Высылаем вам заявление
Сопроводительное письмо к документам
Сопроводительное письмо к документам — это письмо, которое сопровождает отправляемые документы и в котором содержится наименование направляемого документа и дальнейшие действия получателя.
Сопроводительное письмо удобно тем, что:
- во-первых, оно является доказательством отправки определенных документов. Адресат не сможет сказать, что не получил какой-то документ, поскольку в письме находится описание содержимого всего пакета отправляемых документов;
- во-вторых, в нем есть инструкция получателю, что делать с полученными документами: какие экземпляры необходимо подписать, скрепить печатью, какие вернуть обратно отправителю.
Как правильно написать сопроводительное письмо к документам
Пишется сопроводительное письмо к документам согласно общей структуре делового письма.
В самом верху, в шапке данного документа указывается должность, наименование компании и ФИО получателя письма.
Затем проставляется дата, номер документа, а также прописывается заголовок письма.
Ниже следует обращение к получателю.
Текст сопроводительного письма к документам обычно начинается со слов:
- Направляем Вам…
- Высылаем Вам…
- Представляем Вам…
- Просим подтвердить получение…
- Просим передать…
- Просим информировать…
- Просим возвратить…
- Просим руководствоваться… и т.п.
- Насколько значимо сопроводительное письмо в бизнесе
- Как составить сопроводительное письмо
- В каких случаях сопроводительное письмо нужно чаще всего
- Какие ошибки можно допустить в сопроводительном письме и как их исправить
- письмо-запрос (соискатель просит работодателя предоставить ему информацию об открытых вакансиях, согласно своему резюме);
- письмо-отказ ( соискатель не принимает приглашение на работу);
- письмо-подтверждение (соискатель принимает приглашение на работу);
- письмо-благодарность (отсылается после проведения собеседования, для того, чтобы продемонстрировать работодателю свой интерес к предлагаемой должности);
- письмо-опись (включает в себя список документов, которые отсылаются адресату, и объясняет зачем эти документы отправляются);
- письмо-приложение (составляется для того, чтобы откликнуться на определенную вакансию, в нём соискатель объясняет, почему именно он самый лучший кандидат на замещение этой должности).
- Вы и адресат чётко будете знать какой пакет документов отправлен;
- Канцелярии легче будет зарегистрировать ваши бумаги;
- Будет внесена ясность относительно цели направления в ИФНС тех или иных документов;
- Документы быстро дойдут до специалиста, который будет с ними работать.
- названия налогового органа (возможно указание должности и ФИО начальника инспекции или его заместителя в дательном падеже);
- названия и адреса отправителя письма;
- исходящего номера и даты;
- номера и даты запроса ИФНС, в ответ на который отправляются документы (если есть);
- заглавия (например, «О направлении документов…»);
- обращения («Уважаемый…!»), если письмо адресовано руководителю налоговой или его заму;
- текста письма;
- списка прилагаемых документов с обозначением их названий, объема и числа экземпляров;
- должности ответственного лица, его подписи и расшифровки;
- ФИО составителя документа с обозначением номера его телефона (бухгалтера).
- фиксирует факт отправки;
- предоставляет список отправляемых документов и руководство по работе с ними;
- позволяет уточнить срок исполнения, поскольку содержит регистрационные данные.
Здесь необходимо указать наименование отправляемых документов, их дату, номер и прописать инструкцию получателю: что ему делать с полученными документами.
Основная часть сопроводительного письма к документам также может содержать просьбу. В данном случае применяются следующие шаблонные фразы:
Под основным текстом письма также может быть отметка о наличии приложений с целью облегчения обработки почты и уменьшения вероятности потери отправленных экземпляров документов (см. образец).
Заключительная часть сопроводительного письма к документам содержит подпись отправителя, его должность и ФИО.
Образец сопроводительного письма к документам
Директору
ООО «Стандарт»
Е.С. Кузьмину
Уважаемый Евгений Станиславович!
Направляем Вам подписанный и скрепленный печатью договор № 2013-25-07 от 25.07.2013 с протоколом разногласий. Протокол разногласий просим подписать, скрепить печатью и один экземпляр выслать в наш адрес в течение 10 дней.
Приложения:
1) договор в 2 экз. (всего на 6 листах);
2) протокол разногласий в 2 экз. (всего на 2 листах).
working-papers.ru
Виды служебных писем
КЛАССИФИКАЦИЯ СЛУЖЕБНЫХ ПИСЕМ
Классификация переписки может проводиться по различным признакам, связанным с назначением и содержанием документов, их важностью и срочностью, значимостью в решении определенных задач, статусом автора и адресата, характеристиками материального носителя и способа записи, технологией передачи с помощью средств связи и особенностями обработки в системах делопроизводства. Для классификации переписки существенное значение имеет отнесение документов к определенным системам управленческой документации и категориям сообщений, передаваемых по сетям связи. Перечень оснований, по которым может проводиться систематизация деловой переписки, является весьма обширным. На различных стадиях создания, передачи и использования деловой переписки решаются определенные прикладные задачи и применяются соответствующие признаки классификации документов.
Переписку, как любую другую документацию, принято подразделять на служебную (официальную) и личную. Пометка «Лично» на письмах, направляемых по адресу организации, может иметь двоякий характер: она может проставляться на письмах конкретному лицу, имеющих сугубо личный характер, и подчеркивать закрытость, конфиденциальность информации служебного характера.
Официальная переписка классифицируется по различным признакам (основаниям деления) (см. таблицу).
Перечень признаков классификации деловой переписки не исчерпывается указанными основаниями деления. В ряде случаев существенное значение имеют такие факторы в работе с документами, как статус отправителя и получателя, срочность подготовки и исполнения, категория доступа к информации, отнесение к определенным почтовым категориям и разрядам. Важным моментом при организации работы по подготовке и оформлению писем является наличие официально утвержденной формы письма или требований к его составу и содержанию.
Рассмотрим подробнее структуру и содержание некоторых видов писем.
Информационное письмо – деловое письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера.
Информационные письма, как правило, носят типовой характер и рассылаются органами власти и управления различных уровней подведомственным организациям или организациям определенного типа. В информационных письмах могут дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, а также рекомендации и предложения. В них может содержаться информация, разъясняющая особенности применения тех или иных нормативных документов или правила поведения в определенных условиях. Иногда эти письма называются методическими.
Информационные письма могут содержать приложения. Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц.
Как правило, такие письма подписываются руководителем организации.
На практике встречаются письма с названием «директивное письмо». В данном случае следует иметь в виду, что законодательство ограничивает использование документов, относящихся к деловой переписке, в качестве инструмента нормативного регулирования. Так, Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации (утверждены постановлением Правительства РФ от 13.08.1997 № 1009) связывают нормативные правовые акты с определенными видами документов и органами управления. Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти могут издаваться только в виде постановлений, приказов, распоряжений, правил, инструкций и положений. Издание нормативных правовых актов в виде писем и телеграмм не допускается.
Письмо-сообщение – деловое письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.
Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос. Как правило, письма-сообщения – письма небольшого объема, нередко состоящие из одного–двух предложений.
Письмо-сообщение может начинаться с обоснования или непосредственно с изложения сообщаемой информации:
Сообщаем Вам, что…
Доводим до Вашего сведения, что…
Считаем необходимым поставить Вас в известность о…
Письмо-извещение – деловое письмо, информирующее о публичных мероприятиях (конкурсах, совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.).
Письма-извещения, как правило, рассылаются широкому кругу организаций, учреждений, предприятий с целью их привлечения или приглашения к участию в проводимых мероприятиях. В зависимости от конкретной ситуации письма-извещения могут только сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, а также одновременно приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию.
Письмо-извещение может иметь приложения. В них могут быть карта участника, анкета участника, программа мероприятия и другие информационные материалы.
Письмо-извещение может быть одновременно письмом-приглашением, но приглашение может быть и отдельным документом.
Письма-извещения, как правило, рассылаются по списку, поэтому реквизит «Адресат» оформляется обобщенно или не оформляется вообще.
Подписываются такие письма руководителем организации или заместителем руководителя, отвечающим за организацию и проведения мероприятия, либо несколькими руководителями, если мероприятие проводится совместно несколькими организациями.
Сопроводительное письмо – деловое письмо, используемое для отправки документов (проектов нормативных правовых актов, договоров, каталогов, протоколов, актов и др.), не имеющих адресной части.
Текст сопроводительного письма начинается словами: Представляем Вам… (в вышестоящую организацию), Направляем Вам… (в подведомственную организацию), Высылаем Вам… (в стороннюю организацию). Одновременно может быть указана дополнительная информация, отражающая характер управленческой ситуации, в которой осуществляется деловое общение:
В соответствии с предварительной договоренностью высылаем Вам…
В соответствии с дополнительным протоколом высылаем Вам…
В подтверждение нашей договоренности высылаем Вам… и др.
Текст сопроводительного письма может содержать просьбы, пояснения, связанные с теми материалами, которые составляют приложение к сопроводительному письму. В этом случае сначала говорится о направлении документов, затем излагаются просьбы, предложения и пояснения.
Для некоторых управленческих действий разработаны типовые формы сопроводительных писем (например, письмо Минфина России от 14.02.2003 № 28-01-21/295/АП «Об образцах сопроводительных писем к проекту состава экзаменационной комиссии для проведения квалификационных экзаменов на получение квалификационного аттестата аудитора и к списку претендентов для проведения экзаменов на получение квалификационного аттестата аудитора»).
Обязательным реквизитом сопроводительного письма является отметка о наличии приложения, которую ставят непосредственно под текстом.
Гарантийное письмо – деловое письмо, содержащее обязательство или подтверждение.
Гарантийные письма адресуются организациям и лицам. Гарантироваться могут оплата работы, продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы или сроки поставки, возврат кредита, предоставление жилплощади и др.
В тексте гарантийного письма, как правило, содержится просьба в адрес корреспондента и юридически значимая формула: Оплату (предоставление услуг и т.д.) гарантируем; Возврат кредита гарантируем и др. Если в письме гарантируется оплата, автор должен сообщить свои банковские реквизиты.
Гарантийные письма подписываются двумя лицами: руководителем организации и главным бухгалтером и удостоверяются печатью организации.
Следует иметь в виду, что в отдельных случаях нормативными правовыми актами утверждены унифицированные формы гарантийных писем, которые следует использовать при документировании определенных управленческих действий. Например, приказ Росстроя от 29.06.2006 № 167 содержит образец гарантийного письма кредитной организации.
Письмо-предложение – деловое письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением товаров, услуг, сотрудничества и т.п. Предложение может быть направлено по инициативе организации-автора (продавца) или в ответ на письмо-запрос.
Если письмо-предложение направляется адресату впервые, оно содержит не только собственно предложение, но и информацию об организации-авторе.
Письмо-предложение может быть направлено одному корреспонденту или сразу нескольким. Предложение партнеру может содержать конкретную детальную информацию или общую информацию, являющуюся фактически предложением к началу переговоров.
Ключевой фразой письма-предложения может быть:
В подтверждение нашей договоренности предлагаем Вам…
Письмо-просьба – деловое письмо, цель которого является получение информации, услуг, товаров, инициирование определенных действий, необходимых организации-автору. Огромное количество управленческих ситуаций дают повод для составления писем-просьб.
Письмо-просьба содержит обоснование просьбы и ее изложение. Обоснование должно предшествовать изложению просьбы. Обоснование может отсутствовать в случаях очевидности просьбы, его типового характера, а также в случае, если осуществление действий, составляющих просьбу, является обязанностью организации, подразделения, должностного лица. Просьба излагается с помощью глагола просить:
Просим Вас сообщить…
Просим Вас предоставить…
Просим Вас предоставить данные о…
Обращаемся к Вам с просьбой о… и т.д.
Просьба может формулироваться и без глагола просить, например:
Надеемся на положительное решение вопроса…
Надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше обращение… и т.п.
В одном письме может содержаться несколько просьб. В этом случае используются следующие языковые обороты:
Также просим Вас рассмотреть (предоставить, провести …)…
Одновременно просим Вас…
Просьба может содержаться и в других письмах, например в сопроводительном, гарантийном и др.
Письмо-просьба требует письма-ответа.
Письмо-заявка – деловое письмо, составляемое в случаях, если организация желает принять участие в мероприятиях или получить услуги, предоставляемые другой организацией.
В деятельности, связанной с получением товаров и услуг, такое письмо может использоваться и как первичный документ, на основании которого предварительно рассматривается вопрос, оформляется заказ или составляется договор. Разновидностью заявок являются документы, представляемые в органы исполнительной власти и организации их подчинения в целях регистрации каких-либо прав, получения разрешений и т.п.
Заявка может составляться по унифицированной форме или иметь установленный состав реквизитов. Например, требования к заявке определены постановлением Правительства Москвы от 27.09.2005 № 741-ПП «Об утверждении Порядка (процедуры) представления и рассмотрения заявок на приобретение в государственную собственность города Москвы объектов недвижимости».
Если заявка составляется в свободной форме, в нее включается только та информация, которая существенна для автора письма. Поскольку письмо-заявка – это фактически просьба выполнить какую-либо работу, оказать услуги, включить в состав участников какого-либо мероприятия и т.п., то в тексте заявки, как правило, используются те же языковые обороты, что и в письмах-просьбах:
Просим Вас включить в состав группы для участия в…
Просим Вас предусмотреть участие двух представителей нашей фирмы в…
Просим Вас зарегистрироваться в качестве участников . и т.п.
В зависимости от ситуации в текст письма-заявки включаются дополнительные сведения, касающиеся участников мероприятия, предмета заявки, условий выполнения работ или участия в проводимых мероприятиях и т.д. Например, если составляется заявка на участие в каком-либо мероприятии (семинаре, конференции, фестивале, ярмарке и т.п.), указываются следующие сведения:
· дата его проведения;
· форма участия (докладчик, слушатель, участник и т.п.);
· фамилия, имя и отчество участника (участников);
· место работы, должность;
· почтовый адрес с индексом, телефон для связи, адрес электронной почты;
· потребность в гостинице на время проведения мероприятия.
Если составляется заявка на оказание какого-либо вида услуг, указываются все существенные стороны предмета заявки и все необходимые данные об авторе заявке, помимо тех, что содержатся в бланке письма.
Заявка может содержать гарантию оплаты услуг или участия в мероприятии, о котором идет речь. В этом случае авторы, как правило, так и пишут на самом письме – гарантийная заявка. Хотя вряд ли имеет смысл выделять гарантийную заявку в особую разновидность, поскольку в этом случае мы имеем дело с обычным гарантийным письмом. Любое гарантийное письмо – это просьба (заявка) выполнить что-то с гарантией оплаты либо иной формы компенсации.
Письмо-подтверждение – деловое письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, ранее достигнутые договоренности, намерения и т.п. Если подтверждается предварительная договоренность, в тексте письма следует коротко изложить ее суть, если подтверждается получение документов – необходимо назвать их. В отдельных случаях в письме-подтверждении кратко излагается суть полученных документов. Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, предложением.
Ключевыми языковыми формулами этой разновидности писем являются:
Подтверждаем получение (документов, предварительную договоренность, согласие и т.п.)…
Подтверждаем договоренности, достигнутые на переговорах…
С благодарностью подтверждаем получение материалов… и др.
Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением.
Письмо-напоминание – деловое письмо, используемое в случаях, когда организация-корреспондент не осуществляет действия, вытекающие из ее функциональных обязанностей или принятых договоренностей.
Текст письма-напоминания, как правило, состоит из двух частей: ссылки на официальный документ, в котором зафиксированы обязательства сторон или обстоятельства, в связи с которыми организация обязана предпринять определенные действия, и просьбы выполнить те или иные действия.
Ключевыми фразами письма-напоминания являются:
Вторично напоминаем Вам…
Обращаем Ваше внимание на то, что…
Ставим Вас в известность, что…
Несмотря на неоднократные напоминания… и др.
Письмо-напоминание может содержать еще одну часть – указание на санкции, к которым вынуждена будет прибегнуть организация – автор письма, если адресат не выполнит необходимые действия, например: В случае невыполнения взятых на себя обязательств Вам будут предъявлены штрафные санкции и т.п.
Письмо-требование – деловое письмо, цель которого – заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей.
Письма-требования, как правило, – письма сложной структуры. В них обязательно излагаются условия заключенных договоренностей со ссылкой на конкретные документы, существо сложившейся ситуации, требование о необходимости выполнения обязательств и угрозы в адрес корреспондента, если обязательства не будут выполнены.
Ключевыми фразами в письмах-требованиях могут быть:
Требуем выполнить взятые на себя обязательства…
Срочно требуем выполнить (выслать, предоставить, перечислить)…
Требуем незамедлительно выполнить… и т.д.
Угрозы в адрес корреспондента могут формулироваться следующим образом:
В противном случае дело будет передано в Арбитражный суд…
В противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции.
В противном случае мы не несем ответственности за последствия… и т.п.
Претензионное (рекламационное) письмо – деловое письмо, содержащее заявление об обнаружении несоответствия товара или услуг требованиям, заявленным в договоре. Цель претензии (рекламации) – возместить убытки, полученные в результате нарушения условий договора.
Претензия (рекламация) составляется в письменной форме на бланке письма. Фактически это разновидность коммерческого письма.
Поскольку в практике возможно множество ситуаций, дающих основание для предъявления претензий, не может быть единой формы претензии, но можно говорить об обязательных элементах текста и о правилах оформления, которые следует соблюдать всегда, независимо от того, по какому поводу составляется претензия.
Претензия (рекламация) должна содержать следующие сведения:
· полное наименование организации, которой направлена претензия, ее адрес;
· основание для предъявления претензии (ссылка на договор, заключенный между сторонами, гарантийное письмо или иные обязательства);
· предмет претензии (должно быть указано, какое обязательство нарушено и в какой мере);
· доказательства (ссылки на документы, подтверждающие нарушение договорных обязательств виновной стороной);
· конкретные требования составителя претензии (требование замены некачественного товара, требование уценки товара, допоставки недостающего количества товара или возврата уплаченной суммы за недостающий товар, требование скидки с общей стоимости партии товара, требование расторжения контракта или возмещения убытков и др.).
Претензии направляются виновной стороне заказным письмом (или с уведомлением о вручении) с приложением копий всех документов, подтверждающих обоснованность претензии и имеющих полную доказательную силу для обеих сторон. Документы-приложения должны быть перечислены в тексте претензии или в отметке о приложении. В зависимости от предмета претензии приложениями к претензии могут быть такие документы, как акт экспертизы, акт несоответствия товара по количеству и качеству, рекламационный акт, транспортные документы и др., Организация, направляющая претензию, должна хранить квитанцию почтового отделения об отправке письма.
При составлении текста претензии используются следующие фразы:
Направляем Вам претензию на…
Предъявляем Вам претензию (рекламацию) в связи с…
Заявляем Вам претензию в отношении…
Высылаем Вам акт экспертизы от _______ № _____, из которого следует, что…
Наш заказчик предъявляет Вам претензию (рекламацию) в отношении качества…
В партии товара, отгруженной…, обнаружена недостача…
При приемке товара, поступившего (дата) по накладной №…, была установлена недостача… и т.п.
В конце текста используются выражения: В соответствии с изложенным просим Вас заменить дефектный товар новым (отправить нам новую партию товара; поставить недостающий товар; возместить стоимость поврежденного товара; возместить убытки; предоставить скидку с цены в ___%; перечислить на наш расчетный счет сумму ____; компенсировать расходы в сумме ____ и т.п.).
Претензия должна иметь заголовок к тексту, содержащий ссылку на договор, по которому она составлена, например: О претензии по договору купли-продажи от _____ № ___ .
Письмо-запрос – деловое письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов.
Текст письма-запроса содержит обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и собственно изложение запроса (просьбы). В обосновании могут содержаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые документы, так как организация не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные ее функциональной деятельностью.
В целом письма-запросы составляются так же, как письма-просьбы. Письма-запросы, как правило, подписываются руководителем организации или официально уполномоченным на это должностным лицом. Письмо-запрос требует письма-ответа.
Особый статус имеют запросы, направляемые органами власти. В законодательстве определен порядок направления запросов представительных органов власти (парламентский, депутатский запросы), а также должностных лиц других ветвей власти.
Письмо-ответ – деловое письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу, письмо-запрос или предложение. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ).
При составлении писем-ответов должен соблюдаться принцип языкового параллелизма: в тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме, исключая допущенные автором письма-просьбы ошибки.
Не следует в текст письма-ответа включать ссылку на поступившее письмо (На Ваше письмо от __________ № ___ …). Для ссылки на поступившее письмо в бланке есть реквизит «Ссылка на дату и номер поступившего документа», куда и вносятся сведения об инициативном письме.
Письмо-ответ может начинаться словами: Сообщаем Вам…; Извещаем Вас…
Отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя просто отказать в просьбе без объяснения. Поэтому письмо-отказ целесообразно начинать с обоснования отказа: В связи с…
В случае отрицательного ответа рекомендуется сообщить адресату информацию о том, кто, на каких условия, когда может дать положительный ответ на данную просьбу или запрос, если автор письма владеет такой информацией.
Ответом на письмо-предложение может быть письмо, подтверждающее либо не подтверждающее принятие предложения. Покупатель может быть не согласен лишь с некоторыми условиями предложения, тогда он может направить продавцу встречное предложение, в результате возникает коммерческая переписка, в процессе которой стороны или приходят к соглашению по всем существенным условиям поставки, или отказываются от заключения сделки. В зависимости от ситуации в ответе на письмо-предложение могут использоваться следующие устойчивые обороты:
Благодарим Вас за сделанное предложение и сообщаем о готовности заключить сделку на…
Принимаем ваше предложение на…
Подтверждаем свою готовность заключить сделку на…
Благодарим Вас за предложение на…, однако в настоящее время мы не заинтересованы в закупке данного товара.
Письмо-приглашение – деловое письмо, разновидность письма-извещения. Отличается от письма-извещения тем, что может составляться не на бланке, иметь различный формат, цвет, дополнительные элементы оформления в виде орнамента, рисунков и т.п.
При приглашении большого количества лиц используются трафаретные, заранее изготовленные тексты приглашений.
Как правило, письма-приглашения адресуются конкретному лицу или лицам, поэтому в них используются формулы обращения к адресату Уважаемый…! (Уважаемые…!), например:
Уважаемый господин Лужков!
Уважаемый Алексей Михайлович!
Уважаемые господа банкиры! и т.п.
Письма-приглашения могут рассылаться по факсу, но в особо торжественных случаях следует направлять приглашения по почте или курьерской связью. В письмах-приглашениях, как правило, используются следующие выражения:
Приглашаем Вас принять участие в…
Просим Вас принять участие в…
Имеем честь пригласить Вас…
Примите наше приглашение…
Письмо-благодарность – деловое письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия.
Эта разновидность писем, как правило, составляется в более свободной форме, чем другие письма. Ключевыми фразами письма могут быть следующие выражения:
Благодарим за оказанную помощь в…
Выражаем Вам свою благодарность за…
Позвольте Вас поблагодарить за…
Позвольте выразить Вам искреннюю благодарность за… и т.п.
Письмо-поздравление – деловое письмо, составляемое в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица, организации, учреждения, предприятия.
Письма-приглашения, как правило, составляются в свободной форме, могут быть как небольшими по объему – одно-два предложения, так и достаточно развернутыми. В последнем случае в письме-поздравлении излагаются основные этапы жизни, деятельности лица, к которому обращено поздравление, наиболее важные его достижения. Если письмо обращено к организации или ее структурному подразделению, в нем излагаются наиболее важные и значимые достижения организации или подразделения.
В письмах-поздравлениях используются следующие ключевые фразы:
Поздравляем Вас в связи с…
Искренне поздравляем Вас с…
Примите наши искренние поздравления в связи с…
Сердечно поздравляем Вас с… и т.п.
Письма-поздравления могут оформляться не только на бланках организации, но и на специальной бумаге различной цветовой гаммы, украшенной орнаментом, водяными знаками, имеющей большую плотность и т.д.
А.Ю. Чуковенков, канд. ист. наук, зам. директора Учебно-методического центра
документоведения и управления фирмы «Межрегионсервис»
В.Ф. Янковая, канд. ист. наук, зав. отделом документационного обеспечения управления ВНИИДАД
www.profiz.ru
Сопроводительное письмо должно быть подготовлено для отправки документов без адресной части на них. Иными словами, когда нет возможности указать получателя непосредственно на отправляемом документе. Сопроводительное письмо к документам составляется в произвольной форме на официальном бланке согласно стандартным требованиям делопроизводства. Ниже в статье будет приведен образец сопроводительного письма, даже не один.
Если вы хотите написать сопроводительное письмо с целью отправки резюме в кадровое агентство или непосредственно работодателю, то тогда просмотрите информацию на этой странице и еще полезно будет прочитать отдельную статью на данную тему «Сопроводительное письмо к резюме – образец составления».
Как написать сопроводительное письмо
1. Из содержания письма должно быть понятно: какие именно документы вы направляете и что вы их действительно направляете. Отсюда следует несомненная польза сопроводительного письма – доказательство отправки требуемого.
2. После сообщения о направлении документов вы можете по ходу текста сопроводительного письма сделать пояснения и высказать просьбы. Но все ваши комментарии должны касаться отправляемых документов. Если вам надо послать сообщение тому же адресату по иному вопросу, то вы должны написать другое письмо.
3. Всегда проставляется отметка о наличии приложений под основным текстом письма (смотрите на образце). В ваших интересах сделать эту отметку. Она облегчает обработку почты адресату и в вашей организации, так меньше вероятность потерять приложения.
Вы можете назвать непосредственно в тексте письма отправляемые документы, тогда в отметке просто указывают количество листов и экземпляров. Выглядит так: «Приложение: на 2 л. в 1 экз.».
Также допустимо в основном тексте письма не называть отправляемые документы, тогда они перечисляются в отметке. Будет выглядеть примерно так: «Приложение: программа семинара на 2 л. в 1 экз.».
Иногда адресатов несколько, а приложения нужно отправить кому-то одному. Тогда отметка делается так: «Приложение: на 12 л. в 3 экз. только в первый адрес».
4. Позволяет проставить исходящий регистрационный номер и дату регистрации на сопроводительное письмо к документам – образец это иллюстрирует. Есть много случаев, когда очень важно доказать не просто факт отправки, а выдержать конкретный срок.
При этом ответственность за своевременную подготовку сопроводительного письма ложится на непосредственного исполнителя, а организация отправки документов (почтовое отделение, нарочно и т.д.) – на службу делопроизводства.
Я надеюсь, что с помощью представленных образцов вы получили достаточно информации, чтобы написать сопроводительное письмо к документам. Если есть вопросы, задавайте в комментариях.
delo-ved.ru
Сопроводительное письмо в деловой переписке
Такая вещь как культура взаимоотношений далеко не всем известна в нашей стране. Уничтожение русской аристократии в годы революции и Гражданской войны привело к общему понижению уровня культуры общества. Низкий порог элементарной вежливости укоренился и стал своего рода традицией в России. Это, безусловно, весьма печально. Однако можно посмотреть на ситуацию с другой стороны. Если что-то пришло в упадок, значит, есть что возрождать. Вполне вероятно, что в скором времени благодарственное и сопроводительное письмо могут вновь войти в обиход и стать для нас частью реальности.
В этой статье вы прочитаете:
ТОП-5 самых нужных статей для коммерсанта:
Сопроводительное письмо как элемент деловой культуры
Письмо – это общее название разных по своему содержанию документов, которые отправляются почтой. Деловые письма составляются в связи организационными вопросами, юридическими взаимоотношениями, или проблемами, связанными с экономическими аспектами взаимодействия сторон. Информация в деловом письме всегда имеет официальный характер. Поэтому письмо должно быть зарегистрировано и устное общение не может его заменить.
Лучшая статья месяца
Блокировка соцсетей, штрафы за опоздания и частые проверки демотивируют сейлзов, но и без контроля нельзя.
Мы подготовили статью, которая:
✩покажет, как программы слежения помогают защитить компанию от краж;
✩подскажет, чем на самом деле занимаются менеджеры в рабочее время;
✩объяснит, как организовать слежку за сотрудниками, чтобы не нарушить закон.
С помощью предложенных инструментов, Вы сможете контролировать менеджеров без снижения мотивации.
По тематическому признаку деловые письма подразделяются на коммерческие письма (сопровождают коммерческие сделки, составляются юридическими лицами, как правило, наделены правовыми полномочиями), письма-запросы, предложения (оферта), письма-рекламации и ответы на данные виды писем.
По функциональному признаку деловая переписка делится на инициативные письма и письма-ответы.
Письма, требующие ответа: коммерческие инициативные письма, письмо-запрос, письмо-предложение, письмо рекламация, письма-просьбы, письма-обращения.
Письма, не требующие ответа: подтверждения, напоминания, предупреждения, извещения, заявления –данная корреспонденция констатирует имеющее место или событие и не подразумевает ответа –задача этих писем такая же, как у квитанции или ярлыка.
По признаку адресата письма бывают обычные и циркулярные (рассылаются из единого источника поразным адресам, по большей части из вышестоящей в нижестоящие организации).
По форме: обычные и электронные.
По структурным стандартам: регламентированные (стандартные) и нерегламентированные (нестандартные).
Сопроводительное письмо, как информационное письмо, сопровождающее пересылку документов, материальных ценностей (письмо к договору, контракту, спецификации, каталогу, протоколу, образцам товара, грузам).
Письмо-подтверждение рассылается в качестве констатации того, что документы и материалы-письма, телексы, спецификации, прейскуранты, каталоги, образцы изделий, телеграммы получены, телефонный разговор состоялся.
Письмо-напоминание высылается в случае, если не получен ответ в ходе переговоров или непосредственного общения.
Письмо-сообщение. Данный вид писем направляется адресату, если необходимо оповестить его о конкретных фактах или событиях, в которых он заинтересован (к примеру, о приезде официальных гостей, деловом свидании, визите на предприятие, предстоящих переговорах, отправке товара и т. д.).
Письмо-приглашение отправляется одному или многим адресатам, иногда при помощи массовой рассылки. Если приглашается много людей,применяются шаблонные заготовки, которые могут быть отпечатаны в типографии.
Письмо-благодарность отсылается, если есть необходимость за что-то поблагодарить адресата (за оказанное внимание, составление каталога, визит на мероприятие, финансовую помощь, и т. д.). Составление подобных писем является актом проявления вежливости. Как правило, они адресуются определённому человеку.
Гарантийные письма отправляются для подтверждения каких-либо обязательств и соглашений, адресатом может являться какюридическое, так и физическое лицо.
Письмо-запрос составляется при невозможности договориться лично или при телефонном разговоре. Как правило, такая форма писем распространена в отношениях между организациями, у которых есть банковский счет, оформленный на юридическое лицо.
Коммерческий запрос – это сопроводительное письмо к коммерческому предложению, составляется в виде обращения лица, намеренного заключить сделку (поставщика к заказчику или наоборот), желающего уточнить цену товара или услуги, либо предложить услугу (обращение покупателя к продавцу, заёмщика в банк).
Письмо-предложение (оферта) – это выражение намерения продавца договориться о сделкена определенных условиях. В данном виде письма, как правило, обозначаются предлагаемые товары, определяется их объем, качество, стоимость, детали доставки, сроки и размер платежа, характеристики упаковочных материалов и т.д.
Какую роль сопроводительное письмо играет в деловой переписке
Сопроводительное письмо – это вспомогательный элемент, прикладывающийся к документам при заключении трудового договора, или дополнительный документ к основному пакету,отсылаемому конкретному адресату.
В Западной Европе и США, где традиции рынка труда наиболее развиты, отправлять работодателю резюме без сопроводительного письма неприемлемо. Это будет воспринято как фамильярность. В нашей стране это требование не столь жёсткое, и сопроводительное письмо работодателю не всегда отсылается, так как этот сегмент рынка гораздо хуже развит, но специалисты всё больше приходят к мнению о важности этих требований этикета.
Существует несколько разновидностей сопроводительного письма:
Сопроводительное письмо как способ донести комплимент
Андрей Колесников, генеральный директор компании PowerLexis, Санкт-Петербург
Чтобы получить приглашение на собеседование ,а также для того, чтобы оно увенчалось успехом, важно вызвать симпатию к себе собеседника. Один из самых проверенных способов для этого– сделать ему комплимент. Только он должен быть продуманным, адресным и не банальным. Если вы устраиваетесь на работу, работодатель должен почувствовать, что вы изучили деятельность его компании, нашли в ней что-то действительно интересное для себя и готовы обосновать своё мнение. Адресат вашего письма с лёгкостью отличит истинную заинтересованность от набора дежурных фраз и, без сомнения, расположится к вам.
Не так давно наша компания получила сопроводительное письмо к резюме. Соискатель явно хотел расположить нас к себе. И что же он написал?!
«Уважаемые господа! В вашей работе вызывает неизменное уважение ответственность перед заказчиками, отменное качество выпускаемой продукции и уровень принятия решений. Я был бы очень горд работать в Вашей компании ради увеличения ее прибыли».Этот соискатель даже не был приглашён на собеседование, потому что его сопроводительное письмо можно адресовать какой угодно компании. Он явно рассылал этот шаблон всем подряд. Например, PowerLexisвообще не выпускает продукцию, а предоставляет услуги.
А вот пример другого письма, демонстрирующего, что его автор не поленился изучить информацию о компании. «… Я заинтересовался Вашей вакансией из-за узконаправленной специализации компании. Я согласен с тем, что в нынешнее время, когда конкуренция так высока, это один из лучших методов завоевания позиций на рынке…». Мы не могли не обратить внимание на это письмо, и пригласили его на собеседование. Если же Вы не понимаете, какой комплимент сделать, лучше вообще ничего не пишите.
Как составить сопроводительное письмо: инструкция
Обычно сопроводительные письма прикладываются к резюме, но форма сопроводительного письма универсальна, поэтому может быть использована в любом случае.
1. Избегайте общих приветствий. Старайтесь, чтобы вашему адресату сразу было ясно, что вы внимательно ознакомились с информацией о его бизнесе. Старайтесь обращаться к человеку по имени, не употребляйте общих формулировок, типа «Уважаемый представитель фирмы». Сайты организаций (например, LinkedIn), часто содержат сведения о том, кто занимается подбором кадров.
2. Никогда не отправляйте одно и то же сопроводительное письмо в разные компании. Текст сопроводительного письмадолжен быть уникальным, специально составленным для данной организации. В каждом конкретном случае акцентируйте внимание на всём том, что отличает вас от других претендентов (отдельных навыках и опыте вашей работы, характерных особенностях личности, важных аспектах образования). Постарайтесь сделать так, чтобы работодатель понял, что вы считаете его особенным в ряду других. К примеру, напишите так: «Я наблюдаю за вашей организацией уже несколько лет, и новая политика вашей фирмы мне очень симпатична. Я бы хотел влиться в ваш коллектив и в дальнейшем участвовать в развитии корпоративной стратегии».
3. Избегайте общего перечисления навыков. Не пишите сопроводительное письмо словами из текста объявления о вакансии. Лучше конкретизировать, как это качество соотносится с вами. «Качества организатора» могут быть проиллюстрированы таким предложением: «в годы обучения в университете я был организатором студенческого кружка».
4. Используйте ключевые слова, связанные с требованиями, перечисленными в описании. Соискателю на вакансию аналитика, для которой необходимо обладание степенью магистра экономики, в сопроводительное письмоважно включить слова-крючки — «магистратура», «экономика». Бывает так, что резюме прогоняют через специальную программу, и если она этих терминов не найдет, заявка автоматически будет отбракована.
5. Не прибегайте к узкоспециализированному жаргону. Сотрудники, просматривающие отзывы на вакансии, не обязательно должны быть специалистами в вашей области, и им может быть не знакома профессиональная терминология.McKinsey советует соискателям, прежде чем отправлять резюме, дать почитать его своим знакомым – специалистам в разных сферах знания, и понять, легко ли оно воспринимается.
6. Краткость — сестра таланта. В BankofAmerica предлагают представить, что работодатель – это вы. Сколько сопроводительных писем приходит к нему ежедневно? Поэтому будьте лаконичны и чётко структурируйте текст.
7. Проверьте орфографию. Если сопроводительное письмо у вас составлено неграмотно, значит,вы не наблюдательны, и легкомысленно ищете работу. Когда у вас в конкурентах десятки человек,вы не имеете права на ошибку.Стоит перепроверить своё письмо,перед отправкой много раз с перерывами.
8. Не лгите. Человек, которому нет доверия, не самый лучший вариант для работодателя. Если вас захотят взять на работу, сведения обязательно проверят.Соискатель, которого уличили в обмане, однозначнобудет отсеян. Принимайте во внимание, что личную информацию о кандидатах, как правило, проверяют.
9. Продемонстрируйте в сопроводительном письме свои коммуникативные навыки. Часто одним из основных пожеланий к потенциальному работнику указываетсяего способность наладить контакт с окружающими. Постарайтесь составить сопроводительное письмонаиболее простым языком, не используйте канцеляризмы. Откровенно, лаконично и бодрообъясните, почему именно вы – лучший кандидат на эту должность.
10. Используйте цифры и достоверные данные. Они бросаются в глаза и их легко запоминать. Например, можете указать оценки по профильным предметам из своего диплома или другие точные цифры.
11. Следуйте правилам. Если к вам предъявляют чёткие требования того, как писать или отправлять письмо, не пренебрегайте этим требованием и напишите правильное сопроводительное письмо. Иначе, работодатель подумает, что вы халатно относитесь к своим обязанностям или склонны не прислушиваться к советам руководства, и не захочет брать вас на работу.
Какое сопроводительное письмо прикладывать к коммерческому предложению
Обычно коммерческое предложение отсылают как приложение к электронному письму. В этом случае есть необходимость составлять и сопроводительное письмо к нему.
Поэтому стоит знать, как написать сопроводительное письмо так, чтобы адресата сам захотел прочитать ваше коммерческое предложение.Некоторые фирмы не прилагают сопроводительное письмо к коммерческому предложению, а просто отправляют пустой email с прикрепленным к нему предложением.Является ли это корректным?
Кроме того, что сопроводительное письмо–существенный элемент этикета, если коммерческое предложение отправляется без него, то с большой долей вероятности его вообще не прочитают.Поскольку это нужно скорее вам, чем клиенту, то именно вам стоит об этом позаботиться. Адресату важно получить информацию, которая упростит для него принятие решения.
Каждый текст решает определенную задачу. Сопроводительное письмо призвано напомнить адресату о предварительной договоренности и донести до него сведения, которые простимулируют его вникнуть вкоммерческое предложение.
Формальное сопроводительное письмо
Мало написать одну формальную фразу, вроде: «высылаем Вам коммерческое предложение». Но и много текста в письме тоже не должно быть.
Правильное сопроводительное письмо
Запомните, сопроводительное письмо не продаёт, оно информирует и отвечает на чёткий вопрос: «Зачем мне вникать в коммерческое предложение именно сейчас».
Имейте в виду — если ваш адресат не прочитает коммерческое предложение в момент получения, то он его вообще никогда не откроет.
Руководствуйтесь при написании письма логикой: текущий довод опирается на предыдущий и «готовит почву» для следующего.
Простой план сопроводительного письма:
1. Приветствуем адресата.
3. Напоминаем о предшествующем разговоре и сообщаем о коммерческом предложении.
4. Уточняем нюансы.
5. Акцентируем внимание на главных выгодах предложения.
6. Побуждаем к действию
На каждый пункт по одному предложению.
Зачем нужно сопроводительное письмо для налоговой
Отправляя в налоговую службу документы (счета-фактуры, квитанции, договоры и т. п.) к ним нужно прикладывать сопроводительное письмо. В этом документе, должны быть перечисленыотправляемые бумаги и даны к ним пояснения.
Написание сопроводительного письма в налоговую существенно упрощает работу с документами.Благодаря сопроводительному письму:
Все ли документы нужно направлять с сопроводительным письмом
В большинстве случаев документы отправляются в ИФНС с сопроводительным документом. В том случае, если пересылаемый документ не информирует о его отправителе и получателе, сопроводительное письмодолжно прилагаться обязательно.
Существует и ряд документов, которые могут быть отправлены в ИФНС без сопроводительного письма. К ним относятся:
Первичная налоговая декларация без приложений. Такая декларация включает в себя сведения, для идентификации ее автора. Так как декларация подается согласно законодательству, каких-либо объяснений причин ее отправления, как правило, не требуется. Но если декларациюдополняютсопровождающие документы, то имеет смысл составитьсопроводительное письмо с их списком. Уточненную декларацию, также стоит отправлять с сопроводительным документом, объясняющим причины ее отправки.
Обжалование в вышестоящей организации решения/действия ИФНС и заявление в суд, оспаривающее действия налоговой. Сведения об отправителе обязательно включаются в данные документы, как и указание налоговой организации, а также перечень приложений, поэтому сопроводительное письмо в этом случае не обязательно.
Единого бланка сопроводительного письма в ИФНС не существует, но этика документооборота предполагает важность включения в сопроводительное письмо следующих пунктов:
Если сопроводительный документ составляется организацией, его необходимо писать на фирменном бланке.
Письмо обычно начинается с предложений типа «Направляем Вам. », «Направляем в ваш адрес…» или «По вашему запросу высылаем…». Если в документе нет обращения к конкретному человеку, то в словах «вам», «ваш» и т. д. заглавная буква не используется.
После этого необходимо дать список отправляемых документов и обозначить их чёткие характеристики (например, «…высылаем книгу покупок за 2 квартал 2016 года»). Сведения о количествелистов и экземпляров отсылаемых бумаг стоит указать в перечне приложений, а не в самом письме.
Сопроводительный документ может включать в себя только ссылку на документы, отправляемые в ИФНС. В частности, отправляя уточненную декларацию лучше объяснить почему были изменены данные первичной декларации (ошибка, поступление дополнительныхсведений и т. д.).
Во время выездных и камеральных проверок, в сопроводительном письме бывает необходимо объяснить отдельные пункты, по которым уналоговойпоявились вопросы (по ним инспекция либо составит запрос, либо в отдельное письмо с требованием объяснений). Налогоплательщикам лучше не уклоняться от этого, так как это может быть чревато проблемами (например, отказом в предоставлении налогового вычета).
Сопроводительное письмо о предоставлении документов не несет информационной нагрузки, но у него есть три важных функции:
Сопроводительное письмо поможет избежать человеческого фактора
Яна Проскурина, директор юридической практики, руководитель группы по разрешению налоговых споров компании PwCLegal CIS, Москва.
Для начала убедитесь, что вы верно поняли суть налогового соглашения; лучше зафиксируйте своё понимание к какой-либо форме и согласуйте с инспекторами. Дело не в том, чтокто-то хочет вас запутать, просто иногда налоговые документы не так легко понять. К тому же, вы можете что-то забыть, должностные лица – смениться, заболеть или умереть. Приведу такой случай из жизни. Налоговый инспектор в ходе выездной проверки запросил у организации большой пакет документов, составив официальное требование.
При этом устно заявил, что необязательно представлять сразу все документы, достаточно только типовых договоров, а остальные можно донести после (по мере необходимости). Но вскоре по акту проверки выяснилось, что налоговая собирается наложить штраф на компанию, за непредоставленные во время бумаги.Как обезопасить себя от таких ситуаций? К предоставляемым документам нужно было прикрепить сопроводительное письмо, которое зафиксировало бы договоренность и защитило бы компанию от штрафов.
www.kom-dir.ru