Задание оформить акт
Может ли сотрудник работать во время отпуска?
Суть вопроса
Специалист по кадрам ЗАО «М. » Людмила утром первого июня зашла в отдел сбыта и очень удивилась, увидев там менеджера Илью. Дело в том, что с 28 мая у этого сотрудника был оформлен очередной отпуск по графику. На вопрос кадровика о том, что он делает на рабочем месте, Илья ответил: договорился с начальником отдела, что в отпуске выполнит неотложное задание: проведет контроль запасов продукции на двух складах организации. А зарплату за этот период получит как вознаграждение по гражданско-правовому договору.
Беседуя с Ильей, Людмила вспомнила, как перед отпуском он приходил в отдел кадров и консультировался, можно ли не ходить в отпуск, а полностью заменить его денежной компенсацией. Она ответила, что Трудовой кодекс не предоставляет такой возможности – полная компенсация за неиспользованные отпуска выплачивается только при увольнении (ст. 127 ТК РФ). Видимо, менеджер и его руководитель нашли обходной путь. Людмиле он показался не вполне законным, и она решила поделиться своими опасениями с директором по персоналу.
По письменному заявлению работника денежной компенсацией можно заменить часть отпуска, которая превышает 28 календарных дней (ст. 126 ТК РФ)
Законна ли работа во время отпуска?
Оценив ситуацию, директор по персоналу пояснил следующее. Трудовой кодекс не содержит запрета для работника и работодателя заключать на время ежегодного оплачиваемого отпуска гражданско-правовые договоры. В статье 106 кодекса сказано, что время отдыха (в том числе и отпуск) – это время, свободное от исполнения трудовых обязанностей, которое сотрудник может использовать по своему усмотрению. Однако сам факт его присутствия в этот период на рабочем месте вступает в некоторое противоречие с правовым назначением отпуска.
Такая ситуация вполне может заинтересовать Гострудинспекцию во время ее визита в компанию. Инспектор труда проверит, не маскирует ли гражданско-правовой договор трудовые отношения. Об этом может свидетельствовать выполнение трудовой функции, а не конкретного задания, подчинение внутреннему распорядку, вознаграждение, по размеру и способу выплаты больше похожее на зарплату. Если установят фактическое соответствие гражданского договора трудовому*, работодателя могут оштрафовать за привлечение сотрудника к работе в период отпуска. Напомним, что для должностных лиц и предпринимателей штраф составляет от 1000 до 5000 рублей, а для организации – от 30 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).
Претензии возможны и со стороны налоговых органов. Дело в том, что расходы на вознаграждения по гражданским договорам признаются экономически обоснованными, только если работник по ним выполняет задания, не входящие в трудовую функцию штатных сотрудников организации**. Таким образом, договор, заключенный с менеджером Ильей о выполнении во время отпуска его обычных трудовых обязанностей, может послужить для ООО «М. » источником неприятностей.
Как составить гражданско-правовой договор?
Директор по персоналу посоветовал начальнику отдела сбыта впредь не пользоваться такими сомнительными схемами работы. Но если решение принято, нужно со всей ответственностью подойти к составлению гражданско-правового соглашения. Задания, которые даются отпускнику, не должны копировать его трудовые обязанности. Нельзя допускать, чтобы в гражданско-правовой договор попали такие термины, как «работник», «заработная плата», «дисциплинарная ответственность», «правила внутреннего трудового распорядка» и другие, однозначно свидетельствующие о трудовом характере правоотношений. Особенностью гражданских соглашений является акт приема-передачи выполненных работ (оказанных работ). Нужно обязательно подписать с исполнителем такой документ: в случае претензий или судебного спора он поможет организации подтвердить, что гражданин получил и сделал конкретное задание, а не выполнял трудовую функцию, которая носит длящийся характер.
Образец акта приема-передачи выполненных работ по гражданско-правовому договору
По рекомендациям директора по персоналу Людмила совместно с начальником отдела сбыта составила правильный гражданско-правовой договор (образец смотрите на стр. 93). А Илья перестал приходить в офис, как на работу, чтобы не создавать видимость подчинения правилам внутреннего трудового распорядка.
Есть ли другие способы?
Других законных способов подработки во время отпуска, кроме гражданско-правового договора, не предусмотрено.
Иногда работодатели заключают фиктивный срочный трудовой договор с другим работником. А задание выполняет все тот же отпускник. Такая система нелегальна, и надеяться приходится лишь на то, что она не откроется при проверке Гострудинспекции. Учтите, что проверяющие зачастую не только инспектируют документы, но и общаются с персоналом, выявляя реальное положение дел.
Часто возникает вопрос, можно ли на время отпуска оформить сотруднику совместительство? На него Трудовой кодекс дает однозначный ответ: нельзя. Совместителям ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основному месту работы (ст. 286 ТК РФ). Следуя букве закона, приняв отпускника по совместительству для выполнения какого-либо задания, вы будете обязаны тут же отправить его в отпуск. Это касается как внешних, так и внутренних совместителей.
Если на работе по совместительству работник не отработал шести месяцев, отпуск предоставляется авансом (ст. 286 ТК РФ)
Маргарита СУЧКОВА,
начальник отдела кадров и делопроизводства ФГУ Центр МИР ИТ
* К таким отношениям применяются положения Трудового кодекса (п. 8 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17 марта 2004 г. № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации»).
** Письмо Минфина России от 19 января 2007 г. № 03-04-06-02/3, письмо Минфина России от 26 января 2007 г. № 03-04-06-02/11. В этих письмах речь идет не только о налоге на прибыль, но и о ЕСН, но в части ЕСН разъяснения не актуальны, так как этот налог отменен с 1 января 2010 года (Федеральный закон от 24 июля 2009 г. № 213-ФЗ).
www.kadrovik-plyus.ru
Командировки «по-новому»: нужно ли отказываться от командировочного удостоверения
- Россол Сергей | корпоративный консультант МКА «Калинин, Трач и партнеры»
- расходы по проезду;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
- командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом;
- документы о найме жилого помещения (договор найма, расписки об оплате, кассовые чеки и т.п.);
- документы о фактических расходах по проезду (билеты, страховки на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, квитанции об оплате услуг по оформлению проездных документов и т.п.);
- документы об иных расходах, связанных с командировкой (например, товарные и кассовые чеки на представительские расходы).
- куда был командирован работник (организация или местность);
- с какой целью;
- на сколько дней он был направлен в командировку;
- когда фактически выбыл из места нахождения организации, когда прибыл по месту командировки;
- взаимодействовал ли сотрудник с лицами, к которым он был командирован.
- сам факт командировки;
- срок командировки;
- наличие взаимосвязи между поездкой сотрудника и деятельностью компании (экономическую целесообразность поездки);
- осуществление работником действий, направленных на достижение цели командировки.
С огласно новой редакции Положения об особенностях направления работников в служебные командировки 1 командировочное удостоверение и служебное задание при направлении работника в командировку оформлять не требуется. Каким образом теперь необходимо оформлять командировки и стоит ли торопиться отказываться от «старой формы» командировочных удостоверений, мы и обсудим в данной статье.
Что такое командировка?
Действующее законодательство определяет командировку как выполнение работником служебного задания вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). При этом согласно п. 3 Положения о командировках под местом постоянной работы следует понимать место расположения организации, работа в которой обусловлена трудовым договором (командирующая организация). Такой узкий подход к дефиниции привел законодателя к необходимости дополнительно оговорить, что поездка работника, направляемого в командировку в обособленное подразделение, находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой (там же).
Соответственно, командировкой не признаются поездки сотрудников, чья работа изначально носит разъездной характер (торговые представители), и тех, чья работа осуществляется в пути (проводники и стюардессы). Кроме них, в этот список, на наш взгляд, необходимо включить дистанционных работников. Они трудятся вне места нахождения организации и не имеют рабочего места, а значит, и выезжать им с формальной точки зрения неоткуда.
Что изменилось?
Выделим два изменения, внесенных в Положение о командировках, о которых должны знать кадровики. Во-первых, фактический срок командировки определяется по проездным документам (п. 7 Положения).
Во-вторых, термин «распоряжение работодателя» сменился термином «решение работодателя», оставив неизменным остальные составляющие понятия командировки (п. 3 Положение о командировках). Причин для второго уточнения пока не видно. Возможно, данное «косметическое» уточнение предугадывает последующие законодательные новеллы, например, расширение полномочий профсоюзов или подготовку к введению в ТК РФ требования о согласии работника для направления его в командировку. А возможно, либеральным разработчикам поправок не понравилась жесткость формулировки.
Впрочем, такое изменение во всех случаях представляется довольно удивительным, особенно с учетом того, что ст. 166 ТК РФ по-прежнему оперирует понятием «распоряжение работодателя». Более того, именно термин «распоряжение» в настоящий момент, по нашему мнению, является правильным. Ведь распоряжение – это реализация управомоченного лица своего права и одновременно акт (документ, устное распоряжение), направленный вовне и требующий однозначной реакции от других лиц. А решение – это явление во внешний мир внутренней воли, реализация которой требует последующих действий либо лица, изъявившего волю (издание распоряжения, приказа, устное волеизъявление), либо третьих лиц, которых такое решение касается. В целом данная правка, на наш взгляд, не несет смысловой нагрузки, незначительным образом смещая акценты.
Командировка как факт хозяйственной жизни
Командировка всегда влечет дополнительные затраты (билет, оплата жилья, расходы на питание и т.п.). Поскольку заинтересован в командировке работодатель, логичным является и то, что такие расходы несет именно он. Работник же обеспечивается гарантиями на время командировки (сохранение рабочего места, выплата суточных и пр.). В соответствии с абз. 1 ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:
См. статью «Приобретаем билеты для сотрудников»
Необходимо учитывать, что поскольку командировка для работодателя – это факт хозяйственной жизни, то и правила приема расходов по ней четко регламентированы. Более того, ранее расходы еще и строго нормировали. Например, в п. 6 утратившего силу постановления Совмина СССР от 17.01.1980 № 46 «О служебных командировках в пределах СССР» было указано, что командированному работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения на основании оплаченных счетов, но не свыше 4 рублей в сутки – при командировании в Москву, Ленинград и столицы союзных республик.
Чтобы понять, что документирование данной процедуры всегда было довольно сложным и требовало определенной кропотливости в подборе документов как от работника, так и от организации, достаточно обратиться к письму ФНС РФ от 25.11.2009 № МН-22-3/890 «О документальном подтверждении командировочных расходов (командировочное удостоверение)». Из него следует, что первичным документом, содержащим информацию о хозяйственных операциях, является авансовый отчет, к которому прикладываются документы, подтверждающие фактически понесенные работником в процессе командировки расходы.
При этом, как отмечалось в письме, приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку и служебное задание для документального подтверждения в целях налогообложения прибыли организаций не являются обязательными.
Для чего было нужно командировочное удостоверение
Как мы отметили, авансовый отчет подтверждал осуществление командировки как факт хозяйственной жизни в налоговом учете. Однако он сам мог быть отклонен полностью или в части при отсутствии надлежащих оправдательных документов. Напомним, ранее к ним относились:
Форма командировочного удостоверения позволяла использовать его для получения достаточно большого объема информации. Если рассмотреть его более внимательно, то по сути, это был универсальный документ, позволяющий установить:
Таким образом, командировочное удостоверение позволяло установить целый ряд фактов – начиная с самой командировки (была ли она фактически) и заканчивая датами нахождения работника по месту командировки. Кроме всего прочего, данный документ с высокой степенью достоверности подтверждал еще один важный для организации момент: были ли действия работодателя направлены на достижение уставных целей, т.е. имеют ли они экономическую целесообразность для организации.
Кстати, отсутствие экономической целесообразности в последнее время становится одним из излюбленных аргументов налоговых органов при отказе в принятии к налоговому учету тех или иных расходов. Что скрывать, у руководства и бенефициаров компании всегда есть соблазн использовать деньги организации для собственных целей. Например, вместо поездки в отпуск оформить командировку и слетать в теплые края, не потратив на это ни гроша из собственного кармана.
Необходимость проставления в командировочном удостоверении печати организаций, в которых побывал командировочный, в качестве одной из своих целей имело именно борьбу с непроизводственным характером поездок. Поэтому вполне можно представить ситуацию, когда в отсутствие командировочного удостоверения проверяющий исключит из расходов компании деньги, потраченные генеральным директором на полет в Сочи, аргументировав это тем, что у компании в этом городе нет контрагентов.
Можно много спорить о законности целого ряда требований налоговой инспекции, однако нужно понимать, что возникновение конфликта с проверяющими возможно буквально на ровном месте. А практика показывает, что стоимость сопровождения спора может оказаться намного выше, чем те усилия, которые требовались, чтобы его избежать.
С командировками может получиться именно так. Необходимо достаточно четко понимать, что отмена одного из обязательных документов никоим образом не сказывается на требованиях, предъявляемых к авансовому отчету как документу налогового учета. Оправдательные документы к нему в любом случае необходимо прикладывать, причем подтверждать такими документами нужно те же факты, что и ранее.
Как живем дальше?
Итак, как и ранее, при проведении проверки организации необходимо будет доказать проверяющим:
Безусловно, часть фактов, ранее подтверждавшихся командировочным удостоверением, можно подтвердить иными оправдательными документами. Поэтому в последней редакции Положения о командировках указывается, что фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки. Если же работник пользуется личным транспортом, фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование автомобиля для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.).
Факт поездки будет подтверждаться как наличием билетов, так и совокупностью иных оправдательных документов по прочим расходам (по проживанию, представительским и пр.).
При этом, на наш взгляд, возрастет значимость других документов, ранее носивших вспомогательный характер. Так, при определении взаимосвязи между поездкой и хозяйственной деятельностью компании основную роль теперь будет играть приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку. Соответственно, при составлении такого документа можно рекомендовать включить в него указание на цель командировки, ссылку на служебное задание или непосредственно в тексте приказа прописать детализированное задание на командировку.
Сложнее обстоит дело с подтверждением факта исполнения работником полученного задания. С одной стороны, налоговым органам незачем контролировать, провел ли сотрудник переговоры, встретился ли с контрагентами, участвовал ли в проверке товара. Все это относится к области внутреннего контроля работодателя, поэтому отмена командировочного удостоверения выглядит достаточно логично.
С другой стороны, с точки зрения проверяющих, ситуация может представляться не столь однозначно. Можно обратить внимание на то, что разработаны порядок и формы учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы (п. 8 Положения о командировках, приказ Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 № 739н «Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы», далее – Порядок).
Данный Порядок, кроме всего прочего, устанавливает обязанность организаций вести журналы выбытия в командировку собственных работников и прибытия на предприятия работников других организаций. То есть имеет место перекрестный учет работников. Добавим к этому оригинальность мышления отдельных сотрудников налоговых инспекторов и в результате при проверках мы можем получить требования о предоставлении сведений из таких журналов от контрагентов организации. На первый взгляд, подобное предположение отдает паранойей, однако опыт 2008 и 1998 годов подсказывает, что в кризисные периоды российской истории скрупулезность и принципиальность в действиях налоговых органов могут находиться на грани здравого смысла. Кроме того, необходимо учитывать, что любое новшество, даже когда оно направлено на упрощение ситуации, требует определенного периода адаптации, в течение которого возможны разнообразные эксцессы.
Что можно рекомендовать в этой ситуации? На наш взгляд, не стоит торопиться и отказываться от командировочного удостоверения как такового. Данный документ нес определенную смысловую нагрузку, причем не только в отношениях, связанных с налоговым учетом; этот документ конкретизировал цель командировки и в определенной степени дисциплинировал работников. В ряде случаев он также позволял работодателю контролировать исполнение цели командировки сотрудником. Да, безусловно, для организаций, в которых командировка – это событие на грани форс-мажора, отказ от командировочных удостоверений означает, что одной бумажкой в бюрократическом документообороте стало меньше. Но, возможно, тем работодателям, для которых командировки являются нормой, стоит задуматься о сохранении обновленной версии командировочного удостоверения в своем арсенале, закрепив его форму и порядок использования в локальном нормативном акте.
Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (далее – Положение о командировках), утвержденное постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, с изменениями, внесенными постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595, вступившими в силу в январе этого года. Вернуться назад
www.delo-press.ru
Образец акта об уничтожении документов
Уничтожение документов каждая организация проводит регулярно. Поэтому очень удобно иметь перед глазами образец акта об уничтожении документов для оформления результата проведенной работы. В предыдущей статье на эту тему приведены пошаговые действия. Ниже дается образец акта, который можно будет скачать в формате doc.
Что вам надо еще знать, чтобы правильно составить акт.
Типовой перечень документов 2000 года, на основании которого установлены сроки хранения дел в примере, на настоящий момент отменен в связи с введением в действие нового в конце 2010 года. Но, тем не менее, применяют именно его, чтобы определить сроки хранения документов, образовавшихся до выхода указанного нового типового перечня (документы за 2000—2010 годы включительно).
Новый типовой перечень является основанием для работы с документами, образующихся с 2011 года (составление номенклатуры дел, актов на уничтожение документов и т.п.).
Это обещанный пример акта:
Итого 285 (двести восемьдесят пять) ед. хр. за 2000—2004 годы.
Заведующая канцелярией Л.А. Квочкина
18.10.2010
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК
от 20.10.2010 № 2
Заведующая канцелярией Л.А. Квочкина
28.10.2010
* Если организация не передает документы на государственное хранение, то согласования с ЭПК не требуется. Тогда замените фразу из примера на «Документы по личному составу упорядочены за 2000—2004 годы».
Спасибо. Вы мне очень помогли.
Здравствуйте! А какой срок хранения у данных актов?
Постоянно. На основании ст. 246 Перечня.
Здравствуйте! Сроки хранения этих документов указаны в Перечне 2010 года. Для быстрого поиска документов рекомендую пользоваться указателем к перечню. Искать надо по ключевому слову (отчеты, договоры, сметы, ведомости). Конкретные формы отчетности в перечне не указаны. Надо искать по темам отчетности, по значимости (по основным или вспомогательным видам деятельности), а также по периодам отчетности.
1. Договоры с заказчиками (договоры на проведение ремонтно-отделочных и проектных работ);
2. Договоры с Подрядчиками, Поставщиками, Арендодателем 2009 год;
3.Исходящая и входящая корреспонденция
1. ст. 352 Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры от 31.07.2007 № 1182.
2. ст. 440, 791 Перечня типовых управленческих архивных документов… (2010).
3. По видам переписки (много статей), журналы регистрации поступающих и отправляемых документов — ст.258 г. Перечня 2010 г.
Пожалуйста, подскажите статью перечня и сроки хранения для следующих дел:
— Книга учета спец. бланков
— Заявления на отпуска
— Заявления на ежегодные оплачиваемые отпуска
— Заявления об оплате
— книга учета спец. бланков — ст. 259 г (3 г.)
— заявления на отпуска, в том числе, на ежегодные оплачиваемые — ст. 665 (5 л.)
— заявления об оплате (чего. ) м.б. – ст.387, 417 и др.
Всё по Перечню 2010 года.
Здравствуйте! Готовлю акт на уничтожение. Но мой начальник ОК против того, чтобы уничтожить заявления о приеме на работу, не вошедшие в состав ЛД (а вдруг потеряется приказ, то хоть его заявление есть), но ведь согласно Перечню они хранятся 5 лет. И еще вопрос: заявления на отпуска имеют срок хранения 5 лет не зависимо от характера отпуска? (по беременности, без содержания и т.п. тоже хранятся 5 лет?или как приказы-75 лет?) Спасибо.
Здравствуйте! Вопрос: А почему Вы эти заявления не подшиваете в личные дела? Ответ: Заявления о приеме и увольнении, а также об отпуске по уходу за ребенком, без сохранения содержания и т.п. хранятся 75 лет только в составе личных дел. Отдельно (не вошедшие в состав личных дел) они хранятся в соответствии с перечнем 5 лет. Хранить их дольше нет смысла, т.к. только на основании заявления не может быть оформлена справка о трудовом стаже.
Заявление о приеме, если есть ЛД у работника, то подшито в него, а если ЛД не заведено, то просто в отдельной папке хранятся, вот я и предложила их уничтожить (2002—2008 гг.), но начальник против)))). Зато заявления на все виды отпусков хранятся в одной папке. И не переубедить, что это разные срока хранения, им просто не хочется заниматься лишней работой.
Здравствуйте! Понятно теперь, что такая ситуация сложилась в связи с тем, что не на всех сотрудников заводятся личные дела. А начальнику надо показать перечень и попытаться всё же как-то убедить её.
Добрый День! Подскажите как оформляются акты уничтожения историй болезни с истекшим сроком хранения. Нужно ли вписывать ФИО пациентов в акт. Или просто достаточно указать количество историй болезни и дату .
Здравствуйте! При составлении акта о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения заголовки документов и дел указываются обобщенно. В Вашем случае надо указать количество дел (историй болезни) и крайние даты (годы) документов.
Добрый вечер! Подскажите пожалуйста документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по новому перечню, или по старому перечню. Если мы решили уничтожать документы за период с 2000 года по 2008 год. И включают ли документы в акт на уничтожения которые ЭПК по номенклатуре не включены. И как уничтожит фискальные чеки. Заранее большое Вам спасибо.
Здравствуйте! Документы за 2000—2010 годы отбираются к уничтожению согласно Перечню 2000 года. Документы, не включенные в номенклатуру дел, также уничтожаются в соответствии с актом, в том числе фискальные чеки.
Добрый день! Вопрос: ликвидируется предприятие, что делать с документами временного срока хранения (5 лет или 3 года), если архив не хочет их принимать, т.к. у них нет места для хранения, а уничтожить по акту мы не можем. Но при этом и выбрасывать тоже нельзя.
Здравствуйте! Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ обязывает хранить документы в пределах сроков, установленных перечнями документов. При ликвидации организации документы по личному составу, а также документы, сроки хранения которых не истекли, передаются организации-правопреемнику, либо в вышестоящую организацию. При отсутствии таковых ликвидационная комиссия или конкурсный управляющий передают документы на хранение в государственный или муниципальный архив. Если архив отказывается принимать у вас документы, обратитесь с письменным запросом в уполномоченный орган в сфере архивного дела в вашем регионе.
вопрос: как быть с большим объемом временных бухгалтерских документов, когда хранить нет места, а сроки уничтожения еще не подошли? (и предприятие ликвидируется)
Здравствуйте! В соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ документы следует хранить в течение сроков, предусмотренных перечнями документов со сроками хранения. При ликвидации организации ликвидационная комиссия, либо конкурсный управляющий передают документы на хранение в упорядоченном состоянии в государственный или муниципальный архив. Для определения места хранения документов следует обратиться в уполномоченный орган региона в сфере архивного дела.
Пожалуйста, подскажите статью перечня и сроки хранения для следующих дела:
-задание на полет,
Здравствуйте! В перечне типовых управленческих документов таких дел нет. Вам следует воспользоваться ведомственным перечнем, либо примерной номенклатурой дел для организаций соответствующей отрасли.
Подскажите как уничтожить Карты-наряды на техническое обслуживание (какая ст по перечню)
Здравствуйте! Надо уточнить, что обслуживается (приборы, оборудование, строительные объекты и пр.). В любом случае надо применять «Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (2007). Возможно, вы не найдете именно такого документа (карта-наряд), тогда надо искать по содержанию аналогичные документы. Посмотрите ст. 1219, 1223, 1422 вышеназванного Перечня.
Добрый день. На основании какого приказа или статьи какого закона можно уничтожить архив складских первичных документов (МХ1, МХ3, складская квитанция), а так же архив товаротранспортных документов как внутрироссийских, так и международных (ТТН, ТрН, CMR, AWB).? Спасибо.
Здравствуйте! Для документов до 2010 года (включительно) — «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (2000), ст. 150, 403. С 2011 г. – «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (2010), ст. 362, 762, 765.
Скажите, пожалуйста, срок хранения графика дежурства 1 год. Вопрос: Когда можно уничтожить график дежурства за май 2013 год?
Здравствуйте! Документы за 2013 год со сроком хранения 1 год можно уничтожить после 1 января 2015 года (независимо от того, за какой месяц эти документы – январь или декабрь). Так как по правилам исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.
Скажите, пожалуйста, сколько времени хранить индивидуальные карты пациентов, если наша организация — медицинский центр, занимающийся лечением бесплодия, работает более 20 лет. Архив не влезает в шкафы. Буду благодарна
Здравствуйте! Сроки хранения медицинской документации установлены ещё Перечнем документов со сроками хранения Министерства здравоохранения СССР (1974 г.). Эти сроки действуют до сих пор. Они подтверждаются отдельными приказами Минздравсоцразвития (от 22.11.2004 №255 и др.). Медицинские карты амбулаторных больных хранятся 5 лет (после последнего посещения), стационарных больных – 25 лет.
Здравствуйте! Подскажите, как уничтожаются единые билеты с голографической маркой (проездные билеты) в вузах?
Здравствуйте! Вам не надо включать проездные билеты в акт о выделении документов и дел к уничтожению. Это не ваши документы, они и в номенклатуру дел не включаются. Можно просто сжечь их, либо сдать в соответствующую транспортную организацию.
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, сколько хранить акты на уничтожение трудовых книжек и вкладышей к ним? Попадают ли они под статью 686 перечня № 558?
Здравствуйте! Статья 686 не подходит. Акты на уничтожение документов хранятся постоянно в деле фонда (ст. 246 Перечня 2010 года). Только не понятно, в каких случаях вы уничтожаете трудовые книжки? Невостребованные по истечение 75-лет? Или же вы имеете в виду бланки трудовых книжек и вкладышей к ним? Тогда подойдет ст.206 (3 года).
Уничтожен был вкладыш к действующей трудовой книжке из-за его порчи. Вся информация была перенесена на новый вкладыш.
Здравствуйте! Это другое дело. В этом случае акты хранятся 3 года в соответствии со ст.686 Перечня.
Здравствуйте! Хотелось бы понять почему Приказы по основной деятельности копии должны храниться по ст. 6а.
Здравствуйте! На основании ст. 6а Перечня 2000 года приказы по основной деятельности хранятся постоянно. Копии приказов (при наличии оригиналов) хранятся ДМН (до минования надобности). При составлении акта на уничтожение документов к такому заголовку делается отметка «копии», в примечании – ссылка «оставлены подлинники».
Подскажите срок хранения договоров гражданско-правового характера с физическими лицами.
В перечне не нашла. Там указаны только договора подряда с физ. лицами — срок хранения у них 75 лет.
Здравствуйте! Ст. 657 Перечня 2010 года относится также к гражданско-правовым договорам.
Могут ли использоваться статьи из перечня 2010 года при уничтожении документов 2008 года?
Здравствуйте! Как любой закон не имеет обратной силы, так Перечень 2010 года применяется к документам, образовавшимся после 2010 года. Для выделения к уничтожению документов за 2008 год следует применять типовой перечень 2000 года.
Наша организация в скором времени планирует уничтожение документов. Компания частная, документы в государственный архив не передаем. Заключили договор на уничтожение документов со сторонней организацией. Наши юристы считают недостаточным составления лишь только акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, они настаивают также на составлении акта о выделении документов на уничтожение федерального образца. Обязателен ли он? Поскольку после заключения договора выяснилось, что в филиале этой фирмы нет специалистов, кто мог бы сделать этот акт. Нужно пересылать документы в другой город для составления этого акта. Ерунда какая-то. Процесс уничтожения у нас такой: мы составляем приказ, на основании приказа ответственные от структурных подразделений готовят акты, акты передаются на согласование ЭК, где принимается решение об уничтожении документов. Затем документы передаются в стороннюю организацию на уничтожение.
Здравствуйте! Надо составить общий для организации акт о выделении документов к уничтожению, согласовать с ЭК, утвердить руководителем и направить на уничтожение. После уничтожения документов в акте делается отметка, что документы переданы на уничтожение (количество дел, вес, куда, реквизиты накладной). Это общее правило, изложенное в «Основных правилах работы архивов организаций» (2000).
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, срок хранения налоговых деклараций за 2009 год. Где это можно найти?
Здравствуйте! Ст. 170 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (2000).
Спасибо вам большое за этот сайт! Очень много полезной информации. И за то, что отвечаете на наши вопросы, большое спасибо!
У меня еще вопрос. У нас в архиве организации находятся документы временного срока хранения (5 лет). Документов по личному составу и постоянного хранения совсем мало. Большинство важных документов хранятся в структурных подразделениях. Начальник говорит, отвечать только за то, что сдано в архив. Вопрос: 1) как составлять описи дел постоянного хранения и по личному составу и нужно ли это, если в архиве только некоторые документы? 2) можно ли в таком случае составлять акт на уничтожение, если везде написано, что документы можно уничтожать только после утверждения описей? Документы из структурных подразделений на обработку никто не дает, да и начальник считает, что это не нужно.
Здравствуйте! Действительно, в соответствии с Правилами документы с истекшими сроками хранения отбираются к уничтожению только после утверждения описей дел постоянного хранения и по личному составу за этот период. В вашей ситуации необходимо сначала добиться передачи этих документов из структурных подразделений в архив, оформить дела в соответствии с Правилами и составить на них описи. При этом можно воспользоваться рекомендациями, размещенными на нашем сайте.
Добрый день, Евгения!
Большое Вам спасибо за информацию и отзывы.
Подскажите, пожалуйста, есть несколько вопросов:
1. Организации 5 лет, в архив ничего не сдавалось (его собственно как такового и нет, как нет и архивариуса). Вопросом процедуры уничтожения задалась в связи с разработкой положения об архивном делопроизводстве.
Достаточно ли одного акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению и как оформится в этом случае нижний блок, если не будут привлекаться сторонние организации по уничтожению/утилизации?
2. Прочитала еще Вашу статью о Перечне. Составляла в декабре 2010 года Номенклатуру по перечню от 2010 г. (на 2011-й) — это уже нарушение? (про легитимность только с 2011-го узнала недавно). Можно ли все же ею руководствоваться?
С тех пор не пересматривали номенклатуру, планировала в этом году это сделать. Вроде тоже не нарушение.
Заранее БЛАГОДАРЮ Вас.
Здравствуйте! 1. Организация может самостоятельно уничтожать документы. В данном случае в заключительной части акта вместо слов «документы переданы на переработку…» пишется: «документы измельчены шредером» или «документы уничтожены путем сожжения», после это записи – подписи должностных лиц, присутствующих при уничтожении документов, дата. Документы могут быть уничтожены только после согласования акта о выделении дел к уничтожению экспертной комиссией и утверждения руководителем организации.
2. Номенклатура дел организации на 2011 год должна быть составлена на основании Перечня 2010 года. Номенклатура дел пересоставляется (разрабатывается новая) по мере изменений в структуре и функциях организации, либо в составе документов. Но утверждаться номенклатура дел должна ежегодно с 1 января. То есть в организации на каждый год должна быть номенклатура дел (номенклатура дел на 2011 год, номенклатура дел на 2012 год…). Даже если весь перечень документов в номенклатуре дел не меняется, итоговая запись будет новая за каждый год.
По первому пункту понятно.
По второму уточните, пожалуйста, — ежегодное утверждение номенклатуры каким документом регламентировано.
И. видимо не сталкивалась ни разу: что означает последняя фраза про итоговые записи?)) Итоговые к чему.
Еще раз благодарю!!
Здравствуйте! 2. «Основными правилами работы архивов организаций» (2000), п.3.4.6. В конце каждого года к номенклатуре дел составляется итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в течение года. (См. приложение 7 Правил).
Еще, если позволите.
1. Поскольку, как писалось выше, документы в теч. 5 лет в архив не сдавались, как правильнее поступить сейчас? Номенклатуру дел за предыдущие годы я еще смогу оформить по каждому году. А как быть с документами? Принять их текущей датой или как-то иначе оформить? И что в таком случае делать с итоговыми записями в номенклатурах? Итоговая запись должна быть оформлена на оригинале номенклатуры?
2. Нужно ли включать в номенклатуру дел копии уставных документов? Если да, то тоже хранить постоянно?
3. Чем отличаются архивная опись от внутренней?
delo-ved.ru