Как оформить наличный расчет в договоре
Авансовый отчет: какие документы собрать и оформить подотчетнику
Подотчетные лица не всегда приносят в бухгалтерию идеальный пакет оправдательных документов по истраченным ими суммам. Отсюда проблемы с признанием расходов для целей налога на прибыль и применением вычетов по НДС. Чтобы минимизировать ошибки, подотчетников лучше вооружить письменной инструкцией о том, какие документы надо собрать при приобретении товаров (работ, услуг) либо при иных подотчетных тратах и как эти документы должны быть оформлены.
Предупреждаем работника
Если работник не отчитается в срок по подотчетным суммам, то в течение месяца можно удержать их из его зарплаты по распоряжению руководителя (Статья 137 ТК РФ).
Получение подотчетных сумм
Чтобы получить деньги под отчет, работник должен написать заявление, завизировать его у руководителя, а затем принести в бухгалтерию (Пункт 4.4 Положения, утв. ЦБ РФ 12.10.2011 N 373-П). Выглядеть оно может, например, так.
Пример инструкции для подотчетника
Приведем готовый образец инструкции. В нем вы увидите ссылки на нормативные правовые акты — это для вашего удобства. Дублировать их в ваш вариант инструкции не обязательно.
Срок, на который выдаются наличные деньги, устанавливаете вы сами (Статья 22 ТК РФ; п. 4.4 Положения, утв. ЦБ РФ 12.10.2011 N 373-П).Никаких ограничений в законодательстве нет. Это может быть 1 день, месяц или более продолжительный период
1.3. Получить деньги под отчет можно лишь при условии полного погашения (задолженности) по ранее полученному авансу.
1.4. При отсутствии наличных денег в кассе сотрудники с разрешения руководителя могут использовать для приобретения товаров (работ, услуг) в интересах организации личные деньги с последующей их компенсацией по заявлению работника.
2. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К РАСХОДОВАНИЮ ДЕНЕГ
2.1. Деньги под отчет могут выдаваться работнику на любые цели, связанные с деятельностью ООО «Промсервис».
2.2. Подотчетные суммы должны расходоваться строго по назначению: лишь на те цели, на которые они были выданы (а в случае траты собственных средств — на заранее оговоренные с руководителем нужды). В противном случае руководитель вправе не утвердить авансовый отчет работника и нецелевые покупки не будут компенсированы работнику.
2.3. Максимальная сумма покупки у организации или у предпринимателя за наличный расчет не должна превышать 100 000 руб. по одному договору (Пункт 1 Указания ЦБ РФ от 20.06.2007 N 1843-У).
2.4. Все расходы работник должен подтвердить оправдательными документами. При отсутствии подтверждающих документов авансовый отчет не будет утвержден руководителем.
3. РАСХОДЫ, ВОЗМЕЩАЕМЫЕ КОМАНДИРОВАННЫМ РАБОТНИКАМ
3.1. В случае служебной командировки работнику возмещаются расходы:
1) на проезд к месту командировки и обратно (в том числе на оплату белья в поездах, провоз багажа, страхование пассажиров на транспорте);
2) на проживание в гостинице (наем жилого помещения);
3) иные расходы работника, связанные с командировкой и произведенные с ведома руководителя (на оплату услуг по оформлению загранпаспорта, по оформлению виз, обязательной медицинской страховки, иные обязательные сборы и платежи).
4. ВОЗМЕЩАЕМЫЕ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИЕ РАСХОДЫ
4.1. При организации и проведении встреч и переговоров с представителями других организаций возмещаются расходы:
1) на питание официальных лиц во время этих мероприятий, в том числе на алкогольные напитки;
2) на доставку официальных лиц транспортом к месту проведения мероприятия и обратно;
3) на оплату услуг переводчиков.
5. ТРЕБОВАНИЯ К ОПРАВДАТЕЛЬНЫМ ДОКУМЕНТАМ
5.1. Перечень оправдательных документов, представляемых работником (Статья 2, п. 1 ст. 5 Закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ):
1) при покупке в розничном магазине — кассовый чек и товарный чек (если в кассовом чеке нет перечня купленных товаров). Если в кассовом чеке выделен НДС, то потребуйте у продавца еще и счет-фактуру (следует иметь в виду, что продавец может его выдать, но не обязан);
2) при покупке в розничном магазине, не имеющем ККТ, — любой документ об оплате с перечнем товаров (например, товарный чек, квитанция и т.п.). Потребуйте у продавца написать на этом документе причину неиспользования ККТ (например, в связи с применением ЕНВД);
3) при оплате услуг (почтовые услуги, проезд в общественном транспорте, проживание в гостинице и т.п.) — кассовый чек, акт об оказании услуг или бланк строгой отчетности (БСО);
4) при покупке товаров (работ, услуг) у оптового продавца — кассовый чек, товарная накладная (акт об оказании услуг или выполнении работ), счет-фактура (если в чеке, накладной или акте выделен НДС), корешок доверенности на получение ТМЦ по форме N М-2 (если она оформлялась);
5) при внесении предоплаты за товары (работы, услуги) — кассовый чек и счет-фактура на аванс (если в чеке выделен НДС);
6) при покупке товаров (работ, услуг) у физлица-непредпринимателя (например, в случае найма жилого помещения во время командировки) — договор и расписка физлица в получении денег;
7) при обмене валюты — справка о покупке или продаже валюты;
8) при внесении оплаты организации или предпринимателю, не связанной с расчетами за товары, работы или услуги (к примеру, поручено вернуть заем другой организации, внести пожертвование, уплатить членские взносы в СРО), — квитанция к приходному кассовому ордеру (ПКО).
5.2. Оправдательные документы, прилагаемые работником к авансовому отчету, должны быть оформлены следующим образом.
www.mosbuhuslugi.ru
Какие существуют виды переводов на другую работу
В процессе функционирования компании ее руководство может предпринимать действия по переводу сотрудников на постоянной или временной основе.
Изменения могут коснуться места осуществления трудовой деятельности, должности, режима работы, зарплаты, льгот.
Персонал может переводится на те участки, где ощущается наибольшая потребность в трудовых ресурсах.
Содержание
Кроме того, такие действия предпринимаются в целях обеспечения профессионального роста сотрудников. В связи с этим можно говорить о существовании различных вариантов переводов на другую работу.
Общие моменты ↑
Перевод на другую работу основывается на обеспечении сотруднику другого места осуществления трудовых обязанностей, изменение его трудовой функции или должности в рамках данного предприятия.
Все изменения должны быть отражены в трудовом соглашении, поскольку они затрагивают его ключевые условия.
Данный процесс может предполагать такие мероприятия, как:
В связи с тем, что в рыночной экономике изменение производственных условий – весьма частая практика, то руководство компаний совершает структурные перестройки, пересматривает функциональные обязанности, корректирует режим рабочего дня, видоизменяет технологический процесс.
В таких условиях осуществление переводов персонала – закономерный и неотъемлемый процесс.
Руководитель компании обязан не менее, чем за два месяца оповестить работника о переводе и изменении ключевых условий трудового контракта.
Работник же имеет право дать согласие на такое решение либо уволиться из компании по собственному желанию по факту изменений основных условий трудовой деятельности (ст. 36 ТК РФ).
Основные понятия
Действующая схема
Перевод на другую работу представляется исключительно по обоюдному согласию работодателя и сотрудника (ст. 72 ТК РФ) на основании приведенной ниже пошаговой схемы.
Правовое регулирование
Все аспекты, связанные с переводами работников на другую работу, подробно расписываются в трудовом законодательстве РФ, а именно:
Вопросы оформления процесса перевода сотрудника в кадровой документации описываются в специализированных нормативных актах, касающихся трудовых книжек и личных дел.
Как заполняется приказ о переводе работника на другую работу по форме Т-5 смотрите в статье: читайте здесь.
Виды перевода работника на другую работу ↑
Учитывая многообразие факторов, которые могут стать основанием для перевода работника, можно выделить такие виды переводов работников:
В свете столь широкого разнообразия переводов на другую работу и их видов представляется целесообразным более подробное рассмотрение характеристик и причин таких мероприятий.
С какой целью проводится
Цели перевода сотрудников в иных организации, на новые должности и в другие местности можно выявить на основании тщательного анализа трудового законодательства.
В их числе (ст. 77—84 ТК РФ):
Целями перевода может стать не только выполнение предусмотренных трудовым законодательством положений, но и поощрение добросовестного сотрудника, рационализация производственной деятельности, что осуществляется по инициативе работодателя.
Существующая классификация
Текущее российское трудовое законодательство предлагает классифицировать переводы на иную работу по следующим критериям:
В нижеследующей таблице виды переводов на другую работу представлены более детально с учетом критериев их классификации.
Виды переводов на другую работу
Отдельные виды переводов ↑
Наиболее известными разновидностями переводов на другую работу выступают постоянные и временные переводы. В связи с этим их характеристики имеет смысл рассмотреть более подробно.
Нужна ли справка о судимости при приеме на работу, читайте здесь.
Виды договоров при приеме на работу, смотрите здесь.
Постоянные переводы представляются возможными исключительно по обоюдному согласию сторон трудового договора и при наличии письменного соглашения.
Принуждение в этом процессе законодательно запрещено. Приказ о переводе издается в течение 3-х дней с момента принятия такого решения.
В противном же случае работник увольняется с предоставлением ему выходного пособия.
Существуют два специфических случая:
Временный перевод предполагает заключение между работодателем и работником дополнительного соглашения на срок до одного года.
Чаще всего такого рода мероприятие имеет место в случае, если существует необходимость замещения временно отсутствующего сотрудника.
В этом случае выполняются те же самые формальные процедуры. Что и при постоянном переводе.
Таким образом, перевод работника на другое место работы – нормальная практика в процессе функционирования современных предприятий.
Перевод сотрудника может быть временным и постоянным, но в любые их случаи происходить по соглашению сторон, с внесение записи в трудовую книжку.
Исключительным случаем представляется перевод по факту природной или техногенной катастрофы на срок до одного месяца, который может быть осуществлен без согласия работника.
buhonline24.ru
Какие документы для продажи квартиры нужно подготовить перед сделкой?
Продажа квартиры — задача, решение которой требует предварительной подготовки. Если Вы уже смогли оценить квартиру для продажи он-лайн, определились с ценой, и начали рекламировать свою квартиру, то самое время начать готовить документы для продажи квартиры. Меня часто спрашивают, а стоит ли заказывать все эти выписки и справки заранее, ведь у каждой из них есть свой «срок годности». В этой статье разберемся, какие документы для продажи квартиры необходимы, а также почему их лучше подготовить на самом раннем этапе.
Документальная подготовка к продаже квартиры — важный и ответственный этап, который может существенно сократить сроки выхода на сделку, а также повлиять на принятие решения о покупке теми покупателями, которые по тем или иным причинам спешат со сделкой. Кроме того, для самого продавца наличие полного пакета документов для продажи квартиры означает отсутствие препятствий для сделки. Итак, давайте по порядку:
Документы для продажи квартиры
1. Оригиналы правоустанавливающих документов. Включает в себя свидетельство о государственной регистрации права и документ-основание (он указан в верхней части свидетельства), а также в большинстве случаев акт приема-передачи квартиры.
2. Кадастровый паспорт. Если последняя сделка с недвижимостью была менее 5 лет назад, то кадастровый паспорт на регистрацию может и не потребоваться. Однако я настойчиво рекомендую его заказать заранее, т.к. если покупатель квартиры будет задействовать ипотечный кредит, то кадастровый паспорт потребуется для предоставления в кредитующий банк. До 1 января 2013 года заказать можно было в в БТИ, теперь кадастровые паспорта изготавливает Кадастровая палата. Также в Москве заказать кадастровый паспорт можно в МФЦ (многофункциональном центре).
3. Выписка из домовой книги. В ней отражается информация о всех зарегистрированных в квартире. Заказываем в паспортном столе, получаем в день обращения, действительна 1 месяц.
4. Согласие супруга на сделку. Берем у нотариуса в случае, если продаваемая квартира покупалась в браке и оформлена на одного из супругов. Если есть брачный договор, то согласие супруга не нужно. Также согласие супруга на сделку не потребуется, если один из супругов получил квартиру в собственность, находясь в браке, но по безвозмездной сделке (приватизация, дарение, вступление в наследство).
Если покупатель квартиры — ипотечник или проходит опеку (попечительский совет), то могут потребоваться также:
5. Экспликация и поэтажный план (технический паспорт). Заказываем в БТИ, срок изготовления 10 дней, действителены 1 год.
6. Копия финансово-лицевого счета. Действительна 1 месяц, берем в бухгалтерии ЕИРЦ (ДЭЗа, ЖЭКа) при обращении.
7. Справка об отсутствии задолженности по квартплате (там же).
8. Справка об отсутствии задолженности по налогам (в налоговой — иногда требуется в опекунский совет).
9. Справки НД и ПНД — из наркологического и психоневрологического диспансера о том, что продавец не состоит на учете. В большинстве случаев если у продавца квартиры есть водительское удостоверение, то можно ограничится его копией вместо справок НД и ПНД.
Почему документы для продажи квартиры нужно готовить заранее?
Во-первых, продавец квартиры должен быть уверен, что с его стороны нет помех к сделке. Примерами подобных помех могут служить:
Во-вторых, полностью готовые документы для продажи квартиры могут стать аргументом в пользу Вашей квартиры для покупателя и повлиять на его выбор в Вашу пользу, если покупатель спешит со сделкой. Такое бывает, когда «горит» выгодный кредит или рушится цепочка в альтернативной сделке.
В-третьих, располагая полным пакетом документов для продажи квартиры, можно достигнуть соглашения по всем вопросам сделки с покупателем на самом начальном этапе переговоров, что уменьшает вероятность возникновения непредвиденных ситуаций в процессе сделки, которые могут повлечь отказ от сделки.
realty-ask.ru
Типичные ошибки при расчетах с подотчетными лицами
Однако не совсем логично руководителю писать заявление на свое же имя. Есть два варианта оформления в данной ситуации.
Поскольку в законодательстве РФ прямо сказано, что визу на заявлении о выдаче подотчетных сумм проставляет именно руководитель, актуальным является вопрос, как передать данное полномочие другому сотруднику. Такая необходимость может возникнуть, например, в период отпуска или болезни руководителя.
Согласно пункту 1 статьи 185 ГК РФ доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Под представительством в гражданском законодательстве понимается совершение сделок одним лицом (представителем) от имени другого лица (представляемого) (п. 1 ст. 182 ГК РФ).
На наш взгляд, более обоснованной является первая точка зрения и доверенность лучше оформить. В хозяйственной практике доверенности оформляются не только собственно для заключения сделок, но и для осуществления других «представительских» функций. Например: доверенность нужна сотруднику, который забирает документы о праве собственности организации на недвижимость, если данный сотрудник руководителем юридического лица не является.
Неоформление заявлений на выдачу подотчетных сумм
Выдавать деньги под отчет можно только на основании заявления сотрудника на имя руководителя. В нем фиксируют конкретный срок, на который выданы средства (п. 4.4 Положения ЦБ РФ от 12.10.2011 № 373-П, далее — Положение № 373-П). Установить срок руководитель может как в виде определенного периода (например, 14 рабочих дней), так и в виде конкретной даты (например, до 9 июня).
Никаких исключений для ситуации, когда подотчетным лицом является руководитель организации, в законодательстве не предусмотрено.
1. Заявление обязательно должно содержать собственноручную запись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются, подпись руководителя и дату. Если руководитель берет деньги под отчет, он может написать распоряжение (служебную записку) об их выдаче, указав в нем сумму, срок, на который берутся деньги, дату и поставив свою подпись.
2. Можно оставить в качестве наименования документа «заявление».
Формулировку «Прошу выдать» можно заменить фразой «Необходимо выдать». А в шапке вместо «директору. » указать просто наименование организации (например: В ООО «База»).
На этот счет есть две точки зрения.
Первая заключается в том, что полномочие по визированию заявлений на выдачу подотчетных сумм должно передаваться по доверенности. Дело в том, что только руководитель организации вправе представлять ее интересы без доверенности. Выдача подотчетных сумм связана с принятием управленческого решения по расходованию денежных средств юридического лица. Без соответствующих полномочий иные сотрудники принимать данное решение не вправе.
Вторая позиция заключается в следующем: для передачи полномочий доверенность не нужна, достаточно оформить приказ в произвольной форме. Объясняется это так.
Подписание заявления на выдачу подотчетных сумм сделкой не является: данное действие не направлено на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей. Следовательно, оформлять доверенность не требуется.
Неправомерная выдача подотчетных сумм
Если подотчетное лицо не отчиталось за выданную ему сумму, то новый аванс ему выдавать нельзя.
Например, в форме авансового отчета № АО-1 (утв. постановлением Госкомстата России от 01.08.01 № 55) предусмотрена графа для остатка или перерасхода суммы ранее полученного сотрудником аванса. Но это не означает, что работник имеет право один раз отчитаться по нескольким подотчетным суммам.
Взять деньги под отчет работник вправе только после того, как полностью погасит задолженность по ранее полученному авансу.
Это правило распространяется и на организации, в штате которых состоит только один сотрудник — руководитель. За нарушение указанной нормы возможна ответственность по статье 15.1 КоАП РФ. Дело в том, что отсутствие авансовых отчетов в обществе, подтверждающих расходование выданных ранее денежных средств, и осуществление выдачи следующей подотчетной суммы работнику, при наличии у него задолженности, приводит к нарушению норм законодательства. В соответствии с диспозицией статьи 15.1 КоАП РФ за несоблюдение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций законодательством предусмотрен штраф:
В арбитражной практике есть прецеденты привлечения к ответственности в данной ситуации (см., например, решение Арбитражного суда Ростовской области от 11.01.2013 № А53-33625/2012).
Несоблюдение лимита расчетов наличными
Действующее законодательство РФ предусматривает предельный размер расчетов наличными по одному договору — 100 000 руб. (п. 1 Указания Банка России от 20.06.2007 № 1843-У).
Это ограничение распространяется на наличные расчеты: между организациями; между организацией и индивидуальным предпринимателем; между индивидуальными предпринимателями.
У практикующих специалистов довольно часто возникает вопрос, как это правило соотносится с выдачей наличных денежных средств подотчетным лицам — работникам, которые не зарегистрированы в качестве индивидуальных предпринимателей и не выступают в хозяйственном обороте в качестве самостоятельных участников.
Необходимо учитывать следующее. Если работник использует подотчетные суммы для расчетов по договорам, которые он заключает от имени организации (предпринимателя) по доверенности (или по уже заключенным договорам), лимит расчетов наличными деньгами должен соблюдаться. Это следует из письма Банка России от 04.12.2007 № 190-Т.
При покупке товаров (работ, услуг) через представителя фактическим плательщиком считается не гражданин, производящий расчеты, а доверитель в отношениях с представителем (работодатель). В соответствии со статьей 182 Гражданского кодекса РФ сделка, совершенная представителем, непосредственно создает, изменяет и прекращает гражданские права и обязанности представляемого.
При этом нужно понимать, что расчеты с участием подотчетных лиц включают в себя две разные операции:
Выдать работнику под отчет можно любую сумму, в том числе превышающую 100 000 руб., если иное не установлено в локальном документе работодателя.
А вот при расчетах с контрагентами через подотчетное лицо лимит в 100 000 руб. по одному договору использовать необходимо.
Следует отметить, что согласно письму Банка России от 04.12.2007 № 190-Т законодательство не устанавливает каких-либо временных ограничений для осуществления расчетов наличными деньгами (например, один рабочий день), а содержит ограничение по сумме (100 тысяч рублей) в рамках одного договора. Т. е. данное требование нельзя обойти, просто разделив общий платеж на несколько разовых платежей, производимых в разные дни.
Актуальным является вопрос, нужно ли соблюдать лимит расчетов наличными, если расчеты через подотчетных лиц производит работодатель, который не является ни юридическим лицом, ни индивидуальным предпринимателем (ИП). Например: нотариус.
Нотариус индивидуальным предпринимателем не является.
Нотариальная деятельность является особой юридической деятельностью, которая осуществляется от имени государства, не является предпринимательством и не преследует цели извлечения прибыли. Указанное положение подтверждается и позицией Конституционного Суда РФ, изложенной в постановлении от 19.05.1998 № 15-П.
В налоговых правоотношениях нотариусы, занимающиеся частной практикой, приравнены к предпринимателям (ст. 11 НК РФ). В иных отношениях правовой статус частных нотариусов не отождествляется с правовым статусом индивидуальных предпринимателей как физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица с момента государственной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя.
Поэтому и для целей применения лимита при расчетах через подотчетное лицо нотариуса нельзя приравнять к физическому лицу осуществляющим предпринимательскую деятельность без образования юридического лица.
Незнание правил расчетов с использованием банковских карт
Выдавать подотчетные суммы можно двумя способами:
- наличными через кассу;
- на банковскую карту.
- в каком документе будет фиксироваться выдача и возврат карты (чаще всего у работодателя ведется журнал выдачи корпоративных карт);
- должен ли сотрудник писать заявление на выдачу карты, а руководитель издавать соответствующий приказ;
- как обеспечить защиту сведений о PIN коде (можно, например, приравнять данную информацию к служебной тайне);
- каков порядок действий при утрате карты сотрудником (лучше предусмотреть обязанность держателя незамедлительно сообщить об утрате карты в банк для блокирования операций по ней).
- банковская карта является одной из форм выдачи денежных средств под отчет сотруднику предприятия, а, следовательно, действия по снятию и затем использованию обналиченных денежных средств не могут расцениваться как нарушение порядка работы с денежной наличностью, предусмотренное статьей 15.1 КоАП РФ;
- учетной политикой организации предусмотрена выдача денежных средств под отчет материально-ответственным лицам двумя способами: безналичный расчет по корпоративным банковским картам и наличный расчет путем получения денежных средств из кассы;
- денежные средства, списанные со счета юридического лица (банковской корпоративной карты) в результате совершения операций (оплата по терминалу, снятие денежных средств в банкомате) с использованием банковской карты, считаются выданными в подотчет непосредственно держателю карты;
- деньги на корпоративной карте принадлежат не сотруднику, а организации. Сотрудник, которому выдана карта, получает возможность распоряжаться деньгами на банковском счете организации. Однако проводить операции держатель карты может только в пределах лимита, указанного в договоре с банком. Отчет о целевом расходовании денежных средств по корпоративной банковской карте представляется держателем директору организации не позднее трех рабочих дней со дня проведения расчетов по карте.
Первый способ более распространен. Денежные средства для выдачи под отчет можно получить с текущего банковского счета. Кроме того, выдать подотчетную сумму можно из выручки, поступившей в кассу организации от реализации товаров (выполнения работ, оказания услуг).
Второй способ выдачи денег под отчет чаще всего связан с передачей сотруднику корпоративной банковской карты. Такую карту можно использовать для оплаты командировочных и представительских расходов, а также иных хозяйственных операций.
Собственно документальное оформление передачи карты сотруднику законодательством не регламентировано. Этот порядок лучше утвердить во внутренних документах работодателя. При этом нужно решить следующие вопросы:
Передача карты сама по себе к выдаче подотчетных сумм не приравнивается. Суммы по дебету счета 71 отражаются в корреспонденции со счетами учета денежных средств в тот момент, когда подотчетное лицо воспользуется картой, т. е. снимет с карты денежные средства или оплатит ею расходы (см. таблицу 1).
Таблица 1. Схема учета при выдаче подотчетных сумм посредством корпоративной карты.
№ п/п
Учетное действие
В учете делается проводка Дебет 71 Кредит 55
Независимо от того, рассчитался работник при помощи карты или снял наличные через банкомат, списание денег с карточного счета отражается данной проводкой.
То есть до того момента, как в организацию поступят первичные документы, подтверждающие расход, средства, списанные со счета юридического лица в результате совершения операций держателем корпоративной карты, так же как и в случае снятия наличных денег, считаются выданными под отчет работнику.
О том, какую сумму и когда сотрудник снял с карты, можно узнать из банковской выписки.
Суммы с кредита счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» списываются в дебет счетов:
(или) 26 «Общехозяйственные расходы»;
(или) 60 «Расчеты с поставщиками или подрядчиками»;
(или) 91 «Прочие доходы и расходы» и др.
Данную проводку нужно сделать, когда работник представит авансовый отчет, приложит оправдательные документы и отчет утвердит руководитель.
В налоговом учете расходы, оплаченные картой, тоже учитываются в обычном порядке. Отчет работник может представить по унифицированной форме N АО-1. Сумма, полученная по карте, отражается по строке «Получен аванс».
В авансовом отчете лучше указать, что деньги получены со счета с использованием банковской карты, и привести номер выданной работнику карты.
По корпоративной карте подотчетное лицо снимает деньги со специального карточного счета. Важно отметить, что об открытии корпоративной карты уведомлять налоговую не нужно. Организация обязана письменно сообщать в налоговую инспекцию обо всех открытых ею банковских счетах. Это следует из подпункта 1 пункта 2 статьи 23 НК РФ. Однако корпоративная карта сама по себе не является самостоятельным видом банковского счета. И если она была выдана не в связи с открытием нового специального карточного счета, обязанность по представлению в налоговую службу уведомления не возникает.
Еще одной особенностью является то, что при оплате товаров (работ, услуг) с помощью корпоративной карты соблюдать лимит расчетов (100 000 руб. по одному договору) нет необходимости.
Как было указано выше, данный лимит распространяется только на наличные расчеты.
Это подтверждают нормы пункта 1 указания ЦБ РФ от 20.06.2007 № 1843-У.
Довольно распространена следующая ситуация. Руководству компании выданы персональные корпоративные карты.
У практикующих специалистов при этом может возникнуть вопрос: может ли другой сотрудник, подчиненный этого руководителя, или кто-либо еще, пользоваться этой корпоративной картой в командировках, в т. ч. заграничных, или расплачиваться за товары (работы, услуги). Иными словами — можно ли использовать именную корпоративную карту для выдачи сумм под отчет иным лицам.
К сожалению, официальных разъяснений контролирующих ведомств по этому вопросу нет. Отсутствует и судебная практика федерального уровня.
Суть проблемы заключается в следующем. Корпоративная карта собственностью руководителя не является. Однако, по мнению налоговых органов, если карта является именной, распоряжаться средствами может только руководитель. Суды такой подход чаще всего не поддерживают.
В качестве примера приведем Решение Арбитражного суда Алтайского края от 04.10.2012 № А03-6142/2012. Организация смогла отстоять свое право на выдачу подотчетных сумм через именную корпоративную карту, применяя следующие аргументы:
В данном разделе стоит рассмотреть еще один интересный вопрос, связанный с выдачей подотчетных сумм в безналичном порядке: можно ли перечислять подотчетные суммы на зарплатную карточку работника?
Сразу отметим, что ответственности за перечисление подотчетных денег на ту же банковскую карту, на которую перечисляется его зарплата, не установлено. К числу кассовых нарушений эти действия не относится (ст. 15.1 КоАП РФ).
Имеется положительная арбитражная практика по этому вопросу.
Например, в постановлении от 11.02.2008 № А52-174/2007 ФАС Северо-Западного округа указал, что организация правомерно перечислила на «зарплатный» счет сотрудника подотчетные денежные средства. В данном случае в организации имелся приказ руководителя, в котором была зафиксирована возможность выдавать подотчетные суммы своим сотрудникам путем их перечисления на банковские карты.
Актуальным является вопрос: как оформить авансовый отчет, если перерасход подотчетных средств работодатель возвращает на карту работника.
Например, в авансовом отчете (по форме № АО-1) предусмотрены строки только для реквизитов расходного ордера, по которому выдана перерасходованная сумма. Логично при этом добавить в применяемую унифицированную форму еще одну строку для реквизитов платежного поручения, по которому осуществляется перечисление денег.
ООО «База» 7 июня были выданы денежные средства под отчет:
— менеджеру Иванову И.И. для покупки канцелярских принадлежностей — на банковскую карту сотрудника перечислено 1 000 руб.;
— директору Петрову П. П. для оплаты командировочных расходов — на корпоративную карту перечислено 15 000 руб.
Авансовые отчеты были представлены:
— Ивановым — 10 июня (из кассы был возмещен перерасход подотчетных сумм 100 руб.);
— Петровым — 11 июня.
ООО «База» использует для ведения учета программу «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0). Операции, произведенные бухгалтером ООО «База», представлены в таблице 2.
Таблица 2. Пример отражения в учете операций по выдаче подотчетных сумм в безналичном порядке
Комментарий
7 июня
Бухгалтер ООО «База» создал новые элементы в Справочнике Контрагенты
Для ввода новых контрагентов в разделе Покупки и продажи открываем справочник Контрагенты и вводим новый элемент. В новом элементе, соответствующем Иванову были введены данные его банковского счета (Банковский счет — Создать — см. рис. 1).
В новом элементе, соответствующем Петрову, данные о банковском счете не вводились.
Для отражения расчетов с Ивановым создан документ Платежное поручение. В поле Получатель документа Платежное поручение бухгалтер выбрал Иванова.
Для того, чтобы в перечислении денежных средств была возможна работа с аналитикой Статьи движения денежных средств, одноименный флажок на закладке Банк и Касса формы Настройки параметров учета должен быть установлен.
Для того, чтобы отграничить платежные поручения, предназначенные для выдачи подотчетных сумм, необходимо заполнить реквизит документа Статья движения ден. средств.
Параметры аналитического учета устанавливаются в форме Настройка параметров учета, в разделе Справочники и настройки учета — см. рис. 2. Эти настройки являются общими для всех организаций информационной базы. В закладке Банк и касса необходимо установить флажок По статьям движения денежных средств.
Тогда в кассовых и банковских документах становится доступным выбор статей движения денежных средств. По гиперссылке Статьи движения денежных средств открывается одноименный справочник.
Довольно часто у бухгалтера возникает вопрос, что указывать в качестве вида движения денежных средств. Ответ на данный вопрос зависит от того, на какие цели выдаются подотчетные средства — как правило, это Оплата товаров, работ, услуг, сырья и иных оборотных активов — см. рис. 3
Для отражения расчетов с Ивановым после получения банковской выписки бухгалтер создал документ Списание с расчетного счета с видом операции Перечисление подотчетному лицу — см. рис. 4.
При проведении документа формируется проводка. Печатной формы документ не имеет.
Для отражения расчетов с Петровым создан документ Списание с расчетного счета (вид операции Перевод на другой счет организации) — см. рис. 5.
Для отражения расчетов по корпоративным картам используется счет 55.
Дата списания средств Петровым
Для отражения расчетов с Петровым создан документ Списание с расчетного счета (вид операции Перечисление подотчетному лицу).
Банк предоставляет информацию об использовании денежных средств с корпоративного расчетного счета, то есть информацию о расходе денежных средств держателем карты. В выписке, предоставляемой банком присутствует информация о номере карты, с которой был произведен расход денежных средств. В соответствии с номером карты определяется сотрудник, который произвел расход денежных средств.
10 июня
Погашение задолженности Иванова отражено документом Авансовый отчет
11 июня
Погашение задолженности Петрова отражено документом Авансовый отчет
На закладке Авансы указываются банковские платежные документы
Дата возмещения перерасхода Иванову
Для отражения расчетов с Ивановым введен документ Расходный кассовый ордер с видом операции Выдача подотчетному лицу
Данным документом отражено возмещение перерасхода 100 руб.
Выдача под отчет сверхлимитного остатка в кассе
Довольно часто организации и предприниматели действуют так.
Если в конце рабочего дня появился сверхлимитный остаток в кассе, его выдают под отчет сотруднику. На следующий день этот сотрудник возвращает деньги в кассу организации.
Это делается для того, чтобы избежать ответственности за превышение лимита остатка наличных денег в кассе. За это нарушение организации грозит штраф от 40 000 до 50 000 руб., а должностным лицам (например, руководителю) — от 4 000 до 5 000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).
Такой порядок законодательству не противоречит, однако есть и исключения — деятельность платежных агентов.
Деятельность по приему платежным агентом от плательщика денежных средств, направленных на исполнение денежных обязательств физического лица перед поставщиком по оплате работ, услуг, а также направленных органам государственной власти, органам местного самоуправления и бюджетным учреждениям, находящимся в их ведении, в рамках выполнения ими функций, установленных законодательством РФ, регулируется Федеральным законом от 03.06.2009 № 103-ФЗ (далее — Закон № 103-ФЗ).
Платежный агент обязан сдавать в кредитную организацию полученные при приеме платежей наличные денежные средства для зачисления в полном объеме на свой специальный банковский счет (п. 15 ст. 4 Закона № 103-ФЗ). Использовать при этом выдачу денег под отчет в конце смены для избежания ответственности по ст. 15.1 КоАП РФ не допустимо. Подтверждает это, например, решение Арбитражного суда Саратовской области от 11.12.2012 по делу № А57-18746/2012.
По материалам дела выручка по платежному терминалу в связи с получением небольших сумм денежных средств временно выдавалась платежным агентом в подотчет (для накопления). А сумму, образовавшуюся сверх 20 000 руб. платежный агент незамедлительно сдавал в банк для пополнения специального счета. Организация полагала, что в ее действиях отсутствовал состав какого-либо правонарушения. Суд же с таким подходом не согласился.
Объективной стороной административного правонарушения, предусмотренного статьей 15.1 КоАП РФ, является нарушение обязанностей по сдаче в кредитную организацию полученных от плательщиков при приеме платежей наличных денежных средств для зачисления в полном объеме на специальный банковский счет (счета). Обязанность платежного агента, установленная пунктом 15 статьи 4 Закона № 103-ФЗ не ставится в зависимость от размера платежей, либо от того каким образом получены наличные денежные средства — через терминал, либо непосредственно в кассу организации.
Ошибки при утверждении авансового отчета
Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы деньги под отчет, предъявить авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.
Если работник своевременно не отчитался по подотчетным суммам в связи с отсутствием на работе (например, в случае болезни) действует специальный порядок. Отсчитывать три рабочих дня необходимо с даты, следующей за днем истечения срока, на который выданы деньги, «или со дня выхода на работу» (п. 4.4 Положения № 373-П).
Один из злободневных вопросов — в какой срок с момента сдачи работником (подотчетным лицом) должен быть утвержден авансовый отчет. Точнее: может ли работодатель сознательно затягивать сроки утверждения авансового отчета, не возвращая сотруднику перерасход (при его наличии).
Все зависит от того, какой срок утверждения авансовых отчетов и расчетов с работниками прописан во внутренних документах работодателя. В Положении № 373-П есть условие, что срок, отведенный на эти процедуры, руководитель устанавливает самостоятельно.
Если указанный срок не установлен и имеет место, действительно, несвоевременное осуществление расчетов с подотчетными лицами по возмещению перерасчета, встает вопрос об ответственности за данные действия.
Административная ответственность за несвоевременное утверждение авансового отчета в законодательстве не установлена. Не запрещено также не сразу возмещать работнику перерасход, а производить выплаты частями. Однако необходимо принимать во внимание нормы о материальной ответственности сторон трудового договора.
Материальная ответственность работодателя при нарушении им установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, расчета при увольнении и иных выплат, полагающихся работнику, предусмотрена статьей 236 ТК РФ, в соответствии с которой при нарушении работодателем установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и других выплат, причитающихся работнику, работодатель обязан выплатить их с уплатой процентов (денежной компенсации) в размере не ниже одной трехсотой действующей в это время ставки рефинансирования ЦБ РФ от невыплаченных в срок сумм за каждый день задержки начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно. Размер выплачиваемой работнику денежной компенсации может быть повышен коллективным договором или трудовым договором. Обязанность выплаты указанной денежной компенсации возникает независимо от наличия вины работодателя.
Понятие «других выплат, причитающихся работнику» в данной статье не раскрывается, в силу чего к другим выплатам вправе отнести и затраты, произведенные работником из собственных денежных средств на служебную командировку, приобретение имущества для организации с согласия работодателя, которые подлежат возмещению работнику при утверждении работодателем авансового отчета работника, осуществившего затраты из собственных средств.
Судебных решений на данную тему не так много. В качестве примера рассмотрим решение Усть-Янского районного суда Республики Саха (Якутия) от 11.02.2011 № 2-13/2011, в котором судом были сделаны следующие выводы:
Стоит отметить, что пока отсутствуют официальные разъяснения контролирующих ведомств по данному вопросу, а также судебная практика федерального уровня, у организаций есть шанс избежать начисления процентов по статье 236 ТК РФ.
В суде можно использовать следующие аргументы. В статье 236 ТК РФ говорится, как было указано выше, в том числе о «других выплатах, причитающихся работнику». Возмещение перерасхода подотчетных сумм можно расценивать не как выплату, а как компенсацию. В статье 236 ТК РФ о применении процентов к предусмотренным действующим законодательством компенсациям не говорится.
В первой части данного раздела мы рассмотрели последствия нарушения порядка утверждения авансового отчета, допущенные работодателем. Проанализируем обратную ситуацию.
Что будет, если сотрудник своевременно не представит авансовый отчет для утверждения работодателем? Можно ли привлечь такого работника к дисциплинарной ответственности?
Подобная ситуация была предметом рассмотрения в Решении Усть-Кутского городского суда Иркутской области от 10.04.2013 № 2-405. Судом был сделан вывод, что привлечение к дисциплинарной ответственности недопустимо.
В соответствии с требованиями действующего трудового законодательства, дисциплинарное взыскание может быть применено к работнику за нарушение им трудовой дисциплины, то есть за дисциплинарный проступок.
Дисциплинарным проступком является виновное, противоправное неисполнением или ненадлежащее исполнение работником возложенных на него трудовых обязанностей (нарушение требований законодательства, обязательств по трудовому договору, правил внутреннего трудового распорядка, должностных инструкций, положений, приказов работодателя, технических правил и т. п.).
Работник организации не обязан знать нормы Положения № 373-П (о необходимости отчитаться в течение трех дней), если в силу трудовых отношений в его обязанности не входит знание указанного положения.
В результате рассмотрения указанного дела суд присудил компенсировать работнику еще и моральный вред.
Решение суда было бы иным, если бы в организации действовал внутренний документ о расчетах с подотчетными лицами, в котором была бы предусмотрена норма о сроках сдачи авансового отчета.
Всех работников следовало бы ознакомить с данным документом под роспись. В таком случае допущенное нарушение можно было бы расценивать как дисциплинарный проступок с назначением предусмотренных законодательством мер ответственности: предупреждение, выговор, увольнение.
Добавим, что штрафовать работника (назначать финансовые санкции) за несвоевременное представление авансового отчета, а равно и за иные дисциплинарные проступки, недопустимо. Меры финансовой ответственности в данном случае действующим законодательством не предусмотрены.
Саму сумму задолженности по неистраченным подотчетным суммам работодатель взыскать может.
Согласно статье 392 ТК РФ работодатель имеет право обратиться в суд по спорам о возмещении ущерба, причиненного работодателю, в течение одного года со дня обнаружения причиненного ущерба. При пропуске по уважительным причинам этого срока, он может быть восстановлен судом.
Отсутствие оправдательных документов
К авансовому отчету подотчетное лицо в обязательном порядке прикладывает документы, подтверждающие сумму и характер произведенных расходов.
Если подотчетные суммы будут возмещены работнику в отсутствие оправдательных документов, следует учитывать налоговые последствия данной операции (см. таблицу 3).
Таблица 3. Возмещение подотчетному лицу расходов в отсутствие оправдательных документов
Наименование платежа в бюджет
buh.ru