Образец приказа на передачу печати
Оглавление:
Уведомления о заключении трудового договора по форме 19
Заполнение приложения 19 формы уведомления о заключении трудового договора происходит в тех случаях, когда предприятие или организация принимает на работу гражданина иностранного государства.
Зачем нужно уведомление
Роль данного уведомления достаточно прозаична: оно необходимо для информирования о деятельности мигранта соответствующих государственных надзорных структур.
Иными словами, при помощи уведомления специалисты миграционной службы России могут отслеживать передвижение и действия иностранного гражданина на территории нашей страны.
Как известно, все иностранцы для осуществления трудовой деятельности обязаны получить соответствующее разрешение или купить патент. Без одного из этих документов иностранец не имеет права работать в РФ и при установлении факта нарушения действующего порядка может быть депортирован.
Исключения составляют лишь граждане сопредельных государств (жители Казахстана, республики Беларусь и Армении), которые приравниваются к гражданам России, а также те, кто оформил вид на жительство в нашей стране.
Кто заполняет документ
Уведомление составляется от лица организации одним из ее сотрудников (как правило, это специалист/начальник отдела кадров, секретарь, юрист или сам директор). Для того, чтобы внести в него все необходимые сведения, иностранец должен предоставить работодателю или его представителю следующие документы:
Сроки составления уведомления
На заполнение бланка по Форме 19 и передачу данных в миграционную службу о приеме на работу иностранцев компаниям отводится три дня с момента подписания трудового договора.
К слову сказать, в те же сроки работодатель должен оповестить ведомство и об увольнении сотрудника, вне зависимости от того по каким причинам и по чьей инициативе оно произошло.
В течение суток после этого сотрудник миграционной службы должен поставить работодателя в известность о получении уведомления.
Как передать уведомление
Отправить уведомление можно разными способами:
Оба эти варианта гарантируют получение документа адресатом, а значит отсутствие в дальнейшем каких-либо претензий со стороны контролирующих органов.
На сегодня допустимо и оповещение миграционной службы через электронные средства связи, в том числе сайт Госуслуг, но только при том условии, что организация имеет зарегистрированную по всем правилам цифровую подпись.
На что обратить внимание при заполнении уведомления
Форма 19 относится к унифицированным бланкам, которые обязательны к применению.
Она имеет удобную структуру и достаточно понятное содержание и включает в себя всю необходимую информацию о предприятии – работодателе и работнике иностранного происхождения.
Уведомление нужно оформлять только на русском языке, прописными или печатными буквами, четко и разборчиво.
Возможно и заполнение на компьютере, но распечатывать документ в этом случае следует с двух сторон на одном листе. Все строки и ячейки должны быть заполнены, пропуски не допускаются.
В документе нельзя допускать и какие-либо ошибки, исправления, помарки, сокращения и аббревиатуры — при наличии таковых он может быть признан недействительным и миграционная служба потребует переоформления.
Бланк должен быть обязательно завизирован представителем организации, при этом проштамповывать при помощи печати его необходимо только в тех случаях, если применение штемпельных изделий в целях удостоверения документации закреплено в локальных нормативно-правовых актах компании.
Образец оформления Приложения 19 Формы уведомления о заключении трудового договора
Сначала в документ вносится наименование отделения Федеральной Миграционной Службы, в которое он отправляется.
Заполнение пункта №1 приложения
- В нужной ячейке отмечается статус юридического лица-работодателя и его код по ОКВЭД.
- Далее указывается полное название предприятия (с расшифрованной организационно-правовой формой), его ОГРН, вписывается номер свидетельства о постановке на учет в налоговой, ИНН и КПП.
- После этого пишется адрес, по которому расположена организация, телефон для связи (на тот случай, если у работника ФМС возникнут какие-то дополнительные вопросы).
Заполнение пункта №2 приложения
Второй пункт документа, также расположенный на лицевой стороне бланка, касается иностранного гражданина, принятого на работу. Здесь надо указать:
На оборотной стороне уведомления:
Заполнение пункта №3 приложения
Если в качестве разрешения выступает какой-то другой документ, надо сослаться на него (указав его название, номер и дату составления).
Если бланк заполняет и подает в ФМС доверенный сотрудник, надо указать информацию о доверенности, на основании которой он действует.
assistentus.ru
Проект Приказа Министерства юстиции РФ «О внесении изменений в Правила нотариального делопроизводства, утвержденные приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 16.04.2014 № 78» (подготовлен Минюстом России 07.12.2017)
Досье на проект
Изменения, вносимые в Правила нотариального делопроизводства, утвержденные приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 16.04.2014 N 78
Внести в Правила нотариального делопроизводства, утвержденные приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 16.04.2014 N 78, следующие изменения:
1) абзац первый пункта 1 изложить в следующей редакции:
«1. Правила нотариального делопроизводства (далее — Правила), разработанные во исполнение статей 9, 12 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11 февраля 1993 г. N 4462-I (далее — Основы), устанавливают единый порядок работы с документами нотариусов в Российской Федерации, передачи документов, хранящихся у нотариуса, полномочия которого прекращаются, другому нотариусу, а также порядок осуществления контроля за исполнением правил нотариального делопроизводства, включая контроль за своевременностью внесения сведений в электронные реестры и журналы единой информационной системы нотариата в соответствии с Основами и приказами Министерства юстиции Российской Федерации.»;
2) в пункте 11 слова «сопроводительные записки к статистическим отчетам» заменить словами «постановления нотариуса»;
а) подпункты «е» и «з» дополнить словами «(при наличии)»;
б) дополнить подпунктом «к» следующего содержания:
«к) сведения об адресате (при наличии сведений).»;
в) абзац одиннадцатый изложить в следующей редакции:
«Реквизиты, указанные в настоящем пункте, могут располагаться в произвольном порядке.»;
г) в абзаце двенадцатом слова «в подпунктах «а» — «ж»» заменить словами «в подпунктах «а» — «д»»;
4) в первом предложении абзаца второго пункта 21 слова «(приложение N 3)» исключить;
5) пункт 22 дополнить словами: «, а также образы электронных документов на бумажном носителе в случаях, предусмотренных Регламентом совершения нотариусами нотариальных действий, устанавливающим объем информации, необходимой нотариусу для совершения нотариальных действий, и способ ее фиксирования, утвержденным приказом Минюста России от 30.08.2017 N 156 (зарегистрирован в Минюсте России 06.09.2017, регистрационный N 48092)»;
а) слова «приложение 4» заменить словами «приложение 34»;
б) дополнить абзацем вторым следующего содержания:
«Журнал регистрации входящей корреспонденции ведется в электронной форме.»;
а) слова «приложение 5» заменить словами «приложение 35»;
«Журнал регистрации исходящей корреспонденции ведется в электронной форме.»;
8) в пункте 32 после слова «непосредственно» дополнить словами «заявителю или»;
9) абзац пятый пункта 51 изложить в следующей редакции;
«В графе 5 номенклатуры дел «Примечание» проставляются отметки о неначатых или переходящих на следующий год делах, передаче дел в архив, выделении дел к уничтожению, другие дополнительные пометки.»;
10) абзац шестой пункта 64 дополнить следующими словами: «. В тех случаях, когда дело состоит из одного документа, в заголовке дела указываются только год, за который сформировано дело, при этом даты начала и окончания дела не указываются»;
а) в абзаце первом слова «и территориального органа» исключить;
б) абзац третий изложить в следующей редакции:
«Экспертная комиссия формируется и действует на основании распоряжения нотариальной палаты.»;
12) в абзаце третьем пункта 77 слова «и подшитых к нему» исключить;
13) пункт 80 изложить в следующей редакции:
«80. В течение двух месяцев после окончания календарного года составляются отдельные описи на оконченные дела постоянного хранения (приложение N 11), на оконченные дела временного (свыше 10 лет) хранения (приложение N 12), на наследственные дела, оконченные в соответствующем году (приложение N 17).»;
14) пункт 97 дополнить абзацами третьим — четвертым следующего содержания:
«Журнал передачи полномочий ведется в электронной форме в соответствии с Порядком замещения временно отсутствующего нотариуса, утвержденным приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 29.06.2015 N 148 «Об утверждении Порядка замещения временно отсутствующего нотариуса» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 30.06.2015, регистрационный N 37822) и Порядком ведения реестров единой информационной системы нотариата, утвержденным приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 17.06.2014 N 129 «Об утверждении Порядка ведения реестров единой информационной системы нотариата» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 18.06.2014, регистрационный N 32716).
Если учет передачи полномочий в журнале передачи полномочий в электронной форме невозможен по объективным причинам нотариус учитывает передачу полномочий в журнале передачи полномочий на бумажном носителе (приложение 19) с указанием причин, по которым регистрация передачи полномочий в электронной форме была невозможна, в том числе: отсутствие возможности внесения сведений в единую информационную систему нотариата по техническим причинам (например: отсутствие электроснабжения, доступа к информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», к единой информационной системы нотариата в связи с плановыми профилактическими работами).»;
15) в пункте 99 абзац восьмой изложить в следующей редакции:
«В случае временного отсутствия нотариуса (от 21 календарных дней до трех месяцев), если не имеется лица, замещающего его на основании статьи 20 Основ, наследственные дела для дальнейшего производства, алфавитные книги учета наследственных дел, книги учета наследственных дел подлежат передаче нотариусом другому нотариусу, в том числе при изменении территории его деятельности, определяемому распоряжением нотариальной палаты.»;
16) пункт 111 после слов «уничтожению документов» дополнить словами «(приложение N 13»);
17) в пункте 113 слова «и территориальный орган» исключить;
18) в пункте 116 слова «и территориальный орган» исключить;
19) пункт 119 признать утратившим силу;
20) пункт 130 изложить в следующей редакции:
«130. После выдачи всех соответствующих свидетельств о праве на наследство всем наследникам на все наследственное имущество, сведения о котором имеются в наследственном деле, и в установленных законом случаях свидетельства о праве собственности пережившему супругу, производство по наследственному делу считается оконченным, и дело оформляется для временного хранения (глава IX Правил).»;
21) в пункте 131:
а) абзац второй изложить в следующей редакции:
«а) нотариусу поступило решение суда, вступившее в законную силу, разрешившее по существу вопросы, относящиеся к конкретному наследственному делу. Дело считается оконченным со дня поступления нотариусу вступившего в законную силу решения суда;»;
б) абзац четвертый изложить в следующей редакции:
«в) призванные к наследованию наследники не обратились к нотариусу с заявлением о выдаче свидетельства о праве на наследство в течение 3 лет со дня открытия производства по наследственному делу;»;
22) абзац двенадцатый пункта 133 изложить в следующей редакции:
«свидетельство о праве на наследство, свидетельство о праве собственности на долю в общем имуществе супругов по заявлению пережившего супруга;»;
23) пункт 137 дополнить абзацем вторым следующего содержания:
«Нотариус, передавший наследственное дело по принадлежности, при регистрации в реестре наследственных дел единой информационной системы нотариата сведений, подтверждающих факт регистрации наследственного дела к имуществу конкретного наследодателя, делает соответствующую отметку об этом в поле «Особые отметки» реестра наследственных дел единой информационной системы нотариата с указанием причин передачи наследственного дела.»;
24) пункт 138 дополнить абзацем вторым следующего содержания:
«Нотариус, получивший наследственное дело, направленное ему по принадлежности, при регистрации в реестре наследственных дел единой информационной системы нотариата сведений, подтверждающих факт регистрации наследственного дела к имуществу конкретного наследодателя, делает соответствующую отметку об этом в поле «Особые отметки» реестра наследственных дел единой информационной системы нотариата с указанием причин получения наследственного дела.»;
25) пункт 140 дополнить абзацем седьмым следующего содержания:
«Направление копии нотариального дела от одного нотариуса другому нотариусу осуществляется путем создания отправителем электронного образа наследственного дела, подписания его усиленной квалифицированной электронной подписью отправителя и направления адресату с использованием единой информационной системы нотариата.»;
26) наименование «Вексельные протесты» признать утратившим силу;
27) пункты 162 — 166 признать утратившими силу;
28) пункт 167 изложить в следующей редакции:
«167. Реестр регистрации нотариальных действий используется в течение календарного года.
Одновременно нотариус может вести несколько томов реестра регистрации нотариальных действий. При одновременном ведении нескольких томов реестра регистрации нотариальных действий нотариус издает распоряжение, в котором указывает количество находящихся в одновременном производстве томов реестра регистрации нотариальных действий и назначает работника, ответственного за ведение каждого тома реестра регистрации нотариальных действий. При заведении нового тома реестра регистрации нотариальных действий издается дополнительное распоряжение.
При ведении реестра регистрации нотариальных действий каждому тому присваивается цифровой номер тома, например: 1, 2, 3.
По исчерпании листов для записи в томе реестра регистрации нотариальных действий нотариус заводит следующий по порядку том реестра.
При регистрации нотариальных действий в каждом томе реестра регистрации нотариальных действий применяется сквозная нумерация: регистрационные номера нотариальных действий возрастают от единицы до последнего порядкового номера в томе реестра.»;
29) пункты 179-196 изложить в следующей редакции:
«179. Проверки исполнения нотариусами, занимающимися частной практикой, Правил могут быть плановыми, внеплановыми и повторными.
180. Проверки исполнения Правил осуществляются комиссией в составе не менее двух человек, в которую входят представители территориального органа и нотариальной палаты.
181. Плановые проверки исполнения Правил проводятся в соответствии с ежегодными графиками проведения проверок, утверждаемыми приказами территориального органа по согласованию с нотариальной палатой, не позднее 15 декабря года, предшествующего году проведения проверок.
В случае невозможности соблюдения графика проведения проверок приказом территориального органа по согласованию с нотариальной палатой в график могут быть внесены соответствующие изменения.
182. В графике проверок указываются нотариальный округ, фамилия, имя, отчество нотариуса, подлежащего проверке, сроки проведения проверки (календарный месяц).
183. Утвержденные ежегодные графики доводятся территориальным органом до сведения нотариальной палаты и нотариусов, подлежащих проверке, в течение трех рабочих дней со дня утверждения графика.
184. Персональный состав комиссии, дата начала проверки и вопросы, по которым проводится проверка, утверждаются приказом территориального органа по согласованию с нотариальной палатой по каждой проверке отдельно.
Срок проведения проверки не должен превышать 5 рабочих дней в пределах рабочего времени нотариуса. При необходимости срок проведения проверки может быть продлен приказом территориального органа по согласованию с нотариальной палатой. Кандидатуры для включения в персональный состав комиссии представляются нотариальной палатой не позднее 20 числа месяца, предшествующего месяцу проведения проверки, определенному в ежегодном графике.
В случае непредставления нотариальной палатой указанных кандидатур и предложений о дате начала проверки территориальный орган определяет состав комиссии и дату начала проверки самостоятельно с уведомлением нотариальной палаты о принятом решении.
185. О конкретной дате плановой и повторной проверки члены комиссии информируются не позднее, чем за 7 дней до ее проведения.
О дате прибытия проверяющих нотариус, подлежащий проверке, извещается не позднее, чем за 5 рабочих дней до намеченной даты проверки.
О дате проведения внеплановой проверки уведомление нотариуса, подлежащего проверке, не требуется.
186. В случае невозможности участия члена комиссии в проведении проверки по уважительным причинам он должен известить об этом территориальный орган и нотариальную палату.
187. При возникновении непредвиденных обстоятельств, препятствующих кому-либо из членов комиссии принять участие в проведении проверки, приказом территориального органа по согласованию с нотариальной палатой утверждается иное лицо, уполномоченное участвовать в проведении назначенной проверки.
188. В случае увольнения федерального государственного гражданского служащего территориального органа, сложения полномочий нотариусом, являющихся членами комиссии, по предложению территориального органа и нотариальной палаты в персональный состав комиссии приказом территориального органа вносятся соответствующие изменения.
В случае отсутствия при проведении проверки единственного представителя нотариальной палаты или территориального органа либо нотариуса, подлежащего проверке, принимается решение о переносе даты проведения проверки, при необходимости в состав комиссии вносятся изменения.
189. В ходе плановой проверки проводится выборочная проверка номенклатурных дел за предшествующие проверке четыре года.
В ходе проверки комиссия вправе делать копии документов, в случае, если в них не содержится информация о персональных данных и(или) сведения, составляющие нотариальную тайну.
Предметом контроля в ходе плановой проверки являются следующие вопросы:
1) наличие номенклатуры дел и своевременность ее представления для утверждения, своевременность направления номенклатуры и итоговой записи в нотариальную палату;
2) наличие описей дел постоянного и временного сроков хранения, описи наследственных дел и своевременность их представления в нотариальную палату;
3) правильность оформления номенклатурных дел временного и постоянного срока хранения;
4) соблюдение сроков хранения документов временного хранения;
5) наличие и правильность оформления реестров, книг и журналов на бумажном носителе, предусмотренных Правилами;
6) соответствие количества номенклатурных дел индивидуальной номенклатуре нотариуса и итоговой записи;
7) своевременность внесения сведений в реестр нотариальных действий единой информационной системы нотариата. Проверка регистрации нотариусом нотариальных действий в реестре нотариальных действий единой информационной системы нотариата проводится с ограничением доступа к сведениям о содержании нотариального действия с использованием средств единой информационной системы нотариата.
Перед проведением плановой проверки нотариальная палата предоставляет членам комиссии справку, содержащую сведения о количестве нотариальных действий, зарегистрированных в реестре нотариальных действий единой информационной системы нотариата, а также сведения о количестве нотариальных действий, зарегистрированных несвоевременно.
Комиссия вправе проверить сведения о причинах несвоевременной регистрации нотариусом нотариального действия в единой информационной системе нотариата, в том числе путем направления запросов для подтверждения обстоятельств (сведений), указанных нотариусом.
При необходимости члены комиссии имеют право запрашивать объяснения от нотариуса по фактам выявленных нарушений Правил.
190. По итогам проверки составляется справка (приложение N 36), в которой указываются следующие сведения:
фамилия, имя, отчество нотариуса;
реквизиты приказа территориального органа о назначении на должность нотариуса;
адрес электронной почты территориального органа и нотариальной палаты для направления возражений в электронной форме;
место нахождения нотариальной конторы;
замечания, выявленные в ходе проверки, с описанием нарушения и указанием нарушенной нормы Правил;
предложения по результатам проверки;
особое мнение членов комиссии (при наличии);
сведения о наличии возражений проверяемого по итогам проверки.
Выявленные и исправленные в ходе проведения проверки нарушения Правил в справку не включаются.
191. Комиссия вправе отразить в справке по итогам проверки положительный опыт соблюдения Правил нотариусом.
192. Справка по итогам проверки составляется в трех экземплярах не позднее 14 рабочих дней со дня ее проведения и подписывается лицами, осуществляющими проверку.
Справка передается нотариусу, в отношении которого проводилась проверка, для ознакомления. Справка может передаваться нотариусу в электронной форме.
По итогам проверки Комиссия вправе принять следующие решения (одно или несколько), которые отражаются в справке:
1) признать работу нотариуса удовлетворительной;
2) предложить нотариусу исправить выявленные в ходе проверки нарушения Правил;
3) назначить повторную проверку;
4) направить материалы проверки в нотариальную палату для решения вопроса о возможности привлечения нотариуса к дисциплинарной ответственности в соответствии с Кодексом профессиональной этики нотариусов в Российской Федерации.
В справке о результатах проверки устанавливается срок для принятия мер по устранению выявленных нарушений Правил, который должен составлять не более 6 месяцев со дня окончания проверки.
192.1. В случае если нотариус, в отношении которого проводилась проверка, не согласен с замечаниями Комиссии указанными в справке по итогам проверки, он вправе представить возражения в течение трех рабочих дней, со дня получения справки, которые прилагаются к справке по итогам проверки. Возражения могут быть направлены нотариусом в электронной форме на электронную почту нотариальной палаты и территориального органа указанную в справке.
При наличии возражений на отраженные в справке по итогам проверки нарушения Правил со стороны нотариуса и/или особого мнения члена (членов) комиссии, справка по итогам проверки направляется для согласования в нотариальную палату. В этом случае справка по итогам проверки должна быть рассмотрена нотариальной палатой в течение 30 рабочих дней со дня поступления в нотариальную палату. Результаты проверки рассматриваются нотариальной палатой при участии представителя территориального органа.
Нотариус вправе присутствовать при обсуждении результатов проверки.
Отсутствие проверяемого нотариуса при рассмотрении справки по итогам проверки не препятствует ее рассмотрению.
192.2. Экземпляры справки по итогам проверки хранятся в территориальном органе, в нотариальной палате, у нотариусов, в отношении которых проводились проверки.
192.3. В установленные справкой сроки нотариус направляет отчет о проделанной работе по устранению нарушений Правил в территориальный орган и нотариальную палату.
Невыполнение нотариусом решения комиссии или решения нотариальной палаты о согласовании справки, в которой содержится решение комиссии об устранении выявленных нарушений, является основанием для проведения повторной проверки. В этом случае решение о проведении повторной проверки принимается территориальным органом по согласованию с нотариальной палатой. При проведении повторной проверки комиссией проверяются вопросы применения норм Правил, по которым были выявлены нарушения при проведении плановой проверки.
Персональный состав комиссии, дата начала повторной проверки и вопросы, по которым проводится повторная проверка, утверждаются приказом территориального органа с учетом положений пункта 184 Правил в течение трех рабочих дней со дня принятия решения о проведении повторной проверки.
Повторная проверка проводится в порядке, установленном пунктом 189 Правил, с учетом особенностей повторной проверки.
193. Повторная проверка проводится не позже чем через год после проведения плановой проверки, в ходе которой выявлены нарушения Правил. Срок проведения повторной проверки может быть продлен в случае невозможности ее проведения по независящим от комиссии причинам (например: болезнь, отпуск нотариуса). При повторной проверке проводится проверка исполнения Правил за период, прошедший после плановой проверки. По результатам повторной проверки составляется справка, содержащая помимо сведений, указанных в пункте 190 Правил, информацию об устранении нарушений, выявленных в ходе плановой проверки.
По итогам повторной проверки комиссия принимает одно из следующих решений, которое отражается в справке:
2) направить материалы проверки в нотариальную палату для решения вопроса о привлечении нотариуса к дисциплинарной ответственности в соответствии с Кодексом профессиональной этики нотариусов в Российской Федерации.
194. В случае выявления в ходе проверки нотариуса нарушений Правил, нотариальной палатой могут быть применены меры дисциплинарной ответственности к нотариусу, допустившему:
1) систематические нарушения Правил, то есть одни и те же нарушения, выявленные двумя проверками;
2) утрату номенклатурных дел или их части;
3) неоднократную регистрацию в реестре нотариальных действий единой информационной системы нотариата нотариального действия не в день его совершения без объективных причин.
195. При поступлении в территориальный орган или нотариальную палату обращений (заявлений, жалоб) граждан и юридических лиц, в которых содержатся сведения о нарушении нотариусом Правил, по предложению нотариальной палаты или территориального органа может назначаться проведение внеплановой проверки исполнения данным нотариусом Правил.
195.1 Внеплановая проверка проводится по конкретному факту, явившемуся основанием для внеплановой проверки. Персональный состав комиссии, дата начала внеплановой проверки и вопросы, по которым проводится внеплановая проверка, утверждаются приказом территориального органа с учетом положений пункта 184 Правил в течении трех рабочих дней со дня принятия решения о проведении внеплановой проверки.
Внеплановая проверка проводится в порядке, установленном пунктом 189 Правил, с учетом особенностей внеплановой проверки.
196. Результаты внеплановой проверки оформляются и рассматриваются в порядке, предусмотренном пунктами 190 — 192 Правил.
В случае выявления в ходе внеплановой проверки нарушений Правил территориальный орган и нотариальная палата назначают повторную проверку нотариуса, допустившего их нарушения.»;
30) абзац первый пункта 200 изложить в следующей редакции:
«200. Электронные документы, исходящие от нотариуса, должны быть оформлены в соответствии с правилами, установленными для направления запросов в государственные реестры, федеральные информационные ресурсы, государственные регистры, единую информационную систему нотариата.»;
31) в пункте 201:
а) абзац первый дополнить следующими словами: «,за исключением случаев получения нотариусом информации из государственных реестров, федеральных информационных ресурсов, государственных регистров.»;
б) в абзаце втором слова «или в Электронном журнале регистрации входящих электронных документов» исключить;
в) абзац третий признать утратившим силу;
32) в абзаце первом пункта 203 слова «в соответствии с» заменить словами «в случаях, установленных»;
33) в пункте 204:
а) абзац первый дополнить словами «, при этом файлы электронного дела в конце календарного года записываются на отчуждаемый машинный носитель (CD/DVD — ROM, флэш-карты или иные устройства, используемые для переноса информации), который помещается в бумажный конверт) и составляется внутренняя опись файлов на бумажном носителе с указанием названия файлов»;
«Отчуждаемый машинный носитель, помещенный в бумажный конверт, и внутренняя опись файлов формируются в номенклатурное дело, которое оформляется в соответствии с пунктом 62 Правил.»;
34) приложения 3-5 признать утратившими силу;
35) в приложении 13:
а) слова «Утверждаю Наименование органа нотариальной палаты» заменить словами «Утверждаю Наименование органа и должность»;
б) слова «Утверждаю Начальник территориального органа Министерства юстиции Российской Федерации (подпись) (фамилия, имя, отчество) «__» _____________ 20__ г.» исключить;
в) слова «Одобрен Экспертной комиссией» заменить словами «Согласован Экспертной комиссией»;
36) приложение 19 изложить в следующей редакции:
www.garant.ru
Печать организации: изготавливаем, вводим в действие, защищаем и уничтожаем
Понятие и классификация печатей
П ечать – одна из древнейших вещей, с помощью которой человек отмечал свое право собственности на имущество или документы.
Приведем современное определение этого понятия, которое содержится в ГОСТе Р 51511–2001 (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 25.12.2001 г. № 573-ст):
Печать имеет круглую форму.
Наряду с термином «печать» часто используются такие понятия, как штамп, апостиль, факсимиле и штемпель. Давайте разберемся и с этими терминами.
Штамп (ит. stampa – печать) – это особая разновидность печатной формы, служащей для производства оттиска на документах, она содержит текстовую информацию. Это может быть сложный штамп, например, повторяющий угловой бланк организации (как правило, содержит наименование организации, адрес и телефон, банковские реквизиты, может содержать пустые графы для вписывания в них вручную переменной информации, логотип или герб), а может быть и простой, содержащий стандартную фразу: «для пропусков», «оплачено», «для рецептов», «для служебного пользования» или др. Форма штампов – произвольная.
Апостиль – специальный штамп, который в соответствии с Гаагской конвенцией 1961 г. ставится на официальных документах государств – участников Конвенции с целью освободить эти документы от необходимости дипломатической или консульской легализации. Апостиль удостоверяет «подлинность подписи, качество, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и подлинность печати или штампа, которыми скреплен этот документ» (ст. 5 Гаагской конвенции 1961 года).
Факсимиле (от лат. fac simile – сделай подобное) – это печать, оттиск которой воспроизводит подпись официального лица.
Штемпелем (от нем. Stempel) сейчас, как правило, называют печать, проставляемую почтовыми работниками на почтовых отправлениях. Она содержит данные отделения связи и дату проведения операции.
Необходимость наличия печати
Необходимость наличия печати у организации закреплена в федеральном законодательстве. Так, в пункте 7 статьи 2 Закона «Об акционерных обществах» (№ 208-ФЗ от 26.12.1995 г.) установлено, что акционерное общество «должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения». Аналогичная норма есть и в пункте 5 статьи 2 Закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» (№ 14-ФЗ от 08.12.1998 г.).
Основное предназначение печати – заверение подлинности подписи должностного лица на документах, которые удостоверяют права лиц, фиксируют факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи (это положение закреплено в ГОСТе Р 6.30-2003). Именно поэтому печать должна проставляться только на подписанный уполномоченным лицом документ, а не на его проект, лишенный личного росчерка.
Перечень документов, на которых будет проставляться та или иная печать организации, необходимо утвердить приказом руководителя.
При разработке своего перечня вы можете отталкиваться от примерного перечня, который содержится в
сборнике принципов и правил документирования и организации работы с документами на территории РФ «Государственная система документационного обеспечения управления» (М., ВНИИДАД, 1991 г.). Он несколько устарел, т.к. содержит документы уже не существующего СССР. Но на его основе мы можем порекомендовать вам включить в свой список документов, на которые в обязательном порядке должна проставляться основная печать вашей организации, следующие позиции:
- акты (выполненных работ, приемки оборудования, списания, экспертизы и др.);
- доверенности (на ведение дел в арбитраже, на заключение договоров, на получение товарно-материальных ценностей и др.);
- договоры и соглашения (о сотрудничестве, хозяйственные, трудовые и др.);
- документы по кассовым и кредитным операциям, приходные ордера, поручения (банковские, пенсионные, платежные и др.), справка по заработной плате;
- заключения и отзывы на проекты документов, диссертации, авторефераты и другие научные работы;
- командировочные удостоверения;
- копии документов, требующие особого удостоверения их подлинности;
- накладные (товарные, товарно-транспортные и др.);
- нормы расхода материалов;
- образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;
- письма гарантийные;
- протоколы согласования цены, сроков поставок и др.;
- сметы расходов (на производство, на капитальное строительство и др.);
- справки (о выплате страховых сумм, лимитные и др.);
- спецификации (изделий, продукции и др.);
- трудовые книжки;
- финансовые документы и отчеты, представляемые в финансовые, налоговые и статистические органы, фонды;
- характеристики сотрудников, представления и удостоверения о награждении, почетные звания, грамоты, свидетельства, различные справки (о прохождении государственной службы, архивные, на предоставление льгот и др.), штатные расписания и изменения к ним.
- полное наименование организации на русском языке с указанием организационно-правовой формы;
- местонахождение;
- ОГРН (или номер в регистрационном реестре – для лиц, зарегистрированных до образования Московской регистрационной палаты);
- Государственный герб Российской Федерации либо герб субъекта РФ (для организаций, имеющих право на их воспроизведение).
- секретариат;
- канцелярия;
- управление делами;
- отдел кадров;
- для удостоверений;
- для справок.
- Обычные печати организаций, о которых мы говорили выше.
- Рельефные – оставляют выдавленное (выпуклое) изображение на бумаге. Обычно рельефные печати используются со специальными наклейками – «лейблами». На цветном лейбле, приклеенном на бумагу, получается красивое тисненое изображение. В сочетании с лейблами рельефная печать идеально подходит для оформления договоров, сертификатов, дипломов, грамот и т.д. Оттиск рельефной печати нельзя скопировать факсимильными и копировальными аппаратами, что служит дополнительной защитой документов.
- Печати с защитой содержат сложные полутоновые рисунки или фотографии. Сама фоновая заливка состоит из большого количества мелких элементов, в стандартной круглой печати их может быть до 10 000 шт. Полутоновый рисунок чрезвычайно трудно восстановить по оттиску, а также невозможно изготовить с помощью фотополимерной технологии, которая наиболее распространена среди поддельщиков. По своей сложной структуре печати с полутоновыми заливками нисколько не уступают гербовым печатям со средствами защиты, указанными в ГОСТе P 51511-2001.
- Фотополимерная технология отличается простотой и дешевизной при достаточно высоком качестве получаемых клише печатей и штампов. При этом предполагается пользование штемпельными красками на водной основе, поскольку фотополимеры не обладают стойкостью к различным растворителям.
- Лазерная гравировка на резине клише со сложными графическими элементами, а также со специальными фрагментами для защиты от подделок (микросеткой, микрошрифтами и т.д.). Печати из резины отличаются от полимерных более высокой разрешающей способностью, стойкостью к краскам на спиртовой основе, повышенной износостойкостью и, как следствие, увеличенным сроком службы. Они оставляют более качественный оттиск, т.к. чернила не растекаются по поверхности клише.
- Вулканизация – длительный, многоэтапный, трудоемкий процесс, в результате которого из сырой резины получается клише. Такая технология выгодна при большом количестве одинаковых печатей. Ее недостатками являются ограничения по разрешающей способности, высокая себестоимость при разовых заказах.
- Флэш-технология принципиально отличается от вышеперечисленных тем, что позволяет изготавливать красконаполненные печати – краска аккумулируется в пористом материале и не подается извне. Это происходит из-за отсутствия рельефа на самой печати, что имеет несомненные преимущества по сравнению с традиционными печатями. Печати, изготовленные по флэш-технологии, позволяют воспроизводить очень мелкие и тонкие элементы благодаря высокой разрешающей способности, штемпельная подушка для таких печатей не требуется. Поскольку печать не имеет рельефа, она практически не подвержена износу, а оттиск не смывается водой. Проставляются такие печати бесшумно.
- нотариально заверенные копии Устава организации и свидетельство о госрегистрации;
- документ, подтверждающий избрание руководителя организации на должность;
- документ, фиксирующий факт принятия решения об изготовлении данной печати;
Требования к печатям
Чтобы основная печать организации (простая круглая или гербовая) имела юридическую силу, она должна, как минимум, соответствовать требованиям, предъявляемым государством. Например, в Москве принят действующий в настоящий момент Закон г. Москвы от 30.06.2004 г. № 44 «Об учете печатей».
В период, когда реестр печатей вела Московская регистрационная палата (МРП), действовали «Временные правила изготовления и основания для уничтожения печатей и штампов на территории Москвы» (они являлись приложением к утратившему в настоящее время силу распоряжению Мэра Москвы от 25.08.1998 г. № 843-РМ). Но постановлением Правительства Москвы от 08.02.2005 г. №65-ПП Московская регистрационная палата (МРП) и Реестр печатей были ликвидированы. Вместо него было образовано ГУП «Московский реестр», а архив МРП перешел к новой структуре «по наследству». Теперь включение печати организации в государственный реестр печатей осуществляется только по добровольному решению юридического лица. При этом такая печать получает регистрационный номер, указываемый на крайнем внешнем ободке оттиска печати. Некоторые справедливо полагают, что зарегистрированная печать больше защищена от подделки.
В 2003 году Корпорацией профессиональных изготовителей печатей и штампов совместно со Всероссийским научно-исследовательским институтом полиграфии разработан Национальный стандарт Российской Федерации «Печати мастичные удостоверительные. Форма, размеры и технические требования». Приведем пример простой круглой печати, которая соответствует требованиям национального стандарта:
Вы можете встретить на документах печати, не обладающие перечисленными здесь степенями защиты. Это не лишает их удостоверяющей силы – просто делает менее защищенными от подделки злоумышленниками.
Обязательными реквизитами основной печати в настоящее время являются:
Кроме того, часто в печати включают идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), который у организаций состоит из 10, а у индивидуальных предпринимателей из 12 цифр. По желанию заказчика в кругах информационного поля может располагаться и другая дополнительная информация, например, коды ОКПО, КПП, ОКВЭД, государственный регистрационный номер записи о государственной регистрации изменений, вносимых в учредительные документы.
С 1 июля 2002 года все гербовые печати предприятий, организаций и учреждений, находящихся на территории Российской Федерации, изготавливаются в соответствии с ГОСТом P 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования». Согласно этому документу государственные организации обязаны размещать заказы на изготовление печати только у сертифицированного производителя. Документы, заверенные гербовой печатью, изготовленной с нарушением ГОСТа и без соответствующего сертификата, не будут иметь юридической силы. Уполномоченным органом, осуществляющим сертификацию организаций – изготовителей печатей, является ВНИИ Полиграфии.
Минимальный диаметр клише печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации точно определен ГОСТом 51511-2001 и составляет 40 мм, а максимальный – 45 мм. По внешнему кольцу клише печати ограничивается ободом, на котором располагается микротекст в негативном начертании (белый текст на черном фоне), микротекст состоит из повторяющейся записи, включающей слово «сертификат» с указанием его номера, а также другой информации, определяемой изготовителем печати.
В Примере 2 представлен оттиск печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации по ГОСТу 51511-2001:
Изготовление печатей с эмблемами, символами, латинским шрифтом возможно только в том случае, если они указаны в Уставе или Положении об учреждении, предприятии. Графика, не зарегистрированная как логотип, разрешена только во внутренних, дополнительных печатях и штампах организации. Если печать будет содержать графическое изображение, то необходимо также свидетельство о регистрации товарного знака / знака обслуживания (или лицензионный договор, договор об уступке товарного знака / знака обслуживания).
Организации могут иметь дополнительные (вспомогательные) печати для своих структурных и обособленных подразделений. В этом случае, кроме перечисленных выше реквизитов, в печати должна содержаться дополнительная надпись, например:
Вспомогательные печати могут иметь различную форму: круглую, треугольную, четырехугольную и др.
Технология изготовления печатей
По способу воспроизведения изображения печати делятся на:
В настоящее время для изготовления клише печати используется несколько технологий:
Документы, необходимые для изготовления печатей
Печати и штампы изготавливают штемпельные мастерские. Чтобы принять ваш заказ, организация-изготовитель попросит предоставить комплект документов. У разных изготовителей он варьируется и зависит от того, какая организация и какую печать хочет заказать. В любом случае вам потребуется предоставить изготовителю:
Если круглую печать заказывает акционерное общество при созданиии либо по причине изменения своего наименования (организационно-правовой формы, местонахождения), реорганизации либо по причине утраты печати, то представляется протокол собрания акционеров общества о создании, изменении, реорганизации либо утрате печати.
Если же новая круглая печать изготавливается по причине износа прежней либо акционерное общество хочет заказать дополнительную печать, то вместо протокола общего собрания акционеров можно предоставить приказ руководителя организации, в котором фигурировало бы данное решение.
- заявление, содержащее эскиз печати (штампа);
- если на эскизе печати присутствует товарный знак / знак обслуживания, то необходимо предоставить нотариально заверенную копию свидетельства о его регистрации
- и др. документы.
- во-первых, в случае изменения данных владельца печати, фигурирующих в ней (смена организационно-правовой формы или наименования, местонахождения организации);
- во-вторых, при полной ликвидации предприятия;
- в-третьих, печать может прийти в негодность (износиться или быть деформирована) и потребовать своей замены на новую, которая оставляла бы четкий оттиск. Ряд документов требует полного, четкого оттиска, на котором читался бы весь текст.
- во-певых, физически уничтожить старую печать и,
- во-вторых, документально зафиксировать факт уничтожения старой и введение в силу новой печати (см. Примеры 5 и 7).
- силами самой организации или
- специальной штемпельной мастерской (той самой, которая изготавливает печати) либо органом по учету печатей 1 (он вносит печать в государственный реестр печатей1 и выдает ей уникальный номер, который располагается в негативном начертании на внешнем ободке оттиска печати).
- время и место уничтожения;
- состав комиссии;
- основание уничтожения печатей / штампов;
- наименование и оттиски уничтоженных печатей / штампов;
- способ уничтожения (изделия из каучука и других полимеров разрезаются на мелкие части или сжигаются, а из металла – опиливаются двумя перекрестными линиями);
- заключение комиссии о приведении печати / штампа в состояние, исключающее возможность восстановления и дальнейшего использования;
- подписи членов комиссии.
- заявление об уничтожении печати, которое подписывает только руководитель;
- ксерокопия паспорта руководителя (а для государственных организаций – еще и копия приказа о назначении руководителя, заверенная вышестоящей организацией);
- доверенность от руководителя организации на уничтожение печати лицу, ответственному за ее уничтожение;
- паспорт (ксерокопия) лица, ответственного за уничтожение печати;
- выписка из ЕГРЮЛ (нотариально заверенная копия);
- документ, подтверждающий факт оплаты (оригинал квитанции Сбербанка или платежное поручение).
- ограничением свободы на срок до 3 лет, либо
- арестом на срок от 4 до 6 месяцев, либо
- лишением свободы на срок до 2 лет.
- штрафом в размере до 80 000 рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 6 месяцев, либо
- обязательными работами на срок от 180 до 240 часов, либо
- исправительными работами на срок до 2 лет, либо
- арестом на срок от 3 до 6 месяцев.
- образец заявки на изготовление или замену печати;
- форма журнала регистрации печатей и штампов;
- перечень документов, на которых ставится печать организации;
- перечень документов, на которых ставится печать структурного подразделения.
Так как данный перечень нормативно не закреплен, его полный состав всегда нужно уточнять у изготовителя печати, к которому вы обращаетесь.
Порядок уничтожения печатей
Итак, мы разобрались с тем, какие печати бывают, а также кто и как их изготавливает. Теперь предлагаем рассмотреть правила их уничтожения.
Когда это может понадобиться? Возможны разные причины:
Примером может быть чек, по которому в банке получают наличные в кассу. И если ваша печать уже не в состоянии оставлять при каждом оттиске полностью читаемое изображение, то приходится оформлять несколько чеков, пока печать на очередном из них не оставит нужный оттиск. А если учесть, что чековая книжка имеет ограниченное количество листов и на каждом чеке необходимы подписи нескольких высокопоставленных лиц организации, то мучения с печатью будут ощутимыми.
В заявлении на изготовление печати должна быть указана причина, по которой изготавливается новая печать. К такому заявлению прилагаются документы, подтверждающие соответствующие изменения: новая редакция устава и свидетельство регистрации изменений, вносимых в учредительные документы, выданное налоговыми органами.
Старая печать должна быть уничтожена, только после этого изготавливается новая.
Обратим ваше внимание на один момент. В этой ситуации получается, что до определенной даты на всех ваших документах будет стоять одна печать (например, с непропечатываемым правым краем или без последней буквы в наименовании организации), а после этой даты – другая, идеальная. Тут возникают вопросы. Как старой печати не попасть в плохие руки? И как доказать, что измененная печать теперь придает юридическую силу документам? Все просто – вам необходимо:
Способ уничтожения печатей выбирается руководителем организации, если у него имеются на это полномочия. Печать может быть уничтожена:
Уничтожаем собственными силами
В первом случае уничтожение печатей и штампов производится комиссией, специально назначенной руководителем организации. Данная комиссия уничтожает печать и составляет акт, который утверждается руководителем организации. В акте должно быть указано:
Данный акт (см. Пример 5) является основанием для внесения отметки об уничтожении печати / штампа в журнал учета (см. Пример 9).
Акт об уничтожении с оттиском старой печати надо хранить постоянно на случай возникновения споров по сделкам, отчетам и др. документам, которые скреплены старой печатью.
Уничтожает сторонняя организация
Во втором случае старые печати / штампы сдаются в соответствующий орган по учету печатей или в организацию – изготовитель печати (штемпельную мастерскую), о чем собственнику печати выдается акт. На его обороте проставляется оттиск уничтоженных печатей и штампов.
При этом на уничтожение подается не только сама печать, но и комплект документов. Приведем их примерный состав:
Если печать утеряна, то уничтожить ее невозможно
В случае утери старой печати перед изготовлением новой необходимо получить справку в органах внутренних дел об утере печати. Именно с этой справкой и вышеуказанным стандартным пакетом документов можно обращаться за изготовлением новой печати. Необходимо также опубликовать объявление об утрате печати в местном СМИ.
Если утерянная печать была зарегистрирована, то о факте пропажи необходимо уведомить регистрационный орган. Считается, что эта процедура является дополнительной гарантией для правообладателя печати.
Если печать до утери не была зарегистрирована в соответствующем органе, то желательно новую печать зарегистрировать, чтобы избежать незаконного использования старой печати. Таким образом, если кто-то незаконно воспользуется утерянной печатью, можно будет опровергнуть незаконную сделку или любую другую операцию, предоставив документы о том, когда была изготовлена новая печать с определенным регистрационным номером взамен утерянной и что старая печать уже недействительна.
Печати и штампы, изготовленные взамен утерянных, должны иметь в своем оттиске букву «Д», которая говорит о том, что это дубликат.
ГОСТ Р 51511-2001 позволяет изготавливать печать с изображением герба в нескольких экземплярах (номерная печать), если печать утеряна – иготавливается ее дубликат.
В целях защиты печати от подделки специалисты рекомендуют менять ее раз в год.
Ответственность за подделку печатей
При современных возможностях даже в домашних условиях можно изготовить печатную форму оттиска на принтере или на фотополимере. Однако такие печати не будут иметь удостоверительной силы. Организации, допускающие в своем документообороте печати, изготовленные несертифицированным изготовителем без учета требований ГОСТа, должны помнить, что таким способом могут воспользоваться и их партнеры или конкуренты, поставщики или заказчики.
Статья 19.11 Кодекса об административных правонарушениях РФ устанавливает ответственность за нарушение порядка изготовления, использования, хранения или уничтожения бланков, печатей либо иных носителей изображения Государственного герба РФ в виде административного штрафа в размере от 500 до 1 000 рублей. В этом случае протокол об административном правонарушении правомочны составлять только сотрудники органов внутренних дел, а рассмотрение дела по данному вопросу производится в судебном порядке.
Подделка документов является уголовно наказуемым преступлением.
Здесь стоит обратить внимание на статью 327 Уголовного кодекса РФ «Подделка, изготовление или сбыт поддельных документов, государственных наград, штампов, печатей, бланков». Подделка, изготовление либо сбыт документа, предоставляющего какие-либо права или освобождающего от обязанностей (для чего может потребоваться и подделка оттиска печати), наказывается:
Те же деяния, совершенные с целью скрыть другое преступление или облегчить его совершение, наказываются лишением свободы на срок до 4 лет.
Использование заведомо подложного документа грозит:
Меру наказания в каждом конкретном случае определяет суд исходя из степени вины и размера последствий. Если поддельный документ был использован для служебного подлога, то в силу вступит еще и статья 292 УК РФ, если для мошенничества – статья 159 УК РФ.
Защита печатей и штампов
Для обеспечения порядка использования, сохранности и учета печатей в организации может быть разработана Инструкция о порядке пользования на предприятии печатями, штампами и факсимиле, приложениями к которой могут быть:
Вступление новой печати в силу должно оформляться приказом руководителя организации. Его образец мы демонстрируем в Примере 7. Обратите внимание: данным приказом назначается лицо, ответственное за новую печать. Это не случайно. Во-первых, изготовление, учет, замену, хранение, передачу и уничтожение всех печатей и штампов организации обеспечивает должностное лицо, назначенное приказом руководителя. Оно же ведет Журнал учета печатей и штампов. Обычно это сотрудник службы, ответственной за делопроизводство на предприятии. Во-вторых, право использовать ту или иную конкретную печать, а также ответственность за ее сохранность может быть передана другому должностному лицу (например, печатью отдела кадров может распоряжаться начальник этого отдела).
В случае увольнения или временного отсутствия ответственного работника (например, в связи с отпуском или командировкой) издается приказ о передаче его полномочий относительно печати другому лицу (см. Пример 8). Можно также данную процедуру закрепить в должностной инструкции сотрудника, используя формулировку такого рода: «В случае отсутствия начальника отдела кадров право использования и хранения печати отдела кадров передается заместителю начальника отдела кадров».
Сам факт передачи печати от одного сотрудника другому тоже должен быть документально зафиксирован. Это можно делать в Журнале учета печатей и штампов организации (см. Пример 9). На некоторых предприятиях вместо журнала или в дополнение к нему оформляют акт передачи печати. Но, на наш взгляд, подписи в журнале достаточно для того, чтобы с даты получения печати ответственность за нее была возложена именно на это должностное лицо.
www.delo-press.ru