рассмотрим некоторые из присланных нашими читателями.
Книжка старого образца
Что делать, если работник при приеме на работу предъявил работодателю трудовую книжку старого образца, хотя в то время, когда ему завели трудовую книжку, действовал образец книжки 2004 года?
Ничего противозаконного в этом нет. В соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца действительны и обмену на новые не подлежат.
Прежний работодатель не вернул трудовую книжку
Бывает, что работник при приеме на работу не предъявил трудовую книжку, сказав, что прежний работодатель ему ее не возвратил. Как поступить в такой ситуации?
Само по себе отсутствие у работника трудовой книжки по причине ее невыдачи прежним работодателем не является препятствием в приеме на работу. В таком случае работодатель по заявлению работника обязан оформить новую трудовую книжку, но при этом он не вправе вносить в нее записи о прежней работе.
Работник «забыл» предъявить трудовую книжку при поступлении на работу
Что делать работодателю, если сотрудник при поступлении на работу не предъявляет работодателю трудовую книжку, обещая принести ее позже, а затем забывает об этом и предъявляет ее только при увольнении? Следует ли вносить записи «задним» числом?
Такие ситуации нередки, особенно учитывая избирательность работников по отношению к работодателям. Зачастую работники намеренно могут не предоставлять работодателю трудовую книжку. По большей части это работники, по тем или иным причинам скрывающие неблагоприятные сведения о себе.
В свою очередь у работодателя может быть несколько путей разрешения подобной ситуации. Первый из них – отказаться заключать трудовой договор с работником, не предъявившим трудовую книжку при приеме на работу (если трудовой договор заключается не впервые). Второй – оформить новую трудовую книжку по заявлению работника (если она была утеряна, утрачена, повреждена и пр.). Третий – составить акт о том, что работник не принес трудовую книжку при устройстве на работу, и письменно уведомить работника о необходимости предъявить трудовую книжку (если трудовая книжка имеется у работника, но он не желает предъявлять ее работодателю).
Работник просит завести новую книжку, несмотря на наличие прежней
Нередко бывает, что работник просит завести новую трудовую книжку, несмотря на наличие у него прежней книжки с внесенными записями, подтверждающими его многолетний трудовой стаж. Что делать работодателю в такой ситуации?
По сути законодательством не предусмотрен прямой запрет на наличие у работника двух трудовых книжек. Поэтому на практике многие работники, пользуясь этим, исхитряются завести несколько трудовых книжек.
Рассмотрим парадоксальную ситуацию на примере медицинского работника.
Так, медицинский работник может иметь трудовую книжку, фиксирующую его трудовой стаж в государственном лечебном учреждении – больнице или поликлинике, и она, естественно, будет находиться у данного работодателя. Однако, как известно, доктора работают по графику, соответственно, у них есть возможность одновременно устроиться на работу к другому работодателю, например, в частную клинику, таким образом, совместив два графика работы не в ущерб себе и работодателям. К слову, работодателям может быть неизвестно о других местах работы такого сотрудника.
Далее, в частной клинике работник может завести другую трудовую книжку, сославшись на то, что первая утеряна, украдена и т.п. Более того, как мы знаем, медицина не стоит на месте, а динамично развивается, в том числе и благодаря научному прогрессу. В связи с этим каждый уважающий себя медик стремится к повышению своей квалификации, в том числе и в научной сфере, – получает ученую степень и звания, занимается научно-исследовательской или научно-педагогической работой и т.п. Такая деятельность, бесспорно, может быть совмещена с практикой.
То есть медик может завести таким же путем и третью трудовую книжку – для фиксации стажа работы в области науки.
Однако если комплексно подойти к вопросу, то закон, хотя и не содержит запрета на наличие нескольких трудовых книжек, все же позволяет иметь только одну трудовую книжку. Во-первых, в законе прослеживается четкое подразделение на основное место работы и работу по совместительству. В свою очередь в соответствии с ч. 1 ст. 282 ТК РФ совместительство – выполнение работником другой регулярной оплачиваемой работы на условиях трудового договора в свободное от основной работы время. То есть основное место работы – одно. Вместе с тем заключение трудовых договоров о работе по совместительству допускается с неограниченным числом работодателей, если иное не предусмотрено федеральным законом.
Во-вторых, ТК РФ предоставляет гарантии работнику в связи с совмещением работы с обучением, в связи с вредными и (или) опасными условиями труда, работой в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях только по основному месту работы. Поэтому если предположить, что работник заводит более одной трудовой книжки, а как правило, он это делает для получения тех или иных льгот, предусмотренных трудовым законодательством, в большем размере, таким образом работник нарушает принцип недопустимости злоупотребления правом. Тогда как, имея одну трудовую книжку, он вряд ли сможет данный принцип нарушить.
Общие требования к записям в трудовой книжке
Скажем также несколько слов об основных требованиях к записям в трудовые книжки, а именно – какие принципы должны соблюдаться при внесении записей в трудовые книжки работников:
В любом случае основанием внесения той или иной записи в трудовую книжку является соответствующий документ, причем его подлинник или в отдельных случаях – надлежащим образом заверенная копия.
Обратите внимание: нарушение порядка ведения и учета трудовых книжек является нарушением трудового законодательства.
Если работник принят на работу и через несколько дней уволился, то не обязательно вносить записи в трудовую книжку о приеме на работу, поскольку в соответствии с ч. 3 ст. 66 ТК РФ работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.
Основные ошибки работодателя
Ошибки в сведениях о работнике
Чаще всего работодатель при заполнении трудовой книжки может ошибиться в написании ФИО работника, неточно указать дату его рождения или его образование и квалификацию. По большому счету все ошибки в сведениях о работнике вызваны невнимательностью или небрежностью специалиста по кадрам. К примеру, он может внести соответствующие сведения на титульный лист трудовой книжки со слов работника или глядя на некачественно сделанную копию документа с нечитаемой информацией.
Чтобы избежать таких ошибок, нужно внимательно изучить подлинники представленных работником при поступлении на работу документов в соответствии со ст. 65 ТК РФ, сопоставить их с представленными работником копиями, убедившись в их качестве (или самостоятельно сделать качественные копии документов). Далее точно переписать информацию из документов на титульный лист трудовой книжки.
Приведем образец (Пример 2).
В трудовой книжке неверно указана дата рождения работника. Как внести изменения в трудовую книжку, если организации, оформившей трудовую книжку, уже не существует?
Очевидно, что нынешний работодатель на основании паспорта работника может самостоятельно внести изменения в дату его рождения на титульном листе. Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а если ликвидирована – работодателем по новому месту работы на основании подтверждающих документов.
Ошибки в сведениях о работе
Работодатель может неверно или неточно указать:
Чтобы избежать подобных ошибок или свести их к минимуму, нужно заполнять сведения о порученной работнику работе (трудовой функции) следующим образом 2 :
- в графе 1 указать порядковый номер записи (арабской цифрой с точкой);
- в графе 2 указать дату приема на работу (цифрами);
- в графе 3 написать о том, что работник принят (назначен) в соответствующее структурное подразделение 3 с указанием наименования должности / работы, а также профессии с указанием квалификации или специальности (в соответствии со штатным расписанием и в определенных случаях – в соответствии с квалификационными справочниками);
- в графе 4 указать номер и дату приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого работник принят на работу, с указанием наименования вида документа.
- в графе 2 указать дату перевода (цифрами);
- в графе 3 написать о том, что работник переведен в соответствующее структурное подразделение 4 , с указанием наименования должности / работы, специальности, профессии и квалификации;
- неверно указана дата увольнения работника (вместо собственно даты увольнения пишут, например, дату издания приказа (распоряжения) об увольнении);
- неверно указана формулировка причины увольнения работника;
- неверно указано основание увольнения работника;
- неверная ссылка на решение работодателя, послужившее основанием для увольнения.
- в графе 1 указать порядковый номер вносимой записи (арабской цифрой с точкой);
- в графе 2 указать дату увольнения (цифрами);
- в графе 3 написать о том, что работник уволен со ссылкой на статью (подпункт, пункт, часть) ТК РФ (или иного федерального закона) (формулировка должна полностью соответствовать формулировке в соответствующей статье (подпункте, пункте, части статьи) ТК РФ или иного федерального закона);
- в графе 4 указать номер и дату соответствующего приказа.
- о присвоении работнику в период работы нового разряда (класса, категории и т.п.);
- об установлении работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации;
- о работе по совместительству;
- о невключении времени работы в период отбытия наказания в непрерывный трудовой стаж работника;
- о восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа работника;
- о времени военной службы либо времени службы работника в органах внутренних дел и таможенных органах;
- о времени обучения работника на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.
- изменения в трудовую книжку вносятся на основании ненадлежащих документов;
- не соблюдаются технические требования к внесению изменений;
- не указан документ, являющийся основанием для внесения изменений.
- на первой странице:
- при изменении ФИО одной чертой – по линейке, пастой или чернилами – зачеркивается прежняя запись (ее неверная или утратившая актуальность часть), после чего (как правило, выше, на свободном месте) записываются верные сведения со ссылкой на наименование соответствующего документа, его номер и дату (на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя и печатью) 6 ;
- при получении нового образования дополняется ранее внесенная запись;
- выявлением в трудовой книжке неверной (неточной) записи, признанной недействительной;
- непригодностью трудовой книжки к использованию по назначению;
- утратой трудовой книжки.
- переносит в дубликат записи, признанные недействительными;
- переносит в дубликат записи на основании ненадлежащих документов;
- переносит в дубликат не все записи;
- не проставляет отметки об оформлении дубликата.
- При выявлении записи, признанной недействительной:
- перенести в новый бланк трудовой книжки верные записи так, как они были указаны в оригинале трудовой книжки;
- на титульном листе прежней трудовой книжки написать: «Взамен выдан дубликат» и указать его серию и номер.
- В связи с непригодностью к использованию:
- внести в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки запись о суммарном общем и / или непрерывном трудовом стаже работы до поступления на работу к данному работодателю, а также записи о трудовом стаже по периодам:
-
в графу 1 – порядковый номер записи;
в графу 2 – дату приема на работу;
- внести в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки запись о суммарном общем и / или непрерывном трудовом стаже работы до поступления на работу к данному работодателю, а также записи о трудовом стаже по периодам:
в графу 3 – наименование работодателя, у которого работал работник, структурного подразделения, работы (должности), специальности, профессии с указанием квалификации, на которую работник был принят, – в хронологическом порядке сведения о работе у всех предыдущих работодателей, содержащиеся в представленных работником документах;
Оформление изменений в ранее совершенных записях, содержащих сведения о работнике, должно производиться на основании следующих документов: паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других аналогичных документов, как об этом указано в п. 26 Правил ведения и хранения трудовых книжек, – по последнему месту работы работника на основании его письменного заявления с приложением надлежащим образом заверенных копий указанных документов.
Изменения (исправления) в ранее внесенные записи, содержащие сведения о работе (при неправильных и неточных записях), вносятся по новому месту работы на основании надлежащим образом заверенных копий подтверждающих документов.
Что касается внесения других изменений в трудовую книжку, например, в связи с изменением названия должности работника при изменении в штатном расписании или в связи с изменением наименования организации, в графе 3 пишется: «Наименование должности работника с 19.01.2015 изменено на «менеджер по продажам», а при изменении в учредительных документах: «ООО «Монтер» с 19.01.2015 переименовано в ООО «Мастер».
Ошибки при оформлении дубликата трудовой книжки и вкладыша
Напомним, что выдача дубликата трудовой книжки производится в связи с:
Работодатель в основном совершает следующие типичные ошибки при оформлении дубликата трудовой книжки:
Оформлять дубликат трудовой книжки необходимо следующим образом 8 :
-
в графу 4 – наименование, дату и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате;
- При утрате трудовой книжки (на основании документа, удостоверяющего факт утраты 9 ):
- внести сведения об общем и / или непрерывном стаже работы работника до поступления на работу к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами: «Общий стаж работы 5 лет 3 месяца 20 дней»;
- внести сведения о работе и награждении (поощрении), внесенные в трудовую книжку по последнему месту работы работника;
- проставить в правом верхнем углу на первой странице дубликата трудовой книжки отметку «Дубликат»;
- не заполнение (неполное заполнение) сведений на титульном листе вкладыша;
- не проставление отметки об оформлении вкладыша в трудовой книжке;
- внесение записей во вкладыш с начала.
- в правом верхнем углу титульного листа поставить штамп «Выдан вкладыш» и указать серию и номер вкладыша;
- вшить вкладыш в трудовую книжку между ее последней страницей и обложкой, поскольку без трудовой книжки он недействителен;
- продолжать нумерацию вносимых во вкладыш записей.
Приведем образец (Пример 3).
В свою очередь основанием для внесения таких записей является приказ (распоряжение) о приеме на работу (а в случае с руководителем организации – протокол или решение высшего органа управления).
Основанием внесения записи о работе по совместительству будет являться надлежащим образом заверенная копия приказа (распоряжения) о приеме на работу по совместительству или выписка из него, а также соответствующее письменное заявление работника. Кроме того, в соответствии с п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе работодатель обязан ознакомить ее владельца под подпись в его личной карточке.
Нужно ли вносить в трудовую книжку сведения об испытательном сроке, условиях оплаты труда и прочие подробности, таким образом переписав формулировку о приеме на работу, приведенную в соответствующем приказе (распоряжении)?
Разумеется, не нужно. В этом не только нет необходимости, но и нормативные правовые акты, регулирующие порядок заполнения трудовых книжек, о которых мы сказали, этого не предусматривают.
Смена наименования организации
Рассмотрим некоторые вопросы, волнующие кадровиков-практиков и возникающие у них в связи с изменением наименования организации.
Некоторые читатели интересуются, обязательно ли делать запись о переименовании организации в разделе «Сведения о работе» или можно сделать вклейку в конце трудовой книжки с полной информацией о переименовании организации с подписью и печатью руководителя организации. Да, в трудовую книжку, в раздел «Сведения о работе», обязательно следует внести запись об изменении наименования организации. Так, при приеме на работу работодатель должен указать полное и сокращенное (при наличии) наименование организации. И наоборот: если при изменении наименования организации не будет внесена соответствующая запись, это может привести к проблемам при оформлении пенсии ввиду того, что работники Пенсионного фонда могут легко запутаться в отсутствии последовательности записей. То есть они могут расценить это как факт того, что работник был принят на работу в одну организацию, а уволен – как бы из другой (т.к. в печати буде указано уже новое наименование). Что касается «вклеек» в трудовую книжку, то Правилами ведения трудовых книжек такой порядок внесения информации в трудовую книжку не предусмотрен.
Бывает, что при изменении названия вышестоящей организации подчиненная организация полного названия не меняла, а меняла только сокращенное. Здесь возникает вопрос: нужно ли вносить во все трудовые книжки сотрудников подчиненной организации запись об этом? Как мы уже говорили, полное и сокращенное наименование организации прописывается в трудовой книжке работника в разделе «Сведения о работе». Соответственно, если изменяется только сокращенное наименование организации, в которой трудится работник, об этом также следует внести сведения в трудовую книжку.
Если в трудовой книжке в «шапке» проставлен штамп наименования организации в перевернутом виде, считается ли это грубым нарушением? Нужно ли вносить изменения по этому поводу в трудовую книжку или оставить все так, как есть? Перевернутый штамп наименования организации в трудовой книжке говорит, скорее, о невнимательности и несерьезном отношении к работе специалиста, проставившего его без проверки. Тем не менее это не является нарушением правил ведения трудовых книжек. Следовательно, ставить штамп снова (в правильном виде) не нужно.
Ошибки в переводе работника на другую работу
Кроме того, работодатель совершает ошибки при внесении записей о переводе работника на другую работу. Например, неверно указывает дату перевода или наименование структурного подразделения, в которое переводится работник, – не в соответствии с документами.
Сведения о переводе работника на другую постоянную работу нужно вносить таким образом (в следующей свободной строке после предыдущей записи):
Обратите внимание: при переводе (переходе) работника на другую работу к другому работодателю соответствующая запись вносится в трудовую книжку уже на новом месте работы.
Приведем образец заполнения трудовой книжки при переводе сотрудника в рамках одной организации (Пример 4).
Основанием для внесения записей о переводе работника на другую постоянную работу является приказ (распоряжение) о переводе на другую работу.
Вместе с тем самое большое количество ошибок совершается работодателем при внесении в трудовую книжку записи об увольнении работника. Наиболее частые из них:
Заполнять сведения об увольнении работника необходимо следующим образом 5 :
Приведем образец (Пример 5).
Обратите внимание: записи об увольнении вносятся в трудовую книжку в день увольнения.
Основанием для внесения сведений в этом случае является приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (увольнении).
Если вся запись об увольнении работника не войдет в оставшиеся строчки раздела «Сведения о работе» на одной странице, нужно ли делать запись на этой странице или переходить на новую страницу?
Конечно, следует начать вносить запись на той странице, где есть пустые строчки в соответствующей графе, а затем продолжить ее на следующей странице трудовой книжки. Иначе, учитывая, что записи об увольнении самые объемные, трудовой книжки не хватит для того, чтобы внести все сведения о работе.
Тема: Бесплатные консультации для подписчиков
В каких случаях ставится печать в трудовую книжку?
Печать в трудовой книжке ставится на титульном листе и при увольнении работника, поскольку в соответствии с п. 35 Правил ведения трудовых книжек при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника. Проставление печати при внесении других записей не требуется.
Иные сведения
Отметим, что записи в трудовую книжку об иных сведениях, касающихся работы, вносятся в аналогичном порядке, за исключением графы 3, в которой прописываются сведения:
Что касается типичных ошибок работодателя при внесении сведений в трудовую книжку о награждении (поощрении) работника за трудовые заслуги, то их практически не бывает, поскольку само по себе награждение (поощрение) за трудовые заслуги встречается довольно редко, поэтому и ошибок совершается мало.
О том, как исправить ошибку, если в «Сведения о награждениях» внесены сведения о работе, читайте в статье «Исправляем неправильные и неточные записи в трудовых книжках»
Ошибки при внесении изменений в трудовую книжку
Собственно исправления в трудовую книжку могут вноситься по разным причинам. Например, могли поменяться сведения о работнике или выполняемой им работе, также могли быть внесены изменения в штатное расписание, квалификационные справочники, учредительные документы и др. Основные ошибки работодателя могут проявляться в следующем:
Вносить изменения (исправления) в трудовую книжку, в раздел «Сведения о работнике», нужно следующим образом:
Приведем образец (Пример 6).
Что касается вкладыша в трудовую книжку, то он, как правило, оформляется, если в трудовой книжке работника заполнены все страницы одного из разделов. Правила его заполнения идентичны правилам заполнения трудовых книжек. Основными ошибками, допускаемыми при оформлении вкладыша трудовой книжки, являются:
При выдаче вкладыша следует:
Ошибки при учете и хранении трудовых книжек
Реже, но встречаются ошибки в оформлении документов, связанных с учетом трудовых книжек, например, может быть неправильно оформлена книга учета движения трудовых книжек.
Поскольку книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них имеет длительный срок хранения (75 лет), следует предусмотреть твердую обложку при ее оформлении; листы (страницы) должны быть пронумерованы от начала до конца, прошиты; содержать заверительную надпись (указать название книги, количество прошитых, пронумерованных листов (страниц) цифрами и прописью, должность, подпись и расшифровку подписи руководителя организации и дату оформления журнала); также она должна быть скреплена сургучной печатью организации.
В статье мы рассмотрели наиболее часто встречающиеся ошибки работодателя при оформлении трудовых книжек, внесении в них записей и их учете. Разумеется, их гораздо больше, чем может показаться на первый взгляд. И это, скорее, говорит о том, что специалистам кадровой службы еще долго не наскучит их работа, поскольку всегда есть повод для совершенствования в своем деле.
Написание месяца возможно как цифровым, так и буквенным способом. Вернуться назад
См. п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек. Вернуться назад
В том случае, если условие о работе в конкретном структурном подразделении указано в трудовом договоре. Вернуться назад
См. п. 10, 14–19 Правил ведения и хранения трудовых книжек, п. 5.1–6.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ. Вернуться назад
См. п. 2.3-2.4 Инструкции по заполнению трудовых книжек. Вернуться назад
См. п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек. Вернуться назад
См. п. 7.1, 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек. Вернуться назад
При массовой утрате трудовых книжек (вследствие стихийного бедствия и др.) сведения о трудовом стаже работников вносятся в дубликаты на основании акта об установлении трудового стажа. Вернуться назад