Приказ 935 мвд об архивной работе

Порядок осуществления архивной работы в службах и подразделениях органов внутренних дел

Отдельные вопросы передачи законченных производством дел на архивное хранение, классификацию, учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, порядок использования архивных документов, изменения, снятия грифа секретности, продления сроков засекречивания архивных документов и экспертизы ценности архивных документов регламентируется Приказом МВД РФ о 15.08.2011 № 935 «Об организации архивной работы в системе МВД РФ».

Учет и хранение документов Архивного фонда РФ осуществляется Центральным архивом МВД России , Центральным архивом внутренних войск МВД России при ГИАЦ МВД России, а также структурными подразделениями (подразделениями спецфондов) информационных центров управлений на транспорте МВД России по федеральным округам, линейных управлений МВД России на транспорте, министерств внутренних дел по республикам, главных управлений, управлений МВД России по иным субъектам Российской Федерации.

Формирование и оформление дел в органах внутренних дел Российской Федерации осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции по документационному обеспечению в системе органов внутренних дел Российской Федерации.

В органе внутренних дел формируются дела общего и специального производства.

К делам общего производства относятся дела с документами управленческого характера, включаемые в номенклатуру дел.

К делам специального производства относятся уголовные дела, личные дела сотрудников органов внутренних дел, федеральных государственных гражданских служащих и работников системы МВД России, в том числе лиц, проходивших службу, работавших в системе НКВД — МВД СССР, пенсионные дела лиц, проходивших службу в системе НКВД — МВД СССР, МВД России, и членов их семей, личные дела лиц, находившихся в местах лишения свободы, арестованных и иные дела, предусмотренные нормативными правовыми актами МВД России.

При заведении дела, подлежащего хранению в подразделении спецфондов, подразделением делопроизводства в начале дела перед внутренней описью документов подшивается лист использования документов (приложение № 1).Лист использования документов до передачи дела в подразделение спецфондов не заполняется. Учет пользования делом на стадии его делопроизводственного хранения осуществляется в установленном порядке.

На обложке дела, подлежащего хранению в подразделении спецфондов, предусматривается место для наименования подразделения спецфондов и архивного шифра, включающего номер фонда, номер описи и номер дела.

Дела постоянного и временного (10 лет и более) срока хранения должны иметь обложки из твердого картона. Допускается передавать в подразделение спецфондов дела временного срока хранения (до 10 лет) в полужестких и мягких обложках.

Подразделения спецфондов принимают на архивное хранение по территориальности от органов внутренних дел в соответствии со списком органов внутренних дел — источников комплектования:

— законченные производством дела общего производства постоянного и временного (более 10 лет) срока хранения;

— личные дела сотрудников;

— лицевые карточки на выплату денежного содержания и заработной платы сотрудников органов внутренних дел;

прекращенные уголовные дела, расследованные органами внутренних дел, расположенными на территории этого субъекта Российской Федерации, со сроком хранения более 5 лет;

— дела по рассмотрению обращений и запросов в отношении лиц, подвергшихся политическим репрессиям в административном порядке;

— иные документы постоянного и временного (более 10 лет) срока хранения.

Дела общего производства передаются органами внутренних дел на архивное хранение в подразделения спецфондов не позднее чем через 5 лет после их окончания.

Дела подразделением спецфондов принимаются только по описям, при этом описи составляются отдельно на дела постоянного, временного хранения и по личному составу.

Архивные документы в подразделении спецфондов классифицируются в целях их правильного учета и обеспечения использования. Классификация документов состоит в их группировке по архивным фондам и в пределах каждого архивного фонда.

Вся совокупность документов, образовавшихся в деятельности органа внутренних дел, составляет документальный фонд этого органа внутренних дел. Орган внутренних дел, в деятельности которого образуется документальный фонд, является фондообразователем.

Разновидностями архивного фонда являются архивный фонд органа внутренних дел, объединенный архивный фонд и архивная коллекция.

Архивный фонд органа внутренних дел состоит из образовавшихся в процессе его деятельности документов.

Объединенный архивный фонд состоит из документов, образовавшихся в процессе деятельности двух или более фондообразователей, имеющих между собой определенные связи: однородность и преемственность деятельности, общую подчиненность, единство объекта и периода деятельности.

Архивная коллекция представляет собой совокупность отдельных документов, образовавшихся в деятельности одного или нескольких фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам: тематическому, видовому, хронологическому.

Из сохранившихся отдельных, разрозненных документов, имеющих историческую, научную и иную ценность, самостоятельные архивные фонды не создаются. Эти документы включаются в архивные коллекции.

Единицами учета в подразделении спецфондов являются архивный фонд, архивная коллекция и единица хранения.

Единицей хранения в подразделении спецфондов является дело (том дела) – документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку.

Том дела общего производства является самостоятельной единицей учета и хранения.

Дело специального производства, состоящее из двух, трех и более томов, является одной единицей учета, но при этом каждый том также является единицей хранения.

В подразделении спецфондов ведутся следующие основные учетные документы:

— журнал учета поступления и выбытия дел;

— журнал регистрации учетных документов подразделения спецфондов и другие.

Подразделения спецфондов, по согласованию с территориальными государственными архивными учреждениями проводят выявление и учет особо ценных и уникальных документов. На эти документы составляется опись особо ценных документов, которая рассматривается и утверждается ЦЭПК МВД России (центральная экспертно-проверочная комиссия), ЭК и согласовывается с соответствующим государственным архивом

Помещения подразделений спецфондов должны отвечать требованиям, установленным нормативными правовыми актами МВД России для помещений, используемых для хранения и работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Помещения подразделения спецфондов должны быть удалены:

— от промышленных предприятий, загрязняющих воздух пылью и агрессивными газами, на расстояния, установленные санитарными нормами;

— от объектов и сооружений, опасных в пожарном отношении, в соответствии с требованиями строительных норм и правил;

— от производственных, складских и бытовых помещений, связанных с хранением или применением химических веществ или пищевых продуктов.

При определении пригодности района для размещения помещений подразделений спецфондов учитывается заключение местной санитарно-эпидемиологической станции.

Помещения подразделения спецфондов должны размещаться в зданиях не ниже второй степени огнестойкости.

Подразделение спецфондов должно иметь специально оборудованные помещения для:

— хранения документов (архивохранилища);

— размещения научно-справочного аппарата и учетных документов;

— работы сотрудников (рабочие комнаты);

— работы исполнителей или посетителей с архивными документами (читальные залы);

— работы средств вычислительной техники, используемой для создания и эксплуатации в локально-вычислительной сети автоматизированных информационно-поисковых систем и БД архивных документов;

— работы средств вычислительной техники с архивными документами, имеющими гриф секретности, и эксплуатации автоматизированных информационно-поисковых систем и БД вышеуказанных документов;

— работы средств создания страхового фонда копий, реставрации архивных документов;

— приема, акклиматизации документов, обеспыливания и иной специальной обработки документов.

В помещениях должны соблюдаться противопожарные требования, температурно-влажностный режим хранения (температура воздуха – 17-19 градусов по Цельсию и относительная влажность воздуха – 50-55%), санитарно-гигиенический режим хранения документов (архивохранилища должны содержаться в порядке и чистоте, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли).

Архивохранилища оборудуются стационарными или передвижными металлическими стеллажами для хранения архивных документов.

Дела с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, размещаются в архивохранилищах с соблюдением условий, обеспечивающих режим секретности. Для хранения учетных документов и дел с документами, содержащими сведения особой важности, используются металлические шкафы и сейфы.

Проверки наличия и состояния дел проводятся по каждому фонду периодически, но не реже одного раза в 5 лет, а также независимо от времени проведения предыдущей проверки:

— при серьезных нарушениях установленного режима хранения документов;

— при смене ответственного за хранение документов соответствующего фонда;

— при передислокации подразделения спецфондов (архивохранилища).

Проверка наличия и состояния дел проводится комиссионно группой сотрудников подразделения спецфондов с привлечением при необходимости сотрудников делопроизводственных служб и иных подразделений органов внутренних дел, имеющих соответствующий допуск к работе с секретными документами, в количестве не менее двух человек.

Архивные документы, хранящиеся в подразделении спецфондов, используются в служебных, научных и практических целях.

Подразделение спецфондов обеспечивает в установленном порядке использование архивных документов в следующих основных формах:

— выдача дел в читальный зал подразделения спецфондов;

— высылка (выдача) дел во временное пользование;

— выдача архивных справок, архивных копий документов, архивных выписок из документов.

Подразделение спецфондов по письменным мотивированным запросам органов внутренних дел, других правоохранительных органов, органов государственной власти и управления, государственных учреждений и организаций, адвокатских образований, а также письмам и заявлениям граждан выдает (высылает) в установленном порядке архивные справки, архивные копии документов и архивные выписки из документов.

В подразделении спецфондов должна постоянно проводиться работа по экспертизе ценности хранящихся архивных документов с целью определения их научного, исторического, практического значения, отбора их для дальнейшего хранения или уничтожения.

Экспертизу осуществляют специально образуемые решением ЦЭПК МВД России, ЭК рабочие группы, состоящие из компетентных представителей подразделений-фондообразователей (или их правопреемников), а также членов ЦЭПК МВД России, ЭК и сотрудников подразделения спецфондов.

При проведении экспертизы ценности документов, отборе их для архивного хранения и уничтожения учитываются:

— срок хранения документов по перечням;

— наличие в делах документов, имеющих постоянную и долговременную научную, историческую, практическую ценность;

— указания и рекомендации ЦЭПК МВД России;

— возможность дальнейшего использования дел и отдельных документов в учебных целях, воспитательной и справочной работе;

— значение органа внутренних дел, в деятельности которого образовались данные документы;

— время создания документов;

— подлинность и юридическая сила документов;

— физическое состояние документов.

При экспертизе ценности документов учитывается их физическое состояние. Документы, поврежденные в такой степени, что большая часть текста недоступна для прочтения и восстановление их не представляется возможным, могут быть отобраны для уничтожения. В тех случаях, когда возможно хотя бы частичное восстановление текста ценных поврежденных документов, они оставляются на архивное хранение, реставрируются или копируются.

Результаты экспертизы ценности документов оформляются актом о выделении к уничтожению документов с внесением изменений в учетные документы.

Акты о выделении к уничтожению архивных документов, образовавшихся в деятельности органов внутренних дел, представляются на рассмотрение и утверждение соответственно ЦЭПК МВД России, ЭК. Запрещается уничтожение архивных документов до утверждения акта.

helpiks.org

Приказ 935 мвд об архивной работе

Приказ 935 мвд

15 Mar 15 — 03:51

Информация о файле:
Добавлен: 15.03.2015
Скачали: 462
Рейтинг: 168 из 1122
Скорость загрузки: 43 Mbit/s
Файлов в категории: 219

15 авг. 2011 г. — 15.08.2011 от скачать мвд архивной Приказ 935 об работы организации На улице стоит мороз, я это. В конце 70-х годов многие увл.

Тэги: мвд 935 приказ

Недавние поисковые запросы:

приказ минздравасоцразвития 302н

приказ мвд рф от 14 октября 2009 г n 775

приказ 99 от 20.02.2006 мз рф

Сообщение от Станиславский (Сообщение 1802198). приказ 935 от 15.08.2011 об организации архивной работы поделитесь ПРИКАЗ. от 15 августа 2011 г. N 935. ОБ ОРГАНИЗАЦИИ АРХИВНОЙ РАБОТЫ. В СИСТЕМЕ МВД РОССИИ. В целях организации архивной работы в Единая система делопроизводства в аппарате и подразделениях МВД Приказ МВД РФ от 15.08.2011 №935 «Об организации архивной работы в

Приказ мвд россии 935 2011 г. CTAKAH_CATAHbI ну епт, не, до пяти — это слишком рано, ибо я вот сейчас ток домой еду. Была у тебя подруга. Подругасотрудников приказом руководителя (начальника) органа внутренних дел. 5. 935 «Об организации архивной работы в системе МВД России». 2 Далее Приказа МВД РФ от 15.08.2011 N 935). 1. Внести изменения в нормативные правовые акты МВД России согласно Приложению. 2. Считать утратившим 1 нояб. 2014 г. — Как сделать чтобы компьютер работал тихо и приказ мвд россии 935 от 15.08.2011 об этом или русский язык тесты для промежуточной 935 «Об организации архивной работы в системе МВД России». . Прошу Вас подтвердить выпиской из приказа награждение меня медалью знаком, Законодательство России. Приказы. Законодательство России. Страница 935 из 1187 Об отмене Приказа МВД России от 17 февраля 2001 г. N 170

zbstnlw.webpin.com

Министерство внутренних дел Российской Федерации. Приказ. 15 августа 2011 г Об организации архивной работы в системе МВД России

Транскрипт

1 4 Министерство внутренних дел Российской Федерации Приказ 15 августа 2011 г. 935 Об организации архивной работы в системе МВД России В целях организации архивной работы в Министерстве внутренних дел Российской Федерации 1 П Р И К А З Ы В А Ю: 1. Утвердить согласованные с Федеральным архивным агентством 2 : 1.1. Инструкцию по организации архивной работы в системе МВД России 3 (приложение 1) Положение о Центральной экспертно-проверочной комиссии МВД России (приложение 2) Положение об Экспертно-проверочной комиссии Главного командования внутренних войск МВД России (приложение 3) Типовое положение об Экспертно-проверочной комиссии управления оперативно-территориального объединения (соединения) внутренних войск МВД России (приложение 4) Типовое положение об экспертной комиссии подразделения центрального аппарата МВД России, организации и подразделения, созданных для выполнения задач и осуществления полномочий, возложенных на МВД России (приложение 5) Типовое положение об Экспертной комиссии территориального органа МВД России на окружном, межрегиональном и региональном уровнях (приложение 6) Типовое положение об Экспертной комиссии территориального органа МВД России на районном уровне, образовательного учреждения, научно-исследовательской, медико-санитарной и санаторно-курортной организации системы МВД России, окружного управления материально-технического снабжения системы МВД России (приложение 7) Типовое положение об Экспертной комиссии воинской части внутренних войск МВД России (приложение 8) Типовую инструкцию по выполнению мероприятий, обеспечивающих охрану архивохранилищ структурных подразделений информационных центров управлений на транспорте МВД России по федеральным округам, Восточно-Сибирского и Далее «МВД России». Далее «Росархив». Далее «Инструкция».

2 5 Забайкальского линейных управлений МВД России на транспорте, территориальных органов МВД России на региональном уровне (приложение 9). 2. Начальникам подразделений центрального аппарата МВД России, территориальных органов МВД России, образовательных учреждений, научноисследовательских, медико-санитарных и санаторно-курортных организаций системы МВД России, окружных управлений материально-технического снабжения системы МВД России, руководителям иных организаций и подразделений, созданных для выполнения задач и осуществления полномочий, возложенных на органы внутренних дел: 2.1. Организовать изучение и выполнение требований настоящего приказа Принять необходимые меры по обеспечению условий сохранности архивных документов, по размещению сотрудников архивных подразделений в соответствии с установленными нормами и требованиями 4, по оснащению архивных подразделений средствами связи, компьютерной, копировальной и организационной техникой. 3. Первому заместителю главнокомандующего внутренними войсками Министерства внутренних дел Российской Федерации: 3.1. Организовать изучение и выполнение требований настоящего приказа в части, касающейся внутренние войска МВД России Обеспечить ведение архивной работы во внутренних войсках МВД России в порядке, установленном нормативным правовым актом МВД России, согласованным с Росархивом Начальнику федерального государственного бюджетного учреждения «ГИАЦ МВД России» до 1 ноября 2011 года внести изменения в состав Центральной экспертнопроверочной комиссии Министерства внутренних дел Российской Федерации. 5. Считать утратившими силу приказы МВД России от 6 декабря 1994 г. 406, от 2 августа 1995 г. 291, от 26 января 2000 г. 80, от 28 декабря 2001 г. 1165, от 24 декабря 2003 г. 1022, от 7 апреля 2005 г. 246, пункт 2 изменений, которые вносятся в нормативные правовые акты МВД России (приложение к приказу МВД России от 8 февраля 2011 г. 62). 6. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на заместителей Министра внутренних дел Российской Федерации, организующими руководство соответствующими направлениями деятельности. Министр Р. Нургалиев генерал Приложение 1 армии 4 СНиП Общественные здания административного назначения (приняты и введены в действие постановлением Госстроя России от 23 июня 2003 г. 108); «СП Свод правил. Административные и бытовые здания. Актуализированная редакция СНиП » (утвержден приказом Минрегиона России от 27 декабря 2010 г. 782); постановление Главного государственного санитарного врача РФ от 25 сентября 2007 г. 74 «О введении в действие новой редакции санитарно-эпидемиологических правил и нормативов СанПиН 2.2.1/ «Санитарнозащитные зоны и санитарная классификация предприятий, сооружений и иных объектов» (зарегистрировано в Минюсте России 25 января 2008 г., регистрационный номер 10995) // Российская газета, 28, Приказ МВД России от 5 сентября 1995 г. 345 «Об утверждении Наставления по архивному делу во внутренних войсках МВД России».

3 6 к приказу МВД России от ИНСТРУКЦИЯ по организации архивной работы в системе МВД России I. Общие положения 1. Настоящая Инструкция по организации архивной работы в системе МВД России разработана в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» 6, договором Министерства внутренних дел Российской Федерации 7 и Федерального архивного агентства 8 от 30 ноября 2007 г. «О сроках и условиях депозитарного хранения документов» в целях совершенствования работы с архивными документами в системе МВД России. 2. Документы, образовавшиеся в деятельности НКВД РСФСР, ОГПУ — НКВД — МООП — МВД СССР, МООП — МВД РСФСР, а также образовавшиеся и образующиеся в деятельности органов внутренних дел Российской Федерации, включающих в себя полицию; внутренних войск МВД России; организаций и подразделений, созданных для выполнения задач и осуществления полномочий, возложенных на МВД России, входят в состав Архивного фонда Российской Федерации и находятся в системе МВД России на депозитарном хранении до их передачи на постоянное хранение в государственные архивные учреждения. 3. Для организации хранения, комплектования, учета и использования в практических, научных и исторических целях документов, образовавшихся и образующихся в деятельности центрального аппарата МВД России, территориальных органов МВД России на окружном, межрегиональном, региональном и районном уровнях, образовательных учреждений, научно-исследовательских, медико-санитарных и санаторно-курортных организаций системы МВД России, окружных управлений материально-технического снабжения системы МВД России 9, а также внутренних войск МВД России, в системе МВД России образованы и действуют Центральный архив МВД России 10, Центральный архив внутренних войск МВД России 11, а также структурные подразделения информационных центров 12 управлений на транспорте МВД России по федеральным округам 13, Восточно-Сибирского и Забайкальского линейных управлений МВД России на транспорте, министерств внутренних дел по республикам, главных управлений, управлений МВД России по иным субъектам Российской Федерации Данная Инструкция регламентирует отдельные вопросы передачи законченных 6 Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, 43, ст. 4169; 2006, 50, ст. 5280; 2007, 49, ст. 6079; 2008, 20, ст. 2253; 2010, 19, ст. 2291; 31, ст Далее «МВД России». 8 Далее «Росархив». 9 Далее «органы внутренних дел», если не оговаривается особо. 10 Далее «ЦА МВД России». Входит в состав Центра реабилитации жертв политических репрессий и архивной информации федерального государственного бюджетного учреждения «Главный информационно-аналитический центр МВД России». 11 Далее «ЦАВВ МВД России». 12 Далее «ИЦ». 13 Далее «УТ МВД России по ФО». 14 Далее «подразделения спецфондов», применяется к ЦА МВД России и структурным подразделениям информационных центров, если не оговаривается особо.

4 7 производством дел на архивное хранение, классификацию, учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, порядок использования архивных документов, изменения, снятия грифа секретности, продления сроков засекречивания архивных документов и экспертизы ценности архивных документов. Требования настоящей Инструкции распространяются на внутренние войска МВД России в части представления сведений по централизованному учету архивных документов и проведения работ по рассекречиванию архивных документов по вопросам, отнесенным к компетенции органов внутренних дел Российской Федерации и внутренних войск МВД России. 5. Федеральное государственное бюджетное учреждение «Главный информационно-аналитический центр МВД России» 15 осуществляет организационнометодическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с архивными документами в системе МВД России. 6. Задачи и функции подразделений спецфондов в соответствии с требованиями настоящей Инструкцией определяются в положениях об ИЦ и положениях о подразделениях спецфондов, которые утверждаются в установленном порядке. 7. Требования настоящей Инструкции распространяются на дела и документы, содержащие сведения особой важности, совершенно секретные, секретные, для служебного пользования и несекретные сведения. 8. Порядок организации хранения, комплектования, учета и использования электронных, кино-, фото-, и фонодокументов, а также научно-технической документации определяется отдельными нормативными правовыми актами МВД России и Росархива. 9. Передача архивных документов из подразделений спецфондов на постоянное хранение в государственные архивные учреждения осуществляется только по согласованию с ФГБУ «ГИАЦ МВД России». 10. Архивохранилища, читальные залы и другие служебные помещения в соответствии с требованиями настоящей Инструкции должны быть оборудованны средствами хранения и обработки документов, необходимыми для эффективного выполнения их функций. 11. Территориальное размещение и материально-техническое оснащение подразделений спецфондов должны осуществляться таким образом, чтобы обеспечить возможность оперативной выдачи архивных документов, а также передачи архивной информации с использованием средств связи, факсимильной связи (электронного сообщения). 12. Непосредственную ответственность за организацию, состояние и совершенствование архивной работы в органах внутренних дел, несут их руководители, а также начальники ИЦ. II. Передача дел в подразделение спецфондов на архивное хранение Формирование и оформление дел, подготовка их к архивному хранению 13. Формирование и оформление дел в органах внутренних дел Российской Федерации осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции по 15 Далее ФГБУ «ГИАЦ МВД России».

5 8 документационному обеспечению в системе органов внутренних дел Российской Федерации В органе внутренних дел формируются дела общего и специального производства. К делам общего производства относятся дела с документами управленческого характера, включаемые в номенклатуру дел. К делам специального производства относятся уголовные дела, личные дела сотрудников органов внутренних дел, федеральных государственных гражданских служащих и работников системы МВД России, в том числе лиц, проходивших службу, работавших в системе НКВД — МВД СССР 17, пенсионные дела лиц, проходивших службу в системе НКВД — МВД СССР, МВД России, и членов их семей 18, личные дела лиц, находившихся в местах лишения свободы, арестованных и иные дела, предусмотренные нормативными правовыми актами МВД России. 15. Положения настоящей Инструкции распространяются на все дела общего производства, образующиеся в деятельности органа внутренних дел, а также на дела специального производства, кроме тех дел, правила хранения которых установлены иными нормативными правовыми актами МВД России. 16. Подразделение спецфондов регулярно, но не реже одного раза в три года осуществляет на стадии делопроизводства проверки правильности формирования и оформления дел общего делопроизводства, подлежащих приему на архивное хранение, а также правильности подготовки дел к передаче на архивное хранение в подразделение спецфондов. По результатам проверки составляется акт в трех экземплярах. Первый экземпляр остается в проверенном подразделении, второй — направляется в подразделение спецфондов, третий в вышестоящее подразделение делопроизводства. 17. Каждый документ, помещенный в дело, подлежащее хранению в подразделении спецфондов, должен быть оформлен в соответствии с требованиями методических документов Росархива и нормативных правовых актов МВД России. 18. При заведении дела, подлежащего хранению в подразделении спецфондов, подразделением делопроизводства в начале дела перед внутренней описью документов подшивается лист использования документов (приложение 1). Лист использования документов до передачи дела в подразделение спецфондов не заполняется. Учет пользования делом на стадии его делопроизводственного хранения осуществляется в установленном порядке. 19. На обложке дела, подлежащего хранению в подразделении спецфондов, предусматривается место для наименования подразделения спецфондов и архивного шифра, включающего номер фонда, номер описи и номер дела. 20. Дела постоянного и временного (10 лет и более) срока хранения должны иметь обложки из твердого картона. Допускается передавать в подразделение спецфондов дела временного срока хранения (до 10 лет) в полужестких и мягких обложках. Порядок передачи дел в подразделение спецфондов на архивное хранение 21. Подразделения спецфондов принимают на архивное хранение по 16 Утверждена приказом МВД России от 4 декабря 2006 г. 987 «О документационном обеспечении управления в системе органов внутренних дел». 17 Далее «личные дела сотрудников». 18 Далее «пенсионные дела».

6 9 территориальности от органов внутренних дел в соответствии со списком органов внутренних дел — источников комплектования: законченные производством дела общего производства постоянного и временного (более 10 лет) срока хранения; личные дела сотрудников; пенсионные дела; лицевые карточки на выплату денежного содержания и заработной платы сотрудников органов внутренних дел; прекращенные уголовные дела, расследованные органами внутренних дел, расположенными на территории этого субъекта Российской Федерации, со сроком хранения более 5 лет (кроме УТ МВД России по ФО, Восточно-Сибирского и Забайкальского линейных управлений МВД России на транспорте и их подразделений); дела по рассмотрению обращений и запросов в отношении лиц, подвергшихся политическим репрессиям в административном порядке, на которых распространяется действие Закона Российской Федерации от 18 октября 1991 г «О реабилитации жертв политических репрессий» 19, и иные документы постоянного и временного (более 10 лет) срока хранения. 22. Подразделения спецфондов ИЦ УТ МВД России по ФО, Восточно-Сибирского и Забайкальского линейных управлений МВД России на транспорте принимают на архивное хранение образовавшиеся в деятельности соответствующего УТ МВД России по ФО, Восточно-Сибирского и Забайкальского линейных управлений МВД России на транспорте и подчиненных им подразделений: законченные производством дела общего производства постоянного и временного (более 10 лет) срока хранения; личные дела сотрудников; лицевые карточки на выплату денежного содержания и заработной платы сотрудников; прекращенные уголовные дела, расследованные УТ МВД России по ФО, Восточно-Сибирского и Забайкальского линейных управлений МВД России на транспорте и подчиненными им подразделениями со сроком хранения более 5 лет. 23. Подразделения спецфондов принимают на архивное хранение, кроме указанных в пунктах Инструкции, также дела других категорий в соответствии с нормативными правовыми актами МВД России. 24. При ликвидации органа внутренних дел без передачи его функций другому органу внутренних дел подразделения спецфондов принимают на архивное хранение все дела ликвидированного органа внутренних дел независимо от сроков хранения вместе с учетными документами и научно-справочным аппаратом к ним, за исключением дел с истекшими сроками хранения, которые должны быть выделены к уничтожению соответствующей ликвидационной комиссией и уничтожены в установленном порядке. 25. При ликвидации органа внутренних дел с полной или частичной передачей его функций другому органу внутренних дел подразделения спецфондов принимают на 19 Ведомости Съезда народных депутатов РСФСР и Верховного Совета РСФСР, 1991, 44, ст. 1428; Ведомости Съезда народных депутатов и Верховного Совета Российской Федерации, 1992, 28, ст. 1624, 22, ст. 1184; 1993, 1, ст. 21; Российская газета, 1993, 193; Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации, 1993, 52, ст. 5086; Собрание законодательства Российской Федерации, 1995, 45, ст. 4242, 22, ст. 2168; 1996, 24, ст. 2888; 2000, 33, ст. 3348, ст. 3429; 2001, 1, ст. 2, 53, ст. 5030; 2002, 52, ст. 5132; 2003, 6, ст. 509; 43, ст. 4108, 52, ст. 5038; 2004, 35, ст. 3607; 2005, 27, ст. 2717; 2011, 27, ст

7 1 0 архивное хранение вместе с учетными документами и научно-справочным аппаратом только законченные производством дела общего производства постоянного и временного (более 10 лет) срока хранения. 26. В случае ликвидации органа внутренних дел с передачей его функций другому органу исполнительной власти, не входящему в систему МВД России, место хранения документов определяет ликвидационная комиссия с участием представителя ФГБУ «ГИАЦ МВД России». 27. Подразделения спецфондов составляют и систематически уточняют список органов внутренних дел источников комплектования. Список составляется с обязательным указанием следующей информации: наименования органов внутренних дел источников комплектования; виды документов, находящихся на архивном хранении в подразделении спецфондов по каждому органу внутренних дел источнику комплектования (постоянного хранения, временного хранения, по личному составу), их количество и крайние даты по каждому виду документов; виды документов, находящихся в органе внутренних дел источнике комплектования и подлежащих передаче на архивное хранение (постоянного хранения, временного хранения, по личному составу), их количество и крайние даты по каждому виду документов; должность, фамилия и инициалы сотрудника, ответственного за передачу дел на архивное хранение в подразделение спецфондов. Список согласовывается с руководителями органов внутренних дел -источников комплектования и утверждается Центральной экспертно-проверочной комиссией МВД России 20, экспертными комиссиями 21 УТ МВД России по ФО, Восточно-Сибирского и Забайкальского линейных управлений МВД России на транспорте, министерств внутренних дел по республикам, главным управлениям, управлениям МВД России по иным субъектам Российской Федерации Дела общего производства передаются органами внутренних дел на архивное хранение в подразделения спецфондов не позднее чем через 5 лет после их окончания. 29. Законченные производством дела, подлежащие передаче на архивное хранение, но необходимые в практической работе органов внутренних дел, в деятельности которых они образовались, сдаются этими органами в подразделения спецфондов, после чего в установленном порядке выдаются во временное пользование. 30. Передача документов, дел на архивное хранение от органов внутренних дел источников комплектования осуществляется в соответствии с ежегодным планомграфиком приема дел подразделением спецфондов, который согласовывается с руководством органов внутренних дел, передающих дела, и утверждается руководством ФГБУ «ГИАЦ МВД России», ИЦ в установленном порядке. Составление описей дел 31. Дела подразделением спецфондов принимаются только по описям, при этом Далее «ЦЭПК МВД России». Далее «ЭК». Далее «территориальные органы МВД России на региональном уровне».

8 1 1 описи составляются отдельно на дела постоянного, временного хранения и по личному составу. 32. Каждое самостоятельное структурное подразделение органа внутренних дел ежегодно составляет опись дел общего производства постоянного (временного) хранения и по личному составу (приложение 2). Сводная опись дел общего производства составляется в органе внутренних дел подразделением делопроизводства ежегодно на основании описей дел общего производства его структурных подразделений. 33. Дела располагаются в описи согласно установленной схеме систематизации дел в фонде. На личные дела сотрудников в кадровой службе формируется отдельная опись. 34. Подразделение делопроизводства органа внутренних дел составляет ежегодно описи на дела с приказами, распоряжениями и указаниями (приложение 3). При этом описи составляются отдельно на дела с приказами, распоряжениями и указаниями по основной деятельности по грифам их секретности и на дела с приказами, распоряжениями и указаниями по личному составу по грифам их секретности. Вместе с делами, содержащими приказы, в подразделение спецфондов передаются отдельно сформированные дела с описями на приказы по основной деятельности и по личному составу. 35. Дела общего производства вносятся в опись по году их заведения или поступления в производство в данный орган внутренних дел. Если в опись за конкретный год включено дело, содержащее документы за несколько предыдущих лет, в конце каждой из описей предыдущих лет, за которые имеются документы в данном деле, перед итоговой записью делается ссылка на номер соответствующей описи и номер этого дела: «Документы за. год имеются также в деле. опись. ». 36. При наличии нескольких описей дел общего производства за один год в конце каждой из этих описей перед итоговой записью делается отметка: «Документы за. год имеются также в делах. описи. ». 37. Если опись дел общего производства состоит в значительной части из дел, находившихся в производстве в течение нескольких лет или содержащих документы за несколько лет, эта особенность формирования дел указывается в предисловии к описи дел и отражается в названии описи: «Опись дел за. годы». 38. Графа описи «Примечание» используется для отметок об особенностях физического состояния дел, о выбытии, уничтожении, изменении грифа секретности дел со ссылкой на соответствующий акт, а также о внешнем оформлении дела. 39. В опись дел общего производства вносятся законченные и переходящие незаконченные в делопроизводстве дела. При этом незаконченным делам порядковый и архивный номер дела не присваивается, а в графе описи «Примечание» делается отметка: «См. фонд, опись. дело. за год». При фактическом поступлении данного дела в подразделение спецфондов в годовом разделе описи проставляются его порядковый и архивный номера, а также заполняются иные графы. Архивный номер этого дела указывается во всех предыдущих описях в графе «Примечание».

9 Графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела. 41. При внесении в опись последовательно нескольких дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом иные сведения о делах вносятся в опись полностью, а также полностью воспроизводится заголовок дела на каждом новом листе описи. 42. При наличие микрофильмов и иных копий документов в графе описи «Примечание» проставляется соответствующая отметка. 43. Личные дела сотрудников сдаются в подразделение спецфондов по описи (приложение 4) не ранее, чем через 1 год и не позднее, чем через 5 лет после их увольнения. При этом опись на личные дела сотрудников по согласованию с подразделением спецфондов составляется в двух экземплярах и может быть сводной на дела постоянного и временного хранения. Дела вносятся в опись в алфавитном порядке по фамилиям, именам и отчествам. Опись представляется в печатном виде. На архивное хранение дела сдаются вместе с алфавитными карточками (приложение 5), составляемыми органом внутренних дел, которые включаются в прифондовую алфавитную картотеку по учету архивных личных и пенсионных дел. 44. Служебные карточки допускается передавать на архивное хранение в подразделение спецфондов подшитыми в дела, оформленные в соответствии с установленными требованиями, по описи. В каждом деле карточки систематизируются в алфавитном порядке по фамилиям, именам, отчествам. 45. Лицевые карточки на выплату заработной платы хранятся в финансовом подразделении органа внутренних дел в течение 5 лет, после чего передаются на архивное хранение в подразделение спецфондов подшитыми в дела, оформленные в соответствии с установленными требованиями, по описи. В каждом деле карточки систематизируются в алфавитном порядке по фамилиям, именам, отчествам. Внутренняя опись в деле составляется в печатном виде. 46. Пенсионные дела бывших сотрудников органов внутренних дел, федеральных государственных гражданских служащих и работников системы МВД России, членов их семей, выплата пенсий по которым приостановлена или прекращена, хранятся в финансовом подразделении органа внутренних дел в течение 5 лет, после чего передаются на архивное хранение в подразделение спецфондов по описи (приложение 7) вместе с алфавитными карточками на них (приложение 5). Дела вносятся в опись в алфавитном порядке по фамилиям, именам и отчествам. Если в подразделении спецфондов, куда передается пенсионное дело, уже имеется на хранении архивное личное дело уволенного сотрудника, в соответствующей позиции алфавитной карточки вносятся дополнительные сведения и указывается архивный шифр пенсионного дела. 47. В описях личных дел постоянного хранения на лиц, находившихся в местах лишения свободы, арестованных (приложение 8) дела располагаются в алфавитном порядке по фамилиям, именам, отчествам. В подразделении спецфондов эти дела хранятся вместе с алфавитными карточками образца, установленного нормативными правовыми актами, регламентирующими порядок учета таких лиц. Из карточек формируется прифондовая алфавитная картотека по учету личных дел. 48. Уголовные дела, прекращенные в установленном порядке, сдаются на

10 1 3 архивное хранение в подразделение спецфондов по описи не ранее чем через 1 год после их последнего прекращения (приложение 9). Уголовные дела, прекращенные в установленном порядке, со сроком хранения до 5 лет включительно и дела, до истечения срока хранения которых остался 1 год и менее, хранятся и уничтожаются в установленном порядке в органах внутренних дел, прекративших дело. 49. В подразделение спецфондов не передаются уголовные дела, по которым не решен вопрос о вещественных доказательствах, материальных ценностях, изъятых при задержании, об отмене избранной меры пресечения, об уведомлении указанных в уголовно-процессуальном законодательстве Российской Федерации лиц, а также дела, в которых отсутствует заключение следственного органа об обоснованности принятого решения, кроме дел, прекращенных с согласия прокурора. 50. Вместе с каждым уголовным делом в подразделение спецфондов сдается карточка к прекращенному делу (приложение 10), составляемая органом внутренних дел, прекратившим дело. Из карточек формируется прифондовая картотека по учету прекращенных уголовных дел. Карточки располагаются в картотеке в порядке регистрационных (учетных) номеров дел, в алфавитном порядке по фамилиям, именам, отчествам лиц или в алфавитном порядке по наименованиям органов внутренних дел, проводивших следствие (дознание). 51. Проекты описей дел составляются в трех экземплярах, первые два из которых после утверждения ЦЭПК МВД России, ЭК остаются вместе с делами в подразделении спецфондов, а третий возвращается в орган внутренних дел, передавший дела на архивное хранение. 52. Проекты описей общего делопроизводства рассматриваются в подразделении спецфондов, которое готовит соответствующее заключение, где отмечаются результаты проверки правильности составления описи, полнота состава включенных в опись дел и документов, правильность формирования и оформления, сроки хранения дел. Полнота включения в опись дел устанавливается путем сверки описи с номенклатурами дел за соответствующий период и журналом учета законченных производством дел органа внутренних дел. По требованию руководителя подразделения спецфондов орган внутренних дел, передающий дела на архивное хранение, представляет вместе с проектами описей дел заверенные копии номенклатур дел за соответствующий период с итоговыми записями о заведенных делах. 53. Описи дел рассматриваются и утверждаются ЦЭПК МВД России, ЭК. Описи дел, составленные с нарушением требований настоящей Инструкции, перерабатываются органом внутренних дел в сроки, определенные ЦЭПК МВД России, ЭК. При необходимости дела переформируются и переоформляются, в описи вносятся изменения. 54. В случае приема дел от ликвидируемых органов внутренних дел проекты описей дел представляются ликвидационной комиссией в подразделение спецфондов и при необходимости дорабатываются в срок, устанавливаемый руководством ИЦ. Дела общего производства от ликвидируемого органа внутренних дел в подразделении спецфондов допускается принимать до утверждения описей этих дел ЦЭПК МВД России, ЭК по акту приема-передачи (приложение 18). 55. При первой передаче документов подразделение делопроизводства передает в

11 1 4 подразделение спецфондов историческую справку, содержащую информацию об органе внутренних дел, его названиях, функциях, структуре, подчиненности, составе и состоянии документов, которая включается в дело фонда. 56. Дела подразделением спецфондов принимаются поединично. При приеме дел проверяются: оформление каждого дела, количество и правильность нумерации листов дела (несекретные дела допускается принимать с выборочной проверкой нумерации листов); оформление описи, соответствие регистрационных (учетных) номеров и заголовка каждого дела данным, указанным в описи. При приеме личных дел сотрудников дополнительно проверяется наличие в каждом деле: подписи (с расшифровкой) сотрудника кадрового аппарата и гербовой печати, заверяющих записи в послужном списке; расписки уволенного работника в получении личных документов или справки об их отсутствии в деле (о пересылке документа в орган, из которого поступил запрос), подписанной сотрудником кадрового аппарата. 57. Передача дел в подразделение спецфондов осуществляется специально уполномоченным сотрудником подразделения делопроизводства органа внутренних дел по описи. В случае передачи дел от органов, не являющихся источниками комплектования подразделения спецфондов, дела передаются по описи с подписанием акта приема-передачи документов (приложение 18), подготовленного в двух экземплярах, один из которых передается в подразделение спецфондов и включается в дело фонда. 58. Факт передачи-приема дел удостоверяется на всех экземплярах описи подписями сдающего и принимающего сотрудников с указанием их должностей, фамилий, инициалов и даты фактической передачи-приема. Подпись сотрудника подразделения спецфондов, принявшего дела, заверяется печатью ИЦ. III. Классификация архивных документов Классификация документов по фондам 59. Архивные документы в подразделении спецфондов классифицируются в целях их правильного учета и обеспечения использования. Классификация документов состоит в их группировке по архивным фондам и в пределах каждого архивного фонда. 60. Вся совокупность документов, образовавшихся в деятельности органа внутренних дел, составляет документальный фонд этого органа внутренних дел. Орган внутренних дел, в деятельности которого образуется документальный фонд, является фондообразователем. Документы, переданные на архивное хранение в подразделение спецфондов, формируются по исторически и/или логически связанным совокупностям и составляют архивный фонд. 61. Архивный фонд является классификационной и учетной единицей в подразделении спецфондов. Документы одного архивного фонда не подлежат дроблению и хранению в нескольких подразделениях спецфондов. При уточнении фондовой принадлежности дел документы, хранящиеся в одном подразделении спецфондов, по разрешению ФГБУ «ГИАЦ МВД России» могут быть

12 1 5 переданы по акту (приложение 18) в другое подразделение спецфондов или иное архивное учреждение. 62. Разновидностями архивного фонда являются архивный фонд органа внутренних дел, объединенный архивный фонд и архивная коллекция. Архивный фонд органа внутренних дел состоит из образовавшихся в процессе его деятельности документов. Объединенный архивный фонд состоит из документов, образовавшихся в процессе деятельности двух или более фондообразователей, имеющих между собой определенные связи: однородность и преемственность деятельности, общую подчиненность, единство объекта и периода деятельности. Архивная коллекция представляет собой совокупность отдельных документов, образовавшихся в деятельности одного или нескольких фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам: тематическому, видовому, хронологическому. Из сохранившихся отдельных, разрозненных документов, имеющих историческую, научную и иную ценность, самостоятельные архивные фонды не создаются. Эти документы включаются в архивные коллекции. 63. Определение фондовой принадлежности документов состоит в правильном отнесении их к фонду соответствующего органа внутренних дел, объединенному архивному фонду, архивной коллекции. 64. Входящие документы относятся к фонду того органа внутренних дел, которым они получены. Копии исходящих документов относятся к фонду органа внутренних дел, являющегося их автором. Документы органа внутренних дел и его первичных общественных организаций (профсоюзной, спортивной и других) составляют один архивный фонд. 65. Дела общего производства, которые велись последовательно в нескольких органах внутренних дел, включаются в состав архивного фонда того органа внутренних дел, в котором они были закончены производством. В случае разделения органа внутренних дел на несколько самостоятельных органов, объединении нескольких самостоятельных органов внутренних дел, при ликвидации органа внутренних дел с передачей всех или некоторых функций вновь созданному органу внутренних дел законченные производством дела включаются в фонд органа предшественника, а незаконченные дела передаются для окончания производством органу преемнику и включаются в фонд последнего. 66. При реорганизации фондообразователя, не повлекшей коренного изменения его деятельности, а выразившейся в расширении или сужении функций, изменении подчиненности, названия, структуры, штатов, а также при временном прекращении, а затем восстановлении его деятельности документы данного органа внутренних дел до и после реорганизации составляют один архивный фонд. 67. Документы органа внутренних дел, образованного с названием, которое имел ликвидированный ранее орган, или с несколько измененным названием, составляют новый архивный фонд, если функции этого органа отличаются от функций ликвидированного ранее органа внутренних дел. 68. Хронологическими границами архивного фонда являются даты образования и ликвидации фондообразователя. Хронологическими границами объединенного архивного фонда являются даты

13 1 6 образования и ликвидации наиболее раннего и наиболее позднего по времени деятельности органа внутренних дел, документы которого вошли в состав фонда. Хронологическими границами архивной коллекции являются даты самого раннего и самого позднего документов. 69. Основанием для определения крайних дат существования фондообразователя служат правовые акты об образовании и ликвидации органа внутренних дел. 70. Документы органа внутренних дел за все время его существования независимо от изменений административно-территориального деления составляют один архивный фонд. 71. В подразделениях спецфондов основными архивными фондами и коллекциями являются: фонды самостоятельных структурных подразделений УТ МВД России по ФО, Восточно-Сибирского и Забайкальского линейных управлений МВД России на транспорте, территориальных органов МВД России на региональном уровне; фонды (объединенные фонды) территориальных органов МВД России на районном уровне; фонды (объединенные фонды) ликвидированных органов внутренних дел; коллекции тиражированных экземпляров приказов и указаний МВД СССР и МВД России; коллекции приказов и указаний УТ МВД России по ФО, Восточно-Сибирского и Забайкальского линейных управлений МВД России на транспорте, территориальных органов МВД России на региональном уровне; коллекция прекращенных уголовных дел; коллекция уголовных дел производства внесудебных органов; коллекция личных, учетных, контрольно-наблюдательных дел на лиц, направленных на спецпоселение; коллекция дел в отношении лиц, на которых распространяется действие Закона Российской Федерации от 18 октября 1991 г «О реабилитации жертв политических репрессий», содержащих заявления, справки, заключения о реабилитации (отказе в реабилитации) и иные документы; коллекция личных дел; коллекция пенсионных дел. По указанию ФГБУ «ГИАЦ МВД России» в подразделениях спецфондов могут создаваться другие архивные фонды. 72. Приказы, распоряжения и указания руководителей каждого органа внутренних дел образуют отдельную коллекцию. 73. Приказы, распоряжения и указания руководителей структурных подразделений органов внутренних дел самостоятельных коллекций не образуют, а включаются в архивный фонд соответствующего органа внутренних дел вместе с другими документами общего производства. Классификация документов в пределах архивного фонда 74. Классификация документов в пределах архивного фонда состоит в их группировке и последовательном расположении в пределах фонда. 75. Дела группируются в архивном фонде на основании схемы систематизации дел, которая составляется в подразделении спецфондов на каждый самостоятельный

14 1 7 фонд, объединенный фонд и коллекцию. 76. Распределение дел внутри фонда проводится по структурному, хронологическому, функциональному, предметно-вопросному, номинальному, корреспондентскому, административно-территориальному, алфавитному и другим классификационным признакам группировки дел. 77. Дела в каждом фонде группируются последовательно по классификационным признакам, применение которых наиболее целесообразно. В зависимости от этого используются хронологически-структурная, структурно-хронологическая, хронологически-функциональ-ная и иные схемы классификации дел. 78. Хронологически-структурная схема систематизации применяется по отношению к фондам действующих органов внутренних дел, учитывая их пополнение, и к фондам ликвидированных органов внутренних дел. По этой схеме дела группируются по годам, а в пределах одного года по структурным подразделениям органа внутренних дел. 79. Структурно-хронологическая схема систематизации применяется по отношению к фондам ликвидированных органов внутренних дел, имевших в целом устойчивую структуру и значительный объем документов постоянного и длительного сроков хранения в структурных подразделениях. По этой схеме дела группируются по структурным подразделениям, а в пределах каждой структурной группы по годам. 80. Хронологически-функциональная схема систематизации применяется по отношению к фондам действующих и ликвидированных органов внутренних дел с несложной или неустойчивой структурой. По этой схеме дела группируются по годам, а в пределах одного года по функциям, направлениям деятельности фондообразователя. 81. Группировка дел в пределах подгрупп проводится по одному или нескольким классификационным признакам, выбор которых определяется логической связью между делами и наиболее удобной системой организации документов для их поиска и использования. 82. Документы, вошедшие в объединенный архивный фонд, располагаются в алфавитном порядке названий фондообразователей. В пределах каждого фонда, вошедшего в объединенный архивный фонд, применяются различные схемы систематизации, выбор которых определяется характером деятельности фондообразователя, составом и объемом документов. Для фондов однородных органов используются одинаковые схемы систематизации. 83. Систематизация дел в коллекциях определяется тематикой и составом документов. В пределах коллекции однородных дел возможна их группировка по алфавитному, хронологическому, авторскому и иным последовательно применяемым признакам. В пределах коллекции, созданной по тематическому признаку, возможна группировка дел по более узким темам или вопросам в порядке их значимости или хронологии. Внутри тематических подгрупп документы могут объединяться по разным признакам исходя из объема и состава документов. 84. Группы систематизированных по тем или иным признакам дел составляются и выделяются в описи разделами и подразделами. 85. При обнаружении ошибочно включенных в фонд документов последние выделяются и присоединяются к тому фонду, к которому они относятся, либо к вновь формируемому фонду с внесением соответствующих изменений в учетные документы.

15 При систематизации дел по хронологическому признаку вначале следуют дела с документами, датированными числом, месяцем и годом, затем датированными месяцем и годом и после датированными только годом. IV. Учет архивных документов Единицы учета 87. Все документы, находящиеся в подразделении спецфондов и принимаемые на архивное хранение, учитываются в соответствии с требованиями настоящей Инструкции. 88. Единицами учета в подразделении спецфондов являются архивный фонд, архивная коллекция и единица хранения. 89. Единицей хранения в подразделении спецфондов является дело (том дела) документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку. Том дела общего производства является самостоятельной единицей учета и хранения. Дело специального производства, состоящее из двух, трех и более томов, является одной единицей учета, но при этом каждый том также является единицей хранения. 90. В подразделении спецфондов централизованный учет архивных документов и архивных картотек ведется сотрудником, назначенным ответственным за учет. Состав учетных документов 91. Все изменения в составе и объеме архивных дел в подразделении спецфондов вносятся в учетные документы немедленно при получении соответствующих описей, актов, постановлений об изъятии дел и иных документов, являющихся основанием для данного изменения. 92. В подразделении спецфондов ведутся следующие основные учетные документы: журнал учета поступления и выбытия дел (приложение 11); список фондов (приложение 12); лист фонда (приложение 14); карточка фонда (приложение 15); описи дел (приложения 2-4, 7-9); дело фонда; паспорт подразделения спецфондов (приложение 16); журнал регистрации учетных документов подразделения спецфондов (приложение 13). Допускается также ведение вспомогательных учетных документов. 93. Все учетные документы подразделения спецфондов независимо от степени их секретности учитываются в специальном журнале регистрации учетных документов подразделения спецфондов (приложение 13), который ведется в подразделении спецфондов и включается в журнал учета журналов и картотек ИЦ. Все учетные документы устаревших форм не уничтожаются и подлежат

16 1 9 постоянному хранению для обеспечения учетной и справочной работы. 94. Учетные документы хранятся в архивохранилищах отдельно от архивных дел в изолированном помещении или специально выделенных для них сейфах, металлических шкафах и находятся в ведении сотрудника, назначенного ответственным за учет. 95. По окончании работы архивохранилища, помещения, сейфы, металлические шкафы, в которых находятся учетные документы, запираются и опечатываются личной печатью сотрудника подразделения спецфондов, ответственного за учет. 96. Учетные документы подразделения спецфондов, за исключением описей дел, являются документами внутреннего пользования и могут быть выданы для работы только сотрудникам подразделения спецфондов. Выдача учетных документов оформляется в журнале учета выдачи (высылки) дел из подразделения спецфондов. 97. Перевод в электронный вид и формирование баз данных 23 учетных документов подразделения спецфондов с целью оперативного представления сведений о наличии в подразделении спецфондов интересующих документов за определенный период времени осуществляются в установленном порядке. 98. Единый порядок ведения БД учетных документов в подразделении спецфондов устанавливается инструкцией, утверждаемой руководителем ИЦ. Инструкция определяет порядок доступа к базе данных, организацию ее ведения, описание реквизитов, обеспечение защиты информации. 99. Основными реквизитами БД учетных документов являются показатели из учетных документов Заполнение БД учетных документов, внесение изменений в них осуществляется одновременно с внесением изменений в учетные документы сотрудником, ответственным за учет Доступ к БД учетных документов предоставляется только сотрудникам подразделения спецфондов За достоверность сведений, содержащихся в БД учетных документов, несет сотрудник, назначенный ответственным за учет. Журнал учета поступления и выбытия дел 103. В подразделении спецфондов ведется журнал учета поступления и выбытия дел (приложение 11), в котором производится регистрация поступления архивных дел в подразделение спецфондов и выбытия дел Каждое поступление или выбытие дел по описи, акту, письму, заключению или постановлению регистрируется за очередным порядковым номером. Если поступление или выбытие дел осуществляется по нескольким фондам, данные по каждому фонду записываются отдельной строкой за тем же порядковым номером В случае если документы фонда поступают впервые, номер фонду присваивается по списку фондов (приложение 12) и затем проставляется в журнале. Если поступившие дела являются частью фонда, имеющегося на хранении в подразделении спецфондов, в журнале учета указывается номер, присвоенный этому фонду ранее Ежегодно в журнале учета подводится итог количества поступивших и 23 Далее «БД».

17 2 0 выбывших дел с составлением итоговой записи. Список фондов 107. Список фондов (приложение 12) служит для общего учета архивных фондов и их нумерации Каждому архивному фонду, поступающему на хранение, присваивается очередной порядковый номер по списку фондов В список фондов каждый архивный фонд записывается только один раз при первом поступлении документов или при создании фонда Фонды, объединенные фонды и коллекции вносятся в список фондов на общих основаниях В случае выбытия или ликвидации архивного фонда освободившийся номер другому фонду не присваивается. Объединенному фонду, состоящему из фондов, учтенных ранее самостоятельно, присваивается один из номеров объединяемых фондов, а номера остальных фондов, вошедших в состав объединенного фонда, остаются свободными и другим фондам не присваиваются Название фонда состоит из полного и, в скобках, официально принятого сокращенного названия фондообразователя с указанием его непосредственной подчиненности, нахождения и крайних дат существования. Если название фондообразователя менялось, в списке фондов указывается только последнее его название. Все предыдущие названия и последующие изменения названия приводятся только в листе и карточке фонда (приложения 14 и 15) Название архивной коллекции состоит из обобщенного названия категории дел, входящих в коллекцию, с указанием дат самого раннего и самого позднего документов коллекции Название объединенного фонда состоит из обобщенного названия фондообразователей, документы которых вошли в состав объединенного фонда, с указанием даты образования самого раннего из фондообразователей и даты ликвидации самого позднего из них. Полное и официально принятое сокращенное название каждого из фондообразователей объединенного фонда с указанием его подчиненности и крайних дат существования приводится только в листе и карточке фонда (приложения 14 и 15). Лист фонда 115. Лист фонда (приложение 14) служит для учета изменений названия, состава и объема фонда в целом и по каждой описи, учета и нумерации описей фонда, а также учета других документов, отражающих изменения в составе и объеме фонда Лист фонда оформляется при первом поступлении документов фонда Номер листа фонда соответствует номеру фонда по списку фондов (приложение 12) В графе «Крайние даты каждого названия фонда» указываются начальная и конечная даты существования фондообразователя под одним названием независимо от того, сохранились или нет документы за этот период. Для объединенного фонда, образованного по принципу объединения фондов органов внутренних дел общей подчиненности, указываются крайние даты

18 2 1 существования руководящего органа внутренних дел под одним названием. Для объединенного фонда, образованного по принципу объединения фондов однотипных органов внутренних дел одинакового целевого назначения или органов, последовательно сменявших друг друга, указывается дата образования самого раннего из них и дата ликвидации последнего. Если фондообразователь продолжает функционировать, конечная дата не проставляется В графе «Название фонда» перечисляются все полные и, в скобках, официально принятые сокращенные названия фондообразователя в хронологической последовательности с момента его образования с указанием подчиненности независимо от наличия архивных документов за каждый период существования. Для объединенных архивных фондов дается обобщенное название фондообразователей и далее перечисляются названия всех фондо-образователей, документы которых вошли в состав объединенного фонда, с указанием крайних дат существования каждого фондообразователя под одним названием, его подчиненности и нахождения независимо от наличия архивных документов за каждый период существования. Все последующие изменения в названии фондообразователя вносятся в лист фонда по мере поступления на архивное хранение документов фонда В графе «Дата высылки карточки фонда в ФГБУ «ГИАЦ МВД России» проставляется дата фактической высылки карточки фонда (приложение 15) в адрес ФГБУ «ГИАЦ МВД России» В листе фонда учитывается каждое поступление и выбытие описанных и неописанных дел фонда Основанием для записи поступления описанных и неописанных дел в листе фонда являются: опись дел (приложения 2-4, 7-9); акт приема-передачи документов (приложение 18); акт об обнаружении дел (приложение 28); акт описания документов, переработки описей дел (приложение 22); акт о технических ошибках в учетных документах (приложение 25); журналы регистрации архивных дел старых учетных форм, сопроводительные письма к принятым на архивное хранение делам и иные подобные документы Основанием для записи о выбытии и снятии с учета дел являются: акт о выделении к уничтожению документов (приложение 23); акт о неисправимых повреждениях дел, документов (приложение 24); акт приема-передачи документов (приложение 18); акт о технических ошибках в учетных документах (приложение 25); акт описания документов, переработки описей дел (приложение 22); акт о необнаружении дел, возможности розыска которых исчерпаны (приложение 29); постановление об изъятии дела из подразделения спецфондов.

docplayer.ru