Как регистрировать приказы по отпускам
Архивная обработка документации: что она собой представляет?
Курс ЦБ РФ
В любой компании, даже небольшой, издается и хранится большое количество различных приказов и распоряжений. Если их все регистрировать и подшивать в одно дело, то рано или поздно приведет к путанице. Да и уполномоченные представители проверяющих органов вряд ли одобрят такое ведение документации.
— Для того чтобы правильно разделить приказы, издаваемые в организации, нужно руководствоваться следующими документами:
Основываясь на данные документы, в каждой организации должна быть разработана номенклатура дел. Исходя из нее и происходит разделение приказов, распоряжений и других документов.
В зависимости от численности штата организации и её структуры, разработанная номенклатура дел может быть поделена на отделы с указанием буквенного шифра, а может быть общей.
В любом случае, все приказы в действующей организации делятся на приказы по основной и хозяйственной деятельности и приказы по личному составу.
— Приказы по основной и хозяйственной деятельности, как правило, хранятся у секретаря (если другое не оговорено отдельным распоряжением). На него же возлагается обязанность по регистрации, хранению и архивации этих приказов.
Документы различаются и по срокам хранения. Приказы по основной деятельности предприятия (по организационной структуре, по утверждению штатного расписания, внесению в него изменений и пр.) имеют строк хранения – постоянно. По истечению календарного года они сдаются в архив предприятия.
Приказы по хозяйственным и оперативным вопросам имеют срок хранения 5 лет. Они имеют сквозную нумерацию без литеры. Если объем издаваемых на предприятии приказов большой, тогда в течение года их делят на тома. По истечении срока хранения данные дела уничтожаются с оформлением акта об уничтожении .
— Приказы по личному составу оформляются и хранятся в отделе управления персоналом предприятия. Они также различаются по срокам хранения.
Внимание: Приказы о приеме, увольнении и перемещении сотрудника внутри предприятия со сроком хранения 75 лет. Сюда же подшиваются приказы о смене фамилии, долгосрочной командировке, длительном временном переводе работников и пр. Данные документы регистрируются в журнале, имеют сквозную нумерацию и литеру (чаще всего «л-с», «к»). В конце года такие приказы систематизируются по алфавиту с нумерацией страниц и внутренней описью, далее переплетаются в дела и вместе с журналом регистрации их сдают в архив.
— В отдельное дело оформляются приказы на отпуска (очередные, без сохранения заработной платы и пр.), краткосрочные командировки и переводы, они хранятся 5 лет. В нумерацию приказа добавляется буква (например «о» или шифр отдела).
Такой же срок хранения имеют приказы о взысканиях. Однако их рекомендуется хранить отдельно, т.к. к ним прилагаются материалы: объяснительные записки, протоколы, уведомления и пр.).
По истечении срока хранения эти приказы уничтожаются.
— Так же отдельно рекомендуется хранить приказы о поощрении (срок хранения – 75 лет). В отдельное дело подшиваются приказы о поощрении как своего предприятия, так и вышестоящего.
arhivuslugi.ru
Журнал регистрации приказов на отпуск
Формат: 210 х 288 (вертикальный)
64 страницы
Обложка: золотистый картон
Cъемная обложка из прозрачного ПВХ
Отверстия для шнуровки и архивации
Журнал регистрации приказов на отпуск — применяется для регистрации кадровых приказов о предоставлении отпуска.
В журнале регистрации приказов на отпуск регистрируются приказы на отпуск со сроком хранения 5 лет, например:
- О предоставлении работнику (работникам) ежегодного оплачиваемого отпуска
- О переносе ежегодного оплачиваемого отпуска
- Об отзыве из ежегодного оплачиваемого отпуска
- О предоставлении учебного отпуска
- и т.д.
- О предоставлении отпуска по уходу за ребенком до 1.5, 3-х лет
- О досрочном выходе из отпуска по уходу за ребенком до 1.5, 3-х лет
- О предоставлении работнику отпуска без сохранения заработной платы
- Трудовой кодекс Российской Федерации, Глава 19 «Отпуска» (выдержки)
- Унифицированная форма № Т-6. «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»
- Таблица «Продолжительность ежегодных основных оплачиваемых отпусков»
- Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения от 25.08.2010 г. (выдержки)
- Как называется журнал, какие документы в нем регистрируются;
- В какой организации ведется журнал;
- За какой период приводятся данные, обычно за такой период берется календарный год;
- Кто ответственен за ведение журнала (прописываются должности, ФИО).
Приказы на отпуск, имеющие срок хранения 75 лет, регистрируются отдельно (например, в Журнале регистрации приказов по личному составу). К таким приказам относятся:
Оформление приказов на отпуск производится в соответствии с Унифицированными формами первичной учетной документации по учету кадров. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 закреплена форма приказа на отпуск (Форма Т-6, Т-6а).
С 01.01.2013 организация может вносить изменения в формы первичной учетной документации, при этом образцы используемых форм (с изменениями или унифицированных) должны быть утверждены приказом руководителя.
Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.
Порядок нумерации приказов по личному составу не регламентирован. В Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 27.11.00 № 68, отмечено лишь, что приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно (п. 4.1.3).
Обратите внимание, что в соответствии с п. «д» ст. 358 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000, для Журналов регистрации отпусков установлен срок хранения 3 года. Срок хранения журнала исчисляется с даты регистрации последнего приказа.
Пример заполнения основного раздела журнала:
В журнал включены дополнительные материалы:
Нормативные материалы:
Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета, и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике.
www.hr-ok.ru
Правила ведения журнала регистрации отпусков + пример журнала
Регистрационные журналы улучшают документооборот компании, обобщая и сопоставляя сведения об отдельных группах оформляемых и входящих документов. Для учета утверждаемых приказов о предоставлении отпусков персоналу может применяться отдельный журнал регистрации отпусков, о котором мы и расскажем в данной статье.
Необходимость ведения и заполнения журнала
Журнал является частью кадрового делопроизводства и отражает данные обо всех оформленных приказах на отпуск. Отпуск может быть предоставлен сотруднику на основании ТК РФ, а также в соответствии с внутренними локальными актами компании, коллективным договором, трудовым соглашением и иными документами, определяющими дополнительные отпускные периоды в различных ситуациях.
Для оформления приказа может быть использована типовая форма– Т-6 или Т-6а. Первая форма применяется в отношении одного работника, вторая – группы сотрудников. Читайте также статью: → «Форма Т-6 и Т-6а. Приказ на отпуск». Право работодателя создать собственные формы для оформления предоставляемых отпусков, закрепив подготовленный бланк в своей внутренней документации и учетной политике.
Каждый раз, направляя работника в отпуск, руководитель утверждает приказ, который подлежит обязательной регистрации в журнале. Основанием для создания приказа служит график отпусков, а также личное заявление будущего отпускника. Читайте также статью: → «Как составить график отпусков в организации».
Если отпуск предоставляется в период, отличный от закрепленного в графике, то достаточно только заявления работника.
Форма журнала регистрации приказов на отпуск
Оформлением приказов о предоставлении отпускных периодов занимается сотрудник, у которого в обязанностях прописана данная функция. Обычно это сотрудник кадровой или иной службы, отвечающей за взаимосвязь с персоналом.
Ведением журнала учета также обычно занимается специалист по кадровым делам, в разных организациях должность такого работника может именоваться по-разному. Главное, чтобы в обязанностях данного сотрудника была указана необходимость учета утверждаемых кадровых приказов о предоставлении отпусков и фиксации сведений о них в специальном журнале учета.
Согласно законодательству, организация вправе использовать для учета рекомендуемую типовую форму регистрационных книг и журналов или разработанную самостоятельно. В отношении журнала для регистрации приказов об отпусках типовая форма не утверждена, поэтому состав данного документа остается на усмотрении организации. Читайте также статью: → «Форма Т-7. Составляем график отпусков».
Форма журнала произвольная, может включать те графы, которые нужны конкретному работодателю для полного отражения необходимых сведений о предоставляемых отпусках сотрудникам.
Образец регистрационного журнала
Как правило, любой журнал или книга учета представляется в форме таблицы, в которую по порядку заносятся данные о создаваемых документах. Журнал для учета приказов на отпуск также может содержать табличную часть, в которой будут показываться сведения о приказе, виде предоставляемого отпуска, его длительности, а также самом отпускнике. Примерная форма журнала может содержать такие графы:
Каждая запись в журнал вносится на основании составленного и утвержденного приказа о предоставленном отпуске. Учет кадровых приказов с разным сроком хранения рекомендуется вести в отдельных журналах. В частности в рассматриваемом журнале можно регистрировать приказы, связанные с ежегодным основным отпуском (его предоставление, перенос, досрочное окончания в связи с отзывом), а также учебным отпуском, срок хранения которых составляет 5 лет.
Приказы, связанные с отпуском по уходу за ребенком, без сохранения заработной платы должны храниться 75 лет, а потому их лучше зарегистрировать в отдельном журнале, например, по учету приказов по личному составу.
Помимо табличной части, любой журнал должен содержать обложку, на которой будут приведены общие сведения о том:
Обозначенный журнал подлежит хранению в течение трех лет с момента последней регистрационной записи, внесенной в журнал. Об этом гласит п.Д ст. 358 Перечня, утвержденного Росархивом от 6 октября 2000 г.
Способ ведения журнала регистрации отпусков
Журнал для приказов об отпусках по общему правилу не является обязательным, он не запрашивается и не проверяется контролирующими органами. Его ведение необходимо, прежде всего, самой организации для обобщения и систематизации сведений, получения сводных и наглядных данных, собранных в одном месте.
Журнал позволит проследить последовательность издания приказов, не даст нарушить нумерацию, обеспечит непрерывность номеров. Кроме того, в некоторых случаях журнал пригодится для решения некоторых вопросов внутреннего или иного характера, например, для принятия решения о применении дисциплинарных наказаний, может быть представлен в суд в качестве подтверждения издания конкретного приказа, а также использоваться для иных целей.
Однако для применения в таких целях придется придать документу юридический статус, для этого нужен рукописный способ ведения, с нумерацией, прошивкой и скреплением печатью. Только в этом случае можно будет доказать, что в журнал не было внесено изменений, не были скорректированы даты, записи, не были удалены или добавлены страницы.
Организация вправе сама для себя определить, сколько журналов необходимо для организации грамотного учета распорядительной документации, будут ли делиться отдельные кадровые приказы между различными журналами или достаточно будет одного сводного документа.
В связи с отсутствием обязательности оформления журнала, его можно вести как в бумажном варианте, так и в электронном. Законодательство в отношении данного регистрационного документа строгих требований не предъявляет и порядок ведения не регламентирует.
Организация вправе организовать учет кадровых приказов в том виде, какой для нее удобен.
Обычно бумажная форма ведения журналов характерна в тех случаях, когда требуется постановка личных подписей ответственных или участвующих лиц, печати организации, а также для придания документу юридической значимости. Если такой необходимости нет, и журнал нужен только лишь для обобщения информации, учета и введения правильной нумерации, то его будет удобнее вести в электронном формате.
Бумажный вариант обычно скрепляется, нумеруется и прошивается. Все это делается для того, чтобы не потерялись и не перепутались листы журнала. Если журнал ведется в электронном виде, то для организации хранения его бумажного варианта в течение трех лет в конце года придется произвести распечатку электронного формата. Рекомендуется в локальном акте прописать способ ведения журнала регистрации, например, таким актом может быть Положение о кадровом производстве.
Звонок в один клик
Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7(812) 309-13-76
online-buhuchet.ru
Приказы по отпускам: срок хранения
Статьи по теме
Для разных видов приказов установлены различные сроки хранения. Каков срок хранения приказов по отпускам?
Из статьи вы узнаете:
Право на отпуск
Право работников на предоставление им ежегодного оплачиваемого отпуска установлено действующим Трудовым кодексом, в частности, ст. 114 данного нормативно-правового акта. При этом процедура направления персонала компании в отпуска предусматривает составление графика отпусков, который должен формироваться в конце предыдущего года и включать в себя все планируемые периоды отпусков действующих сотрудников предприятия на будущий год. При необходимости в ранее утвержденный график отпусков могут быть внесены изменения. О том, как это делается, читайте в нашем материале.
Подробнее о приказах по отпускам и их сроках хранения читайте в статьях:
Обратите внимание! График отпусков на 2018 год по организации должен быть утвержден не позже, чем 17 декабря этого года.
Помимо основных очередных оплачиваемых отпусков, в соответствии с актуальным законодательством работникам также могут предоставляться иные виды отпусков, включая:
Каждый из перечисленных видов отпусков имеет свои нюансы в плане предоставления и оформления. Мы сформировали наиболее полную подборку актуальных материалов по этим вопросам.
Скачайте документы по теме:
Оформление отпусков
Чтобы направить сотрудника в отпуск, помимо утвержденного в соответствии с действующим порядком графика отпусков работодателю необходимо:
В некоторых случаях для правильного документального оформления процедуры направления работника на отдых потребуется также получить от него соответствующее заявление. Читайте о том, когда это нужно сделать, в нашем материале.
Приказ о предоставлении отпуска
При направлении сотрудника в отпуск согласно ранее утвержденному графику или по иным причинам работодатель издает соответствующий приказ, в котором фиксируется:
Для удобства оформления данного приказа компания может использовать унифицированную форму № Т-6, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1. Пример заполнения такого документа приведен здесь.
Вместе с тем, на сегодняшний день организациям предоставлено право самостоятельно составлять формы таких приказов. Тем не менее, во всех случаях такой документ должен быть снабжен подписью руководителя компании и самого работника, который простановкой своей подписи подтверждает факт ознакомления с его содержанием.
Срок хранения приказов на отпуск
Ключевым нормативным документом, регламентирующим срок хранения приказов на отпуск, является Перечень, утвержденный приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. В частности, вопросу о том, сколько хранятся приказы на отпуск, посвящены статьи 19 и 665 этого документа.
Кроме того, сроки хранения приказов на отпуск затрагиваются также в статье 22.1 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Согласно этим нормативно-правовым актам, приказы по отпускам относятся к категории документов по личному составу. Рекомендуем прочитать наш материал, чтобы узнать, какие еще бывают виды приказов, и как отличить их друг от друга.
В свою очередь, принадлежность приказов на отпуск к категории документов по личному составу определяет нормативные сроки их хранения. Кроме того, необходимо принимать во внимание, что приказы, направляющие работников в разные типы отпусков, подлежат хранению в течение различных промежутков времени.
Сроки хранения приказов о предоставлении ежегодных отпусков
Ежегодные основные оплачиваемые отпуска в целях определения ответа на вопрос о том, сколько хранятся приказы на отпуск, рассматриваются так же, как ежегодные дополнительные отпуска. Они относятся к документам краткосрочного хранения, для которых нормативный срок в этом отношении составляет пять лет.
Обратите внимание! Для приказов на учебный отпуск срок хранения определяется в аналогичном порядке и составляет 5 лет, если они не хранятся в составе личных дел работников.
Что касается необходимости прикрепления к ним соответствующих заявлений работников о предоставлении отпуска, то конкретный порядок ведения документооборота в организации, в том числе ведения и хранения кадровых документов, организация устанавливает самостоятельно с учетом требований законодательства.
Актуальные нормативные документы не содержат требований о конкретном порядке хранения документов, поэтому вопрос совместного или раздельного хранения заявлений с приказами каждый работодатель решает по своему усмотрению. Исключением являются организации, в которых конкретный порядок закреплен на законодательном уровне. Прочтите наш материал, чтобы узнать, каких компаний касаются особые правила.
Срок хранения приказов на отпуска особых видов
Сроки хранения приказов на отпуска особых видов, включая отпуска без сохранения заработной платы, отпуска по уходу за малолетними детьми и отпуска, предоставляемые сотрудникам, работающих в особо вредных, тяжелых или опасных условиях, регламентируются Перечнем № 558 в специальном порядке.
В данном случае период, в течение которого организация обязана обеспечивать их сохранность, зависит от времени их изданий, поскольку в последние годы в нормативную базу по этому вопросу были внесены изменения:
Опытные сотрудники кадровых служб рекомендуют обращать внимание на тот факт, что в отношении отпуска по беременности и родам срок хранения приказов по отпускам в организации Перечнем № 558 не определен. Некоторые компании рассматривают их как приказы краткосрочного хранения, однако такая интерпретация этого вопроса может привести к возникновению сложностей при проведении проверок. Кроме того, следует учитывать, что для приказов на отпуск, предоставляемый в целях осуществления ухода за ребенком, нормативный срок обеспечения сохранности составляет от 50 до 75 лет.
В этой связи ответ на вопрос о том, сколько хранятся приказы на отпуск по беременности и родам, не выглядит однозначным: целесообразно обеспечить хранение приказов на отпуск по беременности и родам в течение соответствующего периода. Прочтите наш материал, чтобы узнать, какой позиции по этому вопросу придерживаются контролирующие органы.
Порядок хранения приказов на отпуск
Кадровые документы в течение срока хранения приказов на отпуска следует держать в порядке, обеспечивающем возможность беспрепятственного доступа к ним уполномоченным лиц и поиска необходимого документа. Как правило, такие документы распределяют по отдельным папкам, согласно установленному для этих приказов по отпускам сроку хранения.
Сортировку приказов внутри папок целесообразно произвести по одному из удобных критериев — году издания или фамилии работника, направленного в отпуск.
Документы большого объема, которые включают в себя 250 и более страниц формата А4, следует разделять на несколько томов, которые сортируются по алфавиту и затем размещаются в нескольких папках. На их обложках указывается информация, позволяющая быстро найти необходимый документ среди этих папок: буквы алфавита, которыми промаркированы документы, хранящиеся в конкретной папке, даты издания первого и последнего приказа внутри нее, а также первый и последний регистрационный номера таких документов.
Следует обратить внимание, что бумаги, которые используются в качестве основания для выдачи приказа, размещаются в отдельном месте: мы расскажем, как обеспечить их правильное хранение и взаимосвязь между этими документами.
Условия хранения приказов на отпуск
Каждый из документов, подлежащих хранению, размещается в соответствующую папку, после чего папки необходимо прошить нитками и упаковать в картонные коробки. Место хранения документов должно обладать характеристиками влажности и иных параметров, обеспечивающих сохранность документации в течение длительного времени. В случае, если в организации образуется большое количество документов, подлежащих хранению, можно рассмотреть вопрос о передаче их в специализированный архив. Кроме того, специальный порядок обеспечения хранения должны обеспечивать бюджетные организации: о требованиях, установленных для них в этом вопросе, читайте в нашем материале.
www.kdelo.ru
Как регистрировать приказы по отпускам
С 1 января 2013 года в связи с изменениями в законодательстве введено новое распределение приказов по видам, а следовательно, привычный порядок формирования приказов в дела также претерпел изменения
Распорядительная деятельность в организациях всех форм собственности осуществляется путем фиксации управленческих решений в распорядительных документах.
К распорядительным документам относятся приказы и распоряжения. Порядок регистрации распорядительных документов, их формирования в дела, хранения определяется в зависимости от того, к какому виду относится приказ. Так, приказы различных видов формируются в отдельные дела в течение календарного года, учитываются по отдельным регистрационным формам.
Распределение приказов по видам базируется на таком критерии, как срок хранения документа (т. е. определенный срок хранения, по истечении которого документ может быть выделен для уничтожения), и осуществляется в соответствии с одним из базовых нормативно-правовых актов в сфере делопроизводства — Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других предприятий, учреждений и организаций, с указанием сроков хранения.
С 1 января 2013 года в Украине действует новый Перечень типовых документов, образующихся в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других предприятий, учреждений и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденный Приказом Минюста от 12.04.2012 г. №578/5 (зарегистрирован в Минюсте 17.04.2012 г. под №571/20884, далее — Перечень 578/5).
Согласно ст. 16 Перечня №578/5, выделяются четыре группы приказов:
• по основной деятельности;
• по административно-хозяйственным вопросам;
• по кадровым вопросам длительного срока хранения;
• по кадровым вопросам временного срока хранения.
Согласно ранее действующему Перечню типовых документов со сроками хранения (Приказ Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины от 20.07.1998 г. №41), выделяли шесть основных групп приказов: по основной деятельности, по административно-хозяйственным вопросам; по кадровым вопросам (личному составу); о командировке; об отпусках; о дисциплинарных взысканиях. Перечень 1998 года утратил силу в связи с введением в действие нового Перечня 578/5.
Приказы по основной деятельности
Приказами по основной деятельности (далее — приказы по ОД) документируются, в частности, вопросы образования и реорганизации компаний или их подразделений, создания коллегиальных органов и комиссий (например, экспертной комиссии, делегирование представителей администрации в комиссию по соцстраху), производственной деятельности, планирования, ценообразования, делегирования права подписи или утверждения документов.
Сроки хранения приказов по ОД отличаются в зависимости от того, отнесена ли организация к субъектам формирования Национального архивного фонда (НАФ).
К субъектам формирования НАФ относятся, например, органы государственной власти, большинство научных учреждений. Функция по определению, создаются ли в организации документы НАФ, является компетенцией государственных архивов.
Национальный архивный фонд — совокупность архивных документов, отражающих историю духовной и материальной жизни украинского народа и других народов, имеют культурную ценность и являются достоянием украинской нации.
Документ Национального архивного фонда — архивный документ, культурная ценность которого признана соответствующей экспертизой и который подлежит государственному учету и хранению (ст. 1 Закона Украины «О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях» от 24.12.1993 г. №3814-XII)
Для приказов по ОД, выдаваемых организациями — субъектами формирования НАФ, установлен постоянный срок хранения. В других организациях приказы по ОД хранятся до ликвидации организации.
Приказы по административно-хозяйственным вопросам
Приказ — одна из основных составляющих документооборота любой организации. Чем дольше существует предприятие, тем больше объем созданных им документов. Вместе с тем со временем хранение всех документов становится для организации обременительным — не хватает площадей для бумаги, которой накапливается огромное количество. При этом далеко не вся информация, которую необходимо документировать, имеет длительное практическое значение. Например, приказ о переносе рабочих дней в 2013 году является важным для компании именно в 2013 году. Однако уже через несколько лет информация о том, что в 2103-м предприятие работало 29 апреля и отдыхало 3 мая, не будет иметь никакой практической ценности.
Именно для оптимизации объема документооборота выделяют отдельную группу приказов по административно-хозяйственным вопросам. В соответствии со ст. 16 Перечня №578/5, срок хранения таких приказов должен составлять пять лет. По истечении указанного периода приказы этого вида можно выделить к уничтожению, а значит, хотя бы немного, но освободить место для хранения других документов.
Приказы по кадровым вопросам
Перечень №578/5 выделяет две группы кадровых приказов:
• длительного срока хранения — должны храниться 75 лет;
• временного срока хранения – их срок хранения составляет пять лет.
К приказам по кадровым вопросам длительного срока хранения относятся приказы о:
• принятии на работу;
• переводе на другую должность;
• введении или отмене совмещения профессий (должностей);
• присвоении званий (повышении ранга, категории, разряда);
• изменении биографических данных (в связи с заключением или расторжением брака, переменой фамилии, собственного имени);
• поощрении (награждении, премировании).
Также к этой группе отнесены все приказы по вопросам оплаты труда, в том числе надбавок, доплат, оказания материальной помощи.
В компаниях, которые не создают документы НАФ (а это почти все коммерческие организации), к кадровым приказам длительного срока хранения относят и приказы об утверждении или изменении штатного расписания. К этой же группе относятся и некоторые приказы по вопросам предоставления отпусков, а именно: относительно предоставления отпусков по уходу за ребенком, отпуска без сохранения заработной платы, любых отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда. Более того, длительные командировки и командировки для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда также документируются приказами по кадровым вопросам длительного срока хранения.
К приказам по кадровым вопросам временного срока хранения относятся приказы о краткосрочных командировках в пределах Украины и за границу; приказы о наложении дисциплинарных взысканий; приказы о предоставлении ежегодного основного и дополнительных отпусков, отпусков в связи с обучением, отпуска работникам, имеющим детей (ст. 19 Закона Украины «Об отпусках»).
Работа с приказами
Оригиналы выданных и подписанных руководителем организации приказов формируют в дела в пределах календарного года по установленным Перечнем №578/5 видам. На 2013 год в любой организации должно быть предусмотрено четыре дела с приказами.
Приказы регистрируют в отдельных регистрационных формах. Таким образом, в 2013 году в организации должны присутствовать не только четыре дела с приказами, но и четыре журнала регистрации:
• Журнал регистрации приказов по основной деятельности;
• Журнал регистрации приказов по административно-хозяйственным вопросам;
• Журнал регистрации приказов по кадровым вопросам длительного срока хранения;
• Журнал регистрации приказов по кадровым вопросам временного срока хранения.
Журнал регистрации приказов является информационно-справочным инструментом для работы с приказами. Каждый журнал хранится столько же лет, сколько и соответствующее дело с приказами. Так, журнал регистрации приказов по кадровым вопросам длительного срока хранения за 2013-й будем хранить 75 лет.
В конце 2013 года в каждом журнале следует сделать итоговую запись, указав количество зарегистрированных документов, крайние даты, крайние номера (если будут обнаружены ошибки в регистрации, их следует отметить с краткими пояснениями, например: «Приказ №101 не выдавался, номер пропущен из-за технической ошибки»). Если в журнале останется достаточно места для регистрации приказов в следующем году, продлевать регистрацию в том же журнале правилами делопроизводства не запрещено. При этом важно помнить, что нумерацию приказов в новом году следует начать с №1.
Распределение приказов по видам с учетом особенностей конкретной организации
Перечень № 578/5 определяет общее распределение приказов по видам, однако на практике может возникнуть необходимость адаптировать этот порядок под специфику организации. Например, приказы по штатному расписанию отнесены Перечнем к кадровым приказам длительного (75 лет) срока хранения и должны формироваться в отделе кадров. Если в компании за эти приказы отвечает бухгалтерия (готовит проекты таких приказов, сохраняет подписанные оригиналы), можно выделить отдельную подгруппу приказов по штатному расписанию. В случае выделения подгруппы она должна формироваться в отдельное дело и включаться в номенклатуру дел бухгалтерии. Для такого дела также был предусмотрен отдельный журнал регистрации.
Особенности составления заголовков сводных приказов в 2013 году
В зависимости от содержания приказа, различают:
• простые (индивидуальные) приказы по кадровым вопросам — содержат сведения об управленческом действии относительно одного работника;
• сложные (сводные) приказы по кадровым вопросам – касаются нескольких работников.
Сводные приказы целесообразно применять в больших организациях. Хотя в сводном приказе могут быть зафиксированы управленческие решения по многим работникам, руководитель подписывает только один документ. Это значительно экономит время первого должностного лица организации.
Заголовок индивидуального кадрового приказа должен содержать сведения о работнике и соответствующее управленческое решение, например, «О принятии Задорожного А.С.», «О предоставлении части ежегодного основного отпуска Ваську В.В.».
Количество работников и управленческих действий, которые могут возводиться в один сложный приказ, правилами делопроизводства не ограничивается. Единственное правило: в таком документе можно свести вопросы, по которым установлен одинаковый срок хранения (75 или 5 лет). Так, одним приказом можно принять на работу Иваненко, перевести Петренко на другую должность, освободить Зайченко, а Ковалевской предоставить отпуск по уходу за ребенком.
Одним приказом можно оформить предоставление ежегодного отпуска Ляшко и отпуска в связи с обучением Дмитренко. Однако добавить к этому же приказу отпуск по уходу за ребенком еще одной работницы уже нельзя, ведь информация о таком отпуске должна храниться 75 лет.
Перечислить в заголовке сводного приказа всех лиц, которых он касается, невозможно (объем заголовка буде превышать все разумные пределы). Поэтому заголовки сводных приказов формулируют обобщенно: «По кадровым вопросам длительного срока хранения» или «По кадровым вопросам временного срока хранения».
Напоследок совет: не забывайте знакомить с кадровыми приказами работников, которых они касаются. На индивидуальном приказе можно оформить отдельную отметку для ознакомления, в сводный приказа обычно добавляют лист ознакомления с приказом.
n-auditor.ru