Правила формирования дел в делопроизводстве
Оглавление:
Формирование дел и организация их хранения в делопроизводстве
Часто приходится сталкиваться с такой ситуацией, когда работники после исполнения документов (например, после отправления писем) складывают их копии в ящик стола, чтобы они были «всегда под рукой». Но документы накапливаются, и через какое-то время отыскать нужный практически невозможно.
Для организации желателен такой порядок хранения документов, при котором оперативно можно было бы найти нужную информацию для решения того или иного вопроса: ведь необходимость повторного обращения к документам часто возникает и после завершения работы с ними. Поэтому исполненные документы должны в определенном порядке подшиваться в папки (скоросшиватели, регистраторы), то есть помещаться в дела.
Порядок формирования дел в организации
ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» закрепил официальное определение дела.
ДЕЛО — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
Правильное распределение документов в дела позволяет не только быстро находить нужные для работы документы, но и обеспечивает сохранность наиболее важных из них.
Не меньшее значение имеет и то, как документы систематизированы или разложены внутри дел, то есть, как дела сформированы.
ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛА — это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
В небольших организациях, где за делопроизводство отвечает, как правило, один работник (например, секретарь руководителя), дела формируются централизованно в секретариате. В крупных организациях (при децентрализованном ведении делопроизводства) дела формируются в структурных подразделениях по месту создания или исполнения документов. Важные внутренние документы (уставы, положения и др.), приказы, распоряжения, переписка руководителей всегда формируются в службе документационного обеспечения управления (секретариате, канцелярии).
Как же на практике происходит формирование дел?
В начале календарного года на каждое дело из перечисленных в номенклатуре дел заводится отдельная папка (папка-скоросшиватель или папка-регистратор).
Например, если в номенклатуру включено 20 дел, то заводится 20 папок.
При заведении дел в делопроизводстве обязательно оформляют обложки папок. Это оформление носит частичный характер. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу при подготовке их к передаче на хранение в архив организации.
При частичном оформлении дела на его обложку выносятся сведения, которые, во-первых, дают возможность быстро определить, в какую папку следует поместить тот или иной документ. Во-вторых, после того как дело сформировано, они указывают на состав документации, находящейся в папке, и позволяют найти нужный документ.
На обложке помещают следующие сведения:
название организации полное и/или сокращенное, если оно официально признано, т. е. зарегистрировано государственными органами. Например: «Московский государственный университет им. М.В. Ломоносова — МГУ»;
индекс дела в соответствии с индексом, присвоенным ему в номенклатуре дел, например: «Дело № 03-07», где 03 — это индекс структурного подразделения (участка деятельности), 07 — порядковый номер дела в номенклатуре;
заголовок дела, т. е. краткие сведения о составе и содержании документов, помещенных в дело, — переносится на обложку из номенклатуры без изменений;
срок хранения дела, например: «3 года», «5 лет», «хранить постоянно» и др. (в соответствии с номенклатурой дел).
После того как папки заведены и оформлены, начинается собственно работа по формированию дел. Она складывается из следующих операций:
распределение и раскладка исполненных документов по папкам (делам);
расположение документов внутри дел в определенной последовательности.
Несмотря на кажущуюся простоту, все операции по формированию дел должны проводиться по определенным правилам. Только тогда будет возможен быстрый поиск документов и обеспечение их сохранности.
Порядок распределения документов по папкам-делам
Дело считается заведенным с момента появления в папке первого исполненного документа.
Нужно знать, что нормы и правила формирования дел содержатся в ряде общегосударственных документов, таких как Государственная система документационного обеспечения управления (одобрено приказом Главархива СССР от 25.05.88 № 33), Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (зарегистрированная Минюстом России от 27.01.06 № 7418), Основные правила работы архивов организаций (одобренные Росархивом от 06.02.02). Кроме того, в конкретных организациях или учреждениях инструкции по делопроизводству обязательно должны включать разделы по формированию и хранению документации. Как известно, такие инструкции разрабатываются с учетом специфики организации служб документационного обеспечения управления и состава документов учреждения.
Общие требования к формированию дел
В деятельности предприятий и организаций создаются и используются всевозможные документы, различающиеся по видам, назначению, срокам хранения и т. д. Их нужно правильно распределить по папкам. Поэтому при формировании дел, куда входят различные документы, должны соблюдаться общие требования, сформулированные в Основных правилах работы архивов организаций. Рассмотрим их подробнее.
Дела, по которым распределяются документы, должны точно соответствовать номенклатуре дел.
Если в течение года появляются новые документы, не предусмотренные номенклатурой дел, из них формируют самостоятельное дело. Заголовок нового дела вносят в номенклатуру под резервным номером.
В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют его заголовку.
В дела должны помещаться только исполненные документы — неисполненные запрещается подшивать в папку.
Документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела.
В дело включается по одному экземпляру каждого документа.
При этом запрещается группировать в дела черновики и дублетные — то есть повторяющиеся — экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату. Подлинники документов отделяются от копий.
Приложения и дополнительные материалы, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Однако приложения, имеющие большой объем, группируются в самостоятельное дело, о чем в документе делается отметка.
В дело группируются документы одного календарного года. Исключение составляют:
переходящие дела (содержат документы по вопросам, решение которых переносится на следующий календарный год);
личные дела (формируются в течение всего периода работы данного лица в организации);
дела с документами выборных органов и их постоянных комиссий (формируются за период их созыва);
дела с документами учебных заведений (формируются за учебный год);
дела с документами театров, характеризующими сценическую деятельность (формируются за театральный сезон), и др.
Любое дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см.
В случае, если документов в деле больше, его разделяют на тома, имеющие те же заголовки. Количество томов указывается в номенклатуре дел в конце года.
Не меньшее значение имеет и систематизация документов, т. е. их правильное расположение внутри дела. От этого также зависит быстрота поиска необходимой документной информации.
Документы внутри дела должны располагаться в определенном порядке так, чтобы по своему содержанию они последовательно освещали те или иные вопросы. При этом нужно иметь в виду, что при формировании каждого дела важно определить, но какому принципу располагать документы. Наиболее часто применяются следующие принципы:
предметно-вопросный или логический;
корреспондентский и географический.
Расположение в хронологическом порядке предполагает группировку документов за определенный период времени.
Так, в одну папку помещают отчеты или планы за квартал («Квартальные отчеты подведомственных предприятий»), в другую — за год («Годовые отчеты подведомственных предприятий»).
Он же предполагает расположение документов в хронологической последовательности, например: входящие документы — по датам поступления, исходящие — по датам отправления.
С хронологическим расположением документов совпадают предметно-вопросный и нумерационный принципы.
Предметно-вопросный порядок предполагает размещение документов в деле соответственно логической последовательности решения вопросов. В этом случае в дело помещают документы, посвященные одному вопросу, например: «Переписка об организации строительно-монтажных работ по реконструкции спортивного комплекса».
При алфавитном порядке документы систематизируют по первым буквам фамилий авторов, названий организаций-корреспондентов и т. д.
При нумерационном принципе производят группировку однородных документов, которые располагают по порядку их номеров. Например: приказы, протоколы и т. д.
По номинальному принципу в дела группируются документы одного вида (разновидности): акты, справки и т. д. Например: «Акты ревизий финансово-хозяйственной деятельности».
Для группировки переписки часто используются корреспондентский и географический принципы. В этом случае за основу помещения документов в дело берут конкретного корреспондента, с которым ведется переписка, или его месторасположение. Например: «Переписка с ГПИ «Гипротеатр» или «Переписка с вузами Московской области».
Нужно иметь в виду, что в основе формирования дел всегда лежит сочетание нескольких признаков. Так, например, при формировании дела, имеющего заголовок «Протоколы заседаний Совета директоров за 2002 г.», будут использоваться номинальный, хронологический, нумерационный и др. принципы, а в папке с заголовком «Переписка со школами Центрального административного округа о проведении физико-математической олимпиады» — предметно-вопросный, географический, хронологический.
О способах группировки документов внутри дел организации, составлении внутренней описи документов и о том, какие функции выполняют лист-заменитель и карта-заменитель, вы узнаете из следующего номера журнала.
www.intertrust.ru
Mangeshine
Работа по формированию дел состоит из следующих операций:
· Распределение исполненных документов по делам в соответствии с номенклатурой дел;
· Расположение документов внутри дела в определенной последовательности;
· Оформление обложки дела.
Эти операции исполняются в течение года, что ускоряет и облегчает работу с документами в службах ДОУ и других структурных подразделениях организаций, так же при последующем их хранении в ведомственном архиве.
В организациях формирование дел осуществляется централизовано и децентрализовано. В первом случае дела формируются только службой ДОУ, во втором случае – всеми структурными подразделениями организации.
Формирование дел в структурных подразделениях осуществляется с помощью ответственных за документацию либо исполнителей, ведущих определенный круг вопросов в своем структурном подразделении. Методическое руководство правильностью формирования дел обеспечивает служба ДОУ и ведомственный архив. Правильность формирования дел достигается соблюдением ряда правил, положений. Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен, в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.
В дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих дел, судебных, личных дел, документов органов представительной власти, других выборных органов, которые группируются за период их созыва; документов учебных заведений, формирующихся в дела за учебный год и др. Формирование дел осуществляется с целью наиболее рациональной организации хранения документов, которая обеспечивает быстрый поиск необходимых документов и информации.
Дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 сантиметров. Ограничений по минимальному объему дел не существует. При большом объеме документов, относящихся к одному делу, проводят их деление на самостоятельные тома, части или создают новые дела, систематизируя документы по хронологии, вопросному принципу. [14, стр. 205-209]
Приложение к документам, независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся.
Документы, помещенные в дело, должны иметь подписи, дату, индекс, копии – заверительную надпись, отметку «В дело».
Документы в деле должны располагаться в определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящееся к нему приложение, а затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса. Запрещается подшивать в дело неисполненные документы, разрозненные экземпляры документов, документы, подлежащие возврату, дублирующие документы.
Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в дела отдельно. Например, следует хранить в различных делах оригиналы и копии документов, годовые и квартальные планы работы и так далее, поскольку эти документы имеют различные сроки хранения. В то же время допускается временная группировка в одном деле документов различных сроков хранения, если они относятся к одному вопросу. По окончании календарного года и решения вопроса такие документы рекомендуется перегруппировать в самостоятельные дела.
При формировании документов в дела используются следующие признаки заведения дел. Основанием для группировки документов по номинальному признаку служит название их разновидности. Например: приказы, протоколы, указания, акты, справки и т. д. При формировании документов в дела по предметно вопросному признаку за основу берут их содержание. Например: «Документы по вопросам повышения качества продукции (акты, справки, рекламации, докладные записки)».
Авторский признак предполагает группировку в дела документов одного автора. Например: «Протоколы производственных совещаний предприятия «Контакт» за 2005 год».
Для группировки переписки используется корреспондентский признак. При этом в заголовке дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка и раскрывается содержание вопроса. Например: «Переписка с машиностроительными предприятиями о взаимных расчетах за 2005 год». Объединение в одном деле документов нескольких корреспондентов осуществляется по географическому признаку. Например: «Переписка с предприятиями Восточной Сибири по вопросам поставки продукции».
www.mangeshine.ru
Правила формирования дел в делопроизводстве
Имя материала: Делопроизводство
Автор: Л. А. Румынина
11.2. требования к формированию дел в делопроизводстве
Формирование исполненных документов в дела в организациях осуществляется в течение всего делопроизводственного года в соответствии с утвержденной на данный год номенклатурой дел. С начала делопроизводственного года должны быть оформлены обложки дела по правилам, оговоренным в Основных правилах работы ведомственных архивов. Форма обложки дел постоянного и временного (до 10 лет) хранения установлена также ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования».
На обложку каждого дела, заведенного в соответствии с номенклатурой дел, выносятся следующие сведения:
наименование структурного подразделения;
дата дела (на данном этапе — год);
срок хранения и статья по перечню.
Сведения, вынесенные на обложку дела в начале делопроизводственного года, могут уточняться и дополняться новыми данными. Так, только в конце делопроизводственного года можно уточнить заголовок и при необходимости дать подзаголовок, если сформировалось несколько томов дела. В этом случае рядом с индексом дела должно быть проставлено: «том 1», «том 2» и т. п.
Только в конце года можно проставить количество листов дела и внести уточнения в дату формирования, указав точные даты первого и последнего документов. (Это требование распространяется на отдельные виды документов, например на распорядительные.) При формировании дел в делопроизводстве на обложке не проставляется и архивный шифр дела, в который входят: наименование государственного архива, в который передает дела на постоянное хранение организация; номера фонда, описи, дела — эти сведения будут проставлены после передачи дел на хранение в архив организации.
Наименование организации на обложке дела указывается полностью в именительном падеже с указанием полного наименования организации, которой она непосредственно подчинена (также в именительном падеже). Если организация или вышестоящая организация имеют официально принятые сокращенные наименования, то они указываются в скобках после полного наименования, например:
Комитет социальной защиты населения Москвы (Комсоцзащиты Москвы);
Реабилитационный центр для инвалидов (РЦдИ).
При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение делопроизводственного года или при передаче дела в другую организацию (структурное подразделение) на обложке дописывается новое наименование организации или организации-преемника (структурного подразделения), а прежнее заключается в скобки.
Индекс дела, заголовок дела, срок хранения и статья по перечню переносятся на обложки дела из номенклатуры дел.
Дело считается заведенным, если в него подшит первый исполненный документ. Формирование документов в дела должны осуществлять либо делопроизводственные работники, либо специально назначенные лица, знающие основные требования к формированию дел.
Формирование дел включает в себя:
получение исполненных документов, проверку правильности оформления и наличия на нем всех реквизитов, обеспечивающих их юридическую силу, и отметок, свидетельствующих об окончании работы с документами;
распределение исполненных документов по делам в соответствии с номенклатурой дел. В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры, а также документы, подлежащие возврату. В дело помещается по одному экземпляру каждого документа, и только для особо ценных документов могут быть сделаны исключения. Основное требование, которое всегда должно соблюдаться, — это формирование в отдельные дела документов постоянного и временного сроков хранения. Дело не должно быть более 4 см толщиной и содержать более 250 листов в одном томе;
расположение документов внутри дела в определенной последовательности. В соответствии с Основными правилами работы ведомственных архивов внутри дел документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы.
Обычно документы находятся в деле в хронологической последовательности, начиная от более ранних по датам документов и кончая более поздними. Документы могут быть расположены по их порядковым номерам (приказы), что также отражает хронологическую последовательность. Часто применяют и обратную хронологическую последовательность при формировании документов в дела, когда более ранний документ находится в конце дела, более поздний -в начале дела, например, при формировании личных дел. Это обеспечивает удобство в работе, избавляет от необходимости извлекать документы из дела при подшивке очередного документа. При передаче таких дел на архивное хранение их переформировывают, чтобы обеспечить обычную хронологическую последовательность.
При формировании дел отдельных категорий документов также руководствуются следующими правилами:
распорядительные документы формируются в дела по видам с относящимися к ним приложениями;
переписка группируется в дело таким образом, чтобы документ-ответ помещался сразу за документом-запросом;
приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом более 250 листов формируются в отдельный том, о чем делается отметка на документе;
утвержденные документы всегда формируются отдельно от их проектов;
при формировании некоторых категорий документов необходимо сразу заполнять внутреннюю опись дела (личные дела; дела, содержащие особо ценные документы);
дела с обращениями граждан формируются в алфавитном порядке заявителей. Все документы, относящиеся к одному заявителю, составляют самостоятельную группу. Повторные обращения подшивают к данной группе документов. Внутри документы располагают в хронологическом порядке.
Формирование документов дела начинается с начала делопроизводственного года. Как уже отмечалось, для подшивки документов лучше всего использовать папки типа «Corona».
В организациях дела, как правило, формируются децентрализованно. Только в небольших организациях возможно централизованное формирование дел службой ДОУ. При децентрализованном формировании служба ДОУ обеспечивает сохранность наиболее важной части управленческих документов организации, а остальные документы формируются в структурных подразделениях. Методическое руководство за правильностью формирования осуществляют служба ДОУ, ведомственный и государственные архивы.
Все изложенные выше требования относятся прежде всего к формированию дел традиционным способом.
Контрольные вопросы и задания
1. Назовите документ, регламентирующий оформление обложки дела.
2. Какие реквизиты выносятся на обложку дела в момент его заведения? Расскажите о правилах оформления этих реквизитов.
3. Когда дело считается заведенным?
4. Что включает в себя формирование дела?
5. Перечислите правила формирования дел отдельных категорий документов.
6. Какие папки рекомендуется использовать для формирования документов в дела в течение делопроизводственного года?
7. Кто занимается формированием документов в дела в организации?
8. В каких случаях внутреннюю опись дела заполняют одновременно с подшивкой документа в дело?
9. Расскажите об условиях хранения дел в текущем делопроизводстве.
Содержание
Читать: Аннотация
Читать: Введение
Читать: Часть 1. документирование
Читать: Глава 1. понятие о документах, способах документирования, носителях информации и функциях докумГлава 2. унификация и стандартизация документов. унифицированные системы документацииЧитать: Глава 3. формуляр-образец, реквизиты и бланкиЧитать: 3.1. формуляр-образец организационно-распорядительного документа. общие сведения о реквизитахЧитать: 3.2. бланки документовЧитать: 3.3. требования к оформлению реквизитов организационно-распорядительных документовЧитать: Глава 4. правила оформления основных видов организационно-распорядительных документовЧитать: 4.1. организационные документыЧитать: 4.2. распорядительные документыЧитать: 4.3. справочно-информационные документыЧитать: Глава 5. правила оформления и выдачи копий документовЧитать: Глава 6. служба документационного обеспечения управления. требования к организации документообГлава 7. организация приема, рассмотрения и регистрации документовЧитать: 7.1. прием поступающих документов, организация доставки документовЧитать: 7.2. организация рассмотрения документовЧитать: 7.3. регистрация документовЧитать: Глава 8. информационно-справочная работаЧитать: Глава 9. контроль исполнения документовЧитать: Глава 10. организация отправки исходящих документовЧитать: Глава 11. организация оперативного хранения документовЧитать: 11.1. требования к организации хранения исполненных документов в делопроизводстве. номенклатура11.2. требования к формированию дел в делопроизводствеЧитать: Глава 12. экспертиза ценности документовЧитать: Глава 13. подготовка дел к архивному хранениюЧитать: Глава 14. основные понятия об архивном храненииЧитать: Глава 15. кодификация нормативных актов
Читать: Приложения
Читать: Список литературы
bugabooks.com
- История делопроизводства
- Инструкция по делопроизводству
- Должностная инструкция
- Адресат и адресование документа
- Согласование документа
- наименование организации (полное и краткое);
- наименование структурного подразделения;
- индекс дела по номенклатуре дел;
- заголовок дела в полном соответствии с номенклатурой дел;
- срок хранения дела.
Формирование дел
После того как работа с документами закончена, они помещаются в дела (скоросшиватели, регистраторы) и раскладываются в них в определенном порядке.
Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
В небольших организациях дела формируются централизованно в службе документационного обеспечения управления или у секретаря. Если организация крупная, документы руководства формируются и хранятся в службе документационного обеспечения управления, а остальные документы группируются в дела и хранятся в структурных подразделениях, в которых с ними работали.
Правила и порядок формирования дел
Формирование дел проводится по правилам, которые содержатся в Основных правилах работы архивов организации, Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
К началу календарного года на все дела, перечисленные в номенклатуре дел, готовятся папки.
На обложках указываются:
При формировании дел следует соблюдать ряд правил. Их выполнение всегда поможет правильно определить место хранения любого документа.
В дело помещают только исполненные и правильно оформленные документы, которые соответствуют по виду и содержанию его заголовку. Запрещается включать в дело черновые и дублетные экземпляры документов.
Необходимо запомнить, что документы постоянного и временного сроков хранения не группируют в одно дело.
Существует правило, по которому в дело не помещают более 250 листов при его толщине не более 4 см. Это условие обеспечивает оптимальные условия для поиска информации и наименьшие трудозатраты при подготовке дел к архивному хранению. Если создается больше документов, относящихся к этому делу, заводится новый том с тем же заголовком.
Дела формируются в течение одного календарного года. В учебных заведениях обычно документы группируются в течение учебного года (т.е. с сентября по август). Однако существует определенная специфика в формировании ряда категорий дел. К ним относятся судебные дела, дела, решения по которым выходят за рамки календарного (учебного) года. В течение всего периода работы формируются дела выборных органов комиссий, творческих групп.
Приказы по основной деятельности должны группироваться отдельно от приказов по личному составу. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения.
Внутри дела документы также должны систематизироваться. Распорядительные документы вместе с приложениями формируют в дело по видам документов и хронологии. То есть сначала помещают документ более ранней даты, затем — более поздней. Протоколы подшивают в хронологическом порядке и по номерам.
Приложения обычно присоединяются к документам, к которым они относятся. Если приложения имеют большой объем, они могут составлять отдельное дело с соответствующим заголовком.
При формировании в дело переписки следует учитывать, что письмо-ответ помещают за письмом-запросом. Это означает, что принцип хронологии соблюдается в отношении инициативных документов.
Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся, независимо от времени их создания. Годовые, квартальные и месячные планы хранятся отдельно.
В отдельные дела помещают обращения граждан, располагая их в алфавитном порядке. При этом предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.
Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.
Электронные документы и базы данных формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел организации, отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера. Электронные базы данных формируются в отдельные дела.
Хранение дел
Сформированные и законченные дела хранятся в структурных подразделениях до передачи их в архив организации. Сохранность документов, защиту от негативного воздействия света и пыли обеспечивается хранением в запирающихся шкафах, сейфах или элеваторных картотеках.
Дела располагаются на полках вертикально. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре. Номенклатура дел должна быть прикреплена на внутренней стороне дверцы шкафа. Чтобы найти необходимый документ, в номенклатуре находят номер соответствующего дела и затем папку с тем же номером.
Документы, уже сформированные в дела, могут понадобиться сотрудникам для работы. В этом случае вместо документа, извлеченного из дела, помещается лист-заместитель. В листе-заместителе указывают номер и дату документа, его краткое содержание, когда и кому он выдан. На дело, выданное целиком, заполняется карта-заместитель. В ней указывается номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано, на какой срок, росписи в получении и приеме после возвращения дела. Карточка-заместитель помещается в шкафу на месте выданного дела.
В соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив федерального органа исполнительной власти не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года со дня начала их использования или хранения в структурных подразделениях. Передача дел в архив федерального органа исполнительной власти производится на основании описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, составляемых в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив федерального органа исполнительной власти не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке.
www.grandars.ru